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rechnungsmanagement

In den letzten Jahren hat der Einsatz digitaler Tools in Unternehmen einen regelrechten Boom erlebt. Während der Schwerpunkt auf Bereichen wie Cybersicherheit und eSignatur-Technologien lag, gab es auch im Rechnungsmanagement Veränderungen.

Denn vor allem im Bereich des Rechnungsmanagements schlagen sich noch viele Unternehmer mit einer wortwörtlichen Zettelwirtschaft herum. Dabei könnte es bereits ganz anders sein, denn auch das Rechnungsmanagement verändert sich durch die Digitalisierung. Diese Veränderungen sind von entscheidender Bedeutung, da sie die betriebliche Effizienz und die Genauigkeit von Finanzprozessen verbessern – Bereiche, in denen viele Unternehmen noch immer mit veralteten Systemen kämpfen.

Der Einsatz digitaler Rechnungsmanagement-Systeme bietet zahlreiche Vorteile, weit über eine bloße Zeitersparnis hinaus.

Fakt ist: Digitale Tools können das Rechnungsmanagement verbessern – aber wie genau?

Definition – Was ist Rechnungsmanagement?

Rechnungsmanagement bezieht sich auf den Prozess der effektiven Verwaltung von Rechnungen eines Unternehmens und umfasst den Prozess von der Erstellung bis zur Zahlung.

Rechnungsmanagement bietet einen gemeinsamen Ort für Erfassung, Bearbeitung, Überwachung und Speicherung von Rechnungsdaten.

Effizientes Rechnungsmanagement schafft die Basis der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens. Nicht nur die rechtzeitige Bezahlung von Lieferanten und Dienstleistern wird gewährleistet, sondern auch der Cashflow optimiert und das Budgetmanagement unterstützt. 

Unternehmen, die im DACH-Raum ansässig sind, unterliegen oft strengen Handels- und Steuervorschriften. Dies macht ein präzises Rechnungsmanagement umso wichtiger, da Compliance gesichert werden kann und finanzielle Risiken gleichzeitig minimiert werden.

Die effiziente Verwaltung von Rechnungen strafft interne Prozesse, entlastet Mitarbeiter:innen und verbessert die Qualität von Entscheidungen.

Chancen aufzeigen und Ziele erreichen

Rechnungsmanagement-Software und digitalen Rechnungen ermöglichen eine rasche und fehlerfreie Verarbeitung innerhalb von gesetzlichen Vorschriften. Gleichzeitig wird die Umweltbelastung durch die Reduktion von Papierrechnungen (per Post) verringert.

Durch automatisches Erfassen entsteht eine signifikante Verbesserung gegenüber manuellen Prozessen. Zeitintensive Aufgaben werden minimiert und Unternehmen können ihre Ressourcen effektiver nutzen.

Das Fraunhofer-Institut bietet mit dem E-Book „Advanced Systems Engineering“ umfassende Einblicke und Lösungen, die aufzeigen, wie Unternehmen die Herausforderungen der Digitalisierung meistern können. Prof. Dr. Oliver Riedel betont die Bedeutung einer unternehmensindividuellen Anpassung der digitalen Tools, um den spezifischen Bedürfnissen und Zielen gerecht zu werden.

Digitale Rechnungsverarbeitung kann für viele Unternehmen eine Chance sein, agil auf Marktveränderungen zu reagieren und dadurch auch die eigene Position zu stärken.

Die Zukunft des Rechnungsmanagements ist digital: Eine Chance für die finanzielle Gesundheit im Unternehmen und nachhaltigen Erfolg.

Ziele, die mit digitalem Rechnungsmanagement verfolgt werden können:

  • Optimierung des Zahlungsflusses: Digitales Rechnungsmanagement ermöglicht eine schnellere Rechnungsbearbeitung und Zahlungsabwicklung, dadurch kann der Cashflow verbessert und finanzielle Engpässe reduziert werden.
  • Minimierung von Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung: Automatisierte Prozesse und digitalisierte Workflows verringern die Bearbeitungszeit von Rechnungen erheblich. Zahlungsfristen werden eingehalten und Gebühren vermieden.
  • Compliance mit finanziellen Vorschriften: Durch die Implementierung digitaler Tools wird die Einhaltung gesetzlicher und finanztechnischer Vorschriften erleichtert. Die Systeme sorgen für Genauigkeit, Audit-Trails und erleichtern die Compliance durch automatisierte Berichte und Datenspeicherung.
  • Verbesserung der Kostenkontrolle: Digitale Rechnungsverwaltungssysteme bieten detaillierte Einblicke in Ausgabenmuster, wodurch Unternehmen unnötige Ausgaben erkennen und eliminieren können. Strategisches Kostenmanagement wird dadurch effektiver und einfacher.
  • Erhöhte Datentransparenz: Die Übersicht und Zugänglichkeit von Finanzdaten in Echtzeit verbessert die finanzielle Berichterstattung und unterstützt strategische Entscheidungsfindungen.
  • Produktivität der Mitarbeiter:innen steigt: Da manuelle Aufgaben reduziert werden, können sich Mitarbeiter:innen auf komplexere und wertsteigernde Aktivitäten konzentrieren. Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern vor allem auch die Arbeitszufriedenheit.
  • Erleichterung der internationalen Expansion: Digitale Rechnungsmanagement-Lösungen unterstützen unterschiedliche Sprachen und Währungen. Für Unternehmen – die international agieren – ist dies unerlässlich.
  • Verbesserte Geschäftsbeziehungen: Die rasche Bearbeitung und Bezahlung von eingehenden Rechnungen schafft Zufriedenheit bei Lieferanten und Dienstleistern, wodurch Geschäftsbeziehungen nachhaltig gestärkt werden.
  • Nachhaltigkeit: Die Reduktion des Papierverbrauchs durch digitale Rechnungen (z.B. per E-Mail) trägt zum Umweltschutz bei und Nachhaltigkeitsziele können optimal umgesetzt werden.

Herausforderungen des „traditionellen“ Rechnungsmanagements überwinden

Bei der manuellen Erfassung, Verwaltung und Speicherung von Rechnungen entstehen mehrere Probleme, die auch die Effizienz und finanzielle Genauigkeit negativ beeinflussen können.

Die traditionellen Methoden des Rechnungsmanagements bringen oft Herausforderungen mit sich, die durch den Einsatz digitaler Tools überwunden werden können.

Digitale Rechnungsmanagement-Software unterstützt Unternehmen bei der Überwindung spezifischer Hürden:

  • Manuelle Fehler: Durch die manuelle Erfassung steigt das Risiko an Fehlern. Inkonsistenzen werden auf Finanzberichte übertragen und haben schwerwiegende Folgen.
  • Compliance-Herausforderungen: Die Einhaltung der DSGVO, GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und anderer spezifischer Vorschriften erfordert akkurate und nachvollziehbare Rechnungsverwaltungsprozesse.
  • Skalierungsschwierigkeiten: Vor allem für wachsende Unternehmen sind traditionelle Methoden meist nicht geeignet, um mit den Veränderungen und Bedürfnissen Schritt zu halten.
  • Sicherheitsrisiken: Papierbasierte Rechnungen und manuelle Dateneingaben erhöhen das Risiko von Datenverlust und -diebstahl.

Digitales Rechnungsmanagement in 2024

Der Einsatz von digitalen Tools entwickelt sich jährlich weiter und auch die Integration von Rechnungsmanagement-Software findet immer mehr Normalität im Geschäftsalltag.

Durch den Einsatz der richtigen Tools verbessert sich nicht nur die Effizienz der Rechnungsverwaltung, sondern gleichzeitig können auch Vorschriften besser eingehalten und  eine genauere Finanzberichterstattung gefördert werden.

Der Übergang von manuellen Prozessen zu automatisierten Workflows ermöglicht eine wichtige Veränderung: Optimierte, effizientere und fehlerfreie Geschäftsabläufe.

Dies belegt auch eine von KPMG veröffentlichte Studie, in der 78% der Befragten angeben, dass die Digitalisierung die Prozessoptimierung erleichtert und gleichzeitig Effizienz als auch Genauigkeit von Finanzprozessen verbessert hat.

Kann künstliche Intelligenz Finanzprozesse unterstützen?

Die kurze Antwort wäre „Ja“, aber sehen wir uns das noch etwas im Detail an:

Viele Unternehmen integrieren künstliche Intelligenz (auch AI oder KI) bereits in ihre gesamten Prozesse, in langsamen Schritten auch in ihre Finanzprozesse. Aus einer von KPMG veröffentlichten Studie gaben 15% der Unternehmen an, dass sie bereits AI-basierte Lösungen implementiert haben. Ein größerer Prozentsatz ist jedoch noch mit der Planung oder Diskussion über Digitalisierungsstrategien beschäftigt.

AI kann vor allem in folgenden Bereichen unterstützen:

  • Automatisierte Interaktionen
  • Datenanalyse
  • Entscheidungsunterstützung/-findung

Es gibt also einen wachsenden Trend bei der AI-Nutzung, allerdings zeigt die langsame Umsetzung auch deutlich die Notwendigkeit einer strategischen Ausrichtung und die Komplexität bei der Einführung.

Wie auch im von Pleo veröffentlichten CFO-Playbook 2024, stehen in Deutschland nur 25% der befragten Unternehmen einer AI-Einführung im Finanzbereich zuversichtlich gegenüber. Dies könnte leider auch zu verlangsamten Implementierungen führen und mögliche Mehrwerte können gar nicht erst erkannt werden.

Das CFO-Playbook 2024

Das CFO-Playbook 2024

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