Pleo Hero: Tom Schmüser von Taxdoo

Tom Schmüser, heute VP of Operations bei Taxdoo, war auf der Suche nach virtuellen Kreditkarten und einem Tool, das die Reisekostenabrechnungen inklusive Verpflegungsmehraufwand automatisiert. Zu unserem und seinem Glück stieß er auf Pleo. Seitdem ist unsere Ausgabenlösung aus dem Alltag der Taxies (aka der Taxdoo-Mitarbeiter:innen) nicht mehr wegzudenken.

Tom, was genau ist Taxdoo?

Wir übernehmen die Umsatzsteuervoranmeldung für E-Commerce-Händler:innen in Europa. Heutzutage kann ich Produkte ja problemlos  – beispielsweise auf Amazon – europaweit verkaufen. Das bedeutet aber auch, dass ich ab einem bestimmten Schwellenwert in manchen Ländern umsatzsteuerpflichtig werde. Und diese Umsatzsteuermeldungen sind nicht ganz trivial. 

Taxdoo bindet sich entsprechend an Amazon, Shopify, Ebay o.a. an und zieht sich die benötigten Daten, um die Umsatzsteuervoranmeldung zu machen.

Was wir in Deutschland zusätzlich anbieten, ist komplett die Buchhaltung zu übernehmen. Dieser Service befindet sich aktuell noch in der Test-Pilotphase, wird aber voraussichtlich Ende des Jahres komplett ausgerollt. 

Und was machst du bei Taxdoo?

Ich arbeite seit zehn Jahren größtenteils in Start-ups und in Unternehmen mit einem digitalen Produkt – und in diesen dann konkret in den Bereichen FPA, Analytics und Finance. Bei Taxdoo habe ich als Head of Finance angefangen und damit den Finance und den Data-Bereich gemanagt. Als VP of Operations bin ich heute für alle zentralen Teams verantwortlich: Legal, HR, IT, Office Management, Finance.

Welche Themen beschäftigen dich 2023?

Die Automatisierung von Prozessen ist ein großes Thema. Travel Management ist ein weiteres. Speziell durch die aktuellen Zinsveränderungen arbeiten wir auch viel an unserem Risikomanagement und verteilen Gelder seit einigen Monaten etwa auf mehreren Banken. 

Warum nutzt ihr Pleo?

Pleo war eines meiner ersten Projekte bei Taxdoo.

Davor lief das Ausgabenmanagement sehr manuell über Excel-Listen. Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das buchhalterische Prozesse zumindest teilweise automatisieren kann und uns auch einen besseren Compliance-Überblick bietet.

Wie schnell konntet ihr Pleo in eure Prozesse implementieren?

Die technische Einführung von Pleo, das Anlegen der Nutzer:innen, das Einrichten der Schnittstelle zu DATEV lief ganz unkompliziert und intuitiv ab. Den Mitarbeiter:innen das Tool zu erklären, interne Richtlinien für unsere Ausgabenprozesse zu erstellen, das hat noch etwas zusätzliche Arbeit gekostet.

Welche Probleme hat Pleo gelöst?

Pleo verbessert für uns ganz klar den Use Case Kreditkarten.

Außerdem wurden Reisekostenabrechnungen über ein Excel-Sheet abgewickelt: Die Mitarbeiter:innen gingen auf Dienstreise, legten alles selber aus, füllten das Excel-Sheet aus, hängten ihre Rechnungen an, das Office Management gab das Dokument an Finance weiter, wo dann die Rückerstattung eingeleitet wurde. Das war ein sehr zeitintensiver Prozess.

Was kann Pleo besser als andere Ausgabenlösungen?

Wir haben uns verschiedene Anbieter angeschaut und auch einen Wettbewerbsvergleich durchgeführt. Pleo gewann uns aufgrund der Usability. Pleo ist einfach am benutzerfreundlichsten. Und dieses Kriterium war uns enorm wichtig, damit alle Mitarbeiter:innen Pleo auch nutzen. Wenn sich ein Tool nicht gut anfühlt und es nicht verstanden wird, wird es am Ende auch nicht genutzt.

Nutzt ihr zusätzlich zu Pleos Ausgabenlimits eine Spesenrichtlinie?

Wir haben eine interne Richtlinie, die etwa sagt, dass 150,00 EUR für eine Hotelübernachtung der Standard sind – und wir auf Reisen den Verpflegungsmehraufwand auszahlen. In dieser Richtlinie haben wir auch festgelegt, dass Flugreisen der Umwelt zuliebe erst ab einer gewissen Strecke gestattet sind. Wir halten zum Zugfahren an, bevorzugen zweite statt erste Klasse, und wollen Fahrten mit dem eigenen Auto möglichst verhindern.

Welche Arten von Ausgaben wickelt ihr über Pleo ab?

Wir haben im Laufe der Zeit alle Subscriptions zu Pleo gezogen – dazu hat uns auch Pleos Cashback-Angebot angehalten.

Ansonsten laufen alle Team-Events und alle unsere Eingangsrechnungen über Pleo.

Welchen Mehrwert bietet euch Pleo Invoice?

Pleo Invoice ist ein weiterer großer Vorteil für uns, den wir nicht mehr missen wollen.

In der Vergangenheit wurden alle Eingangsrechnungen an eine E-Mail-Adresse geschickt. Unser Finanzteam hat dann wöchentlich oder auch monatlich aus diesem Postfach alle Rechnungen in Google Drive sortiert. Einmal im Monat wurden die sortierten Rechnungen in DATEV hochgeladen und dann über das C-Level abgewickelt und bezahlt.

Dieser Prozess war sehr fehleranfällig, da viele Leute involviert waren und man keinen Überblick darüber hatte, welche Rechnungen schon freigegeben und bezahlt wurden. Auch das Vorsortieren der Rechnungen war fehleranfällig und ein großer Pain Point.

Auf welche Pleo-Features würdet ihr nicht mehr verzichten wollen?

Worauf wir nicht mehr verzichten können, ist das Nutzen smarter Firmenkarten, gekoppelt an die Reisekostenabrechnung. Jetzt geben wir nur noch Start und Ziel ein und alle Pauschalen werden automatisiert berechnet und verwaltet.

Grundsätzlich sollte es eigentlich Standard sein, dass Mitarbeiter:innen keine Kosten auslegen müssen. Vor Pleo musste Taxdoo Ausgaben umständlich über eine Banküberweisung ausgleichen. Pleo wird daher vom Team als super praktisch wahrgenommen – speziell auf Reisen, wo man nur noch die Karten hinhalten muss und alles automatisch abgewickelt wird.

Wie viel Arbeitszeit spart euch Pleo?

Wir sparen mit Pleo definitiv mehrere Tage Arbeit pro Monat ein. Speziell, seitdem wir Pleo Invoices eingeführt haben. Vorher wurden Rechnungen umständlich gesammelt, dann wurden alle einmal auf einen Schlag bearbeitet und freigegeben. Der neue automatisierte Prozess mit Pleo Invoices spart uns nochmals ein paar mehr Tage Arbeitszeit pro Monat.