Pleo forklarer: Pleo Pocket

Virksomhedsudgifter kommer i alle mulige og umulige størrelser og former. Og nogle gange kan firmakortet desværre ikke klare alle ærterne.

Du ved… Ting som kørselsudgifter. Tilbagebetalinger til medarbejdere, som har lagt ud for køb med deres egne penge. Håndtering af firmakort, der er blevet brugt til personlige køb.

For at imødekomme de udfordringer, som disse særlige udgifter fører med sig i kølvandet, har vi udviklet Pleo Pocket, der samler alle jeres udgiftsdata og simplificerer mange af de andre udgifter, der hænger sammen med det at drive en forretning.

I dette blogindlæg gennemgår vi Pleo Pocket helt ned til mindste detalje. Hvis du allerede kender til Pleo Pocket, kan du her læse om, hvordan du kommer i gang med at bruge det.

Tilbagebetal dine medarbejdere uden problemer

Det kan virkelig give hovedpine at skulle tilbagebetale medarbejdere, der eksempelvis har købt noget på vegne af virksomheden.

Ikke nok med at regnskabsafdelingen skal sørge for, at beløb enten bliver lagt til eller trukket fra lønsedlen, bidrager tilbagebetalinger til en generel ineffektivitet i virksomheden.

Især hvis det indebærer, at vigtige medarbejdere skal bruge tid på at jagte andre mindst ligeså vigtige medarbejdere for at få fat i deres krøllede papirkvitteringer...

For slet ikke at tale om de medarbejdere, der kan risikere at skulle vente flere uger på at tilbagebetalt beløb, der kan variere fra 30 DKK til 3.000 DKK.

Hos Pleo synes vi, hvis vi skal være helt ærlige, at hele den ovenfor beskrevne proces er lidt hul i hovedet.

Derfor har vi gjort det nemmere at tilbagebetale medarbejdere og holde styr på udeståender mellem medarbejdere og virksomheden.

Med Pleo Pocket får du overblik over alle private udlæg, og du kan nemt tilbagebetale dit team med et enkelt klik på en knap.

Forestil dig, at nogle fra dit salgsteam af egen lomme betaler for en togbillet til en konference. Pocket gør det muligt for dem blot at føje det totale beløb og kvitteringen til deres Pocket-udgifter i Pleo-appen.

Sådan godkender du dit teams tilbagebetalinger

For at Pleo-administratorer kan bevare overblikket og altid have fuld kontrol gør Pocket det muligt at opsætte et godkendelses-workflow for alle virksomhedens tilbagebetalinger.

Lige så snart en tilbagebetaling er blevet gennemgået og godkendt, vil medarbejderen modtage en notifikation om, hvor mange penge der er blevet overført til deres personlige bankkonto.

Det betyder med andre ord, at dit team kan vinke farvel til at skulle vente lang tid på at blive tilbagebetalt og sende akavede e-mails om, hvor de 89 kroner, som virksomheden skylder, bliver af.

Foretager dit team mange private udlæg? Hvis det er tilfældet, kan de automatisk tilbagebetale dem selv. For at give dig lidt mere ro i sindet kan du opsætte individuelle forbrugsgrænser på dit teams Pleo-kort og Pocket-udgifter, så du ikke behøver at godkende hver enkelt udgift.

Hold styr på dine medarbejderes kørsel

Uanset om du har mange eller få medarbejdere, der har brug for ofte at være på farten i forbindelse med deres arbejde, kan udgifter til brændstof hurtigt hobe sig op og blive svært at administrere.

Bare tænk på de mange forskellige satser, for slet ikke at nævne de mistede kvitteringer...

Som Pleo-administrator kan du med Pocket nemt holde styr på, hvor meget virksomheden skylder de medarbejdere, der er på farten.

For at gøre det så simpelt som muligt regner vi endda det hele ud for dig.

Lige så snart en medarbejder fra dit team har gennemført en tur, kan de tilføje start- og slutadressen i Pleo-appen, hvorefter vi beregner afstand, samt hvor meget virksomheden skylder baseret på den standardsats, du har valgt.

Pssst...!

Hvis der er noget, der ikke ser ud, som det skal, kan Pleo-administratorer altid ændre dato, afstand og sats.

Administrer dit teams kontanthævninger

I den perfekte verden ville dit team kunne bruge deres Pleo-kort til alle slags udgifter. Men vi ved af erfaring, at ikke alle forhandlere tager imod kortbetalinger. Derfor kan det nogle gange være nødvendigt at betale med kontanter.

I sådanne situationer gør Pocket det muligt at hæve kontanter fra hæveautomater med deres Pleo-kort. Pocket kan endda automatisk registrere de beløb, der bliver hævet.

Når en medarbejder har hævet penge i en automat, vil deres Pocket-saldo automatisk afspejle det hævede beløb, og det vil fremgå som et udestående, den givne medarbejder skylder virksomheden.

Selvom vi gerne så, at I foretog alle køb med dit Pleo-kort, er vi godt klar over, at nogle forhandlere kun accepterer kontanter. Med Pocket kan dit team hæve kontanter fra hæveautomater med deres Pleo-kort og registrere det beløb, de bruger.

Hvis en medarbejder hæver 1.000 DKK med deres Pleo-kort, kan de udligne det udestående beløb ved at tilføje de køb, de har foretaget med kontanterne – hvad end det er en kundefrokost eller en togbillet.

I tilfælde af spørgsmål eller uoverensstemmelser mellem kontanthævninger og Pocket-saldi kan du formentligt finde de svar, du leder efter, i denne artikel.

Har du ved et uheld brugt dit Pleo-kort til et personligt køb?

Det er menneskeligt at fejle, og uheld sker til tider, om vi vil det eller ej.

Mange Pleo-brugere har gemt deres Pleo-kortoplysninger på diverse ecommerce-sider eller føjet deres Pleo-kort til Apple Pay, så man kan hurtigt komme til at bruge sit Pleo-kort, hvis man er lidt for hurtig på aftrækkeren.

Heldigvis for det kan du med Pleo rette op på disse fejl på et øjeblik ved at markere udgifter som private køb med et enkelt klik i appen.

Herefter vil medarbejderens udestående beløb automatisk blive opdateret, så der er ikke nogen grund til at panikke over eller bekymre sig om, hvordan de skal tilbagebetale beløbet.

Nemt, ikke?

Med vores ambitioner om at blive virksomhedernes foretrukne udgiftsløsning er Pocket blot endnu et eksempel på, hvordan virksomheder fra forskellige brancher kan bruge Pleo til at få styr på deres håndtering af udgifter på tværs af hele organisationen – fra kørselregistering og kontanter til problemfrie tilbagebetalinger.

Har du nogle spørgsmål, du mangler at få svar på? Besøg Pleos FAQ-side for Pocket-funktionen, eller kontakt vores proaktive kundeservice.