Sådan hjælper Pleo 3Shape med at administrere sin udgiftshåndtering globalt

Vi lancerede vores multi-entity-løsning tidligere denne måned for at hjælpe virksomheder med at administrere udgifter på tværs af forskellige teams, kontorer og lande.

3Shape, en F&U-virksomhed, der har specialiseret sig i 3D-scannere og CAD/CAM-software til tandlægebranchen, er en af Pleos største fans. Og med over 2.000 ansatte fordelt over det meste af verden kan man vist roligt sige, at 3Shape ved en ting eller to om, hvor udfordrende det kan være at administrere udgifter på tværs af landegrænser. 

Vi har taget en snak med Maja Mathisen, 3Shapes Payroll Specialist, og Filip Birch Lindevall, 3Shapes Finance Manager, for at blive klogere på, hvordan Pleo har hjulpet dem med at få bugt med deres voksende udgiftshovedpiner.

Udfordringerne

• At administrere to forskellige regnskabssystemer 
• At holde styr på udgifterne, efterhånden som virksomheden vokser på tværs af markeder 

Resultaterne

• Ét intuitivt system til udgiftshåndtering, der frigør mere tid til økomnomiafdelingen 
• Én løsning, der dækker alle de lokale markedsbehov
• Glade slutbrugere, der ikke skal lægge ud af egen lomme 
  

Hyggeligt at møde jer, Maja og Filip! Vil I fortælle os lidt mere om 3Shape, og hvorfor I begyndte at bruge Pleo?

3Shape er af den overbevisning, at digital tandpleje kan forbedre alle tandlægers daglige arbejde. Virksomhedens mission er at fremme og forbinde klinikker og laboratorier for derigennem at kunne give patienter endnu bedre behandlingsoplevelser. Virksomheden blev grundlagt i 2000 og har på nuværende tidspunkt over 2.000 ansatte på fem kontinenter, hvoraf omkring 500 medarbejdere er baseret i Danmark.

Som Payroll Specialist har Maja ansvaret for alt, der relaterer sig til løn og virksomhedens budget. Filip er Finance Manager og står for håndteringen af likviditetsstyring, skatter, afgifter, konsolidering og rapportering til ledelsen.

3Shape har brugt Pleo i lidt over et år, og det er ikke svært at se parallellerne mellem de to organisationer. Både Pleo og 3Shape blev grundlagt af meget målrettede og innovative personer, og begge virksomheder er vokset med høj hastighed i løbet af de seneste par år. Så det gav god mening for 3Shape at læne sig op ad Pleos software for at gøre deres vækst så gnidningsfri som muligt.

Maja har været stærkt involveret i udrulningen af Pleo i hele virksomheden, så hun er rimelig garvet, når det kommer til effektiv udgiftshåndtering. “Da vi fik muligheden for at implementere Pleo i 3Shape, bestilte vi i første omgang 200 kort,” fortæller hun. Og takket være et vellykket testforløb har de nu lanceret Pleo i en række lande i Europa 🎉

Det kan ikke være nemt at være økonomiafdeling i en hurtigt voksende virksomhed. Hvad var de første udfordringer, I stod over for, før I fandt Pleo?

“Den største udfordring var, at vi brugte to forskellige systemer – et til firmakort og et til tilbagebetalinger,” husker Maja. Af den grund var vores udgiftsafstemning langt mere tidskrævende og tung at administrere, end den burde have været. “De ansatte måtte ofte lægge ud af egen lomme, og det kunne tage op til en uge at tilbagebetale dem – også selv om der var tale om store køb som flybilletter,” siger Filip. 

Det er ikke nogen hemmelighed, at udlæg fra de ansattes egen lomme er dårligt for forretningen. Derfor besluttede 3Shapes regnskabsafdeling sig for at finde et bedre system.

I startede med at bruge Pleo i efteråret 2021, så I har haft lidt tid til at vænne jer til, hvordan værktøjet fungerer. Hvordan har jeres oplevelse været siden da?

Maja fortæller, at hun “havde så mange problemer med den tidligere løsning, at hun blev utrolig glad, da hun hørte om Pleo. Og teamet var begejstret for ikke længere at skulle grave dybt i lommerne for at lægge ud for virksomhedens udgifter.” “Mange af medarbejderne startede med et lille køb for at se, hvordan systemet fungerede – og det er så brugervenligt!”

Det er ikke overraskende, at 90 % af vores brugere er meget tilfredse med at bruge Pleo 💪

Ifølge Filip er den største gevinst glade slutbrugere. Feedbacken har været glødende, og medarbejderne er glade, fordi de tilbyder et produkt, der virker. Pleo tilbyder både fysiske, kontaktløse og virtuelle kort, så det har aldrig været nemmere at uploade kvitteringer og foretage køb.

Filip fortæller, at det er rart at have virtuelle kort på sin telefon, og at det gør det nemmere for medarbejderne at indtaste de korrekte oplysninger, hvilket igen gør det lettere for regnskabsafdelingen – alt i alt en win-win situation.

Pleo har været en livline for Maja og Filip. “Det er meget nemmere at booke og rapportere, og der er ikke noget ekstra arbejde,” fortæller Maja.

“Den tid, der spares på den finansielle administration, giver teamet mere tid til at fokusere på kvalitetsrapportering og moms,” bekræfter Filip. Der er trods alt en grund til, at Pleo hjælper administratorer med at spare 138 arbejdstimer hvert år.

Det kan selvfølgelig godt virke lidt tungt at skulle implementere et helt nyt system. Som Fillip sagde, så “er man altid lidt nervøs, når man skal bruge et nyt system, men Pleo forklarede mange af disse bekymringer og forsøgte at løse dem under kick-off-mødet.”

Maja spillede en stor rolle i implementeringen af Pleo, og hun var særligt glad for de dygtige Customer Success Managers, der kunne hjælpe dem med at besvare alle deres spørgsmål.

Vi elsker at høre det ❤️ Hvad er din yndlings Pleo-funktion (du må gerne vælge mere end én…)

For Maja var det uden tvivl siden Pleo Analyse. “Det er fedt at have overblik over både tilbagebetalinger og udgifter på virksomhedens firmakort.” 3Shape behandler omkring 1.000 udgifter hver måned (primært mad og drikke, stærkt efterfulgt af marketing). Derfor er det en kæmpe tidsbesparende faktor at kunne se alle udgifter ét samlet sted.

Men festen er kun lige startet.

Maja formoder, at “nu hvor vi har implementeret Pleo i fem andre enheder, kommer det helt sikkert til at vokse.” Vi glæder os til at følge med i vækstrejsen!

Filip kan nikke genkendende til fordelene ved Pleo Analyse-siden. Den hjælper dem med at “fremhæve, hvad vi bruger penge på – er det reklame? Måltider og kunder? Vi er vilde med det.” Det er nemt at holde styr på udgifter i Pleo. Du kan både se, hvad dine penge bliver brugt på, og hvilket team, der har det største forbrug.

“En anden stor fordel er Eksport-siden,” fortæller Maja. Den hjælper dem nemlig med at undgå bogføringsproblemer og dumme fejl.

Tak, fordi I tog jer tid til at snakke med os, Maja og Filip 👋

Pleo hjælper virksomheder i alle størrelser med at håndtere deres udgifter på tværs af enheder. Uanset om du har medarbejdere i to eller 22 lande, centraliserer Pleo din udgiftshåndtering ved at tilbyde én samlet løsning, så du hurtigere kan skalere og tage velinformerede beslutninger angående virksomhedens forbrug.

Læs mere om Pleos multi-entity-løsning, eller book en demo med vores salgsteam i dag.