Spring videre til indhold

Kun indtil den 31. januar: Tilmeld dig et årsabonnement og få cashback i hele 2023. Få mere at vide

Book en demo
monthly financial statement

Frustration (substantiv): Følelse af utilfredshed, rådvildhed og skuffelse over at noget ikke er forløbet eller blevet, sådan som man havde ønsket eller ventet.

Synonym: virksomhedsudgifter (når de ikke håndteres korrekt).

Udgiftshåndtering er en vigtig del af at drive en virksomhed, men desværre leder det ofte til store frustrationer. Regnskabsafdelinger bruger uanede mængder tid på at jagte kvitteringer, kategorisere køb og analysere udgifter, og medarbejdere må indimellem vente flere måneder på at få tilbagebetalt sine udlæg.

Men så er det godt, at der findes måder, hvorpå du kan håndtere dine virksomhedsudgifter mere effektivt, samtidig med at dit teams frustrationer reduceres – og så kan du endda spare gode penge på det.

Læs med, og bliv klogere på, hvordan du kan effektivisere din virksomheds udgiftshåndtering.

Hvad er udgiftshåndtering?

Udgiftshåndtering er, når en virksomhed foretager, sporer og reviderer sine udgifter. Udgifterne kan dække alt fra forretningsrejser til softwareabonnementer, og håndteringen af dem er en obligatorisk proces i enhver virksomhed – uanset om den består af to eller 200 medarbejdere.

Alle virksomheder har deres egne metoder til, hvordan de håndterer udgifter, alt efter hvilke behov den enkelte virksomhed har. Der findes ikke to virksomheder, der er ens, og derfor vil udgiftshåndteringen heller ikke være det.

Udgiftshåndtering kan være kompliceret – især hvis din virksomhed stadig bruger forældede, analoge metoder til at håndtere bogføringen.

Indtil for få år siden har udgiftshåndtering været et sammensurium af forskellige (knap så effektive) metoder til at registrere udgifter – typisk indebar det at gennemgå kontoudskrifter ved hjælp af regneark, papirkvitteringer og krøllede fakturaer, hvilket desværre ikke er helt optimalt.

Jo flere medarbejdere din virksomhed har, og jo mere geografisk spredt de er, desto mere kompliceret vil det være at spore alle udgifter. En udgiftshåndtering, der ikke er optimal, kan føre til et omfattende og tidskrævende papirarbejde, hvor små fejl kan resultere i langt større problemer.

Men hvorfor er det så vigtigt, at små virksomheder har styr på deres udgiftshåndtering?

Nedenfor har vi samlet de vigtigste grunde til, at din virksomhed bør prioritere effektiv udgiftshåndtering højt.

Reduktion af omkostninger

Det koster i gennemsnit omkring 150 kr. at behandle én udgiftsrapport. 

Selvom det måske ikke lyder af alverden, er det ikke det eneste. Det har længe været kendt, at én ud af fem (19 %) af alle udgiftsrapporter indeholder fejl eller mangler oplysninger, der koster virksomheden yderligere 360 kr. og 18 minutters arbejdstid at rette op på. Omkostningerne for menneskelige fejl kan hurtigt blive svimlende høje – selv for små virksomheder.

Præcision

Håndtering og vedligeholdelse af kvitteringer og regneark er en kæmpe administrativ opgave – specielt hvis din virksomhed styrer sine indtægter og udgifter fra flere forskellige kontorer eller lande.

Fejl i udgiftshåndteringen kan have store konsekvenser – specielt når det kommer til skat og bogføring.

De ressourcer, der skal til, for at holde styr på papirarbejdet og sørge for, at alle udgifter håndteres korrekt (og at medarbejderne får tilbagebetalt de penge, de har lagt ud), kan koste langt mere for en virksomhed end det afkast, udgiften giver til at starte med.

Medarbejdertilfredshed

Det er svært at holde dine medarbejdere tilfredse, når du har et manuelt system.

Mange medarbejdere bruger stadig deres private bankkonti til at lægge ud for udgifter, når de er på forretningsrejse eller foretager arbejdsrelaterede køb, og de kan risikere at vente flere uger på at blive tilbagebetalt. 

Hvis du har et udgiftssystem, der gør, at dine medarbejdere må vente på at blive tilbagebetalt, kan det ikke undgå at have indflydelse på deres tilfredshedsfølelse. Og manglen på tilfredshed kan i sidste ende føre til falende produktivitet og tillid

Der er ingen, der har lyst til at arbejde et sted, hvor man er nødsaget til at lægge store beløb ud af egen lomme. Det kan resultere i, at medarbejderne ikke har lyst til at påtage sig visse typer opgaver, og i sidste ende kan det have en negativ indflydelse på virksomhedens overordnede vækst.

Med et manuelt system kan der også hurtigt opstå tvister, som forsinker betalingerne og øger frustrationerne yderligere. Hvis lederne for eksempel føler, at deres medarbejdere udnytter systemet (uanset om det er tilfældet eller ej), er der større sandsynlighed for, at der opstår spændinger.

Regnskab

Manuelle processer gør det meget sværere at danne sig et realtidsoverblik over din virksomheds økonomi. Regnskabsafdelingerne må ofte vente på, at alle medarbejderne har indsendt deres kvitteringer, og det forsinker udgiftshåndteringen.

Livet for de ansatte i regnskabsafdelingen kan hurtigt blive hårdt, når den daglige overvågning af virksomhedens marginer og investeringsafkast er unøjagtig, fordi der ikke er tilstrækkelig arbejdskapital eller indsigt i virksomhedens pengestrøm. Kombinerer du det med tastefejl i fakturarer, får du et resultat, der er endnu mere kompliceret – av for den!

Typer af udgiftshåndtering

Rejse- og udgiftsstyring

Software til håndtering af rejseudgifter hjælper virksomheder med at sætte retningslinjer for udgifter foretaget på forretningsrejser, for eksempel når dine medarbejdere foretager køb på en forretningsrejse eller deltager i en arbejdsrelateret konference. Når du automatiserer denne type udgifter, slipper regnskabsafdelingen for at godkende hvert enkelt køb, din virksomhed kan lettere regulere sit forbrug, og dine teammedlemmer kan få deres egne firmakort, hvilket gør deres job lettere.

Håndtering af teknologiudgifter

Hvis du har planer om at vækste din virksomhed, er det vigtigt, at du har sat optimale systemer og software i værk, der kan hjælpe dig med at opretholde din virksomhedens kvalitet, mens den forandrer sig. Som mindre virksomhed kan du dog hurtigt komme ud for at miste overblikket over de mange forskellige softwareabonnementer. 

Ligesom med software til rejseudgifter kan du også spore, kategorisere og analysere dine softwareabonnementer. Når du holder et vågent øje med dine abonnementsudgifter, giver det dig blandt andet mulighed for at måle deres reelle virkning og effektivitet, hvilket tillader dig at vækste din virksomhed på en mere strategisk måde. 

Markedsføring og reklame

De fleste virksomheder afsætter hvert år eller kvartal et markedsføringsbudget for at fremme deres salg. Men hvis der ikke er fastlagt regler såsom forbrugsgrænser, kan budgettet hurtigt komme ud af kontrol. 

Når du fastlægger udgiftsstyringsprocesser til markedsføring, kan dit team nemmere blive mere effektivt, nå milepæle, styrke sine aktiviteter og opnå et bedre salg.

Udstyr, forbrug og hardware

Den daglige drift af din virksomhed omfatter også ikke-driftsomkostninger såsom kontorudstyr, vand, varme og kaffe. Selvom disse omkostninger måske ikke ændrer sig særlig meget fra måned til måned, bør du stadig have et overblik over dem. 

For en lille virksomhed kan det at vide, hvor stor en indvirkning forskellige udgifter har på den samlede indtægt, betyde forskellen mellem et sundt overskud og et stort tab. Denne kategori er lige så vigtig som software til rejseudgifter – og det skyldes ikke kun, at det er livsnødvendigt for dine ansatte at få deres morgenkaffe.

Typer af udgiftshåndtering

Rejse- og udgiftsstyring

Software til håndtering af rejseudgifter hjælper virksomheder med at sætte retningslinjer for udgifter foretaget på forretningsrejser, for eksempel når dine medarbejdere foretager køb på en forretningsrejse eller deltager i en arbejdsrelateret konference. Når du automatiserer denne type udgifter, slipper regnskabsafdelingen for at godkende hvert enkelt køb, din virksomhed kan lettere regulere sit forbrug, og dine teammedlemmer kan få deres egne firmakort, hvilket gør deres job lettere.

Håndtering af teknologiudgifter

Hvis du har planer om at vækste din virksomhed, er det vigtigt, at du har sat optimale systemer og software i værk, der kan hjælpe dig med at opretholde din virksomhedens kvalitet, mens den forandrer sig. Som mindre virksomhed kan du dog hurtigt komme ud for at miste overblikket over de mange forskellige softwareabonnementer. 

Ligesom med software til rejseudgifter kan du også spore, kategorisere og analysere dine softwareabonnementer. Når du holder et vågent øje med dine abonnementsudgifter, giver det dig blandt andet mulighed for at måle deres reelle virkning og effektivitet, hvilket tillader dig at vækste din virksomhed på en mere strategisk måde. 

Markedsføring og reklame

De fleste virksomheder afsætter hvert år eller kvartal et markedsføringsbudget for at fremme deres salg. Men hvis der ikke er fastlagt regler såsom forbrugsgrænser, kan budgettet hurtigt komme ud af kontrol. 

Når du fastlægger udgiftsstyringsprocesser til markedsføring, kan dit team nemmere blive mere effektivt, nå milepæle, styrke sine aktiviteter og opnå et bedre salg.

Udstyr, forbrug og hardware

Den daglige drift af din virksomhed omfatter også ikke-driftsomkostninger såsom kontorudstyr, vand, varme og kaffe. Selvom disse omkostninger måske ikke ændrer sig særlig meget fra måned til måned, bør du stadig have et overblik over dem. 

For en lille virksomhed kan det at vide, hvor stor en indvirkning forskellige udgifter har på den samlede indtægt, betyde forskellen mellem et sundt overskud og et stort tab. Denne kategori er lige så vigtig som software til rejseudgifter – og det skyldes ikke kun, at det er livsnødvendigt for dine ansatte at få deres morgenkaffe.

Fordele ved online software til udgiftshåndtering

Der er en grund til, at de automatiserede systemer til udgiftshåndtering er ved at vinde indpas. Automatisering giver virksomheder et væld af nye muligheder, samtidig med at det strømliner en ellers tidskrævende proces. Nedenfor har vi samlet nogle af de mange fordele ved et online udgiftsstyringssystem.

Du sparer tid og penge

Den mest åbenlyse fordel ved at automatisere din virksomheds udgifter er, hvor meget tid og hvor mange penge du sparer.

Størstedelen af din regnskabsafdelings arbejdsopgaver kan – til forskel fra de fleste andre arbejdsopgaver – automatiseres med den rette teknologiske løsning. Det betyder, at de trivielle og tidskrævende opgaver, der typisk udføres manuelt, kan overstås på en brøkdel af den normale tid.

Automatisering sparer tid og penge på to vigtige måder:

  1. For det første reducerer automatisering den tid, dit team bruger på ensformige og trivielle opgaver såsom dataindtastning, bankoverførsler og udgiftssporing. I stedet for at betale din regnskabsafdeling for at udføre trivielle opgaver, kan de i stedet få mere værdifulde og kritiske roller i din virksomheds udgiftsstyring – for eksempel at finde ud af, hvordan I kan fastholde flere indtægter og bruge arbejdskapitalen mere effektivt for at vækste virksomheden. 
  2. For det andet reducerer automatisering risikoen for fejl betydeligt. Mennesker er naturligt tilbøjelige til at begå fejl, og et par forkerte indtastninger kan hurtigt blive til mange. 

Alene i USA koster dobbeltarbejde på grund af fejl i nærheden af 29 billioner kr. pr. år. Disse fejl kunne være blevet undgået helt ved hjælp af automatiserede processer, som har en betydeligt lavere fejlprocent end manuelt arbejde.

Du øger den økonomiske sikkerhed

En anden fordel ved at lade softwareprogrammer strømline din virksomheds udgifter er øget sikkerhed.

Normalt kan du selvfølgelig stole på langt de fleste af dine medarbejdere, men alligevel oplever mange virksomheder, at nogle af deres ansatte har forsøgt at udnytte systemet – navnlig gennem svindel. Og ifølge en undersøgelse foretaget af Association of Certified Fraud Examiners tegner udgiftsstyringen sig for omkring 13 % af al svindel i virksomheder.

Automatiserede systemer forebygger ikke bare svindel og andre sikkerhedsrisici ved at håndtere opgaver uden menneskelig indblanding, men påviser også svig. Funktioner til detektion af svig kan opdage bedrageri, før og mens det finder sted, og kan dermed forhindre, at det får dyre konsekvenser. 

Du får større fleksibilitet

Takket være moderne teknologi lever vi i en stadig mere mobil tid, hvor kun fantasien sætter grænser for, hvor dine medarbejdere kan arbejde. Den nye teknologi giver dit team større fleksibilitet til at udføre deres arbejde – uanset om de er på farten, ude af kontoret eller arbejder fra flere forskellige enheder.

For at få mest muligt ud af den nye teknologi skal du kigge efter softwareløsninger, der er baseret i skyen.

Denne form for nytænkning gør nemlig dit team i stand til at håndtere vigtige virksomhedsudgifter, uanset hvor de befinder sig, og uden at skulle vente på, at Post Nord leverer papirkvitteringer og andre vigtige dokumenter med posten.

Du kan tage bedre beslutninger

Hvis den moderne teknologi har lært os noget, så er det, at data er altafgørende.

Jo flere data, du har om din virksomhed, desto bedre forstår du den, og det gør det muligt at tage bedre beslutninger, når det kommer til at styrke væksten. Software til automatiseret udgiftsstyring sporer og håndterer ikke bare dine virksomhedsudgifter – den bruger også oplysningerne til at optimere din virksomheds budgettering. 

De avancerede dataanalyser, der er integreret i de fleste automatiserede løsninger, kan give din virksomhed ressourcer, den ikke har haft glæde af tidligere. Du kan til enhver tid se, hvor mange udgifter din virksomhed har, hvad de bliver brugt på, hvilke udgiftstendenser der er, og hvilke tendenser der ligger for fremtiden.

Det kræver gode fakta og statistikker at tage bedre og mere fremsynede beslutninger – så hjælp din virksomhed på vej ved at bruge moderne teknologi til at fremme dens udvikling.

Det får du med et automatisk udgiftsstyringssystem

Et effektivt system til udgiftsstyring betyder ikke, at dit team skal bruge uanede mængder tid på at lære, hvordan det fungerer – de fleste systemer er ret nemme at sætte sig ind i fra starten. 

Størstedelen af de automatiserede systemer til udgiftshåndtering giver din virksomhed de følgende funktioner:

  1. Automatiserede udgiftsrapporter
  2. Automatisk kategorisering af udgifter
  3. Gennemgang og godkendelse 

Automatiserede udgiftsrapporter

Udgiftsrapporter bruges til at centralisere og give overblik over din virksomheds udgifter. Automatisering gør det muligt automatisk at registrere ting som forbrug og kilometerantal i realtid, hvilket gør arbejdet lettere for din regnskabsafdeling. 

Hvis du har lyst til at blive klogere på udgiftsrapporter, kan du læse vores Guide til moderne udgiftshåndtering.

Automatisk kategorisering af udgifter

Det kan være tidskrævende at kategorisere hvert enkelt køb, men det er ikke desto mindre nødvendigt, hvis du vil skabe dig et overblik.

Pleos system har ni forskellige udgiftskategorier. Så snart et køb foretages, bliver det automatisk tildelt en kategori (såsom rejser eller underholdning) baseret på købets oplysninger.

Gennemgang og godkendelse 

Teknologi til udgiftshåndtering er til for at hjælpe din virksomhed med at håndtere sine udgifter så effektivt som muligt. Derudover giver automatiseret software din regnskabsafdeling mere kontrol, når det kommer til at optimere forbrugsstyringen internt i virksomheden.

Pleo tilbyder en funktion til gennemgang og godkendelse, der gør det muligt for dit team nemt at gennemgå udgifter, og den markerer automatisk de udgifter, der har overskredet de forudbestemte forbrugsgrænser.

Sådan vælger du den rette software til din virksomheds udgiftshåndtering

Når du skal beslutte, hvilken udgiftsløsning der passer bedst til din virksomhed, er det vigtigt, at du ser det fra dit teams perspektiv. Det er altafgørende, at du tænker på, hvor let (eller svært) den løsning, du vælger, vil gøre dine ansattes arbejdsliv – uanset om det gælder de medarbejdere, der foretager udgifterne, eller dem, der skal bogføre dem.

Hvis du overbebyrder dem med en for kompliceret løsning, vil de højst sandsynligt ikke bruge den korrekt.

Vælger du derimod en løsning, der passer perfekt til dit teams behov, kan din virksomhed regne med at opnå store besparelser. 

Hvor stor er din virksomhed?

Det første, du skal overveje, når du vælger et udgiftsstyringssystem, er størrelsen på din virksomhed. 

Manuel udgiftshåndtering kan hurtigt virke som den nemmeste løsning for små virksomheder. Men som ejer af en lille virksomhed skal du også overveje faktorer såsom, hvor mange ressourcer dit team egentlig bruger på at tilbagebetale udgifter, håndtere arbejdsrelaterede køb og jagte kvitteringer

Nogle gange kan det faktisk være endnu vigtigere for en virksomhed med få ressourcer at vælge en strømlinet løsning. 

Når du forsyner dit team med en automatisk løsning, kan du nemlig hurtigt frigøre hundredvis af arbejdstimer, som kan bruges på langt mere værdifulde opgaver.

Tiden er moden til at opgradere

Hvis du overvejer at skifte til et automatisk udgiftshåndteringssystem, er lige nu et godt tidspunkt at gøre det – tal fra Danmarks Statistik viser nemlig, at automatisering giver 71 % af alle virksomheder vigtige gevinster i form af mere effektive arbejdsgange og forbedrede produkter og tjenester.

Med en automatisk udgiftsløsning som Pleo kan din virksomhed spare vigtige omkostninger ved at blive bedre til at spå, hvor mange penge der vil blive brugt i fremtiden.

Når du samtidig forsyner dit team med det online ugiftshåndteringssystem, Pleo Pocket, kan du:

  • Styrke dit team med udgiftsløsninger, de kan bruge hvor som helst, mens de aldrig mere skal lægge ud fra egen lomme, og du får fuld kontrol over alle forbrugsgrænser. 
  • Få hundredvis af tabte arbejdstimer tilbage ved ikke længere at være nødsaget til at håndtere alle medarbejdernes udgifter manuelt. 
  • Få overblik over, hvad din virksomheds udgifter bruges til, i realtid med en løsning, der nemt kan integreres med dit regnskabssystem.

Manuel udgiftshåndtering kan umiddelbart virke som den nemmeste og billigste måde at håndtere udgifter på på kort sigt, men spørgsmålet er, om det er det mest optimale for din virksomhed på længere sigt.

Omkostningerne for automatisk udgiftsstyring kan for nogle virksomheder være hård at sluge, men når du først har fundet den løsning, der passer bedst til din virksomhed, kan du til gengæld mindske de samlede omkostninger betydeligt, alt imens dine medarbejdere bliver mere tilfredse.

Har du lyst til at lære Pleos løsning bedre at kende? Så tøv ikke med at booke en demo i dag.

blog banner dk

Du vil måske også synes om ...