Team Camps: Sådan får du alle med (on-site og off-site)

Det kan være udfordrende nok bare at planlægge en firmamiddag én gang hver tredje måned.

Forestil dig så, hvor svært det er, at få 370 medarbejdere fra 20 forskellige lande samlet i Costa Brava i Spanien i 2021. 

Det lyder ikke nemt, vel? Alligevel var det præcis, hvad vi gjorde, da vi afholdte vores årlige Team Camp i Pleo.

Og det var fantastisk! 

Det lærte os utrolig meget om at afholde større arrangementer, især efter de seneste års digitale omvæltninger og ikke mindst coronapandemien.

Hvad er en Team Camp?

Du kan se vores Team Camp (eller TC, som vi også kalder det) som en måde at slå rutinerne ihjel på med en kombination af strategi og socialt samvær.

I vores tilfælde var TC en mulighed for at samle alle Pleo-medarbejdere verden over, så vi sammen kunne fejre det, vi står for, hvor vi er på vej hen, og hvem der skal med os.

Læs mere om, hvorfor vi mener, det er vigtigt for din virksomhed at have Team Camps.

Seriøst … hvordan gjorde vi det?

Det var selvfølgelig et logistisk mareridt. Og udover alt det praktiske, skulle vi også tage højde for en lang række Covid-19-restriktioner.

På trods af udfordringerne formåede Pleos People Team at skabe en uforglemmelig (og sikker) oplevelse for alle.

Det må siges at være en ret imponerende bedrift. Så hvordan fik vi det hele til at gå op i højere enhed, tænker du nok?

Jeg har spurgt vores People Team om det samme. Og hvordan de forestiller sig, at vi fremover kan afholde lignende arrangementer på tværs af hele virksomheden, efterhånden som vi fortsætter med at vokse (pssst … vi ansætter forresten nye folk).

Logistikken 

Hannah Randera, som er Pleos People Ops Manager, udtaler følgende om planlægningen af Team Camps:

“Det er et kæmpe projekt at planlægge den næste TC ved siden af vores daglige arbejde. Arrangementet er af stor kulturel betydning for Pleo. Så vi skal virkelig dedikere os selv til at finde den rette balance mellem opgaverne.”

Pleos tidligere Team Camps har ikke været af samme størrelsesorden, fordi vi simpelthen ikke havde lige så mange medarbejdere dengang. 

Der er en verden til forskel på at tage ti medarbejdere til Saalbach i Østrig for at stå på ski versus at få 370 medarbejdere til Spanien (under en global pandemi).

For at få projektet til at lykkes fokuserede vores People Team på fire hovedpunkter:

1. Indkvartering
2. Destination
3. Flyrejser
4. Sikkerhed

Indkvartering: Få brikkerne til at falde på plads

“For et arrangement af denne størrelsesorden skulle vi virkelig være helt sikre på, at indkvarteringen levede op til alle vores krav – og her mener jeg ikke bare behagelige puder og en lækker morgenmad,” siger Evangelos Diamantis, Employee Experience Manager.

“Vi havde brug for et mødelokale, der kunne rumme næsten 400 personer, med nok skærme til at alle kunne se, og et solidt lydsystem, så ingen ville have en dårlig oplevelse under nogen af sessionerne.”

Destination: Lav din research

Der er et par ting, der skal undersøges, når det kommer til at finde ud af, hvor arrangementet skal afholdes. 

Noget af det vigtigste for vores People Team var blandt andet at finde en destination, hvortil der var direkte fly fra alle Pleos kontorer rundt omkring i verden for at gøre det nemt og tilgængeligt for størstedelen af medarbejderne at deltage i vores Team Camp.

“Jeg føler lidt, at det på en eller anden måde var overnatningsstedet og destinationen der fandt os. Vi så, at der var en nyrenoveret pool på tagterrassen. Værelserne var gode og nye. Det var et rigtig godt tilbud i betragtning af, hvor mange mennesker vi er nu,” forklarer Hannah.

“Og Spanien er jo et af vores markeder. Og jeg synes, det er vigtigt, at vi kommer ind på vores lokalmarkeder.”

Flyrejser: Kend dine begrænsninger

Når der er styr på indkvartering og destination, er det næste spørgsmål, hvordan kommer folk derhen?

Det første, vi gjorde hos Pleo, var at give alle i virksomheden en formular, der skulle udfyldes, hvis de regnende med at deltage i arrangementet. 

Derefter indsamlede vi al den nødvendige information om hver enkelt medarbejder, som havde sagt ja. Dette inkluderede navne, pasnumre, madpræferencer, nødkontakter – alle de vigtige ting.

Forestil dig antallet af formularer og madallergier, vi skulle holde styr på! Og det var bare begyndelsen …

Da det kom til at købe flybilletter, var vores People Team klar over, at de havde brug for hjælp.

“Flyrejser. Et absolut mareridt! Gudskelov fik vi et bureau til at hjælpe os med den del,” fortæller Evangelos.

Bureauet hjalp os med at få helt styr på alle flyrejser og togbilletter fra de forskellige Pleo-kontorer, mens de medarbejdere, som benytter sig af muligheden for at arbejde fra andre kanter, selv bookede deres billet – med deres Pleo-kort, naturligvis.

Sikkerhed: Tillid, gennemsigtighed og hjemmetests

Det hele foregik under coronapandemien, så sikkerhed var en topprioritet (som det bør være, hvis du kaster dig ud i et lignende projekt i disse tider).

“Vi vidste, at der var behov for at have en Covid-19-sikkerhedsstrategi på plads, til når vi kom frem. Vi aftalte derfor, at alle skulle teste sig selv hver eneste dag med en hjemmetest,” siger Hannah.

Det var ikke muligt at tjekke alle 370 medarbejdere hver eneste morgen, så gennemsigtighed og tillid var absolut afgørende – hvilket desuden er nogle af Pleos kerneværdier.

“For at kunne holde hinanden ansvarlige lavede vi nogle forskellige hold med hver sin Slack-kanal. Holdene blev formet ud fra andre sociale aktiviteter og workshops under TC. Derefter bad vi simpelthen bare alle medarbejdere om at tage en hurtigtest om morgenen og sende en tommel op i gruppechatten, når de havde taget testen og fået deres resultat. Det var det.”

Og hvem elsker ikke at snurre en lille vatpind rundt i næsen før morgenkaffen?

En agenda, alle kan være med på

Godt to måneder før arrangementet startede, udarbejdede vi en agenda, der indeholdte de vigtigste strategisessioner, holdudfordringer og fællesaktiviteter. 

Det er altid en god idé at offentliggøre programmet hurtigst muligt, da folk foretrækker at vide, hvad de siger ja til.

“Det er vigtigt, at alle ved, hvor Pleo er på vej hen, hvor Pleo ønsker at være, og hvilken rolle du spiller i virksomheden og dens ambitioner. Det er derfor afgørende, at alle er velinformerede og føler sig inkluderede,” siger Milu Varela, Community Manager.

Hvordan så vores agenda ud i år?

Der var lidt af det hele: en præsentation af vores fremtidige produkt, en uformel snak om Pleos seneste investorer, en teambuilding-skattejagt, lidt yoga og kajaksejlads.

“Der er mange forskellige mennesker og personligheder i vores virksomhed. Det skal du tage højde for. Sørg for, at du kender dit team og ved, hvad de godt kan lide,” tilføjer Evangelos.

En Team Camp skal også inkludere dem, der ikke kan komme med

“Selvom vi gjorde alt, hvad vi kunne for at få vores TC i Spanien til at lykkes for alle, måtte vi indse, at det bare ikke var muligt – folk får jo børn, og så gjorde coronarestriktionerne det hele lidt mere vanskeligt … og så var der også bare nogle, der stadigvæk ikke følte sig parate til at rejse,” fortæller Hannah. 

“Så vi blev nødt til at stoppe op og tænke: Hvordan kan vi gøre vores TC lige så sjovt for dem, som ikke kan komme med?”

For der er ingen, der synes, det er fedt at sidde på Zoom i flere timer og føle, at de kigger med igennem et vindue.

Lad os tænke ud af boksen

Vi kom frem til, at løsningen ville være såkaldte Solo- og DIY-Team Camps. 

Med vores Solo-Team Camps kunne medarbejdere, der sad alene, tilmelde sig Master Classes, webinarer m.m. og derigennem selv strukturere deres dag med de mest interessante aktiviteter.

Vores DIY-Team Camps målrettede sig medarbejdere, der kunne mødes og bygge en agenda sammen.

Alt dette lod sig gøre, fordi vi hyrede et filmhold til at optage de vigtigste sessioner for hver af de tre dage, hvorefter videoerne blev redigeret og uploadet med det samme, så de medarbejdere, der var hjemme, kunne se det hele på bare få timer.

Vi havde endda taget højde for de forskellige tidszoner, så folk kunne se de ekstra sessioner, når det passede dem bedst. På den måde var der ingen, der blev glemt eller overset – heller ikke vores Pleo-medarbejdere i for eksempel Canada og Argentina. 

Denne alternative løsning gav os også mulighed for at lave en Q&A med vores Head of Brand, COO og andre, hvilket gav os noget fantastisk og eksklusivt indhold.

Nøglen til at opnå succes med Solo-/DIY-Team Camps er ikke at forsøge at skabe den samme oplevelse for de medarbejdere, der blev hjemme. Målet skal i stedet være at skabe en unik oplevelse for alle.

“Jeg tror, at Solo- og DIY-Team Camps er noget, vi bliver nødt til at have hvert år fra nu af – uanset om der er pandemi eller ej. Der vil altid være nogle, der ikke kan deltage. Alle har komplicerede situationer i deres privatliv. Det er bare en del af det. Men så er det godt, at Pleo er en virksomhed, der altid bestræber sig på at få alle med,” siger Milu.

Sørg for at fejre det hårde arbejde

“Hvis folk kunne se, hvor meget arbejde det kræver fra start til slut … Vi arbejdede fra morgen til midnat. Det var virkelig hårdt, men også utroligt givende at se, hvor glade og tilfredse alle var. Det var den bedste belønning. Jeg er så stolt af, hvad vi har opnået,” erkender Evangelos.

“Et par dage før arrangementet blev jeg lidt nervøs. Jeg tænkte: Hvad nu hvis de ikke synes om holdudfordringen? Og så videre. Men alle var bare superglade for at se hinanden,” siger Hannah. “Det er virkelig skønt at føle, at du er en del af noget større, ligesom det her projekt.”

I takt med at virksomheden vokser, kan det være, at vores Team Camps kommer til at se anderledes ud eller, at der går længere tid imellem arrangementerne. Men det væsentlige er, at det altid vil være en afgørende del af Pleos DNA.

Et sidste godt råd med på vejen fra vores People Team:

Sørg for at skabe begejstring omkring firmaarrangementer i hele virksomheden allerede fra første dag. På den måde bliver det nemmere at indlejre store events som Team Camps i virksomhedskulturen, hvilket i sidste ende vil styrke virksomheden.

Og sidst, men ikke mindst, skal der gå en kæmpe klapsalve til vores vidunderlige People Team 👏