Spring videre til indhold

Er du Pleo partner? Så deltag i vores webinar [Overhold den nye bogføringslov med hjælp fra Pleo]

Book en demo
It pays to watch your spending

Startup-virksomheder har mange omkostninger. For det første er de lige begyndt at drive deres virksomhed, hvilket i sig selv kræver en startkapital på mindst 40.000 kr. ved en ApS-virksomhed og mindst 400.000 kr. ved et anpartsselskab (en enkeltmandsvirksomhed har intet krav til startkapital, men du hæfter personligt for hele forretningen).

Udover selve stiftelsen af virksomheden kommer der selvfølgelig også udgifter til kontorlokaler, marketing, lønninger, forsikringer, software og alt derimellem. Og efterhånden som din virksomhed vokser, vil tingene kun blive dyrere – især når man tager de stigende leveomkostninger i betragtning.

Så uanset hvilken virksomhedstype, du har stablet på benene, er det en god idé at passe godt på pengene og skære ned, hvor du kan.

Herunder får du vores seks tips til at holde dine omkostninger nede, så du giver din nystartede virksomhed den bedst mulige chance for succes.

1. Lav en rejsepolitik

Forretningsrejser er stort set tilbage til det samme niveau som før COVID-19, selvom mange ting dog har ændret sig undervejs. 

En af vores seneste kundeundersøgelser viste faktisk, at forretningsrejser har genvundet sin plads i toppen som en af de største forbrugskategorier og står nu i gennemsnit for mellem 20 og 30 procent af det samlede af virksomhedernes forbrug.

En rejsepolitk hjælper med at sikre, at alle i virksomheden er på samme side. Du kan selvfølgelig altid prøve at foreslå et bestemt beløb, som du er tilfreds med, at medarbejderne bruger på overnatning, rejser og måltider, mens de er på forretningsrejse. Men alle rejser forskelligt, så hvad du måske betragter som en dyr middag, kan være et billigt måltid for en af dine medarbejdere. Det kan nemt gå galt, hvis retningslinjerne ikke er blevet tegnet op.

En rejsepolitik er også med til at skabe et fladt hierarki og en mere retfærdig forretning. Så uanset om det er den administrerende direktør eller en praktikant, der booker flybilletter til for eksempel en konference, så kender alle forbrugsgrænserne på de diverse køb.

2. Hold tæt øje med dit forbrug

Den bedste måde at holde dine udgifterne nede på, spørger du? Det er at holde godt øje med dem.

Jo mere du ved om, hvad dine penge går til, jo mere vil du føle, at du har styr på forbruget.

Ved at have et fugleperspektiv over dine udgifter i det øjeblik, købene foretages, kan du være den første til at opdage det, hvis der er noget, som ser mistænkeligt ud. Hvis en leverandør for eksempel har opkrævet dig to gange, kan du hurtigt få det ordnet.

Fik vi nævnt, at 69 % af vores brugere føler, at Pleo har givet dem mere gennemsigtighed i forhold til deres omkostninger?

“Pleo har gjort det muligt for os at få et bedre overblik over og kontrol med alle vores rejse- og kunderelaterede udgifter,” siger Mikael Thusgaard Johansson, som er Finance Controller hos vores kunde European Energy, hvorefter han fremhæver de største fordele, som Pleo har givet virksomheden:

“Det sparer tid for alle vores medarbejdere, der har et firmakort, og på samme tid er vi blevet kvit med alt vores papirarbejde – alt foregår digitalt nu!”

3. Gennemgå dine abonnementer

Vi har alle oplevet, hvordan 500 kroner pludselig kan forsvinde fra din bankkonto til et eller andet abonnement, du havde tænkt dig at annullere, men endte med at glemme alt om.

Hvis det er noget, der ofte gentager sig, kan udgifterne hurtigt begynde at stige. Det er altså helt sikkert det værd at gennemgå dine abonnementer med jævne mellemrum for at sikre dig, at du kun betaler for det, du absolut har brug for (beklager, men det inkluderer altså ikke firmaets Spotify-konto).

Læs mere om, hvordan du holder styr på dine abonnementer, her.

En af vores superpraktiske funktioner er nemlig at kunne kategorisere dit forbrug. Det er en nem måde for bogholderiet at se, hvor mange penge der bliver brugt på events, sundhedspleje, rejser osv. 

Virksomheden NØIE er storforbruger af data og digitalisering, når de fremstiller specialtilpasset hudpleje, og de har i høj grad taget funktionen med kategoriseringer til sig. 

“Vi er en ung organisation, der følger den teknologiske udvikling og hopper med på de digitale trends, der hele tiden hjælper os med at gøre tingene smartere," siger Kasper Haysen, der er Head of Finance i NØIE. 

NØIE inddeler eksempelvis deres udgiftshåndtering i de følgende tre kategorier:

  1. Private udlæg (medarbejderne ligger ud for småbeløb, uploader kvitteringen i Outlay og bliver tilbagebetalt inden for en uge).
  2. Løbende udgifter (afdelingslederne har hver deres Pleo-kort, som kategoriserer deres køb i realtid).
  3. Større fakturaer (betales via Corpay One, som er automatisk synkroniseret med e-conomic).

Ifølge Kasper passer dette setup rigtig godt til NØIEs størrelse og behov, og sammen med Pleo udgør disse værktøjer et solidt fundament for måden, hvorpå virksomheden opfylder rettidig betaling af kreditorer.

Bliv klogere på, hvordan Pleo-funktionen kategorier (og underkategorier) kan gøre underværker for din forretning, hvis du forstår at udnytte deres fulde potentiale.

4. Ansæt kun nye medarbejdere, hvis der virkelig er behov for det

Lønninger er sandsynligvis en af ​​dine største udbetalinger som en lille startup-virksomhed – eller en hvilken som helst virksomhed, egentlig. Så inden du ansætter nye, bør du tage et godt kig på de gode medarbejdere, som du allerede har, og hvordan du kan opkvalificere dem til din virksomhed og deres egen fordel.

Næste gang du overvejer at få en ny person med om bord, skal du spørge dig selv, om det virkelig er absolut nødvendigt for din virksomhed, eller om det blot ville være “nice to have”. Hvis det sidste er tilfældet, kan det være en idé at outsource arbejdet til et bureau eller en freelancer. Eller måske kunne du ansætte en trainee eller en praktikant?

Hvis det er muligt, bør du undgå at bruge rekrutteringsbureauer. Alt afhængig af branche, profil og specialisering koster det typisk 10-20 % af den ansattes brutto årsløn at benytte et rekrutteringsbureau. Det er mange penge, du kan spare og måske bruge bedre andre steder.

Har du prøvet først at række ud til dit netværk for at se, om nogen er åbne for nye muligheder?

Og vær åben for netværksbegivenheder – det er et fantastisk sted at møde ligesindede i samme branche som dig.

Deler du ledige stillinger på sociale medier? Hvis din virksomhed bruger Pleo, hvorfor så ikke nævne, at alle medarbejdere får deres eget Pleo-kort som en ekstra fordel hos netop din virksomhed? Det gjorde denne fyr, og det virkede suverænt.

5. Genovervej dit kontorlokale

Prisen for et kontorlokale varierer meget, alt afhængigt hvor i landet (eller verden) du er. En arbejdsplads i Storkøbenhavn koster i gennemsnit ca. 6.000 kr. pr. måned for et kontor med plads til 5-20 personer.

Hvis vi ser på Storbritannien, som jo ikke er langt væk, kan én enkelt kvadratmeter koste over 875 kr. for et kontor i London West End! Men London har måske også de højeste kontoromkostninger i hele Europa. 

Pointen er, at der er mange penge at spare ved at downsize. Der i dag flere og flere mennesker, der arbejder hjemmefra som en af de positive effekter af coronapandemien. Det kan give dig mulighed for at finde et mindre kontorlokale eller måske slet intet kontor – alt afhængigt af dit arbejde. Du kan tilbyde dine medarbejdere hybridarbejde, hjemmearbejde, delekontorer, co-working space m.m.

Men start eventuelt med at spørge medarbejderne, om de kunne tænke sig at arbejde hjemmefra et bestemt antal dage om ugen. Og hvis der følger en parkeringsplads med til dit kontor, som du ikke bruger, hvorfor så ikke leje den ud?

6. Tjen penge mens du sparer penge

Mens du er i spare-mode, hvorfor så ikke tjene lidt ekstra penge? 

Tilmeld dig Pleo, og få op til 440.000 kr. i tilbud og rabatter på værktøjer, der kan hjælpe dit team med at udføre deres arbejde smartere, hurtigere og nemmere.

Se nogle af de mange fordele, du kan få fingrene i, her: 

  • 40 % rabat på et årligt abonnement hos Dropbox Business
  • 5.000 USD i aktiv kredit til Amazon Web Services
  • 30 % rabat på dit første år med Hubspot

Over 20.000 virksomheder er allerede vilde med at spare penge med Pleo. Hvorfor ikke blive en af dem?

Du vil måske også synes om ...