Derfor er automatiseret udgiftshåndtering den bedste opfindelse siden skiveskåret brød

De traditionelle barrierer, der ofte stod i vejen for at en virksomhed turde tage skridtet og træde ind i den digitale tidsalder, er nu nærmest forsvundet takket være nye teknologier og måder at drive forretning på. 

Disse fremskridt gavner mange forretningsområder, herunder håndteringen af virksomhedens udgifter.

På trods af de mange moderne løsninger på markedet har de fleste virksomheder holdt fast i den manuelle og ikke mindst gammeldags proces, som alle kender, men ikke ligefrem holder af. Den er kendt som en restriktiv form for udgiftshåndtering, der fremmer et miljø præget af mistænksomhed, og som gør regnskabsafdelingen blind for finansielle svig, før det er for sent. 

Men sådan behøver det ikke at være!

Virksomheder har i dag mulighed for at automatisere deres udgiftshåndtering, så det ikke kun bliver hurtigere og nemmere, men også resulterer i bedre virksomhedsledelse.

Hos Pleo mener vi, at det er noget af det bedste, der er sket for virksomheder siden skiveskåret brød.

Hvad indebærer udgiftshåndtering i virksomheder?

Håndtering af en virksomheds udgifter omfatter alle systemer, processer og regler vedrørende administration af udgifterne i virksomheden.

Nogle forretninger vælger at have en utrolig detaljeret og konkret indkøbspolitik, der beskriver retningslinjer for virksomhedens forbrug helt ned til den sidste krone.

Andre bogholdere “tager den på rutinen” og træffer beslutninger vedrørende virksomhedens udgifter, som de kommer. Uanset fremgangsmåden er pointen, at de fleste virksomheder har en eller anden form for foruddefineret udgiftsordning, som har til formål at forhindre, at pengene bare siver væk.

Vi taler ikke om de helt almindelige driftsomkostninger såsom løn, da intentionen ikke er at skære ned på dette område. 

Vi vil i stedet sætte fokus på udgifter forbundet med rejser, transport, softwareabonnementer og processer i forsyningskæde – penge, der ofte bliver brugt uhensigtsmæssigt.   

Hensigten er ikke at råde dig til at skrotte alle dine nuværende praksisser og politikker.

Vi vil i stedet anbefale, at du opdaterer din strategi for håndteringen af din virksomheds udgifter, så processen bliver mere gennemsigtig. Dette kan også være et incitament for dine medarbejdere til at passe bedre på virksomhedens økonomi. 

Fordele ved et automatiseret system til udgiftshåndtering

Den bedste tilgang til at håndtere dine virksomhedsudgifter er at lave en klar strategi og derefter implementere dine udgiftspolitikker skridt for skridt. Den gode nyhed er, at dette stort set er det eneste, du skal fokusere på.

Der er gudskelov en masse tilgængelige værktøjer, der kan ordne alt det praktiske for dig – helt automatisk.

Herunder kan du se nogle af fordelene ved automatisering af udgiftshåndtering:

1. Bedre risikostyring
2. Overholdelse af lovmæssige bestemmelser
3. Større overblik over dine udgifter
4. Bedre medarbejderoplevelse 
5. Hurtigere behandlingstider

Bedre risikostyring

Det kan være risikabelt at anvende fysiske papirdokumenter eller endda Excel-regneark til at håndtere virksomhedens udgifter. Udgiftsprocesser som disse kan nemlig nemt resultere i:

• Manuelle fejl
• Svigagtige indtastninger
• Fejlplaceringer og tab

Ved at gå over til digital udgiftshåndtering kan du skabe et sikkerhedsnet i processen for udgiftshåndtering og derved opsnappe fejl, der ikke er mulige at spotte for det menneskelige øje.

Dit sikkerhedsnet i denne sammenhæng vil være et automatiseret udgiftssystem, som din regnskabsafdeling kan benytte til nemt at for overblik over virksomhedens forbrug ved blot at logge ind på et online system, der blandt andet gør det muligt at få overblik over:

• Hvem der har foretaget hvilke køb
• Hvem der har adgang til hvilke poster
• Hvem der har foretaget hvilke ændringer.

Regler er ikke altid det fedeste, men det kan faktisk være godt for både din virksomhed og dine medarbejdere. Det er vigtigt, at der er klare retningslinjer og grænser for udgiftshåndtering. Med et online system til udgiftshåndteringssystem kan du f.eks. oprette automatiske regler for: 

• Forbrugsgrænser
• Specifikke tidspunkter for kortbrug eller hævninger
• Udvalgte butikker eller leverandører, der må købes fra

Regler som disse reducerer chancerne for svigagtig adfærd og tab og holder medarbejdere ansvarlige for deres handlinger i det digitale system. 

Overholdelse af lovmæssige bestemmelser

Alle virksomheder uanset branche skal overholde visse skatte- og regnskabsregler. Uden et online system er det meget sværere for revisorer at arbejde med og verificere dit regnskab. Det trækker skatteprocessen ud og lægger et endnu større (og unødvendigt) pres på din regnskabsafdeling. 

For bedre at kunne overholde lovgivningen gør de fleste digitale programmer til udgiftshåndtering det nemt at integrere med din foretrukne regnskabssoftware, for eksempel Dinero eller e-conomic. Dermed bliver det muligt for bogholderiet at multitaske og udføre to opgaver på én gang uden at øge arbejdsbyrden. 

Større overblik over dine udgifter

Et af de største problemer, der opstår ved forkert håndtering af udgifter, er, at bogholderiet ikke har overblik over medarbejdernes udgifter i realtid. I stedet går alle hver til sit og træffer hver deres købsbeslutninger og vender tilbage med kvitteringen 30 dage senere. Det kan hurtigt blive et stort rod!

Med automatiserede værktøjer til håndtering af medarbejderes udgifter er der ingen grund til panik. Den smarte software giver dig et komplet overblik over din virksomheds forbrug i realtid, så din regnskabsafdeling hele tiden er opdateret. 

Derudover hjælper automatiserede systemer til udgiftshåndtering med at reducere den forvirring, der ofte kommer som følge af, at forskellige personer står for indkøb til virksomheden. 

Med et digitaliseret system kan du hurtigt se, hvem der har købt hvad og hvornår, da medarbejderne har hver deres individuelle konti, hvorved alle holdes ansvarlige for deres udgifter.

Det er med andre ord slut med at skulle gætte sidst på måneden, når der skal gøres status. 

Når de rigtige personer er klar over, hvad pengene går til, kan afdelingslederne få en bedre forståelse af deres budgetgrænser, hvilket giver en skøn følelse af, at alt er under kontrol.

En mere præcis udgiftsprognose er vejen frem!

Bedre medarbejderoplevelse 

Et automatiseret udgiftssystem kan få alt til at køre som smurt. Undgå, at arbejdet bliver stoppet og startet gentagne gange på grund af anciennitetskomplekser eller ledere, der ikke kan kommunikere – automatiserede systemer til udgiftshåndtering minimerer risikoen for flaskehalse.

Summa summarum: Med automatisering kan du skabe en bedre medarbejderoplevelse.

Du kan for eksempel gøre det nemt og smertefrit for dine medarbejdere at registrere udgifter via en app, der automatisk holder styr på dine kvitteringer og sørger for nem tilbagebetaling af private udlæg. 

Du kan endda oprette automatiske kilometergodtgørelser blot ved at indtaste start- og slutdestinationer. 

Med disse nye måder at arbejde på vil medarbejdertilfredsheden sandsynligvis stige, hvilket endvidere vil øge medarbejdernes produktivitet på arbejdspladsen. Forskning har nemlig vist, at der er en sammenhæng mellem arbejdsmiljø og produktivitet. 

Selvom dette måske ikke er den primære årsag til, at du ønsker at automatisere dit udgiftshåndteringssystem, kan automatisering af førnævnte manuelle opgaver faktisk booste hele arbejdsstyrken.  

Hurtigere behandlingstider

Vi har for nyligt lavet en undersøgelse i samarbejde med den internetbaserede analyse- og konsulentorganisation YouGov, som viste, at 92 % af medarbejdere betaler for arbejdsrelaterede udgifter ud af egen lomme.

Det er ALT for mange!

Virksomheder med en indkøbspolitik, der opmuntrer medarbejdere til at lave private udlæg for arbejdsrelaterede køb og derefter indsende kvitteringer, risikerer at pålægge de ansatte et økonomisk pres, der ikke er sundt for nogen. For slet ikke at nævne hvor udmattende og irriterende det kan være for de medarbejdere, der skal vente på at få deres penge refunderet. 

Du kan fjerne denne byrde fra dine medarbejderes skuldre ved at indføre et digitalt og automatiseret system.

Med Pleo kan medarbejderne tilføje de udgifter, de har lagt ud for af egen lomme, i deres Pleo-app, hvorefter beløbet vil blive overført til deres private konto direkte fra appen. De får endda en notifikation, så snart tilbagebetalingen er blevet godkendt. 

Tips til en automatiseret udgiftsproces

Her er et par justeringer, du kan lave med henblik på at simplificere arbejdsgangen for bogholderiet og dine medarbejdere:

1. Drop delte firmakort
2. Styrk forholdet til dine leverandører 
3. Automatiser udgiftsanmodninger
4. Skrot kontantkassen med småpenge
5. Brug analyse- og rapporteringssoftware

Drop delte firmakort

I mange virksomheder er der mere end én person, der har tilladelse til at bruge af virksomhedens midler. Dette kan give problemer, når flere medarbejdere skal deles om det samme firmakort. Især hvis der ikke foreligger nogle klare retningslinjer for, hvem der har ansvaret for kortet, og man pludselig ikke ved, hvem der har købt hvad.

Man kan hurtigt risikere at stå med en række køb, som ingen kan redegøre for – hvilket gør livet endnu sværere for bogholderiet, som ikke engang ved, hvem de skal jagte for at få fingrene i den manglende kvittering.

I stedet for at lade flere medarbejdere dele det samme firmakort, kan du uddele individuelle firmakort til de medarbejdere, der har brug for at købe ting til deres arbejde. Det kan Pleo hjælpe dig med!

Pleo giver dig mulighed for at give hver og én af dine medarbejdere deres eget forudbetalte firmakort med forbrugsgrænser. Dermed giver du medarbejderne mere frihed og fleksibilitet, samtidig med at du sikrer, at ingen bruger mere fra firmakassen, end de har tilladelse til. Det bliver desuden nemmere at få overblik over, hvem der har købt hvad. 

Prikken over i’et er, at det ikke giver ekstra arbejde til regnskabsafdelingen, eftersom alle kort er forbundet med Pleos automatiserede system til udgiftshåndtering.

Det er da ret smart, synes du ikke? 

Styrk forholdet til dine leverandører

De såkaldte “almindelige” og “budgetterede” omkostninger i din normale indkøbsproces kan variere, hvis du ikke har lavet en fast aftale med forhandleren forud for bestillingen. Hvad der burde være en sikker fast pris hver måned eller kvartal bliver således endnu en ukendt variabel. 

Som du nok allerede har gættet, kan et automatiseret system til udgiftshåndtering give dig mere kontrol over virksomhedens udgifter. 

Brug dit nye automatiserede udgiftssystem som bevæggrund til at opbygge stærke relationer med dine leverandører og forhandle dig frem til en god pris for de køb, du foretager igen og igen. Opret abonnementer og undgå, at dit indkøbsteam skal genforhandle priser og aftaler hver eneste måned.

Automatiser udgiftsanmodninger

Vi ved alle, hvor besværligt det kan være at lave udgiftsanmodninger manuelt. Du skal rende frem og tilbage mellem medarbejderne og regnskabsafdelingen for at blive enige om budget, leverandører og tidslinje. Også selvom det kun drejer sig om et par kuglepinde fra kiosken længere nede ad vejen.

Godkendelser af udgifter står for mange flaskehalse i mange virksomheder, der stadig benytter sig af manuelle processer. Medarbejdere må nogle gange vente i ugevis på at få et altafgørende “ja”, hvilket forsinker processen unødigt. 

Mange moderne virksomheder vælger at automatisere deres systemer til udgiftsanmodninger ved hjælp af mobilapps. På denne måde får beslutningstageren en notifikation på sin mobil, hvorefter vedkommende ser købsdetaljerne og derefter blot skal trykke på en knap for enten at godkende, afvise eller ændre beløbet. 

Ved at automatisere denne anmodningsproces kan anmodninger godkendes på et kort øjeblik.

Dette er, hvad vi kalder centraliseret virksomhedsindkøb – alle føler sig ansvarlige for virksomhedens midler, og der er ingen (eller meget få), der træffer dumme beslutninger. 

Skrot kontantkassen med småpenge

Selvom beløbet i kontantkassen forhåbentligt aldrig kommer op på de 117 mio. kr., som Britta Nielsen stjal fra Socialstyrelsen over 25 år og blev dømt for i 2020, er der desværre alt for mange eksempler på tilfælde, hvor medarbejdere har stjålet fra kassen. En 25-årig mand, som var ansat i Føtex stjal f.eks. 20.000 kr. fra bageren, fordi “det var så nemt”. 

Selv hvis vi ikke tænker økonomisk kriminalitet ind i billedet, er risikoen for, at der sker menneskelige fejl, stor, når det kommer til kontantbetaling. 

Hvorfor ikke skære ned på det administrative og manuelle arbejde samt mindske risikoen for økonomisk svig og menneskelige fejl ved i stedet at indføre et automatiseret og kontantløst system? 

Fjern behovet for papirdokumentation, og gå over til en digital løsning, så du kan få overblik over alle transaktioner i realtid. På den måde reducerer du risikoen for fejl og gør det nemmere at analysere forbrugsdata, hvorved du kan skabe mere solide og effektive forbrugsmønstre for din forretning.

Brug analyse- og rapporteringssoftware

Lad være med at spilde dage på kompleks matematisk modellering og KPI-tjek. 

I dag benytter de mest professionelle af slagsen automatiseret software til at finde de tal, der betyder noget. 

Det skal du gøre: 

1. Vælg KPI'er, der kan spores automatisk
2. Opret en månedlig rapport med de samme variabler
3. Følg tendenser over tid

På den måde undgår du, at dine ansatte spilder tid på komplekse beregninger, som en computer kan udføre på få sekunder og uden risiko for fejl. Det er en af ​​de bedste metoder til at introducere automatisering i din udgiftshåndtering.

Forskellige forbrugstyper

Når du som virksomhed skal til at se på mulige løsninger til udgiftshåndtering, er det vigtigt at opdele omkostningerne i kategorier. Husk, at der er udgifter, som du ikke kan undgå (obligatoriske), og udgifter, som vælges af dig og medarbejderne (skønsmæssige). 

Obligatoriske udgifter

Obligatoriske udgifter refererer til de omkostninger, der er uundgåelige. Det kan eksempelvis være løn til dit personale og betaling af varer fra leverandører. Denne udgiftskategori er nødvendig for at holde virksomheden kørende. 

Nogle af disse omkostninger er faste, hvilket betyder, at beløbet er det samme fra måned til måned, mens andre varierer, for eksempel forsyninger og energiregninger.

🔥 Hot tip: Det kan være en stor fordel at gøre flere af de obligatoriske omkostninger faste, så de bliver forudsigelige, og du nemmere kan sikre dig, at de ikke overskrider budgettet. 

Skønsmæssige udgifter

Skønsmæssige udgifter henviser til ikke-væsentlige køb. Det kan være forsknings- og udviklingsprojekter eller underholdningsudgifter. Virksomheden bør stadig kunne køre med fuld kapacitet, selvom ingen af de skønsmæssige udgifter fandt sted.

Med en automatiseret udgiftsløsning, der inkluderer intelligente firmakort, kan du spore og administrere skønsmæssige udgifter. 

Sådan går du over til digital udgiftshåndtering

Alle virksomheder er forskellige, og derfor bør du også tilpasse din automatiserede løsning til udgiftshåndtering til netop din forretning.

Det første, du bør gøre, er at administrere dine fakturaer og regninger elektronisk. Ved at automatisere den manuelle faktureringsproces kan du opsætte advarsler for at sikre, at du aldrig går glip af en betaling igen. Det er nøglen til at opbygge stærke leverandørrelationer og reducere omkostningerne under indkøbsprocessen. 

Det andet, du bør gøre, er at flytte kørselsregistrering over til din online software. Mange digitale værktøjer kan nemlig beregne distancen og brændstofomkostningerne for arbejdsrelaterede ture automatisk i henhold til standardpriser ved hjælp af blot en start- og slutdestination. 

Til sidst anbefaler vi, at du investerer i et automatiseret system til kvitteringsafstemning og tilbagebetalinger. Og selvom det er lidt af en mundfuld, gavner dette både små og store virksomheder.

Ved at overlade kvitteringer og tilbagebetalinger til et digitalt værktøj kan regnskabsafdelingen bruge deres tid på at vigtigere ting såsom budgettering af mandagsmøder med brunch.  

Et kig ind i fremtiden

Vi ved, at mange virksomheder har optimering af udgiftshåndtering på deres radar.

Hvis du stadig er i tvivl om, hvorvidt det er en god idé at digitalisere og automatisere dit system til udgiftshåndtering, kan du læse mere om, hvordan 14 andre virksomheder fra hele Europa har forbedret deres praksis for udgiftshåndtering i denne e-bog.  

Er du klar til at gå den digitaliserede fremtid i møde?

Når du er, hjælper vi dig gerne med at give din virksomhed med at automatisere processen for håndtering af virksomhedsudgifter. 

Du er mere end velkommen til at kontakte os. Vi vil elske at høre fra dig!