Skapa din egen utgiftspolicy med Pleo

En utgiftspolicy som utformas på rätt sätt kan snabbt bli en av företagets viktigaste och mest användbara dokument.

Men många drar sig för att göra en på grund av tidsbrist.

Därför har vi byggt ett verktyg där du kan skapa en egen utgiftspolicy – på bara några minuter. Med verktyget kan du snabbt få ihop en tydlig överblick över vilka regler och riktlinjer ditt företag har kring jobbrelaterade utgifter.

Vad är en utgiftspolicy?

Oavsett storlek på ditt företag kommer dina medarbetare någon gång att behöva köpa saker i jobbet.

Det kan handla om fika till ett möte, en biljett till en konferens, en digital tjänst eller en ny laddkabel. Vid något tillfälle kommer dina medarbetare behöva ta beslut om vad som är ok att köpa och inte.

I takt med att företaget växer blir de situationerna svårare att hantera. Från att ha varit något som "kan vara bra att ha" förvandlas snart utgiftspolicyn till ett måste – om du inte vill släppa tyglarna fria helt och hållet förstås.

Den innehåller inte bara beloppsgränser, utan även vilka betalningsmetoder företaget föredrar och vilka leverantörer du vill att medarbetarna ska välja i första hand.

En typisk policy innehåller förmodligen information om maxpriset för en hotellnatt, vilken typ av gåvor som är ok och om företaget står för eventuella parkeringsböter som uppstår under jobbresor.

Men med hjälp av en tydlig utgiftspolicy kan du skapa goda vanor, undvika friktion mellan företaget och medarbetarna och, framför allt, spara pengar.

Därför behöver ditt team en policy

Utgiftskontroll

Utgiftspolicyn syfte är framför allt att tydliggöra hur mycket pengar medarbetarna får spendera i jobbet.

Det är användbart för de flesta, oavsett om du vanligtvis köper kontorsfika en gång i månaden eller nya datorer och andra teknikprylar till hela företaget. Ett maxbelopp ger alltid en bra riktlinje att gå efter.

Se till att alla förstår

Missnöje kan lätt uppstå om du inte hanterar medarbetarnas utgifter rätt. Genom att etablera en utgiftspolicy som täcker hela företaget skapar du en trygg grund för alla, från högsta chefen och nedåt.

Om utgiftspolicyn är rättvist utformad kommer också risken för att någon bryter mot den att minska.

Planera för framtiden

När du har en tydlig utgiftspolicy att utgå ifrån, blir det enklare för ekonomiavdelningen att sätta budgetar som håller. Genom att granska hur medarbetarna förhåller sig till utgiftspolicyn kan du också upptäcka områden där företaget kan spara in.

Om du har satt en frukostbudget på 100 kronor, men de flesta bara köper en macka för 25 kronor på väg till jobbet, kan det vara värt att uppdatera policyn.

Minska risken för bedrägeri

Internbedrägerier är ett tråkigt ämne att ta upp i det här sammanhanget, men det behövs trots allt.

En utgiftspolicy ger medarbetare något att utgå ifrån när de behöver köpa saker i jobbet. Men det betyder också att de kan behöva stå till svars om de går emot vad som står i den.

Så skriver du en bra utgiftspolicy

Vårt verktyg för att skapa en utgiftspolicy sköter det här rätt bra, men innan du sätter igång kan det vara bra att förbereda dig lite extra.

Håll det kort. Utgiftspolicyn kommer att läsas av alla på företaget, så se till att den är enkel att förstå. Undvik krångliga ord och ekonomiska termer.

Be om input från ditt team. Vi snackar inte om någon stor enkätundersökning (eller det kanske hade varit kul?), men det är alltid bra att ha medarbetarna med sig i den här typen av frågor. Hör efter med teamledare och andra nyckelpersoner – låter 1 000 kronor per hotellnatt rimligt?

Var inte för hård. Du behöver inte berätta vad som händer om medarbetarna inte håller sig till utgiftspolicyn. Presentera helt enkelt företagets riktlinjer för utgifter på ett neutralt sätt. Om problem skulle uppstå – ta det då.

Se till att policyn är uppdaterad. Om era företagsrelaterade inköp förändras (expanderar till nya marknader eller byter leverantörer till exempel), uppdatera policyn så att alla alltid vet vad som gäller.

Låt utgiftspolicyn vara lättillgänglig. Förr i tiden skrevs utgiftspolicyn ofta ut på papper, för att sedan ligga och damma i någon hylla ingen någonsin gick förbi. Idag vill du förstås se till att utgiftspolicyn finns tillgänglig för alla, så förvara den online så att medarbetarna hittar den när de behöver.

Det här ingår i utgiftspolicyn du skapar med Pleos verktyg

Logi

Resor i jobbet är vardag för många – men hur mycket får dina medarbetare spendera på resande fot? Hur mycket får en tågbiljett kosta? Föredrar du någon speciell hotellkedja?

Mat

Täcker företaget frukost, lunch och middag? Hur mycket får isåfall varje måltid kosta? Beskriv gärna vem i teamet som ska betala, hur mycket dricks som får lämnas och när det är ok att bjuda kunder och inte.

Transport

Här pratar vi inte bara om milersättning, även om det utgör en viktig del i de flesta företags utgiftspolicys. Under transportdelen bör också beloppsgränser för flygresor, taxiresor och kollektivtrafik ingå.

Konferenser & Event

Bestäm hur mycket varje medarbetare får lägga på konferenser och event per år. Eftersom inträdesbiljetter till konferenser kan variera mycket i pris är det en smart idé ange beloppet mellan tummen och pekfingret.

Distansarbete

Sedan ett par år tillbaka har många företag lagt mycket pengar på att få distansarbete att fungera sömlöst. Var tydlig med vad som ingår för hemmakontoret – ergonomiska möbler, bra belysning och smarta molntjänster till exempel.

Gåvor och blombud

Det är alltid en bra idé att skämma bort kunder och medarbetare med gåvor och presenter – men hur mycket pengar är lagom att spendera? Vad gäller när någon i teamet får barn... eller du bara vill visa uppskattning i en extra tuff period?

Känner du dig redo att skapa din egen utgiftspolicy nu? Här hittar du Pleos gratisverktyg.