Ny bogføringslov: slut med ringbind og fysiske bilag

Hvis din virksomhed sidder fast i en anden (læs: gammel) regnskabsæra og derfor er vant til at opbevare fysiske bilag i et fort af ringbind og mapper, skal du til at spidse ører. Fra 2024 er det nemlig lovpligtigt at opbevare al regnskabsmateriale med behørige sikkerhedskopier digitalt.

Et bredt politisk flertal blev i juni 2021 enige om en aftale om øget revision, der har til formål at styrke indsatsen mod snyd og hjælpe virksomheder med at undgå fejl i deres regnskaber og angivelser af skat og moms.

Det er denne aftale, der nu har udmøntet sig i to nye lovforslag, alle danske virksomheder bør være opmærksomme på og kende til:

• Ny bogføringslov (krav om digital bogføring)
• Ændringer af årsregnskabsloven (revisionspligt)

Du kan læse mere om den nye bogføringslov her og ændringerne af årsregnskabsloven her.

Selvom bogføringsloven officielt trådte i kraft den 1. juli 2022, udfolder kravene til digital bogføring sig over over en flerårig periode med start fra januar 2023.

Vigtige datoer i forbindelse med den nye bogføringslov

Her får du et hurtigt overblik over vigtige datoer, du bør skrive dig bag ordet, hvis du har tænkt dig at overholde kravene i den nye bogføringslov.

Den 1. januar 2023

Bogføringspligtige virksomheder skal udarbejde en beskrivelse af virksomhedens procedurer for bogføring, hvilket indebærer følgende:

• En beskrivelse af virksomhedens procedurer for løbende at registrere transaktioner
• En beskrivelse af virksomhedens procedurer for at opbevare regnskabsmateriale på sikker vis
• En beskrivelse af, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for de ovenstående procedurer

Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en skabelon, der skal hjælpe mindre og ukomplekse virksomheder med at lave en korrekt beskrivelse af deres procedurer for bogføring, så de sikrer sig, at de opfylder kravene i loven.

Den 1. juli 2023

Eksisterende digitale bogføringssystemer skal opfylde de nye krav og være anmeldt til Erhvervsstyrelsen.

Den 1. januar 2024

Alle virksomheder i regnskabsklasse B, C & D (10 medarbejdere) med pligt til at indberette årsrapport til Erhvervsstyrelsen skal leve op til de nye krav og bogføre via et digitalt bogføringssystem.

Den 1. juli 2024

Regnskabspligtige virksomheder, der anvender et ikke-registreret bogføringssystem, skal sørge for, at deres bogføringssystem opfylder kravene til digitale bogføringssystemer.

Den 1. januar 2026

Øvrige virksomheder og foreninger med en årlig nettoomsætning på over 300.000 kroner to år i træk skal bogføre via et digitalt bogføringssystem.

Den 1. juli 2026

Ikke-regnskabspligtige virksomheder med en nettoomsætning over 300.000 kr., der anvender et ikke-registreret bogføringssystem, skal sikre, at deres bogføringssystem opfylder kravene til digitale bogføringssystemer.

Selvom nogle af de nye ændringer først træder i kraft om et års tid, anbefaler vi, at du sætter dig ind i de nye krav i Bogføringsloven (på engelsk: Accounting Act) og identificerer behovet for eventuelle ændringer i den måde, din virksomhed bogfører regnskabsmateriale på.

I dette blogindlæg vil vi primært behandle den nye bogføringslov og i den forbindelse de væsentlige ændringer, der kommer til have betydning for din virksomhed, når kravene træder i kraft i 2023.

Hvad er Bogføringsloven: opbevaring af regnskabsmateriale

Bogføringsloven foreskriver først og fremmest, at alle danske og udenlandske virksomheder, der driver forretning i Danmark, er skatte- eller afgiftspligtige i Danmark eller modtager tilskud fra staten, har pligt til at bogføre. De eneste virksomheder, der er er undtaget bogføringspligten, er statsledede virksomheder og kommuner.

Indtil nu har Bogføringsloven ikke beskrevet, hvordan selve bogføringen skal foregå, men har istedet blot opstillet de bogføringsregler og -retningslinjer, alle erhvervsdrivende virksomheder og organisationer skal overholde, når de bogfører udgifts- og indtægtsposter i regnskabet.

Ifølge Bogføringsloven er virksomheder pålagt følgende krav:

• Regnskabsmateriale skal opbevares i minimum 5 år fra udgangen af det pågældende regnskabsår.
• Materialet skal som udgangspunkt opbevares i Danmark (man kan søge om tilladelse til at opbevare regnskabsmateriale i andre lande).
• Regnskabsmaterialet må ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes.
• I nogle tilfælde skal virksomheder beskrive registreringer af transaktioner, samt hvordan de opbevarer regnskabsmaterialet (afhænger af virksomhedens registreringssystem).
• Virksomheder skal kunne dokumentere sine registreringer i form af bilag, som virksomheder indtil nu har kunnet vælge at udskrive eller opbevare digitalt.

I takt med at digitaliseringen har gjort sit indtog, har det vist sig at være nødvendigt at ændre og opdatere lovgivningen. Det skete sidst i 2015, hvor man gjorde det muligt for virksomheder også at opbevare regnskabsmateriale digitalt – som supplement til de manuelle og papirbaserede processer.

Ændringer af Bogføringsloven: vigtigt at vide om den nye bogføringslov

Den politiske aftale om at effektivisere bogholderiet, som Folketinget nåede til enighed om i 2021, kommer til at få store konsekvenser for den måde, virksomheder skal bogføre deres regnskab på fremadrettet.

På overordnet plan handler forslaget om ændringer af Bogføringsloven om at bekæmpe svindel og skatteunddragelse og på samme tid øge informationssikkerhedsniveauet i Danmark. Dette opnås ved hjælp af en gennemgående digitalisering af bogføringsprocesserne i danske virksomheder.

Mere konkret medfører forslaget om ny bogføringslov følgende væsentlige ændringer:

• Virksomheder pålægges krav om digital opbevaring af regnskabsmateriale i  mindst 5 år enten hos virksomheden selv eller hos en tredjepart.
• Der skal foretages regelmæssige sikkerhedskopier, som kun bemyndigede personer i virksomheder har adgang til.
• Gendannelse af bogføringsdata skal kunne udleveres i et anerkendt maskinlæsbart format, ukrypteret og uden adgangskoder.
• Alle registreringer samt ændringer af registreringer skal fremgå af regnskabssystemet, dateres og henvise til et digitalt opbevaret bilag.
• Erhvervsstyrelsen får hjemmel til at foretage risikobaserede bogføringskontroller af virksomheder, som enten har fravalgt revision eller ikke har indsendt deres første årsrapport.
• Definitionen af “regnskabsmateriale” udvides til også at omfatte  dokumentation for faktuelle oplysninger i ledelsesberetningen i virksomhedens årsrapport.
• Der kommer mere fokus på beskyttelse af persondata (GDPR) og ISO-standarder for informationssikkerhedsstyring.
• Hvis en virksomhed ikke ikke kan stille det originale, digitale regnskabsmateriale eller den digitale sikkerhedskopi til rådighed for myndigheder, der har hjemme til at få indsigt i materialet, kan de risikere at få en bøde på op til 1,5 millioner kroner.

I henhold til den nye og udvidede definition af regnskabsmateriale lægger den nye bogføringslov op til digital arkivering af følgende materiale:

• Bilag (kvitteringer, regninger og fakturaer)
• Registreringer, herunder transaktionssporet
• Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer
• Oplysninger, som er nødvendige for kontrolsporet
• Dokumentation for oplysninger i noterne og ledelsesberetningen i årsrapporten
• Dokumentation for skøn og vurdering foretaget i forbindelse med udarbejdelse af virksomhedens årsrapport
• Regnskaber, som kræves udarbejdet i henhold til lovgivning
• Frivilligt udarbejdede regnskaber, der ikke udelukkende er til virksomhedens eget brug
• Eventuelle revisionsprotokoller eller tilsvarende rapportering

Hvilke virksomheder er omfattet af den nye bogføringslov?

Kravene i den nye bogføringslov gælder for alle selskaber, der er omfattet af regnskabspligt i henhold til årsregnskabsloven.

Det betyder, at aktie- og anpartsselskaber, erhvervsdrivende fonde (uanset størrelse) og personligt drevne virksomheder, herunder enkeltmandsvirksomheder, interessentskaber osv., der har en nettoomsætning på mere end 300.000 kroner om året (to år i træk), også er omfattet af ændringerne.

De nye bogføringsregler kommer i høj grad til at få betydning for de virksomheder, som endnu ikke bruger et regnskabsprogram eller på gammeldags manér stadigvæk opbevarer deres bilag i fysisk format i mapper og ringbind.

Hvis disse virksomheder tidligere har manglet incitament til at digitalisere deres bogføringsprocesser og rydde op i kælderen, har de i hvert fald fået et meget stærkt et nu!

Hvad sker der, hvis du ikke overholder Bogføringsloven?

Brud på Bogføringsloven er hidtil blevet straffet med en bøde, der normalt svarer til den indtjening, det offentlige er gået glip af i form af moms og skat.

Men i den nye bogføringslov bliver bødeniveauet hævet for virksomheder, der ikke følger reglerne.

Det betyder, at virksomheder, der ikke kan fremvise det originale regnskabsmateriale i digitalt format eller en digital sikkerhedskopi til myndighederne, kan risikere at få en bøde på op til 1,5 millioner kroner.

Hvem har ansvaret for korrekt bogføring?

Selvom det kan virke som en let løsning at tørre ansvaret for korrekt bogføring af på bogholderen, er det ledelsens ansvar, at virksomheden overholder bogføringslovens regler.

Og hvis din virksomhed anvender et ikke-registreret bogføringssystem, er det også virksomhedens egen pligt at sikre, at systemet overholder lovkravene, hvilket skal kunne bevises ved en eventuel revision.

Hvordan sikrer du dig, at du overholder den nye bogføringslov?

Er du i tvivl om, hvad du kan gøre for at leve op til kravene om digitalisering af dine bogføringsprocesser? Det er heldigvis ret nemt.

Det første, du skal gøre, er at tage et kig på din virksomheds nuværende regnskabssystem. Giver det mulighed for digital opbevaring af bilag?

Mange af de ældre regnskabssystemer kan formentligt ikke håndtere de nye bogføringskrav.

Hvis dit regnskabssystem er af en ældre og ikke digitaliseret generation, skal du enten undersøge, om der kan laves en separat løsning, eller om det er mere fornuftigt at investere i et nyere regnskabssystem, hvor du kan digitalisere alle nye bilag, der kommer ind.

Husk, at bilag skal opbevares digitalt i mindst 5 år. Så hvis du vælger at gå over til et andet regnskabssystem, skal du være sikker på, at du kan eksportere bilagene fra dit gamle system over til det nye.

Hvis din virksomhed ikke gør brug af et regnskabssystem, kan du også vælge at anvende andre systemer til opbevaring af bilag, f.eks. Dropbox, Gmail eller andet. Hvad end du vælger, skal du bare være sikker på, at det er muligt at uploade alle de bilag, I opbevarer i papirform, til den nye digitale løsning.

Sådan kan Pleo hjælpe dig med at overholde den nye bogføringslov

Hvis du har brug for at finde et nyt system, der hjælper din virksomhed med både at opfylde de digitale krav i den nye bogføringslov, skaber værdi i virksomhedens øvrige processer og er nemt at komme i gang med, vil vi (ikke overraskende) gerne slå et slag Pleo.

Pleos udgiftsløsning gør det muligt for danske virksomheder nemt at indføre bogføringsprocesser, der overholder den nye lov.

Med Pleo kan virksomheder blandt andet:

• Nemt og enkelt digitalisere kvitteringer og andre bilag
• Eksportere digitale kvitteringer til ethvert regnskabssystem

Alle kvitteringer indfanges og opbevares digitalt med Pleo. I stedet for at indsamle papirkvitteringer bliver medarbejdere mindet om at tage et billede af kvitteringen, hver gang de foretaget et køb med deres Pleo-kort, hvorefter alle detaljerne om udgiften, herunder den digitale kvittering, automatisk synkroniseres med virksomhedens Pleo-konto i realtid.

Hvis en medarbejder glemmer at scanne kvitteringen, bliver de automatisk mindet om at gøre det efter et par dage, hvilket sparer regnskabsafdelingen en hulens masse tid.

Lige så snart en ny udgift bliver registreret i Pleo, er den klar til at blive gennemgået, godkendt og sat i kø til eksport. Pleo kan integreres med e-conomic, Dinero, Quickbooks og andre populære regnskabssystemer, hvilket gør det hurtigt og nemt at eksportere udgifter.

Se her, hvilke systemer Pleo kan integreres med.

Pleos løsning til digitale kvitteringer overholder allerede de nye, forventede krav i Bogføringsloven i Danmark. Alle kvitteringer, der uploades via Pleo-appen, fra kamerarullen eller i webappen er klar til at blive synkroniseret og opbevaret i overensstemmelse med de nye bogføringsregler i digitalt format i dit foretrukne regnskabssystem.