CFO’ens agenda: 6 tips til effektiv digital transformation

Digital transformation er på radaren hos langt de fleste økonomichefer i år. 

Faktisk viste vores e-bog “CFO’ens guide til 2024”, at hele 62 % af de ledende beslutningstagere i øjeblikket er i gang med en eller anden form for digital transformation i deres virksomhed.

For at dykke dybere ned i tallene afholdte vi for nylig et webinar inspireret af denne e-bog, hvor højtstående økonomichefer fortalte, hvordan den digitale transformation kommer til at bane vejen for mere effektive forretningsprocesser.

Ross Latta, medstifter, CEO og CFO hos Macrofin, delte en række tips til, hvordan man bedst forbereder sig på et nyt system. Oliver Wimshurst, FinOps Lead hos Rora, skitserede, hvordan teknologi er med til at forandre økonomoiafdelingens rolle, mens Faith Metobo, Senior Finance Manager hos Blinkist, fortalte os, hvordan vi kommer fra A til B, når det gælder digital transformation.

Gik du glip af eventet? Bare rolig, her får du de vigtigste budskaber fra samtalen nedfældet på skrift 👇

1. Succesfulde økonomiteams er agile og tilpasningsdygtige  

Det er forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvad der gør deres økonomiafdeling succesfuld. Ændringer i lovgivningsmæssige rammebestemmelser, forretningsmodeller, markedsdynamikker samt individuelle økonomiske udfordringer og muligheder kan variere en del på tværs af brancher.

Ifølge Ross har du nemmere ved at lykkes med den digitale transformation, hvis du “har et mindset, der er åbent for løbende forbedringer og tilpasning til nye systemer, og gradvist introducerer ændringer med henblik på at automatisere og gøre processer mere stabile og effektive ved hjælp af teknologi”.

En effektiv økonomichef er en person, der forstår og kan skræddersy deres strategier til nuancerne mellem brancher. Derudover er det ifølge Faith vigtigt at implementere “have datadrevne løsninger, der er agile og kan skaleres, altid med tanke på cybersikkerhed”. Det kan hjælpe virksomheder med at finde ud af, hvad de har brug for.

Ollies vigtigste budskab er, at man ikke må ende med at sidde fast i gamle metoder.

Men hvordan kan økonomiteams finde tid og overskud til andet og mere end deres daglige opgaver, der ofte kommer med et stort arbejdspres? Hvis du spørger Ollie, skal svaret findes i åben kommunikation og samarbejde, mens Ross peger på stærke ledere, som inspirerer folk til at være nysgerrige på, hvordan de kan forbedre deres processer.

Økonomiafdelinger har ofte et stærkt fællesskab, hvilket betyder, at et problem, der kan deles, er et halvt så stort problem. For Faith handler det derfor om at ofre tid på at løse aktuelle problemer, så teamet kan spare tid på den lange bane.

2. Sådan kan virksomheder holde momentum i den digitale transformation 

“Det kan godt være, at CFO’er har mindre erfaring end it-chefer med at føre tilsyn med digital transformation. Af samme grund kunne man godt anklage dem for at skubbe det lidt hen og i stedet fokusere på opgaver, der ligger indenfor deres comfort zone.”

Ovenstående kommentar fra Ross tydeliggør vigtigheden af at have et ordentligt team og god support. Det er lederes ansvar at tilbyde deres teams den rette hjælp og gå i spidsen for forandringer.

Derudover kan det at lave grundige roadmaps og forudsige ændringer gøre det nemmere at vige uden om mulige barrierer.

“Når det kommer til valg af leverandør, skal du fokusere på dine problemer og ikke lade dig distrahere af flotte salgstaler for andre softwareprogrammer.”

James Keating, CMO hos Pleo og moderator på webinaret, er enig i Ross’ pointe og siger blandt andet, at det at “bygge et solidt fundament og have en plan og strategi” er den vigtigste del. 

Men har økonomiteams det, der skal til for at drive denne innovation, når man tager det stigende pres og frygten for at fejle i betragtning?

Den største barriere er givetvis tid og udgifter. Ollie oplever ofte, at beslutningstagere bekymrer sig om, hvor meget en opgradering af økonomifunktionen kommer til at koste, men de glemmer at se det som en fremtidssikring af virksomheden.

“Lad være med at se det som et overhead, men en investering.”

3. Evolutionen i økonomiafdelingen efter 2024

Økonomifunktionen går ikke længere kun ud på at afstemme budgetter. Vi har set et tydeligt skifte, hvor økonomichefer bevæger sig fra traditionel compliance og bogføring til at påtage sig rollen som proaktive konsulenter og strategiske ledere.

Ved at have betydningsfulde samtaler om emner som tilbagebetalingsperioder, strategier for generering af indtægter og investeringer i teknologiske løsninger kan økonomiafdelingen fremme bedre og mere kollaborativ beslutningstagning på tværs af virksomheden.

Målet er at holde momentum ikke bare i 2024, men også fremefter. Men nogle virksomheder er lidt langsomme om at komme ud af starthullerne. 

“Målet er at få økonomiteamet til at tilføre virksomheden mere værdi.”

Han siger, at bogholdernes mindset ændrer sig til at være mere fokuseret på teknologi, men det kræver en støttende og effektiv leder at kunne nå de mere strategiske mål.

For Faith er samarbejde mindst lige så vigtigt:

Men mest af alt handler det om teknologi, der ændrer økonomiafdelingens rolle i virksomheden. Ollie plejede at modtage skotøjsæsker med kvitteringer, som han skulle gennemgå og taste ind i et Excel-ark én efter én.

“Vi står ved denne fantastiske skillevej, hvor simple opgaver bliver automatiseret, så økonomiteamet har mulighed for at fungere mere som forretningspartnere.”

Økonomiafdelingen er et privilegeret skæringspunkt mellem datakilder på tværs af virksomheden. Ollie sender ofte data til marketingteamet, som de kan bygge deres strategier på, så virksomheden kan tjene flere penge.

Og økonomiafdelingen er en vigtig spiller i den forbindelse.

4. Hvor begynder man med den digitale transformation?

Det er altid en god idé at have et udgangspunkt. Endnu bedre er det også at have en idé om, hvor du er på vej hen – dét er grundlaget for succes.

For Faith begynder det hele med en vurdering af, hvor du står nu. Når du har sat dit kryds ved punkt A, skal du lægge en tydelig rute for at komme til punkt B. Det gør du ved at snakke med økonomoiafdelingen om deres udfordringer, så du får en forståelse for, præcis hvor du ønsker at være.

Nogle virksomheder hopper direkte til valg af leverandør, så de kan fremskynde implementeringen. Men det tager tid at forberede sig på et nyt system. 

For Ross og hans team er det en hjælp at have en simpel tjekliste med vigtige opgaver:

1. Forberedelse: Involver eksperter, der kan hjælpe med at kortlægge alle processerne og fremhæve eventuelle udfordringer, så virksomheden får et tydeligt overblik over de potentielle fordele.
2. Roadmap: Uanset om virksomheden går efter en børsnotering, ønsker at implementere en ny faktureringsproces eller forbereder sig på vækst, er det nødvendigt at forstå, hvorfor de nye processer er vigtige. Husk dette, når det kommer til valg af leverandør, og vær ikke bange for at sige fra, hvis den givne leverandør ikke virker som det bedste match.
3. Ressourcer: Sørg for, at teamet har alle de nødvendige ressourcer, de skal bruge til at implementere den nye software, så du kan undgå problemer på sigt.
4. Løbende support: Tilbyd løbende support under implementeringen, og opdater virksomhedens roadmap efterhånden, som processen skrider frem.

5. Find den rette balance mellem vækst og stabilitet for at forblive modstandsdygtig  

I “CFO’ens guide til 2024” så vi, at nøglen til modstandsdygtig vækst handler om at finde balancen mellem vækst og stabilitet. Men hvordan kan ledere hjælpe deres teams og kunder med at finde den rette balance?

“Vær realistisk og datadreven med forecasting og transparent med dit team,” siger Faith og uddyber: “Når du er realistisk, fjerner du uklarhed og usikkerhed.”

“Folk skal vide, hvad der foregår i forskellige teams, med budgetter og i organisationen, så de hurtigt kan tilpasse sig. Og økonomiafdelingen kan spille en stor rolle, når det kommer til at kombinere alle disse funktioner med analyser og regnskab. Ved at gøre denne information tilgængelig for andre teams bliver det muligt at fremme god beslutningstagning.”

Usikre tider gør altid tingene lidt mere besværlige. 

Ross har personlig erfaring med netop dette. Hans tilgang har været at reducere ufleksible betalingsaftaler, når det har været muligt. Han siger:

“Det kan betyde, at du betaler højere månedlige gebyrer på den korte bane, men det giver dig mulighed for hurtigt at lægge tingene om. Hvis du har for mange udgifter, bliver du nødt til at fokusere på stabilitet, og så har du fleksibiliteten til at reducere din omkostningsbase.”

Han tilføjer:

“Overvej de potentielle fordele ved langvarige betalingsaftaler, før du binder dig til faste betalinger for et nyt system eller ansætter flere medarbejdere i virksomheden.”

Fleksibilitet kan medføre andre fordele. For Ollie er “muligheden for at kunne være agil en stor konkurrencemæssig fordel i en mindre startup.”

6. Differentiering mellem udgifter og investeringer

Vores e-bog kunne afsløre, at næsten halvdelen af virksomhederne betegner udgifter og investeringer som to forskellige ting, men kun 27 % har klare retningslinjer for, hvordan de adskiller sig fra hinanden.

Ollie mener, at “det i høj grad skyldes et problem med kommunikationen”. Han tror, at “folk historisk set har betragtet økonomifunktionen som en fyr i jakkesæt, der har barrikaderet sig i et hjørne, hvor folk ikke kan komme til ham. Det er virkelig frustrerende, for en af mine yndlings ting ved jobbet er at møde nye mennesker og snakke med dem, så jeg vil gerne have, at resten af virksomheden kommer til mig, hvis de ikke kender forskel på udgifter og investeringer.”

De bedste økonomiteams er dem, der er villige til at gå i spidsen for hele virksomheden og have den samtale. Derfor håber Ollie, at flere vil gå til økonomiafdelingen i deres virksomhed, hvis de har spørgsmål.

Men kommunikation går begge veje. Faith sørger for tydeligt at kommunikere omkostningscentre til medarbejderne, så de nemmere kan administrere deres forbrug.

“Små ting kan vokse sig store, hvis du ikke holder øje med dem. Vi har forskellige udgiftskategorier til mindre ting, men overvåger større ting som budgetter mere detaljeret.”

Ross’ hemmelige ingrediens, når det kommer til at differentiere udgifter og investeringer, er at centralisere udgifter i ét system, der muliggør rapportering, segmentering, korrekt brug af tags og gennemtænkte regnskabskoder.

Pyh! Det var det. Vi kom igennem alle seks tips, og nu er du forhåbentligt blevet en del klogere på, hvordan du kan få succes med digital transformation i din virksomhed.

Bare husk: Du er langt fra den eneste, der synes, det virker uoverskueligt at komme i gang med den digitale transformation i 2024. Men hvis du lægger en tydelig plan for, hvordan du skal komme fra A til B, holder dit momentum kørende og omfavner økonomiafdelingens nye rolle, skal den digitale transformation nok bringe en masse fordele med sig i kølvandet.

Hvorfor ikke lægge ud med en alt i én-løsning til udgiftshåndtering, der kan hjælpe dig med alt ovenstående? Tag en snak med os i dag, og find ud af, hvordan Pleo passer ind i dine mål for 2024.