Prenumerationer och abonnemang: Så hanterar företagen utgifterna

SaaS, e-handel och flexibelt arbete har inneburit att prenumerationer och abonnemangstjänster har blivit extra viktiga för företag.

Att skapa ordning och reda bland prenumerationerna är en skön känsla – att veta exakt vem som betalar för vad, och varför.

Men om du ska vara ärlig, hur ofta infinner sig känslan av kontroll när det kommer till företagets prenumerationer? För vissa kan hanteringen av de egna prenumerationerna räcka som garanti för begynnande huvudvärk (skyldig).

Vi har tagit reda på hur det egentligen ser ut ute hos våra kunder. Vilka tjänster och verktyg prenumereras det på, vem har rätt att registrera nya prenumerationer och vilka problem uppstår kring det här?

I slutet av inlägget kommer vi med ett stort avslöjande om vad vi själva sysslar med när ingen ser...

Prenumerationer och abonnemang köps av alla

Vem som har befogenhet att registrera nya prenumerationer och abonnemang ser olika ut på olika företag.

Men det verkar inte finnas några strikta regler kring vem som köper nya abonnemang på varor och tjänster bland företagen vi har pratat med. Ekonomiavdelningar, chefer, VD:ar, IT-ansvariga, slutanvändare – det vi kan konstatera är att det inte sköts centralt.

Det kan vi förstå – få VD:ar har tid att se över vilka programvaror och tjänster varje enskild medarbetare använder, eller hur?

Särskilt med tanke på hur många prenumerationer folk tenderar att ha.

De flesta har 1–15 prenumerationer

87% av administratörerna och slutanvändarna som vi frågade har mellan 1 och 15 prenumerationer, där majoriteten har över 10.

Vilken bransch och hur stort företag du jobbar på påverkar förstås antalet en del. Företag med fler än 50 anställda svarade till exempel oftare än andra att de hade mellan 41–100 prenumerationer.

Och 3% av de tillfrågade uppgav att deras företag hanterar totalt 91–100 prenumerationer i nuläget.

Prenumerationer och abonnemang har förändrat mycket...

Det är tydligt att prenumerationer har förändrat hur verksamheter jobbar nuförtiden. Självklart lockar det att betala 99 kronor i månaden istället för att betala en stor klumpsumma på en gång.

Men totalkostnaden för prenumerationerna blir ofta hög.

Prenumerationskostnaderna står för åtminstone en tredjedel av företagets utgifter i 65% av företagen vi pratade med.

Samtidigt var det inte lika viktigt för de 33% som uppgav att prenumerationskostnaderna stod för 0–10% av företagets utgifter.

14% av de tillfrågade sade att prenumerationer utgör över 60% av deras totala utgifter.

… men det är svårt att hålla reda på dem

Vi fick se ett tydligt tecken på att det saknas en tydlig översikt över prenumerationer bland företagen överlag.

Det visade sig nämligen att hela 15% av de tillfrågade inte hade någon aning om hur mycket deras företag spenderade på prenumerationer och abonnemang.

35% av administratörerna tycker också att det är svårt att hålla koll på utgifter mellan olika avdelningar.

IT-avdelningen står för flest prenumerationer

Software-as-a-service har varit en uppåtgående trend senaste åren, och det kom inte som någon överraskning att IT-avdelningen står för flest prenumerationer.

Seriöst, kolla in.

Och det är precis som det ska vara.

Vem är det egentligen som sköter allt som rör Slack, Zoom och Adobe-planer, och som ser till att nykomlingar kommer igång med allt tekniskt?

Och hela senaste året, vilket team löste så att alla fick tillgång till rätt programvaror och tjänster för att kunna jobba hemma?

Och prenumerationerna rör sig oftast inom kategorierna...

Programvaror. Webbhotell. Molnlagring. Telefon och bredband. 

De kategorierna dominerar utgifterna för prenumerationer i moderna företag.

Men visst förekommer gamla klassiker också.

Matleveranser, kontorstjänster, bokföringstjänster. Sådant som företag i alla tider (nåja) har nyttjat för att driva verksamheter framåt. Långt innan den digitala eran.

Vilka förändringar drömmer administratörerna om?

Vi har sett hur viktiga prenumerationer av olika slag är. Vi har också sett hur ansvarsfördelningen (både vad gäller registrering och betalning) kring prenumerationer varierar.

Men hur kan vi göra den här typen av utgifter mer tydliga?

65% säger att det är viktigt att få veta totalkostnaden för alla prenumerationer inom företaget.

53% är också bekymrade över dubbelregistreringar, och 48% skulle vilja få en bättre inblick i vad varje betalning egentligen går till.

49% säger att en översikt över alla prenumerationer är det absolut viktigaste för dem.

Åh, om vi bara kunde hjälpa till på något sätt... Eller vänta. Det kan vi ju.

Goda nyheter! Vår Prenumerationsöversikt är (nästan) här

Just nu jobbar vi hårt med att utveckla en Prenumerationsöversikt, där alla företagets prenumerationer och abonnemang samlas på ett och samma ställe.

Dina medarbetare kommer enkelt att kunna skaffa de prenumerationer på tjänster och verktyg de behöver, samtidigt som administratörerna får total insyn i varje återkommande köp. Inga fler dubbelbetalningar alltså. Och du upptäcker snabbt vilka prenumerationer som faktiskt används och vilka som bara kostar företaget onödigt mycket pengar varje månad.

Vi betatestar funktionen just nu, men snart får våra kunder ta del av den.

Så oavsett om du har 1–15 prenumerationer eller 91–100 prenumerationer i rullning, kan du snart få ordning på hela högen.