Virksomhedsudgifter for dummies

Hvis du har en virksomhed, så har du også virksomhedsudgifter.

Så simpelt er det.

Det er vigtigt for virksomheder at holde styr på deres udgifter ved at registrere dem og kategorisere dem. Det gør det ikke bare nemmere, når der skal laves budget, men giver også et godt finansielt overblik. Og det kan endda spare dig penge, idet nogle virksomhedsudgifter kan trækkes fra i skat.

Og lad os da bare være ærlige ...

Vi vil alle gerne spare penge, hvor vi kan.

Hvad er virksomhedsudgifter?

Virksomhedsudgifter er alle de køb, der relaterer sig til dit arbejde, hvad end du arbejder i en stor organisation eller har en enkeltmandsvirksomhed.

Her får du en oversigt over, hvilken slags udgifter virksomheder kan have, og hvilke der kan trækkes fra i skat. Vær opmærksom på, at dette ikke er en fyldestgørende liste, men eksempler på de mest almindelige virksomhedsudgifter. 

Ting til kontoret

Kontorartikler såsom papir, skriveborde og printerudstyr.

Teknologi

It-udstyr og software-abonnementer.

Services

It-support, rengøring, revision, eventuelt udgifter til en advokat og andre ydelser, som I outsourcer.

Forbrug

Strøm, vand, varme og husleje.

Rejserelaterede udgifter

Benzin og transportudgifter.

Mad og drikke

Der er mange regler for dette område, som du skal være opmærksom på:

• Måltider, drikkevarer og restaurantbesøg betegnes som repræsentationsudgifter, hvor kun 25 % af selve udgiften kan trækkes fra i skat.
• Som udgangspunkt skal dine ansatte betale skat af gratis mad og drikke på arbejdspladsen. Dog er mad og drikkevarer er ikke skattepligtigt i særlige tilfælde ved f.eks. overarbejde, hvor arbejdsgiveren giver mad og drikke, på den betingelse, at medarbejderen i løbet af indkomståret ikke har modtaget arbejdsbegrundede goder til en samlet værdi på mere end 6.500 kr. (i følge tal fra 2021). Det er samtidig en forudsætning, at maden serveres i forbindelse med arbejdet og på selve arbejdspladsen – det kan altså ikke trækkes fra, hvis en medarbejder køber en pizza på vej hjem. Læs mere på Pwc.dk.
• Frokostordning er heller ikke lige til højrebenet. Her skal du være opmærksom på, at ansatte, der får gratis mad via en kantineordning, er skattepligtige af værdien heraf. Skat har desuden fastlagt regler for, hvor meget dine medarbejdere som minimum skal betale i egenbetaling for ikke at blive beskattet af den mad, arbejdsgiveren tilbyder. Reglerne for frokostordninger ændres ofte, så kontakt eventuelt Skat eller din revisor for nærmere information, eller læs mere her.

Underholdning til kunder

Dette er endnu et emne, der skal undersøges nærmere. Underholdning, fornøjelser, afholdelse af jubilæer, fødselsdage samt deltagelse i rejser, udflugter og ferieophold klassificeres ligesom mad og drikke som repræsentationsudgifter.

Bliv klogere på reglerne for dette på Skat.dk.

Typer af virksomhedsudgifter: faste, variable og periodiske

Virksomhedsudgifter kan endvidere inddeles i tre overordnende grupper:

1. Faste omkostninger
2. Variable omkostninger
3. Periodiske omkostninger

En fast omkostning er en, der ikke ændrer sig, eller kun ændrer sig meget lidt. Det kan for eksempel være den månedlige leje af kontoret. 

Variable omkostninger kan ændre sig fra måned til måned og er typisk den største udgift, en virksomhed har. Det kan være køb af varer, løn til en freelance-medarbejder eller betaling for overarbejde til medarbejdere. 

Periodiske omkostninger er nogle, der kun forekommer sjældent og som regel uforudsigeligt. Det kan eksempelvis være, hvis printeren går i stykker, og du må skynde dig ud for at købe en ny. 

Hvad kan ikke klassificeres som virksomhedsudgifter?

Det kan godt være, at det for de fleste er åbenlyst, men lad os undgå misforståelser og slå det fast en gang for alle:

Personlige udgifter kan ikke betegnes som virksomhedsudgifter.

Den eneste undtagelse, der kan være, er, når noget bruges både privat og til arbejde. I sådan et tilfælde vil den virksomhedsrelaterede del som udgangspunkt kunne trækkes fra i skat.

Et godt eksempel herpå kunne være, at du bruger din private bil i forbindelse med dit erhverv. I dette tilfælde kan du få fradrag for den erhvervsmæssige kørsel ved at trække udgiften fra i din virksomheds regnskab. Men du kan altså ikke inkludere den private kørsel i dine virksomhedsudgifter.

Et ekstra tip til kørsel

Den erhvervsmæssige del af din kørsel kan beregnes på to måder:

1. Enten ud fra en beregnet "leje", der svarer til de faktiske erhvervsmæssige omkostninger (dvs. den erhvervsmæssige del af driftsudgifter og afskrivninger).
2. Eller efter Skatterådets satser for erhvervsmæssig kørsel i egen bil 3,44 kr./km indtil 20.000 km/år og 1,90 kr./km over 20.000 km/år. Disse tal stammer fra 2021, men vær opmærksom på, at satserne reguleres hvert år.

Læs mere om brug af din private bil i virksomhed på Skat.dk.

Hvilke virksomhedsudgifter kan du trække fra i skat?

Herunder kan du se nogle typiske eksempler på, hvilke virksomhedsudgifter der kan trækkes fra i skat:

• Varekøb (udgifter til varer, som videresælges)
• Inventar og maskiner
• Udgifter til revisor og advokat
• Udgifter til telefon og internet
• Husleje for lokaler
• El og varme
• Reparation og vedligeholdelse af lokaler
• Forsikringer

Der findes mange flere virksomhedsudgifter, som du kan trække fra i skat og få fradrag for, men ovenstående liste indeholder nogle af de mest almindelige.

Bliv klogere på, hvilke virksomhedsudgifter du kan trække fra i skat, på Dinero.dk.

Hvordan får jeg styr på mine virksomhedsudgifter?

Godt spørgsmål. 

Mange af dine udgifter vil kunne trækkes fra i skat, så det er vigtigt, at du har alle kvitteringer og dokumenter i orden, når det kommer til bogføring af regnskabet.

Der er desværre mange virksomheder, der falder i fælden og venter til slutningen af måneden – eller endnu senere – med at sortere alle kvitteringer og fakturaer. 

Det gør bare hele processen værre, da det vil tage længere tid og gøre det mere besværligt at få udgifterne dækket. Og når skatteopgørelsen kommer, kan det for mange blive en stor og ubehagelig overraskelse.

Dette kan gøres på en let og hurtig måde med en intelligent løsning som Pleo, hvor dine ansatte kan få deres eget firmakort, og kvitteringer kan uploades øjeblikkeligt til ét samlet system. 

Herved slipper din virksomhed for at lede efter manglende kvitteringer og døje med tidskrævende papirarbejde. Og som prikken over i’et slipper I for en ubehagelig overraskelse i slutningen af måneden (eller året).

Sådan organiserer du dine virksomhedsudgifter

Med Pleo kan du organisere dine udgifter med kategorier, underkategorier, tags og noter, så du opnår 100 % gennemsigtighed. I dette (engelske) blogindlæg kan du læse mere om, hvorfor Pleo-kategorier er vigtige for din virksomhed.

Kategorier

Kategorier hjælper dine bogholdere med automatisk at tildele udgifter momskoder og skattesatser, når de eksporteres.

Pleo-kortet er et MasterCard, og MasterCard opdeler automatisk køb i ni forskellige kategorier:

1. Underholdning
2. Udstyr og hardware
3. Marketing og annoncering
4. Mad og drikke
5. Kontorudgifter
6. Telefon og internet
7. Software
8. Rejser 
9. Andet

Underkategorier

Pleo-administratorer kan opsætte underkategorier for bedre at kunne organisere virksomhedens udgifter.

Lad os kigge på en situation, hvor dette kunne være relevant:

Det kunne eksempelvis være et køb, der er registreret i kategorien “Mad og drikke”. For at kunne trække skat fra denne udgift er det være afgørende at vide, om det var en social middag med teamet, aftensmad på en forretningsrejse eller et måltid i forbindelse med et kundemøde.

Tags

Bogholdere og administratorer har også mulighed for at opsætte tags. De kan importeres fra f.eks. e-conomic eller oprettes direkte i Pleo.

Tags gør det muligt at spore alle finansielle dimensioner af virksomhedsudgifter.

Hvis vi kigger på eksemplet fra før, hvor et køb blot havde kategorien “Mad og drikke” og eventuelt fik tilføjet underkategorien “Underholdning for kunder”, vil det med tags være muligt at få endnu mere information om købet. Det kunne f.eks. være interessant at vide, hvilken kunde der blev spist middag med.

Noter

Som virksomhedsejer bør du opfordre dine medarbejder til at føje noter til et køb, når kategorier, underkategorier og tags ikke er tilstrækkeligt. Det kunne for eksempel være aktuelt at tilføje, hvilke andre forbindelser og medarbejdere der var med til middagen med kunden.

Alle disse kategoriserede og organiserede noter vil blive samlet ét enkelt sted: i Pleo.

På den måde får du et 360 graders overblik over dine omkostninger og dine virksomhedsudgifter.

Se, hvordan Pleo kan hjælpe dig med at holde styr på dine virksomhedsudgifter – book en demo i dag!