Organizar el departamento financiero para el trabajo del futuro

Érase una vez un departamento tan temido como necesitado. Un clásico a la medida de grandes y pequeños organigramas, cuyas funciones a veces caben en una mesa y en otras en toda una planta. Y cuyo idioma, por supuesto, se compone de ingresos y gastos.

Seguro que este cuento te lo conoces. Hasta puede que lo protagonices o lo dirijas (o ambas). Pero, como seguramente te has dado cuenta, vivimos en un mundo que cambia constantemente. Y el departamento financiero no escapa a estos cambios.

En este artículo no encontrarás un tedioso listado con las típicas funciones para este área de la empresa. Estamos seguros de que esas te las conoces bien. Lo que sí encontrarás son algunos consejos y tendencias para llevar tu departamento financiero al futuro.

¿Qué hace un departamento financiero?

Vamos a empezar por lo sencillo: se trata del departamento que gestiona la economía de una empresa. Bueno, quizá no es tan sencillo.

Para pequeñas empresas, suele tratarse de un solo profesional que integra también gestiones administrativas y contables. En el caso de medianas y grandes compañías, es un departamento que puede convivir con otros como contabilidad o administración, e incluso integrarlos.

Entre los roles que forman parte del departamento financiero, podemos encontrar desde el propio director financiero a otros como contables, auditores, responsables de fiscalidad, tesoreros o controllers.

Sus funciones van desde las más estratégicas, como planificar y revisar los presupuestos de la compañía, a otras más operativas (pero no menos importantes) como el pago de las nóminas. Por cierto, ¿sabías que en muchas ocasiones el pago de las nóminas se realiza transferencia a transferencia?

Claves para los departamentos financieros que vienen

A continuación, te dejamos algunas de las claves para el futuro de uno de los departamentos más importantes en la empresa.

Evita procesos manuales y ahorra tiempo

Un buen punto de partida para modernizar tu departamento financiero es sacar tiempo para pensar y reflexionar. Y la mejor forma de lograrlo es identificando y automatizando las tareas manuales que no aportan valor añadido.

De hecho, auditar estos procesos manuales puede darte una ventaja competitiva. Según el último informe de Oracle & Brainyard, “El rol del CFO”, la mayoría de los directores financieros emplean una media de 2,24 horas al día en el uso de hojas de cálculo.

Un buen ejemplo de procesos fácilmente automatizables es la gestión de los gastos de empresa. Según un informe realizado por la consultora YouGov, el 46 % de los departamentos financieros emplea más de dos días en la gestión de notas de gastos. Y el 34 % de los departamentos españoles califica el proceso de “ineficiente, tedioso o una pérdida de tiempo”

En Pleo creemos que ese tiempo puede dedicarse a tareas más importantes. Por eso nuestra solución automatizada de gastos está diseñada para aumentar tu productividad, reduciendo esta gestión a menos de una hora por semana.

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Nuevas tecnologías, mejores experiencias

Está claro que la nueva normalidad requiere de algunos cambios. El teletrabajo ha llegado para quedarse, pero requiere que nuestras rutinas profesionales se adapten.

Asegúrate de que tu equipo cuenta con las herramientas adecuadas para desempeñar su trabajo de forma 100 % remota. Te dejamos algunas sugerencias:

• Herramientas de comunicación síncrona y asíncrona, como Microsoft Teams, Slack o Zoom (consejo si usas Zoom: revisa los filtros antes de entrar a una reunión).
• Herramientas de gestión de tareas como Notion, Trello o Asana. Darán visibilidad a todo el equipo sobre lo que está en marcha.
• Herramientas para optimizar las agendas. Un uso adecuado del calendario o de herramientas como Calendly harán que tu equipo puede reservarse periodos para concentrarse en tareas concretas sin reuniones (o al revés).

Además, la digitalización del departamento también facilita el trabajo en remoto. Piensa por ejemplo en la gestión de las notas de gasto y los tickets asociados. Si usas una herramienta homologada como Pleo, podrás digitalizarlos y olvidarte del papeleo para siempre. Se acabaron las carpetas a rebosar o tener que consultar archivadores de cara a una auditoría. ¡Todo está en la nube!

Cambia las formas de retribuir

Modernizar tu departamento financiero también conlleva plantar cara a procesos establecidos que a todos nos parecen naturales… y tal vez no lo sean tanto.

En lo que respecta a la remuneración de los trabajadores, ¿has pensando en que puede ocurrir más de una vez al mes? Soluciones como Payflow plantean un cambio en la forma de cobrar para eliminar entre los empleados y la empresa. Con esta plataforma, los trabajadores pueden controlar su sueldo y cobrar lo que han generado cuando lo necesiten.

Y hablando de procesos con impacto en toda la empresa, Cobee es otra alternativa que se focaliza en la gestión del plan de beneficios de los empleados. De hecho, lo automatiza para que los trabajadores puedan consumir sus beneficios directamente desde su nómina, logrando un beneficio fiscal. Y tu departamento (y también el de recursos humanos) se ahorra tareas administrativas.

Apuesta por el equilibrio entre control y autonomía

Admitámoslo: no se puede controlar todo. Es más, no es necesario. En muchas ocasiones, un control excesivo sobre las tareas en marcha puede acabar creando cuellos de botella.

Esto es algo sabido también por los directores financieros. Según el informe realizado por Oracle y Brainyard, mejorar el reporting y la visibilidad es una prioridad para muchos de ellos.

De hecho, el 55 % de los CFOs están priorizando las soluciones para agilizar y mejorar el reporte, mientras que el 41 % apuesta por un aumento de la visibilidad de los datos.

Además, el 52 % de los directores financieros cree que este tipo de softwares será el primer o segundo catalizador del cambio en los próximos años. Y el 91 % cree que este tipo de tecnologías cambiará el departamento financiero para mejor.

Pleo es una de estas soluciones, ya que proporciona una completa visibilidad de los gastos de la empresa en tiempo real y permite además ajustar límites de gasto.

Hay vida más allá del departamento financiero

Trabajar en el departamento financiero proporciona una gran visibilidad sobre la compañía. Al fin y al cabo, se trata del área que monitoriza cómo la empresa obtiene y gestiona sus recursos.

Tanto si diriges el departamento como si formas parte de él, anímate a descubrir otras áreas y procesos de tu compañía. La experiencia te enriquecerá y ayudará a hacer mejor tu trabajo.

Contar con la opinión de un financiero en un brainstorming puede ser genial para afinar las mejores ideas. Tu experiencia sobre costes puede ayudar a diseñar mejores rutas comerciales. Seguro que descubres nuevos procesos que puedes ayudar a optimizar.

Y tú, ¿tienes algún consejo para modernizar los departamentos financieros? Compártelo con nosotros etiquetando a Pleo en las redes sociales.