5 tips: Kontrollér dine virksomhedsudgifter med Pleo

Lad os bare se det i øjnene: Det er barske tider.

COVID-19 (coronavirus) har bragt en masse usikkerhed og bekymringer med sig. 

Udover at have store konsekvenser for vores helbred, påvirker det også i høj grad, hvordan vi arbejder, hvor vi arbejder og hele erhvervsmiljøet i al almindelighed.

Hos Pleo vil vi selvfølgelig gerne hjælpe vores mere end 9.000 kunder og især alle de trofaste CFO’er og Pleo-administratorer med at holde virksomheden kørende og kontrollere deres udgifter.

Derfor giver jeg dig her et par tips til, hvordan du kan bruge Pleo til at kontrollere virksomhedens udgifter i en tid, hvor alternativet kan have katastrofale konsekvenser for din virksomhed.

Indfør (ny) indkøbspolitik

Forstå os ret. Vi er stærke fortalere for, at medarbejdere selv styrer og står til ansvar for deres virksomhedskøb.

Når det er sagt, så befinder mange virksomheder sig i økonomisk presset tid ovenpå COVID-19, og der kan være brug for at præsentere nogle nye spilleregler for, hvad der er (og i den forbindelse især ikke er) et nødvendigt virksomhedskøb. Det kan du gøre ved enten at lave nye eller opdatere dine nuværende indkøbspolitik.

Vi har lavet en skabelon for, hvordan jeres indkøbspolitik kan se ud. Den kan du finde her.

Du kan også hive fat i din kontaktperson hos Pleo, hvis du gerne vil have os til at hjælpe dig med at lave indkøbspolitik, der passer perfekt til dit team.

Brug kategorier, tags og noter

Grundet omstændighederne giver det kun mening at fokusere på, hvordan du kan kontrollere din virksomheds udgifter.

Det kan blandt andet være fornuftigt at tænke mere over, hvilke helt konkrete ting der bliver købt til virksomheden, og hvorvidt de er nødvendige eller ej.

Heldigvis for det kan brugere med Pleo-appen nemt kategorisere deres udgifter og bruge noter til at forklare omstændighederne omkring de individuelle køb. 

Se vores guide til, hvordan du får mest ud af kategorier, tags og noter i Pleo-appen, lige her.

Pleo Assurance sikrer ansvarligt forbrug

Hos Pleo går vi stærkt ind for at fremme selvstændigheden hos medarbejderne i en hvilken som helst virksomhed. Også når det kommer til virksomhedsudgifter.

Fordelene ved øget selvstændighed har tre sider:

1. Alle medarbejdere i dit team føler sig ansvarlige for økonomiske beslutninger 
2. Økonomichefer og administratorer kan vise medarbejdere, at de stoler på dem
3. Mængden af papirarbejde og monotone arbejdsopgaver reduceres

Sådan som tingene ser ud lige nu, er jeg sikker på, at alle i din økonomiafdeling løber stærkt. Det er bestemt ikke givet, at de har tid til at gennemgå hver enkelt udgift, der foretages i virksomheden. Og selv hvis de havde, ville deres tid med garanti være bedre brugt andetsteds.

Det er her, Pleo Assurance kommer ind i billedet.

Med Pleo Assurance kan din virksomheder vide sig sikker på, at de udgifter, der fortjener ekstra opmærksomhed, bliver opfanget. Der giver din økonomiafdeling den største gave af alle: 

Tid.

For det betyder nemlig, at de ikke behøver at sidde og gennemgå hver evigt eneste udgiftspost.

Derudover indeholder Pleo Assurance funktionen “Set af”. Denne funktion gør det muligt for medarbejdere at vide, hvem i virksomheden der har set deres udgifter og detaljerne omkring dem. Formålet med funktionen er at give medarbejderne ro i sindet og tid til at fokusere på det, der virkelig betyder noget.

Opsæt forbrugsgrænser for dine medarbejdere (igen)

Lad mig præsentere for dig en af de kernefunktioner, vi selv er mest vilde med hos Pleo: Opsætningen af forbrugsgrænser (tadaa!).

Denne funktion giver administratorer mulighed for at opsætte forbrugsgrænser for medlemmer i deres team, så de bliver mere opmærksomme på, hvordan de bruger virksomhedens penge – og på hvad, ikke mindst.

Med denne højtelskede funktion får administratorerne netop de beføjelser, de har brug for til at kontrollere omkostningerne på bundlinjen.

Hold styr på dit teams forbrug med Analyse

Som Pleo-administrator har du flere funktioner til din rådighed, der gør det muligt for dig at holde trit med dit teams forbrug.

I Pleos webapp finder du eksempelvis panelet “Analyser”, hvor du får et komplet overblik over virksomhedsudgifterne.

Du kan filtrere visninger efter…

• Teams
• Afdelinger
• Typer af udgifter

...eller lave letfordøjelige rapporter, der kan hjælpe dig med at justere budgetter for specifikke projekter.

Sidst, men ikke mindst, kan du nemt spotte, hvilke gentagne udgifter du uden problemer ville kunne skære ned på. 

Vi er her for dig

På vegne af hele Pleo-teamet – fra marketing til kundeservice – tør jeg godt sige, at vi alle står klar til at give dig en hånd med at kontrollere din virksomheds udgifter, så vi sammen kan komme ud på den anden side af alt dette i god behold.

Hvis du spørgsmål, problemer eller bekymringer af nogen art, må du endelig ikke tøve med at kontakte os på support@pleo.io, så vi kan hjælpe dig hurtigst muligt.