Udviklingen af udgiftshåndtering: Hvilken æra befinder du dig i?

Det første registrerede regnskab, vi har kendskab til, går over 7.000 år tilbage til det antikke Mesopotamien, og det er her, historien om udgiftshåndtering begynder. Regnskabet blev dengang registreret i vækst af afgrøder for at vurdere, om der var overskud eller underskud i den pågældende sæson.

Senere i en 5.300 år gammel grav af Kong Scorpion I af det gamle Egypten blev der fundet olie og linnedposer med knogler. På selve knoglerne var der indgraveret tal/streger – ligesom vi kender det i dag med en kvittering.

Vi er kommet langt med udgiftshåndtering siden da!

Nu er sten og knogler skiftet ud med den seneste teknologi fra det 21. århundrede.

Og det er ikke kun fagfolk i branchen, der benytter sig af moderne regnskabssoftware og -teknologi – det er også forbrugerne, der ønsker nye smarte måder, hvorpå de kan holde styr på deres udgifter.

Der er altså et generelt behov i dag for at udvikle mere avanceret software til udgiftshåndtering – og det kan kun gå for langsomt.

Før vi ser nærmere på fremtiden, er det vigtigt at reflektere over fortiden og den forandring, vi allerede har været igennem. Lad os tage et kig på den overordnende udvikling af udgiftshåndtering fra begyndelsen til og med i dag.

Udviklingen af udgiftshåndtering – trin for trin

Stenalderen

Mennesket begynder så småt at forstå idéen om, hvad en “udgift” er (og i takt med dette begynder man ligeledes at opleve ubehag, når der opkræves betaling).

I stenalderen begynder mennesket at acceptere betaling i form af sten eller knogler ved en handel. Udfordringen bestod på daværende tidspunkt i at holde styr på alle disse betalinger. Det var meget tidskrævende og besværligt at tælle alting hele tiden og samtidigt bære rundt på de meget tunge kasser med selve betalingen.

Tidlige civilisationer

Mens der er en del debat i den akademiske verden om, hvilken gammel civilisation det stammer fra – Egypten, Mesopotamien, Indien – kan det ikke benægtes, at kuglerammen er en af menneskets absolut største opfindelser.

Dette relativt enkle tælleværktøj, der består af strenge og småsten, var super high-tech for sin tid. Formålet var simpelt, og det fungerede godt. Kuglerammen var et nøjagtigt værktøj til at beregne alle mulige former for transaktioner.

Middelalderen

Den mørke middelalder var ikke så slem, når det kom til penge. Sten blev i denne tid erstattet med produktion af detaljerede mønter, der fik tildelt en specifik værdi. På grund af alle de nye mønter (og der var en masse forskellige at handle med) var det nødvendigt med et mere avanceret registreringssystem til at holde styr på transaktionerne.

Det 19. århundrede

I 1883 tog salonindehaveren James Ritty patent på det første kasseapparat. En højere grad af automatisering førte til stigende nøjagtighed i regnskab og strømlining i forhold til, hvordan virksomheder sporer deres udgifter.

Den mere sofistikerede visuelle udgave af kasseapparatet kom til senere, hvor man tilføjede en klokke og en pengeskuffe, således alle var opmærksomme på, at der blev udvekslet penge i forretningen.

Og så gik det pludseligt hurtigt...

1970'erne

70’erne var årene, der bød på fantastiske opfindelser, som blandt andet disko og den første regnskabssoftware (det er svært at sige, hvad der bragte mest glæde!). Sidstnævnte blev døbt “System Analysis and Program Development” – ringer der en klokke, hvis vi siger SAP?

Regnskabssoftwaren hjælper virksomheder med at administrere købsdata i forbindelse med økonomi. Ved hjælp af softwaren kan man reducere menneskelige fejl og spare tid på udgiftshåndtering. Dette var et stort skridt fremad!

1990'erne

Nu nærmer vi os årene, hvor computere blev mindre og mindre, men samtidigt mere og mere udbredt blandt den gennemsnitlige arbejder. Nå ja, og Microsoft Excel begyndte for alvor at dominere.

00'erne

Skyen (Cloud) blev et almindeligt udtryk og et system, der gjorde alting lettere og mere brugervenligt for virksomheder. Det nye årtusind blev budt velkommen med magtfulde SaaS-værktøjer (Software as a Service). Og i 2007 blev den første iPhone lanceret, hvilket var starten på mobil økonomistyring.

Vi håber virkelig, at du som minimum (og uden at blinke) kan placere din virksomheds udgiftshåndtering i de sidste to æraer.

Der er forhåbentlig ingen, der stadig sidder fast i 1970’erne!

Udgiftshåndtering anno 2021

Hvis du tror, ​​at udgiftshåndtering stadig går ud på at indtaste kvitteringer i hånden og sende mail efter mail med filer, der skal godkendes, så vil jeg fortælle dig en lille hemmelighed – det er det ikke.

Vi er i år 2021!

Efter en tidsrejse gennem årene, kan du sikkert se, hvor meget teknologien har udviklet sig inden for de sidste 30 år. Der er utallige løsninger derude til at hjælpe virksomheder i alle størrelser med at spore og registrere deres udgifter.

Fintech (finansiel teknologi) har i løbet af de seneste år skabt en bølge af spændende værktøjer lige fra lønudbetaling og håndtering af fakturaer til likviditetsstyring.

Disse værktøjer, og mange flere, kan bidrage til at forvandle, hvordan moderne virksomheder administrerer deres penge.

Og en digital løsning til håndtering af udgifter er meget mere end bare “nice-to-have”. Det gør, at dig og dine ansatte altid har fingeren på pulsen i forhold til, hvad der bruges af udgifter på tværs af virksomheden.

Disse smarte løsninger eliminerer menneskelige fejl og forsinkelser, hvilket fører til en højere grad af tilfredshed blandt dine ansatte. Manuel indtastning af udgiftsdata skader ikke kun din bundlinje, det påvirker også dine medarbejdere.

Set fra et forretningsmæssigt perspektiv betyder manuel håndtering af udgifter, at dine ansatte bruger sin tid forkert og dermed mister fokus og står tilbage med et uudnyttet potentiale.

For ikke at nævne den yngre generation af medarbejdere der typisk ikke har tålmodighed til at sidde og rode rundt med kvitteringer.

De vil have apps, og de vil have dem nu!

Det ville være en skam at miste gode ansatte på grund af, at din proces til udgiftshåndtering sidder fast i fortiden, synes du ikke?

Hvordan ser fremtiden ud?

Fuld automatisering baner vejen frem i vores hverdag. Der er i dag selvkørende biler! Så der er absolut ingen grund til, at vores udgifter ikke skulle følge med tidens udvikling.

Forvent mere automatisering, mere AI og mest af alt mere mobilitet.

Dét at kunne være forbundet konstant er et must. Og det er aktuelt i alle finansielle processer i en virksomhed.

Løsninger til udgiftshåndtering vil i fremtiden blive endnu lettere, mere sammenhængende og mere strømlinede på tværs af finansielle systemer, herunder kortbetalinger, bankkonti, regnskab og lønudbetaling.

Og det giver rigtig god mening, idet alle disse systemer deler meget af den samme information.

Tag eksempelvis Pleo Pocket, som gør det nemmere for virksomheder at tilbagebetale medarbejdere, der har lagt ud for arbejdsrelaterede udgifter af egen lomme.