Pourquoi et comment un processus e-procurement aide-t-il le DAF de PME au quotidien ?

DAF de PME, vous recherchez en permanence des axes d’amélioration continue pour le pilotage financier de l’entreprise. Parmi les outils stratégiques, l’e-procurement présente de multiples atouts, tant pour les managers opérationnels de la supply chain que pour les services comptabilité et gestion. Cet article vous détaille tous les avantages que comporte ce processus pour votre métier. Nous expliquons également comment une direction financière peut participer efficacement à son déploiement.

1 - Qu’est-ce qu’un processus d’e-procurement dans une entreprise ?

"E-procurement" ou "approvisionnement en ligne", le concept recouvre un ensemble de fonctions gérées de manière dématérialisée en B2B. Voici ce qu’il comprend en général dans une entreprise qui l’exploite au maximum.

1.1 - Définition du e-procurement

Ce terme anglo-saxon comporte deux notions, celle de l’électronique avec le "e" et celle "d’approvisionner" avec le verbe "to procure". C’est donc un concept de pilotage des achats en ligne, de manière dématérialisée. Il va bien au-delà de la gestion des contrats ou appels d’offres. En effet, il inclut l’ensemble des processus d’une chaîne approvisionnement. C’est par conséquent, un fonctionnement qui bouleverse les modes de gestion classiques avec un traitement numérique intégral. Il concerne tant les services achat, approvisionnement que comptabilité ou contrôle de gestion.

1.2 - Fonctionnalités de ce processus pour des achats et approvisionnements dématérialisés

Voici les étapes d’un processus Procure to Pay qui peuvent se gérer sur une plateforme d’e-procurement :

• sélection des produits dans le catalogue des fournisseurs et veille ;
• création, approbation et envoi d’une commande fournisseur ;
• suivi de la livraison et rapprochement avec la commande ;
• contrôle de la facture fournisseur avec le rapprochement des bons de réception valorisés au tarif commande avec la facture ;
• approbation de la facture ;
• suivi du paiement des achats en ligne ;
• outils d’analyse des dépenses et reporting.

Beaucoup de solutions d’e-procurement complètent leur offre par de l’e-sourcing, afin de pouvoir gérer en amont des commandes, le sourcing fournisseur, les contrats, les commandes cadres, etc. D’autres logiciels s’appellent Source to Pay (S2P), car ils intègrent l’ensemble des actions d’une chaîne achat et approvisionnement, soit l’e-sourcing et l’e-procurement.

2 - Les avantages de l’e-procurement pour la gestion financière en PME

Par l’ampleur des transactions couvertes dans une entreprise ainsi que sa dématérialisation complète, l’e-procurement apporte beaucoup d’efficacité et de lisibilité au pilotage financier du DAF.

2.1 - Une contribution au suivi et à la réduction des coûts de l’entreprise

D’une part, la digitalisation des tâches administratives fait indéniablement gagner du temps. Or, le temps c’est de l’argent. S’y ajoute la diminution des coûts de l’ensemble de la chaîne approvisionnement. En effet, avec un système e-procurement, tous les acteurs disposent de données sur les produits en temps réel. Ils visualisent aussi l’état des stocks, les prix, etc. Cette forte visibilité des informations aide à effectuer les meilleurs choix pour chaque commande. Ceci contribue à optimiser les coûts des produits achetés ainsi que les niveaux de stocks.

2.2 - Une accélération et une optimisation du processus approvisionnement et achat (P2P)

Une plateforme e-procurement présente l’avantage de concentrer toutes les opérations d’achat et d’approvisionnement en un lieu dématérialisé. En supprimant le papier, les acteurs interagissent. Ils consultent et analysent les mêmes informations et données, stockées à un endroit unique.

Comme toutes les actions de dématérialisation dans la PME, ces systèmes accélèrent le suivi administratif, tant pour les acheteurs, les approvisionneurs que les comptables. C’est l’ensemble des transactions du processus Procure to Pay (P2P) qui va plus vite. Les délais se raccourcissent, de la commande au paiement.

2.3 - Une amélioration du contrôle financier et une réduction des risques

La dématérialisation des transactions aide à sécuriser les processus et les flux financiers. Elle se complète par de l’automatisation comme le rapprochement des commandes, livraisons, réceptions en stock puis des factures. Ce système réduit donc les risques d’erreurs s’il s’exécute sur la base de procédures et de workflows clairs et partagés. L’e-procurement contribue à fiabiliser les transactions et à améliorer le pilotage financier.

2.4 - Une meilleure visibilité du poste achat, des coûts et des flux de trésorerie

En outre, les solutions d’approvisionnement en ligne comportent généralement des outils de reporting des dépenses. Le DAF de PME peut donc s’appuyer sur l’e-procurement pour suivre les charges et achats de l’entreprise finement. Il peut accéder facilement à un produit ou aux données d’un fournisseur.

Lors de l’analyse des résultats financiers, il obtient rapidement le détail des transactions, pour chaque chiffre du tableau de bord des achats. Avec ce système, il réalise aisément le contrôle budgétaire d’un service achat. Il suit certains produits sensibles, stratégiques ou dont les prix fluctuent fortement.

3 - Déploiement de l’e-procurement en PME : les bonnes pratiques pour le DAF

Dans une PME, les circuits de décision sont courts. En outre, les équipes pour piloter un projet e-procurement s’avèrent souvent restreintes. C’est une opportunité pour le DAF de prendre sa place, voire le lead, pour le déploiement d’un tel outil.

3.1 - Évaluation des besoins : du sourcing des fournisseurs à la réception des factures

Le DAF, par sa connaissance de l’entreprise, occupe la place idéale pour analyser les besoins, conjointement avec les responsables opérationnels de la supply chain. Si la PME dispose d’un ERP, l’éditeur offre généralement des solutions d’e-procurement.

Pour une activité du type e-commerce, choisir une marketplace convient également pour réaliser de l’e-procurement. L’entreprise regroupe ainsi l’ensemble des achats et ventes sur une même place de marché. Les sociétés dans le secteur de la production retiennent plutôt une solution qui associe e-sourcing et e-procurement afin de digitaliser tout le P2P et de piloter les coûts.

3.2 - Adaptation du contrôle interne aux processus P2P en ligne

Une fois choisie la plateforme e-procurement ou le logiciel Source to Pay, le directeur financier de PME se charge d’adapter les workflows et les procédures aux nouveaux outils. C’est généralement le garant du contrôle interne dans ces petites et moyennes entreprises. Il veille au bon fonctionnement des processus d’e-procurement et donc du business. Il est en outre souvent chargé du pilotage des risques afin de les contenir ou de les couvrir. Tout changement ou ajout de logiciel implique ainsi de passer en revue les procédures écrites de la fonction achat-approvisionnement des entreprises.

3.3 - Formation et information des équipes au e-procurement

Enfin, le DAF de PME veille aussi à bien communiquer lors de l’implémentation d’un système d’approvisionnement sur le Web. Passer d’une culture parfois encore papier à un processus d’achats totalement dématérialisé suppose en effet de conduire le changement. Formations et informations dans les entreprises aident à rassurer les équipes dans leur prise en main de l’outil.

C’est aussi une opportunité d’accroître les échanges entre les services afin de mieux comprendre les besoins et contraintes des uns et des autres. Enfin, lors de ces formations, le DAF explique à l’acheteur comme à l’approvisionneur le suivi des coûts ainsi que les types de reportings disponibles dans le nouveau système mis en place.

L’e-procurement fait partie des processus en ligne incontournables à l’heure du tout électronique, tant pour les achats fournisseurs que pour les approvisionnements. Les petites et moyennes entreprises ne sont pas en reste. Quel que soit le secteur d’activité ou le business model, le DAF a tout à gagner à prendre en charge l’implémentation d’une telle solution, marketplace, plateforme ou logiciel. L’e-procurement offre des services qui contribuent à optimiser la visibilité et le pilotage financier. Chez Pleo, nous proposons une solution simple, numérique et complète pour gérer toutes vos dépenses professionnelles en un seul endroit. Envie d’en découvrir plus ? Rencontrons-nous lors d’une démo de notre plateforme.