Sådan fuldender du firmaets digitale rygrad med digitalisering af bogholderiet

Kristian Konradsen er gæsteblogger hos Pleo. Til daglig arbejder han som CCO og Digitaliseringskonsulent ved Zignifikant i Århus, hvor han primært beskæftiger sig med virksomhedens kunder med online forretninger. Dette er Kristians tredje blogindlæg i hans serie om digitalisering af bogholderiet. Her finder du den første "Derfor ender digitalisering af bogholderiet ikke som endnu et kuldsejlet it-projekt" og den anden "Sådan kommer du i gang med at digitalisere din bogføring".

Når digitaliseringen af jeres administrative arbejdsgange på tværs af virksomheden er på plads, er det på tide at fuldende firmaets digitale rygrad med en digitalisering og automatisering af bogholderiet. 

Her giver en række avancerede tjenester i skyen jer nogle geniale muligheder for at lette hverdagen, ligesom det er muligt at udvikle skræddersyede ”kontorrobotter” til at automatisere de mere komplekse arbejdsgange. På den måde kan du komme helt i mål med at skabe en digital rygrad i dit firma.

Når digitaliseringen af det sidste papir og de digitale godkendelsesprocesserne er på plads og indkørt, har alle i firmaet forhåbentlig fået blod på tanden i forhold til mere digitalisering.

Den tidsbesparelse, som stort set alle medarbejdere i virksomheden kommer til at opleve ved de første skridt af jeres digitaliseringsproces, er nemlig en øjenåbner af rang og med til at afmystificere begrebet. Samtidig giver den gode oplevelse alle en større tiltro til projektet. Det her er ikke endnu et it-projekt, som tegner til at være dødsdømt allerede fra dag ét.

Her kan alle mærke effekten fra starten!

Har I det rigtige økonomisystem?

Med en mindre papirfyldt hverdag i bogholderiet kan du starte på at digitalisere og automatisere bogholderiets forskellige arbejdsgange yderligere.

Men inden du går i gang med det – og i praksis inden du overhovedet begynder på en digitaliseringsproces i virksomheden – er det en god ide at se nærmere på, om virksomheden overhovedet har det rigtige økonomisystem.

Det skal nemlig være muligt at forbinde økonomisystemet med de digitale tjenester i skyen, som du anvender til digitaliseringen. Enten direkte eller via nogle automatiserede processer, som ikke kræver medarbejdernes tid eller indblanding. Ellers mister du en stor del af de fordele, som digitaliseringen vil give medarbejderne.

Allerhelst bør du have et økonomisystem, som ligger i skyen. F.eks. e-conomic, Dinero, Uniconta eller Business Central. De kan integreres med andre online tjenester eller forbindes til dem ved hjælp af assisterende digitale værktøjer.

Har du et on-premise-økonomisystem, er det oftest også muligt at forbinde det med digitale tjenester i skyen, men det kræver tit en større investering.

Få hjælp fra en konsulent

En konsulent med stor viden om de digitale tjenester i skyen og økonomisystemer generelt kan være en stor hjælp, når du skal træffe de rigtige beslutninger.

Konsulenten kan også hjælpe jer med at udnytte de funktioner og muligheder, som der allerede er i økonomisystemet for at automatisere f.eks. kontering, bankafstemning og lignende. Derudover kan konsulenten optimere på de eksisterende arbejdsgange eller finde netop de online tjenester, der passer bedst til de arbejdsgange, I har.

Konsulenten har erfaringer at trække på fra mange forskellige virksomheder og kender mange forskellige økonomisystemer og løsninger – og det bedste: Han er ikke ”sælger” af en bestemt løsning. Så du får rådgivning, der passer til dig og ikke hans salgsbudget.

Hvilke arbejdsgange er tungest

Når alle de lavthængende frugter, som økonomisystemet giver mulighed for at digitalisere og automatisere, er på plads, er det på tide at fortsætte digitaliseringen med de arbejdsgange, som dræner medarbejderne for flest ressourcer – eller som de bruger mest tid på.

Kreditorbogholderiet

I den forbindelse har vi allerede været inde på godkendelsesprocedurerne i kreditorbogholderiet. Her kan du få online tjenester og software, som aflæser f.eks. varelinjer, finder betalingsdatoer og kan hjælpe med kontering og med at sætte fakturaerne til betaling i banken. 

Tjek f.eks. tjenester som:

• Corpay One
• Digiflow
• Fakturafil
• Likvido

Debitorbogholderiet

Men også registrering og bogføring af betalinger, rykkere og opfølgning på dårlige betalere og inkassosager optager en god portion tid og ressourcer i bogholderiet.

Det er arbejdsgange som kan automatiseres med tjenester som f.eks.:

• Likvido
• FarPay
• DebitorBOT

Bankafstemning og kontering

Som allerede nævnt kan de fleste moderne økonomisystemer automatisere eller gøre både bankafstemning og kontering meget lettere.

Bankafstemningen er jo den facitliste, som bogholderen har at gå frem efter. Stemmer banken med bogføringen, er du næsten i mål med regnskabet.

Her har f.eks. Microsoft Dynamics NAV og Business Central en ”Knyt tekst til konto”-funktion, så posteringer i banken med en bestemt tekst automatisk konteres på en bestemt måde, før de bogføres i økonomisystemet.

e-conomic kommer med automatiske forslag til konteringen ud fra dine tidligere valg. Samtidig kan de hente alle transaktioner på jeres konti fra banken. 

Bruger du e-conomic, kan du tilmed få en smart bankafstemningsrobot fra OfficeBOT, som automatisk kan afstemme og bogføre hovedparten af alle poster ud fra kontoudtoget fra banken. Med den får du en ”Knyt tekst til konto”-funktion, som svarer til den, Microsoft Dynamics tilbyder.

Det efterlader meget få bilag, som kræver bogholderens opmærksomhed. 

Men bogholderen kan ikke slippe tøjlerne helt. For det er stadig vigtigt, at du sørger for, at alle automatiserede arbejdsgange bliver kontrolleret og efterset – særligt i begyndelsen.

Derved kan du få taget eventuelle børnesygdomme og uhensigtsmæssigheder fra starten og få skabt den fornødne tiltro til de automatiserede arbejdsgange – hos de sikkert lidt skeptiske bogholdere.

Hvad med de mere komplekse arbejdsgange

Men det er ikke alle arbejdsgange i en virksomheds administration, som er tænkt ind i økonomisystemer og digitale tjenester i skyen. 

Mange virksomheder har endda særdeles komplekse arbejdsgange, som af forskellige årsager umiddelbart virker totalt uoverkommelige eller helt umulige at digitalisere og automatisere.

Her kan du igen få god hjælp fra en konsulent med ekspertise i automatisering og digitalisering. Oftest er det nemlig muligt at skræddersy ”kontorrobotter” og forskellige andre automatiserings- og konverteringsrutiner. De gør det muligt både at få gjort selv de mest knudrede og omsiggribende arbejdsprocesser på tværs af virksomheden digitale og meget mere automatiserede.

Tillykke med din digitale rygrad

Med alt papir fjernet, hovedparten af alle arbejdsopgaver i administration og bogholderi automatiserede og digitaliserede og løsninger udviklet til de mere komplekse arbejdsgange er du godt i mål med din digitale rygrad. Vel at mærke uden at det er endt som et kuldsejlet it-projekt.

Med den store ressource- og tidsbesparelse hele processen har skabt, har medarbejdere både i og uden for bogholderiet fået en meget nemmere og enklere arbejdsdag – og de er sluppet for en masse trivielle og langsommelige opgaver for “dummies”.

Det øger medarbejdertilfredsheden, fagligheden og effektiviteten, og det kan ses på bundlinjen.

Nu skal den digitale rygrad vedligeholdes, optimeres og udvides i takt med, at der opstår nye behov i din virksomhed. Det kommer jeg ind på i nogle af de næste indlæg, hvor jeg også dykker ned i andre aspekter i forbindelse med digitalisering af bogholderiet.