Automatización financiera: cómo mejorar los procesos financieros de una empresa

Viendo lo que se puede hacer hoy en día, ¿cómo podían ser productivas las empresas de antes? 

¿Cómo salía bien la rentabilidad trabajando en papel, con todos los errores que se cometían? 🧐

¿Cómo se mantenía motivada a la gente con tareas tan repetitivas como comprobar notas de gastos?

La única explicación es que las empresas no conocían lo que sabemos hoy en día respecto a la automatización, claro, que ofrece un mundo de posibilidades en todos los ámbitos.

En las finanzas también, como vas a ver enseguida, porque vamos a darle una vuelta completa a la automatización financiera.

Beneficios, dónde automatizar, cómo hacerlo, claves para lograrlo... y un ejemplo genial de automatización de procesos financieros que viene a asentar todo lo que te estás a punto de leer.

¿Empezamos?

Automatización financiera: cómo mejorar los procesos financieros de una empresa

Viendo lo que se puede hacer hoy en día, ¿cómo podían ser productivas las empresas de antes? 

¿Cómo salía bien la rentabilidad trabajando en papel, con todos los errores que se cometían? 🧐

¿Cómo se mantenía motivada a la gente con tareas tan repetitivas como comprobar notas de gastos?

La única explicación es que las empresas no conocían lo que sabemos hoy en día respecto a la automatización, claro, que ofrece un mundo de posibilidades en todos los ámbitos.

En las finanzas también, como vas a ver enseguida, porque vamos a darle una vuelta completa a la automatización financiera.

Beneficios, dónde automatizar, cómo hacerlo, claves para lograrlo... y un ejemplo genial de automatización de procesos financieros que viene a asentar todo lo que te estás a punto de leer.

¿Empezamos?

Beneficios de la automatización financiera 

Pues ya que lo hacemos, empecemos a lo grande, ¿no?

Antes de ver qué puedes automatizar en cuanto a procesos financieros en tu empresa, vamos a ver los beneficios generales.

Uno es la desaparición de los típicos errores humanos.

Cuando pasas datos de una hoja a la pantalla y escribes y tecleas números, pues como que las posibilidades de equivocarte son altas.

Sobre todo si ya llevas cinco horas seguidas pasando datos 😫

La automatización evita tareas repetitivas y mecánicas como estas, por lo que... adiós errores y a las desastrosas pérdidas de tiempo para subsanarlos.

La automatización financiera también lleva a un aumento de la eficiencia operativa. Todo funciona mejor y se hace más en menos tiempo.

También aseguras el cumplimiento normativo o de las políticas internas. Al trabajar con programas y soluciones tecnológicas, las puedes configurar para que se respeten todas las reglas y asegures que nada ni nadie se pase de la raya.

Por ejemplo, puedes poner límites de gasto en tarjetas de empresa para que las transacciones que superen ese límite den error automáticamente.

O puedes emplear soluciones para hacer pagos digitales que respeten ya de por sí los protocolos de seguridad y de privacidad de los datos.

A ti, por otro lado, la automatización te da mucho control. Y el control nos gusta 🫠

Pero lo mejor es que ese control va acompañado de la toma de decisiones informadas, que te llevará al objetivo final.

La meta de los CFO, ¿cuál es?

El aumento total y absoluto de la rentabilidad de la empresa.

¡Viva! 👏

Y para prueba de que la automatización interesa, al loro: se estima que el mercado de la automatización de procesos moverá unos 19.600 millones de dólares en 2026 en todo el mundo.

Ojo: casi 20 billonazos —de los americanos, que tienen tres ceros menos que los nuestros— en herramientas y soluciones de automatización, que se dice pronto.

¿Hay o no hay futuro?

¡Y presente! Y si no, mira, que entramos en la parte más práctica 👀

¿Qué puede hacer por tu empresa la automatización de los procesos financieros?

Piensa en un proceso financiero al azar.

¿Lo tienes? 🙄

Pues lo más probable es que se pueda automatizar en su totalidad o parcialmente. O, al menos, podrás reducir al mínimo de los mínimos la intervención humana.

Mira, mira qué maravilla; los brazos de la automatización financiera llegan —de momento— hasta aquí.

¿Qué procesos se pueden automatizar en una empresa? En el departamento de finanzas y contabilidad al menos.

#1 Análisis de datos financieros

Antes, cuantos más datos tenías para analizar y obtener tendencias y previsiones, más tiempo había que invertir.

Y si no invertías el suficiente, pues como que la previsión no era del todo real.

Ahora, la automatización trae programas capaces de leer cientos de miles de filas y columnas con datos, datos y más datos.

¿Y cómo los filtras? ¿Cómo los transformas en información de valor?

Pues haciendo preguntas en un lenguaje natural, porque la tecnología ya ha llegado al punto de entenderte y devolverte aquello que necesites.

¿Te imaginas navegar entre datos económicos mundiales desde que existen registros y obtener, en diez segundos, las características previas específicas a cada recesión económica del sur de Europa?

¿O poder emplear una inteligencia artificial para trabajar simultáneamente con todas las fuentes de datos habidas y por haber?

El análisis financiero, unido al aprendizaje automático, te regala la capacidad de hacer proyecciones financieras, de plantear escenarios, de obtener información práctica y de no invertir apenas tiempo en lograrlo.

¿Es ideal o no? 🤗

#2 Generación de informes financieros

Oye, ¿prefieres que los datos se incluyan en un informe con tablas y gráficos de interés?

Pues también se puede, sí. Con la automatización financiera puedes generar un reporting financiero en tiempo real cuando quieras, incluyendo los KPIs financieros que te interesen.

Puedes hasta configurar que el programa te genere el informe diariamente y te lo envíe religiosamente en PDF al correo a primera hora de la mañana.

O que te cree un informe detallado, incluyendo determinadas variables para enseñárselo a posibles inversores.

Todo es posible con la automatización robótica de procesos o RPA 😉

#3 Visualización de datos

Centrémonos en la parte más visual de esos informes. En los gráficos.

¿Prefieres transformar datos en gráficas visuales que puedas manipular y editar según te convenga?

Pues los visualizadores de datos, como ejemplo perfecto de automatización financiera, te las generan en cuanto se lo pidas.

¿Te imaginas cómo se hacía antes, sin la ayuda de la informática? Cálculos, dibujos... horror ☠️

Ahora solo es tener una hoja de cálculo o documento con los datos y visualizarlo de la forma que prefieras: ¿diagrama de barras? ¿De porciones? ¿De líneas? ¿Con colores?

#4 Previsiones del flujo de caja

La capacidad brutal de leer datos y analizar trae bajo el brazo que hagas previsiones de rápidas y precisas y lleves una gestión de tesorería óptima.

¿Quién iba a pensar hace unos años que podrías conocer tan fácilmente cuánto efectivo ibas a tener disponible en seis meses considerando todos los factores?

Y esa información, pues ya sabes lo que te permite: evitar riesgos financieros y controlar el flujo financiero de la empresa 👌

#5 Registros de gastos de la empresa

Mira, otra operativa diaria que también se puede automatizar: el registro de los gastos.

¿Qué pasaba antes, cuando un trabajador se iba de viaje de negocios a reunirse con un posible cliente?

Que los gastos de representación los iba apuntando en una nota de gastos y cuando volvía, se la daba al equipo de contabilidad para que la revisara e incluyera en los libros.

Eso era una pérdida de tiempo total, no se sabía que existía el gasto hasta la revisión de la nota.

Ahora los registros ya se pueden hacer automáticamente, empleando una solución de gestión de gastos que conecte cada pago con tarjeta con el programa de control.

Así, cada gasto queda registrado en tiempo real, listo para que lo consideres al hacer el control presupuestario o rolling forecast.

#6 Reembolso de gastos a tu equipo

En la línea de lo anterior tenemos los reembolsos.

El trabajador traía la nota, se revisaba, se aceptaba y el reembolso se hacía al cabo de... ¿semanas?

Si el gasto de viaje era alto, el trabajador tenía que pasar esas semanas sin ese efectivo.

Y el proceso para devolvérselo era lento, una total falta de productividad en la empresa.

Ahora, algunas de las soluciones que registran gastos también pueden hacer reembolsos de gastos de viaje —y de todo tipo de gastos, de hecho—automáticamente, sin esperas ni esfuerzos económicos personales innecesarios.

#7 Conciliaciones bancarias

Otro proceso tedioso como pocos: comparar que los números entre el banco y la contabilidad de la empresa cuadran.

Comparar cuánto entra y cuánto sale, registro a registro, a ver si todo ha ido bien.

¿Y si no? A buscar por qué no.

¿Y si sí? Pues nada, rutina terrible completada y a otra cosa, un ejercicio tras otro 😞

Alegría: las conciliaciones bancarias se pueden automatizar con programas de contabilidad que tengan esta función.

#8 Gestión de facturación

¡Aaay las facturas! Que si las creas, que si las envías, que si te las pagan, que si lo compruebas, que si la contabilizas...

Y las que te envían para que seas tú quien pague, lo mismo: recibirlas, validarlas, aprobarlas, mandar el pago, guardar el documento... 😮‍💨

Nada, nada: toda la gestión de facturas eso se puede automatizar; menos mal. 

Con un programa de facturación puedes crear facturas con la numeración que proceda, enviarlas, comprobar que se han cobrado y almacenarlas.

Y nuevamente, en sentido contrario también: puedes recibirlas, procesar sus datos y llevártelos a contabilidad, almacenarlas... y todo lo que se te ocurra.

La automatización de facturas ya es una realidad.

#9 Generación de presupuestos

¿Y si quieres enviar un presupuesto chulo a un posible colaborador o inversor?

¿Pones al equipo de diseño a toda prisa a construir uno con gráficos, imágenes y demás que respeten la marca?

Nada: ya hay soluciones que te permiten elaborar presupuestos personalizados en pocos clics.

Tú elige qué información incluir... y del resto ya se encarga la herramienta que elijas.

Estos programas, además, te permiten enviar el presupuesto a quien proceda y hacer seguimiento de si ha sido visto o aceptado, así como mandar recordatorios y crear después la factura correspondiente automáticamente.

#10 Selección de proveedores

Pero bueno, ¿la selección de proveedores también se puede automatizar?

No en su totalidad; aquí lo suyo es que la última palabra a la hora de elegir los proveedores de tu empresa la tenga una persona autorizada, ¿no?

Aquí, la tecnología financiera facilita el proceso: ¿conoces el e-procurement?

Son programas donde los proveedores suben sus catálogos y ofertas ante tus necesidades, para que tú compares y elijas fácilmente 😊

La negociación de proveedores ya es otra historia, eso sí.

#11 Contabilidad y cálculo de impuestos

Terminamos de forma contundente, con otro de los procesos más pesados para el equipo de contabilidad.

Contabilizar gastos está en la lista negra de cualquiera que lo haya experimentado, especialmente cuando hay muchos viajes de negocios e informes de gastos.

Revisar cifras escritas a mano, comparar con facturas simplificadas, aprobar o rechazar el gasto, llevárselo a contabilidad... buf, tremendo 😪

Afortunadamente, existen programas capaces de registrar gastos —ya lo hemos visto— e ingresos con el pago de facturas —también—... y de exportar esos datos al programa de contabilidad online de la empresa.

Un programa que genere asientos automáticamente cuando tiene algún registro nuevo de entrada.

Y llegado el momento, el programa calcula los impuestos que debe pagar la empresa sin fallos ni errores que provoquen multas o sanciones.

Esto sí que es ahorro de tiempo, ¿eh? 🤟

Cómo automatizar procesos en una empresa

Pues ya ves; ¿hay opciones o qué?

Ahora solo te queda implementarlas.

¿Cómo lo haces?

¿Qué proceso seguirías?

Lo lógico es que primero eches un ojo a los procesos financieros actuales y los analices, a ver cuál se lleva la palma en cuanto a baja productividad.

¿Qué proceso necesita una mejora que pueda ser resuelta por la automatización?

Con eso clarinete, solo tienes que buscar herramientas que puedan satisfacer esa necesidad, estudiarlas y elegirlas.

Luego llega el momento de implementarlas y adaptar los procesos financieros afectados, de forma que integren el uso de las herramientas.

¿Y entonces?

Pues lo lógico: formas a tu equipo para que conviva con las nuevas herramientas y proceso automatizado o semiautomatizado, y haces un seguimiento periódico para ver si ha sido un éxito o no.

Si no, quizá haya algo que cambiar; si sí lo es, en cambio, seguro que disfrutas más pronto que tarde de las ventajas de la automatización de procesos.

Claves para la automatización financiera

Vale, vale, ya conocemos los beneficios de la automatización de procesos en una empresa —los financieros— y cómo llevarlo a cabo.

¿Qué sería interesante que supieras antes de lanzarte al lío?

Pues mira, que la tecnología es inevitable. Si te fijas, todo lo que has leído es fruto del avance tecnológico.

Solo poniéndola de tu lado disfrutarás de los beneficios que hemos comentado 🤖

Para eso, saca el máximo partido a las soluciones elegidas.

Y si trabaja en la nube, mejor: las finanzas en la nube deben convertirse en tu mantra.

La nube es segura, rápida, accesible desde cualquier parte del mundo... ¿seguimos?

Por último, también puede ser interesante que te abras a la tecnología más avanzada.

Ya lo hemos mencionado antes: la IA en finanzas también juega un papel fundamental.

Combina con la automatización financiera a las mil maravillas ✌️

Aunque para clave de automatización, Pleo

Tecnología, automatizaciones, finanzas... ¿y sabes qué herramienta representa como nadie estos tres conceptos?

Pleo 👋

Es una solución de gastos que lleva la automatización de procesos por bandera que te permite:

• Automatizar el registro y control de gastos
• Escanear facturas para contabilizar
• Poner límites a las tarjetas de empresa, para que todos respeten automáticamente las políticas de gasto
• Hacer reembolsos automáticos
• Enviar los datos a tu programa de contabilidad automáticamente

Todo eso se traduce en productividad, ausencia de errores, control e información de mucho valor para todo CFO.

Sí, la gestión de gastos vía Pleo es el vivo ejemplo de la automatización financiera en toda regla 🙃