Hvordan kan Pleo gøre en forskel for større virksomheder?

Der er mange ting, der er adskiller en stor virksomhed fra en lille, men virksomhedsudgifter er ikke en af dem.

Vi kan ikke benægte, at workflows og andre procedurer kan være sværere at holde styr på, når en virksomhed er i vækst. Det samme gælder for de større virksomheder, især med henblik på håndtering af udgifter.

Det viser sig nemlig, at de fleste store virksomheder stadig får deres medarbejdere til at lægge ud for virksomhedsudgifter, hvorefter regnskabsafdelingen må jagte dem rundt for at indsamle deres krøllede kvitteringer for efterfølgende at spilde tid på kedeligt administrationsarbejde.

Hvordan kan større virksomheder bruge Pleo?

Vi udsteder intelligente firmakort til virksomheder, hvor økonomichefen eller regnskabsafdelingen kan bestemme, hvem der får et Pleo-kort, og hvad deres forbrugsgrænse skal være på.

Når en medarbejder bruger Pleo-kortet, enten fysisk eller online, får vedkommende besked på at tage et billede af deres købskvittering, hvorved det uploades direkte til systemet med det samme. Derefter vil afdelingslederen eller bogholderiet – du bestemmer selv hvem – modtage en notifikation om denne udgift i realtid.

Pleo sporer al data og foretager analyser, så du får større indsigt i din virksomheds forbrug. Dermed er du bedre stillet til at lave forbrugsprognoser for de næste uger og endda måneder.

Men det er ikke engang det bedste!

Det bedste er, at du kan bruge denne funktion til at finde besparelsesmuligheder.

Og hvem vil ikke gerne spare penge?

Vi holder dig i hånden hele vejen

Det kan være skræmmende at introducere et nyt værktøj, især hvis du har 20 nye ansatte hver måned, hundredvis af opgaver, der kræver din opmærksomhed samt utallige andre værktøjer, du skal holde styr på. 

Bliv ekspert i Pleo, før du kan nå at sige “udgiftshåndtering”. Vi hjælper dig med alt lige fra produktdemoer med vores salgsteam til onboarding med vores kundeteam til implementeringsvejledning til dine revisorer.

Når vi har hjulpet dig med opsætningen, er det tid til at gå i dybden med din indkøbspolitik – et af de vigtigste dokumenter, som enhver virksomhed bør have. For at hjælpe dig i gang har vi udviklet en skabelon, så du nemt kan lave din egen indkøbspolitik.

Med en grundig indkøbspolitik og Pleo ved hånden, har du de vigtigste redskaber til at skabe en god forbrugskultur i din virksomhed.

Pleo kan spare dig for både tid og penge

Hvert et sekund tæller, når du har at gøre med en stor virksomhed eller en virksomhed, der vokser med lynets hast. Så hvorfor spilde den dyrebare tid med langsommelige udgiftsprocesser?

En undersøgelse fra GBTA (Global Business Travel Association) viser, at det i gennemsnit tager hele 20 minutter at behandle bare én enkelt udgiftsrapport manuelt. Prøv at forestille dig alt den tid, du kan spare ved at digitalisere denne del af din forretning?

Men hvor meget tid helt præcist, tænker du nok? Vi har fundet frem til, at Pleo-administratorer faktisk sparer 11,5 timer i gennemsnit ved ikke at lave udgiftsrapporter manuelt. Det er halvanden arbejdsdag, som du får foræret! Tænk bare på alle de vigtige ting, du kunne udrette i løbet af den tid.

Og det er ikke kun tid, du sparer – også penge. Vidste du, at en virksomhed med 100 ansatte bruger omkring 19.950 kr. om måneden på at udfylde manuelle rapporter? Det er altså 239.400 kr. om året! 

Tal lyver ikke. Find ud af, hvor meget du kan spare med Pleo ved hjælp af vores ROI-beregner.

Vi passer godt på din virksomheds penge

Det er ikke for sjov, når en større virksomhed skal implementere et nyt værktøj. Der kan være mange risici involveret, og netop derfor har vi fokuseret på at bygge en sikker infrastruktur, der passer godt på dine penge. 

Det er sandsynligvis også derfor, at 99 % af vores brugere føler, det er sikkert at betale med Pleo.

Pleo giver dig ikke blot mere synlighed og et bedre overblik over dine virksomhedsudgifter end nogen andre. Vi hjælper dig også med at håndtere køb, som ikke ser helt rigtige ud. Måske blev Pleo-kortet kørt igennem uden for de almindelige arbejdstimer eller til et meget større beløb end normalt?

Uanset hvad det måtte være, kan du altid fryse kortet ved bare at trykke på én enkelt knap, hvorefter vores proaktive kundeservice vil hjælpe med at løse mysteriet.

Ønsker du endnu mere sikkerhed, kan Pleo Assurance være noget for dig. Med Pleo Assurance får dine ledere besked, hvis et køb overstiger et bestemt beløb – de træffer således beslutningen om, hvorvidt købet skal godkendes eller ej. På denne måde bevarer du det fulde overblik og undgår ubehagelige overraskelser.

Håndtering af private udlæg og tilbagebetalinger

Virksomhedsudgifter kan komme i alle størrelser og former, så derfor er et firmakort ikke altid tilstrækkeligt. Kørsel koster jo for eksempel også. Så hvordan tilbagebetaler du dine medarbejdere på den smarteste måde?

Derfor har vi udviklet Pleo Pocket, som holder styr på, hvor meget du skylder dine medarbejdere for deres private udlæg – og det hele er selvfølgelig samlet ét sted.

Lad os sige, at Lise fra salgsafdelingen har betalt for frokost med en kunde ud af hendes egen lomme. Ikke alene skal hun vente uger på at få de 300 kr. igen, din regnskabsafdeling skal også døje med besværet med at betale Lise de 300 kr.

Med Pleo Pocket kan Lise bare tilføje frokosten til hendes Pocket-udgifter sammen med kvitteringen, hvorefter hun får pengene refunderet, så snart en administrator godkender købet. 

Hvis Lise ofte laver private udlæg, kan du også tillade, at hun selv kan få pengene automatisk tilbagebetalt – uden at skulle igennem et godkendelsesworkflow først.

Få styr på din virksomheds abonnementer

Virksomheder i dag er mere afhængige af abonnementer end nogensinde før. Faktisk viser en undersøgelse, vi har lavet, at abonnementer udgør mere end en tredjedel af virksomhedens udgifter, ifølge 65 % af de virksomheder, vi talte med.

Jo større en virksomhed du har, desto større er chancen for, at flere har tilmeldt sig det samme abonnement.

Pleo hjælper dig med at undgå dette. Der er vel ingen grund til at smide penge ud ad vinduet?

Sreya Chatterjee fra software-virksomheden TerminusDB i Dublin er ikke i tvivl om de fordele, Pleo giver hendes team – og behovet for Pleo opstod blandt andet på grund af udgifter til faste abonnementer.

“Det er fantastisk, at vores team har friheden til selv at tilmelde sig de værktøjer, de har brug for – men du skal altså stadig holde øje med, hvad du abonnerer på,” siger Chatterjee. “Det kan være, at du er tilmeldt to værktøjer, der ligner hinanden og faktisk løser det samme problem. I så fald bør du vælge det ene frem for den andet.”

Med overvågning i realtid sparer du ikke kun penge på abonnementstjenester, du hjælper også din økonomiafdeling med at lave pålidelige udgiftsprognoser og strategiske beslutninger om, hvordan jeres penge bruges bedst muligt.

Betal på en smartere måde, uanset hvor du befinder dig

Dine medarbejdere er muligvis spredt ud over hele landet – måske på forskellige kontorer, eller også arbejder de hjemmefra. Uanset om de arbejder med salg, kundeservice eller andet, har de alle virksomhedsudgifter.

Disse smarte kort er tilgængelige lige så snart, du tilmelder dig Pleo. Dermed kan dit team forbedre håndteringen af jeres virksomhedsudgifter allerede fra dag ét – uanset om det drejer sig om online køb eller faste abonnementer.

De virtuelle kort kan foruden at øge effektiviteten også give ekstra sikkerhed og beskyttelse, når det kommer til køb på nettet.

Som vi sagde tidligere, kan kortene fryses når som helst, hvis der er mistanke om legitimiteten af et køb. Således mindskes risikoen for online svindel med Pleo.

Uanset hvor stor eller lille en virksomhed du driver, er det afgørende, at du har fuld kontrol over dine udgifter. Vores forbrugsløsning kan revolutionere mange af dine udgiftsprocesser – fra tilbagebetalinger til online køb – uden, at du skal gå på kompromis med overblikket over dine virksomhedsudgifter …

Tværtimod.

Bestil en demo i dag, og gør dig selv (og dine medarbejdere) en stor tjeneste.