Pleo: Udgiftsløsningen, der hjælper restauranter tilbage på sporet

Pandemien ramte de fleste brancher hårdt og gjorde det svært for virksomhederne at tilpasse sig de nye og usikre tider lige med det samme – måske lige bortset fra restaurationsbranchen, som oplevede et stort skift i deres forretningsmodel.

Restauranterne blev hurtigt kreative for at få forbrugernes opmærksomhed under nedlukningen – med alt fra levering af takeaway og måltidskasser til lancering af nye mærker og måltidsabonnementer.

I takt med at vi alle er ved at finde tilbage til normalen igen, ser mange frem til, at restauranterne fortsætter, hvor de slap. Den samme tendens ser man hos mange af landets værtshuse og barer, som overrendes med folk, fra det øjeblik de genåbnes.

Derudover forventes det ifølge en rapport fra Lumina Intelligence, at restaurationsbranchens værdi vil vokse med 32,1 % i 2021 og ramme omkring 71 milliarder DKK.

Men ikke alle restaurationsvirksomheder bør fortsætte, hvor de slap – i hvert fald ikke når det gælder deres udgiftshåndtering.

Hvad gør Pleo for restauranterne?

Vi tilbyder smarte firmakort til virksomheder og giver enten den administrerende direktør eller den regnskabsansvarlige ansvaret for, hvilke medarbejdere der skal have et kort, og hvad deres individuelle forbrugssgrænser skal være på.

Når et teammedlem har foretaget et køb (det kunne være en spontan tur til kiosken efter mælk, markedsføring af et nyt tilbud eller betaling af en leverandør), er det eneste, de skal gøre, at tage et billede af kvitteringen og uploade det til Pleo-appen – og så klarer Pleo resten.

Ikke nok med det integrerer Pleo gnidningsfrit med regnskabssoftware til økonomiafdelinger og eksterne bogholdere – og vi har endda udviklet et Partner-program kun til bogholdere.

Sig farvel til rodede småudgifter

I alt for lang tid har restauranter skullet bruge deres kontantbeholdning til løbende småudgifter.

Men at holde styr på denne type udgifter bliver hurtigt en rodet affære i et miljø, der hele tiden ændrer sig – det giver et efterslæb af tabte kvitteringer, et tomt kasseapperat og en voksende liste af udlæg, der skal tilbagebetales til medarbejderne.

Pleo fjerner disse problemer, alt imens du får et højere niveau af kontrol.

Når du digitaliserer dine udgifter, registreres de i realtid – hvilket tillader dig at fokusere på det, der faktisk betyder noget.

Tror du ikke på os? Så spørg vores Pleo-helte Victoria og Adam Cozens, stifterne af den hurtigt voksende kaffevirksomhed Perky Blenders. De har sat deres lid til Pleo – både da de startede deres virksomhed op, men også da pandemien strammede til.

Victoria og Adam valgte at skifte besværlige papirkvitteringer ud med gnidningsfrie og automatiserede udgiftsrapoporter. Og de har ikke kigget sig tilbage siden.

Administration sluger tid og bremser nyopstartede virksomheders udvikling.

Men hvor meget tid sluger det egentligt?

For nylig spurgte vi knap 500 administratorer, hvor meget tid de sparer ved at bruge Pleo hver måned. Svaret var 11,5 timer pr. måned – forestil dig lige, hvad du kunne gøre med al den ekstra tid i din virksomhed!

Håndter udgifter på tværs af flere lokationer

Udgiftssporing er hårdt nok i sig selv – uanset om du skal holde styr på flere forskellige lokationer eller ej.

I de fleste restauranter er der kun er én person, som har ansvaret for økonomi og budgettering – det kunne for eksempel være driftslederen. Måske er du den ansvarlige i din virksomhed – i så fald er du nok allerede klar over, hvor tidskrævende den manuelle udgiftshåndtering er.

Når mange forskellige ansatte har adgang til pengekassen, er det ikke så mærkeligt, at udgiftssporing er blevet næsten umulig at håndtere for regnskabsafdelingerne – specielt fordi de jo også har andre ting at koncentrere sig om.

Med Pleo kan du se præcist, hvor dine penge ender i realtid. Derudover afstemmes dine køb med dine konti – så du kan altid være sikker på, at tallene stemmer overens.

Alle Perky Blenders’ butikker har deres eget Pleo-kort. Det uddyber Victoria her:

Dit team vil prise sig lykkelige, når du siger farvel til manuel udgiftshåndtering. For hvem har lige lyst til at jage deres CFO for at få tilbagebetalt 100 DKK, når de i forvejen har nok at se til?

Bevar overblikket med forbrugsgrænser

Dit team varetager forskellige arbejdsopgaver, og deres udgifter kan variere med alt fra, at din bartender har brug for flere limes, til at din IT-ansvarlige skal købe et nyt online bookingsystem.

Dine ansatte har formodentlig heller ikke klassiske “8 til 16”-vagter. I en hektisk branche, hvor dørene er åbne til sent på aftenen, er det ikke utænkeligt, at dine medarbejdere arbejder på forskellige tidspunkter og har overlappende vagter – hvilket komplicerer udgiftshåndteringen yderligere.

Pleo sporer ikke bare alle køb i realtid – du kan også give hver enkelt medarbejder en individuel forbrugsgrænse.

Det betyder, at dit team aldrig skal lægge ud fra egen lomme. Så uanset om der skal købes et par lime eller et dyrt softwareabonnement, kommer du aldrig til at miste overblikket over, hvad virksomhedens udgifterne går til.

Vores virtuelle kort kan tildeles alle medarbejdere (selv sæsonansatte og andre midlertidigt ansatte), og det kan sættes på pause på et øjeblik – hvilket passer perfekt ind i en verden med konstante vagtskift. Fra det øjeblik dit team har downloadet Pleo-appen via Apple Play eller Google Play, kan de gå i gang med at bruge deres Pleo-kort.

Sikker udgiftshåndtering

Kontantbetalinger er blevet halveret for hvert årti, der er gået, og i begyndelsen af pandemien faldt denne udvikling yderligere. Det forventes, at køb med kontanter vil falde med hele 60 % pr. år – hvilket har fået flere restauranter og takeaway-tjenester til kun at tage imod betalinger med kort.

Men hvorfor stoppe der? Du kan også digitalisere udgiftshåndteringen i andre områder af din virksomhed.

Visse aspekter af digitaliseret udgiftshåndtering kan dog føre nye udfordringer med sig – ofte betyder delte firmakort, at økonomiafdelingerne ikke har et overblik over, hvilke medarbejdere der køber hvad og hvornår.

Det giver også yderligere risici for virksomheder. At dele et firmakort øger nemlig risikoen for svindel. Desuden medfører de nye europæiske retningslinjer for kortbetalinger, at det snart er helt slut med at dele kort.

Med Pleo undgår du risikoen for, at din virksomhed bliver udsat for svindel. Og hvis du skulle have spørgsmål til svindel (eller noget helt andet), står vores proaktive kundesupport altid klar til at hjælpe dig.

Hvis et køb ser mistænkeligt ud (det kan være, det blev foretaget efter åbningstid, eller at det var ekstraordinært dyrt), er det eneste, du skal gøre, at gå ind i Pleo-appen og sætte det på pause.

Hos Pleo vægter vi ikke noget højere end at sørge for, at dine penge er sikre – hvilket muligvis er derfor, at 99 % af vores kunder føler sig trygge, når de betaler med Pleo. Så hvorfor ikke gøre det samme? Book en demo, og få mere at vide om, hvad vi kan gøre for din virksomhed.

Efter et usædvanligt år træder vi med forsigtige skridt tilbage til normalen. I løbet af det seneste år har restauranterne udviklet sig for at tilpasse sig pandemien – nu er det på høje tid, at deres udgifter også gør.