Alt, du skal vide om dit omkostningsregnskab

Det kan være skræmmende at stå for din virksomheds omkostningsregnskab – medmindre du har et regnskabsfirma, selvfølgelig.

Når du tænker på et regnskab, forestiller du dig sandsynligvis komplekse regneark og søgen efter krøllede kvitteringer. Vigtigheden af god udgiftsstyring skal ikke undervurderes – enhver forretningssucces afhænger af det.

Vi ved, at det kan virke overvældende og kompliceret, men det hjælper som regel, hvis du skærer det helt ind til benet og ser på de basale ting såsom: 

• Hvad er finansielle omkostninger?
• Hvad er forskellen på de forskellige typer af omkostninger?
• Og hvad er en udgiftskonto egentlig?

I dette blogindlæg fortæller vi dig alt det, du har brug for at vide, når det kommer til dit omkostningsregnskab, og hvordan du holder styr på det hele.

Hvad er et omkostningsregnskab?

Et omkostningsregnskab kan forklares som en proces til registrering, analyse og rapportering af alle din virksomheds omkostninger (både variable og faste) i forbindelse med produktionen af ​​et produkt eller en aktivitet.

Forskellen på kapacitetsomkostninger og samlede omkostninger

Omkostninger kan opdeles i to overordnede kategorier, som er kapacitetsomkostninger og variable omkostninger. Disse to udgør en virksomheds samlede omkostninger.

Kapacitetsomkostninger dækker over de omkostninger, der er forbundet med selve driften af din virksomhed. Det inkluderer ikke omkostninger til produktion af de varer, du sælger, men derimod omkostninger som husleje eller afskrivninger.

Variable omkostninger afholdes i forbindelse med din virksomheds produktion og salg, så når du har en produktion, har du også variable omkostninger. Dette kan være omkostninger til fragt, råvarer, energi og indpakning. 

En virksomheds samlede omkostninger kan findes ved at lægge virksomhedens kapacitetsomkostninger sammen med de variable omkostninger, hvilket ser således ud:

Samlede omkostninger (SO) = Kapacitetsomkostninger (KO) + Variable omkostninger (VO)

Forskellen på udgifter og omkostninger

Lad os skære det endnu mere ind til benet, for det er afgørende, at du kender forskellen på en udgift og en omkostning.

• En udgift er typisk et køb af kortere varighed relateret til din produktion eller operation. Når du eller din virksomhed anskaffer sig et aktiv, bliver betalingen kaldt en udgift. 
• En omkostning er en udgift, der er tilknyttet en given aktivitet. Omkostninger kan f.eks. være faste udgifter, såsom husleje, løn, råvarer og andre forsyninger.

Forskellen på udgifter og omkostninger er som regel, at udgifter har et kortere tidsperspektiv, mens omkostninger er en investering i et aktiv af længere varighed.

I praksis betyder det, at hvis du køber en ny varevogn til din forretning, der tilbyder blomsterlevering, så hører den regning under kategorien udgifter. Men når du tager bilen i brug, vil de penge, du bruger på benzin og vedligeholdelse af varevognen, høre til kategorien omkostninger.

Finansielle omkostninger inddelt i kategorier

Nu er du forhåbentlig helt med på, hvad forskellen er på en udgift og en omkostning. Det næste skridt er at gennemgå de mest almindelige former for finansielle omkostninger.

De forskellige typer af omkostninger i dit regnskab

I nedenstående kan du blive klogere på de forskellige slags omkostninger, som du kan støde på, når du driver en virksomhed.

Direkte omkostninger versus indirekte omkostninger

Den type omkostning, din virksomhed har, og hvornår den afholdes, afgør, om der er tale om en direkte eller indirekte omkostning. Hvis en omkostning ikke er en direkte omkostning, er den en indirekte omkostning og omvendt. Kort sagt er indirekte omkostninger faste driftsomkostninger, og direkte omkostninger er forbundet med en specifik aktivitet. 

Det lyder langhåret, men hold ud lidt i endnu, så skulle det gerne give mere mening.

Direkte omkostninger (som ordet antyder) er de omkostninger, der er direkte relateret til din virksomheds kernedrift. En direkte omkostning kan tilskrives en bestemt aktivitet, og kan bestå af alt fra en enkelt vare til en hel fabrik. Denne type omkostninger kan både være faste og variable, men er hovedsageligt forbundet til indkøb og produktion af varer samt tjenesteydelser.

Indirekte omkostninger er derimod de omkostninger, som ikke er direkte relateret til din virksomheds kerneindtægter (produkter og services), men stadig er nødvendige for at holde din virksomhed kørende. Indirekte omkostninger kan ikke tildeles en bestemt vare eller afdeling og kan derfor kun kategoriseres som faste omkostninger. Det kan f.eks. være omkostninger til ledelsen og administration, maskiner, it-løsninger, lokaler og forsikringer.

Driftsomkostninger versus ikke-driftsomkostninger 

Driftsomkostninger har at gøre med salg og generel administration. Så det indebærer alt det, der er relateret til varer og tjenesteydelser, såsom løn til de ansatte i salgsafdelingen og penge til annoncering.

Ikke-driftsomkostninger kan (som du sikkert har regnet ud) ikke relateres til virksomhedens driftsindtægter.  Lad os sige, at din virksomhed har et banklån, som kræver rentebetalinger – det er en ikke-driftsudgift. 

Faste omkostninger versus variable omkostninger

En fast omkostning er én, der ikke ændrer sig over tid, eller som kun ændrer sig en lille smule. Det kan blandt andet være den månedlige leje for dine kontorlokaler.

En variabel omkostning kan modsat variere fra måned til måned og vil ofte ende med at være den største omkostning, som din virksomhed har. Et eksempel på dette kunne være omkostninger til freelancere eller overarbejdstimer.

Hvad er en udgiftskonto?

Du har alle disse forskellige typer omkostninger og udgifter, som gør det muligt for dig at drive din forretning. Men hvor skal de registreres? På din virksomheds udgiftskonto.

En udgiftskonto hjælper dig med at holde styr på de mange udgifter, der er relateret til din virksomhed over tid. En udgiftskonto bruges til at bogføre din virksomheds udgifter som omkostninger i debet. Den tilsvarende modpost bliver krediteret som leverandøromkostning under passiver. 

Hov, lige et øjeblik… Lad os se nærmere på begreberne debet og passiver.

Hvad er debet og kredit?

Jeg er glad for, at du spørger! e-conomic definerer debet som et udtryk inden for regnskabsverdenen, der benyttes, når man sætter penge ind på en konto. Modsat er kredit et udtryk for, når penge forlader kontoen. Så når du skal tage penge fra din konto, skal du kreditere beløbet ved en debetkonto og debitere ved en kreditkonto.

Debet og kredit angiver således hver sin side af balancen og resultatopgørelsen i det dobbelte bogholderi og bruges til bogføring af din virksomheds økonomiske posteringer.

Hvad er resultatopgørelsen og balancen?

Økonomistyrelsen definerer resultatopgørelsen som en opgørelse af det regnskabsmæssige resultat, der findes ved at opstille periodens indtægter og omkostninger, som til sidst viser ændringen i din virksomheds egenkapital. 

Balancen er derimod en opgørelse over dit selskabs aktiver og passiver for en bestemt dato.

Resultatopgørelsen giver dig således et overblik over indtægter og omkostninger i regnskabsåret, mens balancen giver dig et overblik over din virksomheds samlede værdi igennem alle årene på et givent tidspunkt (datoen for årsafslutningen).

Hvad er aktiver og passiver?

Aktiver er større værdier såsom en ejendom, maskiner, lagre eller biler.

Aktiver kan opdeles i to varianter:

1. Anlægsaktiver
2. Omsætningsaktiver

Førstnævnte opdeles endvidere i materielle anlægsaktiver, immaterielle anlægsaktiver og finansielle anlægsaktiver, mens omsætningsaktiver er de aktiver, du forventer at indfri inden for et år. Det inkluderer poster som tilgodehavender fra debitorer, varelagre samt likvide beholdninger.

Et aktiv er noget, som din virksomhed ejer – et passiv er noget, som din virksomhed skylder væk.

Passiver er nemlig den kapital, der har finansieret din virksomheds aktiver. Passiver består af egenkapitalen, som du og eventuelle andre ejere har investeret i virksomheden, og optagede gældsforpligtelser. Aktiver og passiver skal altid stemme overens, for at der er balance i dit regnskab. 

Inddel din udgiftskonto i underkategorier

Nu er regnskabsbegreberne vist på plads. Så lad os hoppe tilbage til din udgiftskonto. 

Opdel dine udgifter i forskellige konti inden for hver sin kategori, så du gør det så let som muligt at danne dig et godt overblik over, hvor mange omkostninger du rent faktisk har. Dette kaldes også en kontoplan. 

En kontoplan er en samlet oversigt over alle de forskellige konti, som din virksomhed benytter sig af. Den er vigtig, når du skal regne årsregnskabet ud – og en kontoplan kan også løbende hjælpe dig med at afgøre, hvad du skal betale i skat og moms. Det kan f.eks. være, at det giver mening for dig at oprette en underkonto til lønudbetalinger og en anden til husleje. 

Hvilke kontotyper er der i et finansielt regnskab?

En udgiftskonto er ikke den eneste konto, som du skal have styr på. Der findes også nedenstående kontotyper:

• Indtægtskonto: Denne konto er for kategorier i dit regnskab, der har at gøre med din virksomheds indtjening.
• Aktivkonto: For de kategorier, der viser værdien af de aktiver, din virksomhed ejer.
• Passivkonto: Kategorierne i dit regnskab, der er relateret til, hvor meget din forretning har i gæld.

Regnskabsmetoder: periodisering versus kasseregnskab

Nu skal vi se på, hvordan du kan bogføre din virksomheds udgifter med udgangspunkt i de to primære regnskabsmetoder.

Periodiseringsregnskab

Den første regnskabsmetode kaldes periodisering. Dette regnskabsgrundlag beskriver fordelingen af udgifter, omkostninger eller indtægter over en eller flere bogføringsperioder. 

Periodiseringskonceptet kræver, at du registrerer indtægter, når de optjenes, og ikke når de modtages kontant, og du skal ligeledes registrere udgifter, når de afholdes, og ikke når de betales. Formålet med denne regnskabsmetode er at få et mere retvisende regnskab over f.eks. årlige betalinger, der bliver periodiseret i løbet af hele året fremfor bare den ene måned, hvor beløbet blev modtaget/sendt.

Kasseregnskab

En anden regnskabsmetode er kasseregnskab, som er aktuelt for dig med en virksomhed, hvor kunderne betaler med kontanter. Det kunne eksempelvis være en klinik, butik eller café.

Hvis du modtager kontante indbetalinger, eller hvis du betaler for noget kontant, skal dit betalingsregnskab indeholde et kasseregnskab. Denne metode er mere simpel, idet din bogføring blot skal følge kontanterne. Virksomhedsguiden forklarer et kasseregnskab som en måde at dokumentere, hvordan omfanget af kontanter stemmer overens med din løbende bogføring. 

Udgifter, du kan trække fra i skat

Du kan få fradrag for de udgifter, du har til at sikre din virksomheds indtægt. Men det er langt fra let at finde ud af, hvilke udgifter du kan trække fra, og hvilke regler du skal være opmærksom på. Og hvis du skulle risikere at lave en fejl, kan det koste både dig og din virksomhed dyrt.

Dinero.dk har lavet en liste over udgifter, du kan trække fra i skat og få fradrag for:

• Varekøb (altså udgifter til varer som sælges)
• Inventar og maskiner
• Udgifter til revisor og advokat
• Udgifter til telefon og internet
• Husleje for lokaler
• El og varme
• Reparation og vedligeholdelse af lokaler
• Forsikringer
• Udgifter til reklamer (annoncer og andre markedsføringsaktiviteter)
• Repræsentationsudgifter (f.eks. mad, drikkevarer og gaver relateret til forretningen.

Ved repræsentationsudgifter skal du være opmærksom på, at det kun er 25 % af selve udgiften, der kan trækkes fra i skat.

Lad os komme i gang! Pleo er her for at hjælpe dig

Nu har du fået et lynkursus i finansielle omkostninger, og hvordan du kan lave din virksomheds regnskab.

Du har forhåbentlig opnået tilstrækkelig viden om udgiftsstyring, eftersom du er nået helt hertil. Og viden er det første skridt på vejen. Men hvorfor ikke gøre dit liv nemmere og eliminere risikoen for fejl? 

Få hjælp til håndteringen af dine udgifter og omkostninger med en smart løsning, der hurtigt og nemt ordner alt ovenstående for dig.

Pleos software til udgiftshåndtering registrerer og analyserer alle dine udgifter for dig – for ikke at nævne at Pleo kan integreres med dit ynglings regnskabssystem.