Seks trin til at komme godt fra start med Pleo

Når du tilmelder din virksomhed Pleo, vil der naturligvis blive vendt op og ned på håndteringen af virksomhedens udgifter. Dine medarbejdere vil opleve at få en højere grad af selvstændighed, alt imens ledere og administratorer kan holde øje med enhver transaktion i realtid.

Hvis du akkurat har gennemført en demo med nogle fra vores salgsteam, ved du, hvad du kan forvente af Pleo.

(Hvis ikke, kan du booke en demo her).

Derfor er det en god idé med en Pleo Demo

Det der med fuldstændig at transformere den måde, din virksomhed håndterer udgifter på, er selvfølgelig ikke bare noget, man bare lige gør, og det kan for mange virksomheder føles som et rigtig stort skridt.

Derfor bruger vi meget af tiden i din demo-session på at spørge ind til den måde, dit teams udgiftsløsning fungerer på lige nu.

Vi kommer også til at snakke om de frustrationer, du og dit team har haft i forbindelse med jeres nuværende håndtering af udgifter. Det kan være alt fra en følelse af stress, der opstår, fordi man skal dele kreditkort med andre i virksomheden, eller udfordringer med at beskytte virksomhedens midler mod svindel.

Uanset hvad det måtte være, vil vi arbejde dedikeret på at finde ud af, hvordan Pleo bedst muligt kan hjælpe din virksomhed med at få bedre styr på jeres udgifter på en langt nemmere måde.

Vi mener, at enhver medarbejder, der køber ting i en virksomhed, fortjener et Pleo-kort. Men vi skal selvfølgelig nok hjælpe dig med at finde ud af, hvor og hvordan det er bedst for dig at starte.

Det kan eksempelvis være, at det smarteste for dig i første omgang er at bestille kort til beslutningstagerne i virksomheden, så de kan afprøve vores realtidsoversigt over udgifter. Det kan også være, at I bare skal kaste jer ud i det, og få onboardet flere teams på én gang.

Hvad end I beslutter jer for, så skal vi nok holde jer i hånden på hvert skridt af vejen.

Er du klar til at afprøve Pleo? Lad os få dig op og køre!

Trin 1: Bekræft din konto

Det sker:

Vi beder dig indsende nogle vigtige dokumenter, hvorefter vores Compliance Team tjekker, at alt er, som det skal være.

Det er for eksempel vigtigt, at vi kan verificere identiteten og adressen for alle virksomhedens direktører samt personer, der ejer mere end 25 % af forretningen.

Pleo er en finansiel virksomhed, og vi tager vores ansvar på den front meget alvorligt. Det betyder blandt andet, at vi har en række compliance-regler, vi har forpligtet os til at overholde.

Trin 2: Overfør penge til jeres Wallet

Det sker:

Du overfører penge fra din virksomheds bankkonto til jeres nye Pleo Wallet, som alle virksomhedens Pleo-kort er tilknyttet og trækker fra.

Lige så snart der er styr på al dokumentation, kan du begynde overførslen til din Pleo-konto. Vi kalder det "opfyldning af jeres Pleo Wallet".

Alle overførsler skal ske fra jeres virksomheds bankkonto. Vi anbefaler, at du starter med at overføre omkring 500 DKK – bare lige så I kan komme i gang!

Der er et par andre formaliteter, der gør sig gældende i det her trin, men det kan din Account Manager fortælle dig mere om. Du er også altid velkommen til at kontakte vores supportteam.

Trin 3: Bestil kort til dit team

Det sker:

I tæt samarbejde med vores Customer Success Team bestiller du det antal kort, dit team har brug for, og opsætter forbrugsgrænser.

De næste par dage i onboardingprocessen er afgørende for, at du kommer godt fra start med Pleo. Men bare rolig! Med en dedikeret Customer Success-medarbejder til jeres rådighed bliver det let som en leg.

Først og fremmest skal vi sørge for, at du får inviteret alle fra dit team og bestilt Pleo-kort til dem.

De virtuelle kort vil være tilgængelige for alle fra dag ét, men det tager et par dage for de fysiske kort at blive leveret. Når først du ser den smarte indpakning, de kommer i, er vi sikre på, at du vil synes, det er ventetiden værd!

Vi kan opsætte forbrugsgrænser for de enkelte kort på forhånd, som du altid efterfølgende selv kan justere.

Trin 4: Få styr på din indkøbspolitik

Det sker:

Sæt noget tid af til at blive helt skarp på, hvordan og til hvad dine medarbejdere må bruge deres Pleo-kort.

Det er sikkert gået op for dig på nuværende tidspunkt, at overgangen til Pleo tilbyder en oplagt mulighed for at få styr på din virksomheds forbrug. Og her taler vi ikke bare om de enkelte køb i sig selv, men hele kulturen omkring brugen af virksomhedens penge.

Det er eksempelvis ikke unormalt, at der i virksomheder opstår forvirring omkring, hvor meget det er tilladt at bruge på hotelophold, eller om virksomheden også betaler for parkeringsbøder på forretningsrejser.

Ved at kridte banen tydeligt op for, hvad der er okay og ikke okay at bruge virksomhedens penge på, undgår du en masse forvirring og konflikter. Derfor er det vigtigt, at du har en fornuftig indkøbspolitik på plads, inden dit team får adgang til deres kort.

Hos Pleo har vi heldigvis masser af erfaring med at hjælpe en lang række forskellige virksomheder med håndteringen af deres udgifter, og vi deler glædeligt ud af vores tips og tricks!

Trin 5: Uddan dit team

Det sker:

Vi forklarer din virksomheds administratorer (er det dig?) alt, hvad de behøver at vide om Pleo for at komme godt fra start.

En administrator er enhver person i din virksomhed, der er involveret i håndteringen brugerrettigheder og eksport af udgifter til jeres konti.

Administratorer kan eksperimentere med de forskellige opsætninger og indstillinger med henblik på at blive klogere på, hvordan processen kommer til at se ud, når udgifterne begynder at rulle ind.

Dit team kan påtage sig den største opgave: At integrere Pleo med virksomhedens regnskabsprogram.

Hov, det her er forresten et oplagt tidspunkt at aktivere Fetch på!

Fetch er vores automatiske kvitteringsfinder, der opsnuser alle digitale kvitteringer i din e-mailindbakke og automatisk matcher dem med de dertilhørende Pleo-udgifter.

Trin 6: Uddel kort til dit team

Det sker:

Sådan! Dit team kan nu gå i gang med at bruge Pleo!

Mens du venter på de fysiske kort, kan du overføre virksomhedens online abonnementer til de virtuelle kort.

Når de fysiske kort ankommer, kan du dele dem ud til dit team og opfordre dem til at parre deres Pleo-kort med Pleo-appen, som de har downloadet til deres telefon.

Lige så snart deres kort er parret med appen, vil de være i stand til foretage deres første fysiske køb med Pleo – uanset om det er en kop kaffe, kontorartikler eller større køb i forbindelse med en kommende forretningsrejse.

Vi skal nok støtte jer og holde lidt ekstra øje med jer i løbet af den første tid. Og hvis vi opdager noget, der kunne tyde på, at I er rendt ind i nogle udfordringer, tager vi selvfølgelig kontakt til jer, så vi hurtigst muligt kan få løst problemet sammen.

Du er selvfølgelig også altid mere end velkommen til at kontakte os, hvis du har brug for hjælp.

Freestyle: Resten er op til dig!

Det var det. Virkelig.

Vi tjekker selvfølgelig ind fra tid til anden for at sikre os, at alt kører, som det skal. Men ellers er det op til dig at freestyle inden for Pleos rammer, så du og dit team kan få en udgiftsløsning, der passer perfekt til jeres virksomhed.

Når først det hele er sat op, er det for langt de fleste Pleo-kunder bare fuld fart på og lige ud ad landevejen.

Fik vi nævnt, at vores fantastiske supportteam altid sidder klar til at hjælpe dig?

Nå, ja, det gjorde vi vist...