Hvad er en kvittering, og hvorfor er den vigtig?

Bon, kvittering, nota eller papirlap. Kært barn har mange navne. Skulle du have glemt, hvorfor kvitteringer er vigtige, giver vi dig i denne artikel tips og tricks, som er gode at huske, næste gang du får stukket en kvittering i hånden. 

En kvittering er et stykke papir, som er dit bevis på, at du har købt en vare eller ydelse. De fleste kæder nok tanken om kvitteringer sammen med det krøllede stykke papir, som de har liggende i pungen, mappen eller skraldespanden – og her opstår problemet.

Hvis din pung bugner af gamle kvitteringer, er de værd at gennemgå, inden du smider dem ud. Når du gemmer dine kvitteringer, beskytter du nemlig dine rettigheder som køber. Derfor vil vi gerne slå et slag for, at den krøllede lap papir får en smule mere af din opmærksomhed i hverdagen. 

Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal håndtere dine kvitteringer, så læs med her, hvor vi giver dig konkrete råd og tips til, hvordan du fremover skal håndtere dine kvitteringer. 

Hvorfor skal du bruge en kvittering? 

I Danmark har du krav på at få en kvittering (engelsk: receipt), når du køber en vare eller ydelse. Men ikke alle dine kvitteringer er lige vigtige. Køber du for eksempel en fastelavnsbolle hos det hypede bageri, er det ikke en stor gevinst at gemme kvitteringen, da du næppe får den refunderet, hvis du allerede har spist den.

Når du derimod køber en jakke eller en spritny computer, er det dumt ikke at gemme din kvittering. Smider du kvitteringen ud, og jakken går i stykker, har du ikke mulighed for at bytte den eller foretage en reklamation. Selvom det kan være fristende at troppe op i butikken og gøre et forsøg, skal du som udgangspunkt have din kvittering med, hvis du vil bytte eller klage over varen.  

Pro tip:

Hvis du har din kvittering liggende på telefonen som et billede, er den lige så gyldig som den fysiske kvittering. 

Hvad skal en kvittering indeholde?  

For at en kvittering er gyldig, skal den indeholde nogle særlige oplysninger.

De informationer, du ofte vil finde på dine kvitteringer, er: 

• Butikkens navn 
• Navnet på varen 
• Prisen på varen
• Dato for købet
• Returret

De samme informationer skal også være synlige, hvis du laver en digital kopi, en håndskrevet kvittering eller tager et billede. Hvis du tager billeder af dine kvitteringer, skal du sørge for, at teksten er til at læse. Det kan nemlig godt gå hen og blive et problem, hvis hverken dig eller ekspedienten kan læse, hvad der står.

Dags dato-kvittering

De fleste i dag kender med al sandsynlighed ikke til dags dato-kvitteringer. For den unge, hippe forbruger lyder det mest af alt som et fortidslevn fra før butikkerne havde kassesystemer, der kunne printe din kvittering ud til dig.

Og det er i sagens kerne, hvad dags dato-kvitteringer er:

En håndskrevet kvittering.

Butikken skriver på en lap papir, hvor du får kopien, og de gemmer originalen til bogholderiet.

Hvor længe skal du gemme dine kvitteringer?

Som forbruger har du ifølge reklamationsretten ret til at bytte en vare, som har fejl eller mangler inden for to år. Når du køber en vare, som går i stykker inden for to år, kan du få den byttet, men det kræver, at du kan fremvise din kvittering for købet. Reklamationsretten er en pligt, som pålægges forhandleren i forhold til dig som forbruger og omfatter alle varer.

Et godt råd er derfor, at du gemmer dine kvitteringer i minimumto år.

Varer købt på afbetaling og løbende leveringer

Køb nu – betal senere. Varer købt på afbetaling er blevet mere og mere udbredt i de seneste år. Når du køber en vare på afbetaling, er der tale om noget, der bliver leveret løbende. Det kan for eksempel være et abonnement. Denne type af betalinger er omfattet af forældelsesloven, og et krav forældes først efter tre år.

Det betyder, at hvis sælger påstår, at du ikke har betalt, skal du kunne bevise, at det ikke er tilfældet. Gem derfor dine kvitteringer i tre år, hvis du har et abonnement eller lignende. Gemmer du ikke kvitteringerne, risikerer du at skulle betale en gang til.

Hvordan bør virksomheder gemme kvitteringer?

Nu ved du, hvordan du som forbruger kan vælge at håndtere dine kvitteringer. Men hvordan skal du forholde dig, når din virksomhed skal gemme kvitteringer?

Som hovedregel er det altid godt at opbevare kvitteringerne et sted, hvor de ikke bliver væk. Ifølge bogføringsloven skal alle dine kvitteringer gemmes i minimum fem år, fordi din virksomhed til hver en tid skal kunne fremvise jeres regnskab for myndighederne. Hvis det er gået din næse forbi, så træder den nye bogføringslov i kraft i 2023, hvor det herefter er slut med ringbind og fysiske bilag.

Du kan læse meget mere om den nye bogføringslov lige her.

Kvitteringer i forbindelse med medarbejderudlæg

Er din virksomhed hoppet med på den digitale bølge, og har I automatiseret processen omkring de udgifter, som skabes af medarbejderne? Eller kører processen stadig? Hvis det sidste er tilfældet, kan du sende din regnskabsafdeling en venlig hilsen og sige, at hjælpen er kommet.

Medarbejderudlæg sker ofte, og det kan være lidt forskelligt, hvad der bliver købt ind. For mange virksomheder er det tidskrævende for både medarbejder og regnskabsafdeling at tilbagebetale diverse udlæg i tide og utide. 

For at det hele ikke skal være besværligt og bøvlet, kan du med Pleo uddele individuelle firmakort med forskellige beløbsgrænser. Pleo samler dine medarbejderes udlæg og overholder samtidig den nye bogføringslov med digital opbevaring af kvitteringer og bilag.

Digitale kvitteringer

Vi vil gerne give dig nogle ekstra tips med på vejen, så du i fremtiden får nemmere ved at gemme dine kvitteringer. 

Det første tip er, at du, hvis du som næsten alle andre danskere har MobilePay, har mulighed for at aktivere kvitteringer i deres app. Det betyder, at hver gang du betaler med dit kort, som er knyttet til MobilePay, vil du få en digital kvittering (det forudsætter dog, at den pågældende virksomhed har et samarbejde med Storebox).  

Hvad er forskellen på en kvittering og en faktura?

En faktura er i bund og grund det samme som en regning. Fakturaer benyttes oftest kun af virksomheder, der opkræver penge fra en kunde. Det betyder, at når du får skiftet dine vinduer i huset, vil du oftest få tilsendt en faktura for det udførte arbejde.

En anden måde, hvorpå du kan skelne mellem kvitteringer og fakturaer, er ved at se på prisen for varen eller ydelsen:

Handler din virksomhed med en privatkunde, skal der laves en faktura, hvis beløbet overstiger 3.000 kroner inkl. moms. Hvis beløbet er under 3.000 kroner, kan du nøjes med en kvittering. Handler din virksomhed med en anden virksomhed, skal der laves en faktura, hvis beløbet overstiger 5.000 kroner inkl. moms.

Når du som virksomhed udsender dine fakturaer, er der en række krav til, hvad de skal indeholde. Se bare her:  

• Fakturadato (Udstedelsesdato)
• Fakturanummer (Fakturanummeret altid skal være fortløbende)
• Sælgers momsregistreringsnummer (CVR-nummer el. SE-nummer)
• Sælgers navn og adresse
• Mængden og arten af de leverede varer/ydelser
• Dato for levering eller afslutning
• Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden moms, prisnedslag, bonus og rabatter, medmindre det er medregnet i prisen.
• Den gældende momssats
• Det momsbeløb, som skal betales.

Pleo giver økonomimedarbejdere overskud i hverdagen

Vi har alle prøvet at miste kvitteringer og gå glip af vigtige refunderinger. 

Med Pleo kan du vinke farvel til manglende eller krøllede kvitteringer, som regnskabsafdelingen ikke kan tyde, og du kan bekymringsfrit uploade dine kvitteringer direkte til appen, så du ikke står med håret i postkassen, hvis du mister en kvittering.

Hvis du er nysgerrig på at vide mere om Pleo, kan du finde information, råd og svar på spørgsmål her.