Kravet på bevarande av räkenskapsinformation i original avskaffas

Du, precis som de flesta andra, tycker förmodligen inte att det är speciellt roligt att hantera kvitton och pappersfakturor. Vi har alla rotat igenom väskor för att hitta skrynkliga kvitton från månader tillbaka. Manuell hantering tar tid, och är lätt att glömma bort. 

Som tur är har digitala lösningar gjort det mycket enklare att registrera utlägg. Däremot har det fram tills nu varit krav på att företag ska ta hand om papperskvitton och fakturor. Genom regeringens förslag om att avskaffa kravet på bevarande av räkenskapsinformation i original kan det nu bli ändring på det.

Följ ärendet för den aktuella processen och status på Rikstagens webbplats här

Det ligger bakom förslaget

Regeringen lämnade i början av året ett förslag om att avskaffa kravet för lagring av räkenskapsmaterial i pappersformat. Det här innebär att företag inte längre behöver papperskopior om materialet har digitaliserats. Det går med andra ord att endast lagra dokument i digitalt format, likt e-fakturor.

Vidare föreslås även en uppdatering av reglerna för kombiuppdrag, där företag anlitar samma revisionsbyrå för både bokföringshjälp och revision. Den nuvarande regleringen anses vara svår att tillämpa i dagens moderna kontext. Det föreslagna ändringsförslaget syftar till att göra det enklare för företag att anlita en revisor, samtidigt som de kan dra nytta av de mest effektiva tekniska lösningarna för sin bokföring. 

Hur har reglerna sett ut fram tills nu? 

Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation i dagsläget arkiveras i sju år, och den ska bevaras i den form som den togs emot. Om du mottar ett dokument i pappersformat ska det också arkiveras i pappersform, medan elektroniskt mottagen information ska arkiveras elektroniskt. Det är inte tillåtet att skanna pappersfakturor och sedan göra sig av med originalet när allt är skannat. På samma sätt är det inte heller okej att skriva ut elektroniska fakturor och endast arkivera dem på papper; de måste även arkiveras digitalt.  Om du väljer att skanna in en pappersfaktura säger bokföringslagen att endast originalet behöver arkiveras i tre år, medan den skannade kopian måste bevaras i sju år. 

Vilka är fördelarna med avskaffande av papperskravet? 

Den naturliga progressionen av teknikutvecklingen har lett till att företag i allt högre grad digitaliserar sin bokföring. Många tar emot räkenskapsmaterial i pappersform, såsom leverantörsfakturor och kvitton, eller skapar själva räkenskapsmaterial i pappersform för att sedan digitalisera det.

Det här minskar behovet av fysiskt utrymme att bevara dokumenten på, och hjälper företag spara pengar som annars skulle använts för arkivering och förvaring av dokument. 

Det öppnar också upp möjligheter för redovisningskonsulter och ekonomiexperter att utmana och förnya sina arbetsprocesser genom att omfamna tekniska verktyg som automatiserar processerna. Pleo är ett exempel på ett verktyg för digital utgiftshantering. Med Pleo kan du samla, behandla, godkänna, betala och bokföra fakturor – allt på ett och samma ställe. 

Förväntade effekter och tidsplan för lagändringarna

De föreslagna lagändringarna förväntas träda i kraft den 1 juli 2024. I den här övergången är det mycket viktigt att redovisningskonsulter och ekonomiexperter väljer rätt utläggshanteringsverktyg för att hantera räkenskapsinformation.