Qu'est-ce qu’une facture électronique ?

Le processus de facturation manuelle est fastidieux, répétitif et surtout une perte de temps. C’est pour cette raison que la facture électronique s’est depuis plusieurs années démocratisée et s’impose de plus en plus comme une évidence au sein des entreprises. On note que le coût de traitement moyen de la facture est divisé par trois lorsque la facture est traitée électroniquement. Si en 2022, seulement 39% des entreprises ont structuré plus de 50% de leurs factures dans un format électronique, cette numérisation est cependant en passe de devenir obligatoire pour tous. Voici les dates clés à retenir quant à cette transition :

• Depuis le 1er janvier 2020, la facturation électronique est une obligation pour les entreprises émettant des factures destinées à leurs clients du secteur public. 
• A partir du 1er septembre 2026 les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront émettre leurs factures de manière électronique.
• A partir du 1er septembre 2027 les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises devront émettre leurs factures de manière électronique.

Ces obligations varient aussi d’un pays à un autre. Dans notre article La facturation électronique est là : Voici ce que vous devez savoir, vous pourrez découvrir les différents types de régulations mis en place.

Définition d’une facture électronique 

 Il est important de bien faire la distinction entre facture électronique et facture numérisée. La facture dématérialisée est une facture papier qui est scannée pour faciliter le stockage, l’archivage ou l’envoi. C’est une simple image numérique. Quant à la facture électronique, elle est créée, envoyée, reçue et conservée sous forme électronique, dans les conditions légales en vigueur. Elle tient lieu de facture d’origine. Les informations et mentions obligatoires d’une facture électronique doivent être les mêmes que celles d’une facture-papier. En d’autres termes, le processus de facturation doit être électronique de bout en bout pour être traité automatiquement par les systèmes informatiques.

Pleo est un exemple parfait de plateforme pour facture électronique. Retrouvez les différentes étapes de la facture simplifiée qu’offre Pleo.

Quels sont les critères d’une facture électronique ?

Les critères d’une facture électronique sont les mêmes que ceux d’une facture papier, à savoir :

• Date
• Numéro de facture
• Identités de l’émetteur et du destinataire
• Désignation du produit ou du service
• Quantité
• Numéro et taux de TVA
• Date de la vente ou de la prestation
• Montant HT et TTC et pénalités prévues en cas de retard de paiement.

Les factures électroniques correspondant à des transactions réalisées entre assujettis à la TVA devront comporter de nouvelles mentions obligatoires. Elles engloberont les informations suivantes :

• Numéro SIREN de l'entreprise assujettie à la TVA et de son client.
• Adresse de livraison si différente de l'adresse du client.
• Informations détaillant la catégorie de transactions donnant lieu à une facture électronique : livraison de biens, prestation de services ou opération mixte.
• Option pour le paiement de la taxe d'après les débits, le cas échéant.

Quels sont les atouts de la facturation électronique ?

Comme toutes transitions, il y a toujours des ajustements. Ces prochaines années, les entreprises auront le temps d’apprendre et de s’adapter à ce nouveau processus avant qu’il ne devienne obligatoire. Une chose est certaine, cette nouvelle réforme montre surtout des avantages. En voici la liste : 

Comment créer une facture électronique ? Quel mode de transmission ?

Les factures électroniques seront adressées aux clients par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation. Il pourra s’agir du portail public de facturation (PPF type Chorus Pro) ou d’une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP). Les clients et les fournisseurs pourront choisir la même plateforme de dématérialisation ou opter pour une plateforme distincte. 

Voici les détails des différentes options disponibles :

• Le portail public de facturation (PPF) est la plateforme principale mise en place par l’État. Elle fonctionne via le programme Chorus Pro qui sera le pivot du dispositif pour recevoir l’ensemble des données relatives aux transactions. Certaines entreprises sous contrat avec l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics, utilisent déjà le portail public de facturation Chorus Pro pour leur facturation sous format dématérialisé.
• Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) agréées par l’administration fiscale seront l’interface entre les entreprises et l’administration. Les données transiteront par le PPF Chorus Pro avant d’être communiqués à l'administration fiscale.
• Les opérateurs de dématérialisation (OD) qui auront un mandat les autorisant à déposer les factures sur la plateforme officielle de l’État.  

Quels sont les différents formats pour la facture électronique?

Les fichiers devront être transmis et reçus dans l’un des formats suivants afin que les données de la facture soient lisibles par l'administration fiscale :

• Un fichier PDF avec un fichier structuré au format XML (Factur-X par exemple) 
• Une facture transmise au moyen d’un message structuré EDI, UBL, CII ou Edifact (mais, dans ce dernier cas, uniquement avec l’intervention d’une PDP) 
• Une facture en format PDF dit “natif” (soit un fichier PDF sans XML associé et directement issu du système d’information de l’entreprise), cette dernière solution ayant vocation à n’être offerte qu’à titre transitoire, sauf recours à une PDP.

Enfin, un annuaire centralisé sera créé regroupant tous les numéros SIREN permettant ainsi l’identification de l’ensemble des émetteurs et destinataires des factures avec, pour chaque entreprise, la PDP qu’elle aura éventuellement choisie.

Y a-t-il des risques de sanctions ?

 Oui sachant que la facture électronique deviendra obligatoire dans les années à venir, des sanctions spécifiques seront appliquées en cas de non-respect de cette nouvelle réforme.

Pour le processus de la facturation électronique :

• Si l’entreprise n'émet pas sa facture électroniquement, elle sera sanctionnée par une amende de 15 euros par facture non émise avec un plafond de 15 000 euros par année civile.
• Si un opérateur de plateforme de dématérialisation oublie de transmettre les données il recevra une amende de 15 euros par facture sans pouvoir excéder 45 000 euros par année civile.

Pour l’obligation de transmission des données des transactions et de paiement :

• Le non-respect de l’obligation de transmission des données pourra entraîner une amende de 250 € par défaut de transmission, avec un plafond mais ne peut excéder 15 000 euros par année civile.
• Le non-respect de ses obligations par un opérateur de plateforme de dématérialisation donne lieu à une amende de 750 euros par transmission plafonnée à 45 000 euros par année civile pour chacune des deux obligations. 

L’entreprise est dispensée de ces sanctions si c’est sa première infraction au cours d’une année civile et des trois années précédentes et à la condition que l’infraction soit régularisée directement ou dans les 30 jours suivants la première demande de l’administration.

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