Den vigtigste Pleo-funktion – som du sikkert ikke udnytter optimalt

Vores blog er normalt ikke det sted, du finder information om vores produkt.

Og det er faktisk ikke så mærkeligt, som det lyder. For som du sikkert allerede ved, fungerer Pleo nogenlunde problemfrit og kræver ikke meget forklaring.

Men kategorier (og underkategorier) er en Pleo-funktion, der både fortjener og kræver mere opmærksomhed. Det kan gavne alle at tilføje kategorier – når man altså lige finder ud af, hvordan man bruger dem rigtigt.

Hvorfor er de så vigtige, tænker du sikkert?

Blandt alle de selvforklarende udgifter såsom togbilletter og software-abonnementer er der et par stykker, der ikke umiddelbart giver mening.

Hvorfor er Pleo-kategorier så vigtige?

Kategorier, underkategorier, tags og noter skaber klarhed over dit forbrug og giver vigtige detaljer om hvert enkelt køb.

For medarbejderen, der bruger Pleo-kortet, er det en fantastisk mulighed for at levere al den information, virksomheden har brug for, på én gang.

For dig, der er leder, giver underkategorier og tags den nødvendige kontekst, der kan være med til at forklare, hvorfor en medarbejder foretog et bestemt køb-

Og for virksomhedens bogholdere, hvad enten der er tale om en intern regnskabsafdeling eller en ekstern revisor, kan det være endnu mere kritisk, hvis vi ikke finder ud af, hvad de forskellige køb dækker over.

Det betyder, at månedsopgørelserne bliver hurtigere og sjovere at lave, og det bliver lettere at nå målsætningerne for de fremtidige udgifter og budgetter.

Det første trin: kategorier

Dit Pleo-kort er et MasterCard, hvilket har nogle væsentlige fordele.

En af dem er, at Mastercard har oprettet ni kategorier, der dækker over alle tænkelige forretningsudgifter. Når et Pleo-kort bruges til at foretage et nyt køb, tildeler vores system det automatisk til en kategori baseret på forhandleren. Disse kategorier er de samme for alle Pleo-konti. 

Se kategorierne herunder:

• Underholdning
• Udstyr og hardware
• Marketing og reklame
• Måltider og drikkevarer
• Kontorudgifter
• Telefon og internet
• Software
• Rejser
• Andet

Brugeren kan til enhver tid ændre kategorien i Pleo-appen, hvis det er nødvendigt. Men i langt de fleste tilfælde vil det være spot on.

Det andet trin: underkategorier

Pleo-administratorer kan opsætte lige så mange underkategorier, som de vil, så de kan sortere virksomhedens udgifter bedst muligt.

Hvis brugeren tidligere har indtastet en underkategori for en bestemt leverandør, vil vores system højst sandsynligt genkende den og anvende samme underkategori ved næste køb.

Men hvis det er første gang, et Pleo-kort er blevet brugt hos den pågældende forhandler, skal brugeren vælge underkategorien manuelt.

Vi forstår godt, hvorfor flere Pleo-administratorer ønsker at gøre valg af underkategori obligatorisk for alle, der bruger Pleo i virksomheden.

Vores mål her i Pleo er at gøre forretningsudgifter så enkle som muligt for den person, der foretager købet.

Derfor er det en fordel, hvis administratorer strømliner underkategorier, for så kræver det ikke meget arbejde at få medarbejderne til at bruge dem korrekt.

Herunder får du et par tips til, hvordan du kan gøre livet lettere for alle brugere:

Brugervenlig navngivning af underkategorier

Ord, der giver mening for en bogholder, kan være det rene volapyk for en medarbejder, der bare gerne vil fylde benzin på sin bil.

Derfor bør administratorer undgå at anvende bogholder-jargon eller særlige koder i underkategorinavnet.

Gør det enkelt, og husk, at du kan redigere alle detaljerne, når du gennemgår udgifterne, inden du eksporter dem.

Underkategorier skal ikke fungere som indkøbspolitik

Ud over at holde regnskabssprog ude af navnet på underkategorien er der også andre ting, du bør undgå for at gøre livet lettere for alle i virksomheden, som bruger Pleo eller sidder med regnskab.

Administratorer bør eksempelvis ikke gøre underkategorierne til en lang liste af regler om forretningsudgifter.

Jo sværere det er for kortholderen at forsøge at finde ud af, hvad underkategorien dækker over, desto mindre sandsynligt er det, at vedkommende tilføjer den rette underkategori.

Så prøv at spørge dig selv: Behøver jeg virkelig at inkludere grænsen pr. person i en underkategori for afdelingsmiddage – eller er der et bedre sted, jeg kan give de oplysninger? (Pssst … en indkøbspolitik).

Gør det kort og godt

Når vi ser på dataene for de underkategorier, der bliver brugt oftest, er de følgende mest oplagte: 

• Parkering
• Forsendelse
• Ingredienser

Men selv køb, der er mere komplekse, kan navngives kort og konkret.

Du kan endvidere tilføje tags og noter for at give endnu mere detaljerede købsoplysninger. På denne måde sikrer du, at bogholderiet behandler udgifterne korrekt.

P.S. Vi har for nylig gjort det endnu nemmere at vælge en underkategori, nu kommer der nemlig automatiske forslag frem under “Kategori”.

Se et eksempel nedenfor:

Du kan swipe igennem de foreslåede underkategorier, og når du ser den, der matcher dit køb, skal du bare trykke på den, og voila!

Det tredje trin: tags

Velorganiserede underkategorier er én ting.

Men for at gøre Pleo endnu mere fleksibel og brugervenlig har vi givet administratorer og bogholdere mulighed for at oprette såkaldte tags. De kan implementeres fra Xero eller e-conomic eller sættes op fra bunden i Pleo.

Tags gør det muligt at spore alle mulige økonomiske transaktioner relateret til forretningsudgifter. Dermed kan du let finde et køb, uanset om det er relateret til et projekt, en hel afdeling eller en specifik kunde.

Det fjerde trin: noter

Vi opfordrer altid medarbejderne til at fokusere på noter, når de skal registrere en udgift i Pleo.

Vi har automatiseret alt, hvad vi kan, men det er stadig en god idé, at medarbejderne selv tilføjer en note med deres egne ord, som kan give deres køb kontekst. Det kan eksempelvis være en note om, hvilke andre medarbejdere der var med til teammiddagen.