Así es cómo la gestión manual de los gastos está perjudicando a tu equipo

Lo creas o no, la mayor parte de las empresas todavía gestionan sus gastos como si viviésemos en el siglo pasado. O en el anterior.

Ocuparse de los gastos de forma manual es malo para tu negocio. Hasta hemos hecho las cuentas: una compañía de 10 empleados puede gastar más de 280 € al mes (más de 3.000 euros al año) en procesar las compras de su equipo.

Y eso sin mencionar la falta de control que conllevan estos gastos “manuales”. Porque si compartes una tarjeta en la oficina, es bastante difícil controlar quién ha comprado qué, por cuánto, cuando...

¿Lo peor? Que esto no solo afecta a tu cuenta de resultados, sino también a tus empleados.

Cuando tu equipo lleva la carga financiera

Entre las montañas de papeleo y los recibos perdidos durante años, es probable que tus empleados hayan pagado, paguen o pagarán de su bolsillo los gastos de trabajo. Y es que, en la mayoría de las empresas, el proceso de aprobación y reembolso de gastos es un asunto complicado.

Un estudio realizado por Barclaycard descubrió que los trabajadores del Reino Unido perdieron 962 millones de libras en 2018 debido a recibos extraviados y otros gastos no reclamados, lo que supone 123 libras por empleado. 

De los encuestados, el 48 % dijo que todavía está utilizando fondos personales para cubrir los gastos del negocio. Esto, sumado al hecho de que casi uno de cada diez dejó de pagar una tarjeta de crédito personal por un problema de reembolso, demuestra que el gasto manual deja a todos en pérdidas.

… y no suele reclamar la devolución de los gastos

Algunos empresarios podrían argumentar que es responsabilidad del empleado reclamar los gastos de la empresa. El citado estudio de Barclaycard llegó a la conclusión de que la razón más común por la que los empleados no reclamaban todos los gastos era porque eran "demasiado bajos para que mereciera la pena".

Una declaración reveladora que pone de manifiesto un problema aún mayor: la “molestia” a la hora de recuperar el propio dinero. Los gastos manuales hacen recaer casi toda la responsabilidad en el equipo, desde la aprobación para realizar una compra hasta el reporte preciso de todos los datos y la posible persecución de los reembolsos atrasados.

Aunque la responsabilidad fomenta la confianza dentro de los equipos, tus empleados nunca deberían sentir que están luchando con la dirección.

¿Y si el equipo no siente la confianza?

Tal vez tus empleados no adelanten dinero de su bolsillo… porque comparten una tarjeta de empresa. Y tienen que pedir permiso para cada compra, claro.

¿Sabías que la confianza en el entorno laboral aumenta la productividad? Según numerosos estudios de la universidad de Warwick, los empleados felices son un 12 % más productivos.

Es cierto que Pleo no puede cambiar todos los aspectos de la cultura de tu oficina, pero sí puede ayudarte a dar un paso en la dirección correcta. De hecho, hasta las compañías más punteras están cambiando su gestión.

Fíjate en el caso de Cobee. Su propio COO, Roberto Gómez, nos contaba esto hace un tiempo: 

El trabajo valioso y las distracciones no se llevan muy bien

Además de adelantar dinero de su bolsillo, la gestión manual de los gastos también tiene un coste a nivel tiempo. Tanto para la persona que tiene que rellenar el reporte y adjuntar los recibos como para el equipo financiero que debe revisarlo.

Una encuesta de la Global Business Travel Association (GBTA) descubrió que se tarda unos 20 minutos de media en rellenar una hoja de gastos. Y eso en el mejor de los casos… Porque la GBTA también descubrió que el error humano cuenta. Concretamente, un 20 %. Esa es la cifra de hojas de gastos que contienen errores.

Y si tenemos en cuenta que se tarda unos 18 minutos en corregir la nota de gastos, el consumo de tiempo y recursos ya es un tema serio, ¿verdad?

En uno de nuestros últimos estudios, detectamos que los administradores se ahorran 11,5 horas al mes de media en la gestión de gastos. Un día y medio para centrarse en lo que de verdad importa. 

La fricción entre los equipos por culpa de la gestión de gastos

Hasta el más amigable de los jefes puede caer víctima del llamado micromanagement al referirse a la gestión de gastos. En cierto modo, tiene una explicación: la revisión de los gastos no es una tarea cualquiera (y tampoco sencilla si se gestionan de forma manual).

Cuando se produce un error en una nota de gastos, empieza un tira y afloja entre el empleado y el departamento financiero. Y eso es frustrante para ambas partes, ya que tanto el empleado como los revisores deben volver a repetir el proceso… aunque se trate de un pequeño gasto.

El aumento del riesgo de fraude involuntario

En Reino Unido, el fraude en los gastos tiene un coste de 2.000 millones de libras al año. Sí, lo que acabas de leer.

Seguro que cuando piensas en “fraude” te imaginas un malvado plan para robar el dinero de la empresa. Sin embargo, ese no suele ser el caso.

Puede ser que alguien del equipo no sepa que su compra no es un gasto de empresa válido, o que esté tratando de aprovecharse. También puede tratarse de un error sin mala intención: un recibo duplicado, una cantidad mal escrita…

Los errores humanos nos hacen humanos. Eso sí, también dificultan el trabajo del equipo financiero. Por eso, la automatización es una buena solución.

Por qué la automatización puede ayudarte a gestionar los gastos

Si has llegado hasta aquí, te habrás dado cuenta de que pasar y revisar gastos no es divertido. De hecho, el estudio de Barclaycard encontró que los trabajadores prefieren visitar a los suegros, planchar o limpiar la casa antes que pasar sus gastos.

Sin embargo, se trata de una gestión vital para muchos negocios. Lo cual no quiere decir que tenga que ser un trabajo complicado.

Con Pleo puedes automatizar todo el proceso de gestión de gastos. Los recibos se capturan en cuanto se utilizan las tarjetas. Las compras se categorizan al instante y los administradores tienen visibilidad de todo el gasto en tiempo real.

La automatización no solo significa que se acabó el adelantar dinero por parte de tus empleados, sino también más control sobre quién está haciendo los gastos y para qué. Y con la visibilidad en tiempo real, puedes descansar tranquilamente sabiendo que todo está siendo contabilizado.

Así que, ¿por qué no reservas una llamada y te contamos más?