Por qué no es buena idea adelantar dinero propio para gastos de empresa

Seguro que te has visto en la situación: te toca visitar a un cliente o un proveedor. Así que planificas tu agenda, el desplazamiento y seguramente también un café o una comida (no todo va a ser trabajar). Pero, ¿y los gastos? Lo más habitual es que ni siquiera lo hayas pensado, ya que pasará lo de siempre: lo adelantas y lo cobras a final de mes. Si es así, formas parte del 92 % de empleados que todavía tienen que rascarse su propio bolsillo por la empresa (según una encuesta realizada por YouGov).

O tal vez formes parte de la otra cara de la moneda (nunca mejor dicho): el departamento financiero. En tu caso, te tocará revisar y aprobar decenas o cientos de gastos a final de mes. Sí, todos esos desplazamientos, cafés y comidas.

Además, aunque adelantar dinero para gastos es una práctica recogida en muchos convenios, lo cierto es que no siempre se explicita el momento concreto en el que la empresa debe entregar el dinero a sus empleados: ¿antes? ¿Tras el gasto? ¿En la nómina?

Sin embargo, la mejor solución para el negocio es… que los empleados no tengan que adelantar ningún gasto con su dinero. ¿Por qué? ¡Te lo contamos a continuación!

Por qué no es buena idea que los empleados se rasquen su bolsillo

Su bienestar financiero 

Hacer un buen trabajo no solo depende de las capacidades y habilidades de cada uno, sino que también está relacionado con tener un determinado grado de bienestar. Y, dentro de esto, la situación financiera es clave. Algo que puede complicarse si los trabajadores deben adelantar dinero de su bolsillo.

Según una encuesta realizada por el banco N26, los españoles ahorran de media unos 182 € al mes. Una cantidad que se reduce significativamente si hay que ocuparse de los gastos de empresa.

De hecho, hace algunas semanas nos sentamos a profundizar sobre la importancia del bienestar financiero de los equipos junto a algunos líderes de empresas españolas como Payflow y Grosso Napoletano. ¿La conclusión? Cuidar la situación financiera de los empleados resulta en una menor rotación del personal y tiene un impacto positivo a nivel mental.

Por otra parte, proporcionar a los trabajadores mecanismos para evitar que tengan que adelantar su propio dinero también es una cuestión de confianza en su sabia gestión de los recursos de la empresa. Confianza que tiene un impacto directo en la productividad. O lo que es lo mismo: si nos dan lo que necesitamos para hacer nuestro trabajo, lo hacemos… y lo hacemos muy bien.

Pérdida de visibilidad sobre el gasto

“Seguid el rastro del dinero”, la famosa frase icono del caso Watergate no siempre es fácil en el día a día de las empresas.

Y es que en toda empresa es vital llevar un buen control sobre el destino de los recursos. Sin embargo, si los empleados adelantan los gastos de su bolsillo, para la compañía es difícil precisar el dinero que se está invirtiendo. Piensa en esa comida con cliente a la que al final se apuntó medio departamento… Una cuenta de las que no se olvidan.

Gracias a herramientas como Pleo, puedes controlar en tiempo real el gasto de cada tarjeta de empresa y modificar sus límites siempre que sea necesario. Y además, el usuario puede digitalizar los recibos sobre la marcha, con lo que te olvidas del papeleo innecesario.

Además, combinar una solución Pleo con una sólida política de gastos hace que todos los miembros de la empresa no solo puedan pagar lo que necesitan, sino que tengan claro qué y cómo deben pagar.

El anticipo… de más gestiones

Los anticipos son una de las formas que más “beneficia” al empleado que tiene que realizar gastos de empresa. Sin embargo, es una fórmula con varios inconvenientes.

Por un lado, se trata de una gestión adicional para el empleado, que debe realizar una solicitud al departamento financiero. Por otro, este mismo equipo debe revisar la solicitud, aprobarla (si procede) y entregar el dinero al empleado. Además, se trata de un procedimiento muy poco flexible de cara a gastos imprevistos.

Y el papeleo, claro

Como ya te habrás imaginado, la gestión manual de los gastos conlleva una gran cantidad de papeleo. Desde las famosas hojas de Excel con cada concepto y su importe, que luego deben ser aprobadas por el superior, a las montañas de recibos que suelen llevar adjuntas.

Cambiar completamente el proceso de gestión de gastos puede liberarte para siempre del papeleo. Al no haber notas de gastos como tal, sino un flujo de transacciones centralizado en una plataforma que permite el control instantáneo, y contar con una digitalización de recibos sobre la marcha, deja de ser necesario dedicar horas y recursos. De hecho, ¿sabías que el 77% de los administradores que utilizan Pleo emplea menos de una hora por semana en la gestión de gastos?

Hay una idea mejor: Pleo

Gracias a Pleo y sus tarjetas de empresa, tu equipo no necesitará volver a adelantar gastos nunca más. Estarán más contentos, serán más productivos y tú te librarás de autorizar anticipos o revisar notas de gastos con decenas de recibos.

¿Suena bien? ¡Pues ya verás cuando lo pruebes!