Guide: Sådan kan fjernarbejde og udgiftshåndtering gå hånd i hånd

Efter næsten to år med fjernarbejde har du sikkert fået styr på, hvordan du leder dit team hjemmefra. Nu holder I formodentlig videomøder i massevis, gemmer jeres arbejde i skyen og bruger Slack eller andre online kommunikationsplatforme til at holde jer forbundet.

Desværre er det ikke alt, der er lige så enkelt at gøre på afstand – det gælder for eksempel udgiftshåndtering.

Hovedpinerne ved at håndtere udgifter på afstand

Håndtering af virksomhedsudgifter er udfordrende for de fleste virksomheder – uanset om medarbejderne sidder på kontoret eller ej. Men manglen på overblik og synlighed kan hurtigt føles endnu mere overvældende, når dit team befinder sig mange kilometer væk.

2020 og 2021 har været to år med store udfordringer, men det har også været en periode, der har givet virksomheder mulighed for at reflektere over, hvordan de arbejder, og hvor de kan forbedre sig – og et af de vigtigste områder har vist sig at være udgiftshåndtering.

I denne artikel vil du blive klogere på, hvordan automatiseret udgiftshåndtering kan give dig et overblik over dine medarbejderes udgifter – uanset hvor de befinder sig.

Se alle faste udgifter i ét centraliseret overblik

I en tid med corona og færre ressourcer, hvor alle kroner og ører tæller, har det aldrig været vigtigere at have styr på økonomien. Det gælder for eksempel din virksomheds udgifter til hverdagskøb, softwareabonnementer og markedsføring. 

En moderne løsning som Pleo kan give administratorer et overblik over alle køb og adgang til vigtige oplysninger, de har brug for, for at udføre deres arbejde bedst muligt.

Hvis du håndterer udgifterne manuelt, ved du aldrig rigtig, hvor pengene ender henne. Det kan for eksempel være, at dit team deler et fysisk firmakort, eller at dine medarbejdere lægger ud for deres køb – men ingen af de løsninger er særligt ideelle for hverken dig eller dit team.

Når du har et komplet overblik over din virksomheds udgifter, sparer du en masse tid – og dit team slipper for at uploade særskilte billeder af deres kvitteringer i slutningen af måneden.

Få styr på budgetterne med forbrugsgrænser

Dine udgifter til medarbejdere, der arbejder hjemmefra, er sandsynligvis anderledes, end hvis de sad på kontoret. Det kan være, at du skal betale for kontorudstyr, bredbånd- og telefonregninger, og det vil ikke undre os, hvis du abonnerer på et utal af softwareabonnementer.

I vores årsrapport fra 2020 afslørede vi, at udgifterne til telefon og internet steg med op til 107 % sammenlignet med i 2019, og at udgifter til kontorudstyr og hardware steg med 65 %. 

Selvom dit team ikke befinder sig det samme sted, betyder det ikke, at du ikke kan holde styr deres virksomhedsudgifter. Pleo gør det nemlig muligt at sætte forbrugsgrænser på hvert enkelt kort med få klik, og du kan ændre dem igen når som helst.

Når du sætter forbrugsgrænser, ved dit team nøjagtig hvor meget de kan bruge hver måned, og det gør det muligt for dig at forudsige virksomhedens forbrug.

Online betaling med virtuelle kort

Fjernarbejde er muligvis midlertidigt for dit team, men flere og flere virksomheder vover sig faktisk ud i permanent at arbejde hjemmefra.

Hvad enten dit team kun arbejder hjemmefra i øjeblikket eller for en længere periode, medfører denne måde at arbejde på formodentligt, at I foretager flere køb online end ansigt til ansigt.

Så snart du er tilmeldt Pleo, kan du udstede virtuelle kort til dine medarbejdere som kan bruges til online køb. Dit team behøver derfor ikke at vente på, at kortet bliver leveret, men kan med det samme gå i gang med at købe ting til deres arbejde.

På den måde har dit team et værktøj, der gør det lettere for dem at købe det, de har brug for til arbejdet – uanset om de arbejder hjemme eller ej.

Forbliv sikker med Pleo 

Selvom effektivitet er vores mål, vægter sikkerheden altid højere. Pleo mindsker risikoen for svindel og menneskelige fejl – og du får mulighed for at finde bedre måder at bruge dine penge på.

Når du bruger et fysisk kort til din virksomheds udgifter, skal du vide, at det sjældent er sikkert at dele kortoplysningerne online.

Virtuelle kort kan spærres eller slettes når som helst – for eksempel når du ikke har brug for et online abonnement mere.

Tillid og gennemsigtighed til teams, der arbejder hjemmefra

Det indebærer forskellige udfordringer at have et team, som arbejder hjemmefra.

Ifølge Harvard Business Review føler de fleste medarbejdere, der arbejder hjemmefra, ikke, at deres leder har tillid til dem. Og eftersom ansatte, der føler, at deres leder stoler på dem, er 110 % mere tilbøjelig til at beholde deres job, kan det godt betale sig at sætte pris på dit team.

Den forældede måde at håndtere udgifter på medfører, at medarbejderne ikke føler, at der er tillid til dem på arbejdspladsen. 

Pleo-helten Ludvig Olsson, der er CEO i virksomheden Trickle, har givet os et indblik i, hvordan Pleo har forbedret arbejdskulturen i hans virksomhed: 

“Førhen havde vi kun ét firmakort [i virksomheden], og det gav mine kollegaer to muligheder – selv at lægge privat ud for deres køb eller at låne kortet. Men at låne firmakortet føltes lidt ligesom at være 12 år igen og spørge sine forældre om penge til at gå i biografen.”

Sådan kan Pleo hjælpe dine medarbejdere, der arbejder hjemmefra

Pleo forener hele udgiftsprocessen og overvåger dine virksomhedsudgifter i realtid. Det gør det ikke blot nemmere for dig at forudsige de faste udgifter, men også at tage strategiske beslutninger om, hvordan du bedst bruger din virksomheds penge.

Den administrerende direktør eller økonomiafdelingen kan nemt beslutte, hvilke medarbejdere der skal have et Pleo-kort, og hvad deres individuelle forbrugsgrænser skal være på. 

Og fordelene går begge veje – dit team vil føle sig mere ansvarsbevidste, når de får lov til at tage økonomiske beslutninger, og administratorerne kan vise deres kollegaer, at de stoler på dem, samtidig med at mængden af papirarbejde og ensformige arbejdsopgaver reduceres.

Når du leder dit team på afstand, er det altafgørende, at alle områder dækkes ind, når det kommer til tage vare på dine medarbejdere – uanset om det er at organisere virtuel teambuilding, sørge for at de får et godt hjemmekontor eller at udstyre dem med et strømlinet system, så de problemfrit kan købe ting til arbejdet.