Sådan kommer du i gang med at digitalisere din bogføring

Kristian Konradsen er gæsteblogger hos Pleo. Til daglig arbejder han som CCO og Digitaliseringskonsulent ved Zignifikant i Århus, hvor han primært beskæftiger sig med virksomhedens kunder med online forretninger. Dette er Kristians andet blogindlæg i hans serie om digitaliseringen af bogholderiet. Du kan læse det første indlæg "Derfor ender digitalisering af bogholderiet ikke som endnu et kuldsejlet it-projekt" her.

Det kan synes som en lang og sej proces at opbygge den digitale rygrad, som skal skabe grundlaget for en digitalisering af hele din administration i virksomheden. Men går du frem i små, lette skridt og bruger nogle af de cloud-løsninger, som allerede har skabt gode resultater for andre firmaer, tager du det svære ud af processen. Samtidig får medarbejderne en succesoplevelse, som giver dem mod på mere digitalisering.

Læs med her, og få en plan for de første skridt i digitaliseringen!

Digitalisering er ikke kun en god ting på papiret

Lige som du selv er, er medarbejderne også på vagt, så snart du begynder at snakke om ændringer i de daglige rutiner, og om nye teknologier, som skal gøre deres hverdag lettere.

De er nemlig blevet skuffet talrige gange.

For enten var den nye teknologi knap så fantastisk, som de blev lovet, eller også følte medarbejderne, at de endte med at løse en masse nye opgaver, som andre i virksomheden tidligere tog sig af.

Så det kan da godt være, at det der med digitalisering lyder som en god ting på papiret. Men de vil se det i praksis, før de tror på det.

Digitalisering af virksomhedens bogføring – trin for trin

Det er vigtigt, at du vælger det rigtige sted at starte digitaliseringen. Derved lægger du ud med at give medarbejderne – både i bogholderiet og i resten af din virksomhed – nogle succesoplevelser, som overbeviser dem og giver dem mod på mere.

Nedenfor får du en trin for trin-guide til, hvordan du kan implementere digitalisering af virksomhedens regnskabsprocesser med succes.

Start med at se på bilagene

Et godt sted at starte digitaliseringen af din virksomhed er ved at se på de bilag, du får ind i bogholderiet.

• Hvor mange af dem får I allerede i et digitalt format som f.eks. PDF, EAN o.l.?
• Hvor mange af dem modtager I stadig på papir?
• OG – måske allervigtigst – hvordan foregår jeres godkendelsesprocedurer for bilagene?

Digitale bilag er en gevinst

Alle de bilag, du modtager i digitalt format, er en gevinst, som vi gemmer til et senere indlæg. For de er nemme at automatisere behandlingen af, så både godkendelsesprocedure og klargøring til bogføring foregår helt digitalt.

Ja, faktisk findes der tjenester i skyen, som både sørger for at sende de indkomne fakturaer til godkendelse hos de rigtige personer, sætte dem til betaling i banken på den rigtige dato og oprette en postering i ERP-systemet. Så alt, hvad bogholderen skal gøre, er at kontrollere dem korrekt – for konteringen er også på plads.

Papirbilagene skal digitaliseres

Sådan skal alle de bilag, som stadig kommer ind på papir, også gerne ende med at kunne håndteres.

Typisk modtages de fleste kreditorbilag i dag i digitalt format, mens særligt køb på firmakortet og mange interne arbejdsgange stadig kører på papir.

Her kan en tjeneste som Pleo hjælpe dig med at dræbe papirbonner fra kioskindkøb og papirkvitteringer fra f.eks. hotelophold. For hver gang en medarbejder køber noget med firmakortet, beder Pleo-appen dem om at tage et billede af bonnen eller kvitteringen.

Så er bilaget for transaktionen digitaliseret, og bogholderiet slipper for at vente i tusinde år på, at medarbejderen få fremskaffet bortkommende eller hengemte bonner.

Godkendelsesprocedurerne skal digitaliseres og automatiseres

Er du klar over, hvor meget det koster i arbejdsløn at få godkendt et bilag, hvis jeres godkendelsesproces stadig foregår på papir?

For den slags ”småopgaver” er ikke det, medarbejderne prioriterer højest i en travl hverdag. Derfor må bogholderiet ofte rykke flere gange, før krusedullen er i hus. Og er der flere medarbejdere, der skal godkende det enkelte bilag, løber det hurtigt op.

Men når først alle bilag er digitaliseret, ophører behovet for en manuel papirgang, når bilagene skal godkendes. Ved at bruge Pleos system til håndteringen af kreditorbilag, som jeg allerede har fortalt om, kan hele processen automatiseres og gøres meget nemmere for medarbejderne.

Det sætter skub i tingene, fjerner folks dårlige samvittighed og giver dem mere tid til det, der skaber værdi for jeres kunder – og dermed dit firma.

Så allerede her vil medarbejderne mærke en positiv forandring af deres hverdag og få den første lille succes med digitaliseringsprocessen.

Hvordan kører jeres interne afrapportering?

Det næste sted, du med fordel kan sætte ind, er jeres interne afrapportering af f.eks. time- og materialeforbrug på kundeopgaver og den slags.

Foregår de stadig på papir – eller i f.eks. et regneark – afføder det dobbeltarbejde for både medarbejdere og bogholdere, eftersom data manuelt skal tastes ind i ERP- eller lønsystemet fra papir eller regneark.

Digitaliseres den proces, bliver det både meget hurtigere og mindre tidskrævende for alle parter. Samtidig mindsker du risikoen for, at der bliver glemt f.eks. nogle dyre materialer, fordi de ikke lige blev skrevet på listen, da medarbejderen afsluttede dagen. For papirbaserede systemer udfyldes oftest kun en gang hver dag.

Men med et digitalt system kan registrering af tid og materialeforbrug foregå med en app fra telefonen. Det gør det hurtigt og nemt at gøre det i situationen.

Tidsregistreringen kan anvende et stopur i app’en, så du får det nøjagtige tidsforbrug, der ikke er afhængigt af medarbejderens hukommelse.

Og materialeforbruget kan f.eks. klares ved at scanne en stregkode på emballagen. Så slår systemet selv alle nødvendige data op.

Derved bliver det nemt og lige til at bogføre og fakturere forbruget korrekt uden stort set at røre en finger.

Den første succes giver smag for mere

Når først medarbejderne har oplevet, hvor meget nemmere hverdagen bliver med de første, små skidt i dit firmas digitaliseringsproces, får de hurtigt lyst til mere.

Men du vil vel hellere høre mere om de enkelte værktøjer, og hvordan du gør med de mere avancerede og oftest tungere arbejdsopgaver i bogholderiet?

Det kommer jeg ind på i mit næste indlæg.