In 10 Schritten zur digitalen Buchhaltung

Oft wird darüber gesprochen, welche Vorteile die digitale Buchhaltung mit sich bringt. Wir wollen darüber sprechen, wie Sie das Projekt „Digitalisierung der Buchhaltung“ tatsächlich angehen können. Schritt für Schritt.

Also, lassen Sie uns direkt damit loslegen. Ganz ohne viel Vorgeplänkel.

1. Rekrutieren Sie zukunftsorientiert

Denken Sie auf lange Sicht. Damit meinen wir: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team dafür bereit ist, die notwendigen, zukunftsweisenden Schritte in die Zukunft zu wagen. Fortbildungen und Schulungen zum Thema „digitale Buchhaltung“ wirken unterstützend, aber vor allem brauchen Sie jemanden, der das Projekt sachkundig in die Hand nimmt. Vielleicht haben Sie ja schon jemanden im Auge? Falls nicht, IT- und Managementerfahrungen gepaart mit einem Funken Innovationsgeist sind mitunter die besseren Qualifikationen als klassische Buchhalter:innenlebensläufe.

2. Holen Sie Ihre:n Steuerberater:in mit ins Boot

Oder alternativ: Ein Mitglied Ihres Finanzteams, das sich um alles, was nach der vorbereitenden Buchhaltung passieren muss, kümmert. Warum das so wichtig ist, liegt auf der Hand: Die Person, die letztendlich mit allen buchhalterischen Daten arbeitet, weiß meistens am besten, was gebraucht wird. Wir denken da an Stichwörter wie: Analysemöglichkeiten, Schnittstellenpräferenzen, Toolanforderungen.

Viele externe Steuerberater:innen haben zudem bereits Erfahrung in puncto Digitalisierung und können Sie dementsprechend gut beraten oder auch Ihr Personal während des Umstellungsprozesses schulen und betreuen.

3. Überprüfen Sie digitale Prozesse auf GoBD-Konformität

Diesem Thema haben wir bereits einen eigenen Blogbeitrag – inklusive Checkliste zum Herunterladen – gewidmet.

Grundlegend bleibt an dieser Stelle zu sagen, dass es bei der Überprüfung darum geht, festzustellen, ob die einzusetzende Software, etwaige Drittanbietertools und der komplette Buchhaltungsprozess an sich GoBD konform ist. Die Frage ist also, ob auch Ihre digitalisierte Buchhaltung alle Vorgaben der Finanzverwaltung zur Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung erfüllen wird.

Was sich zunächst vielleicht kompliziert anhört, ist in der Praxis häufig schnell bewerkstelligt: Viele Software-Anbieter werben bereits von sich aus damit, dass sie GoBD konform sind. Und auch Steuerberater:innen sollten eine solche Tax-Compliance-Prüfung für Sie übernehmen können.

Wenn Sie zudem von vornherein darauf achten, dass digitale Aufzeichnungen nicht mehr verändert werden können, sprich revisionssicher archiviert werden und Ihre Buchhaltung für das Finanzamt nicht zuletzt über eine Verfahrensdokumentation transparent einsehbar ist, sollte Ihrem digitalen Vorhaben nichts weiter im Wege stehen.

4. Suchen Sie nach einer Lösung für den digitalen Belegaustausch

Wie wir spätestens von unserem Interviewpartner Andreas Hausmann zum Thema „Digitalisierung” erfahren haben, agierten Buchhalter:innen bereits lange bevor der Digitalisierung-Hype um sich Griff, im weitesten Sinne digital – denn Daten wurden schon immer in Buchhaltungssysteme eingespeist. Das große Aber fasst Andreas Hausmann wie folgt für uns zusammen:

Wovon hier konkret die Rede ist? Ganz einfach von allen Prozessen, die vor der Nutzung eines digitalen Buchhaltungssystems wie DATEV Unternehmen online stattfinden. Denn irgendwie müssen die Daten, Rechnungsbelege & Co ja erst einmal in DATEV landen. Und das tun Sie zumeist noch händisch. Da macht es Sinn, dass laut einer PWC-Studie von 2019 nur 29 % der Befragten Ihren Technologieansatz im Finanz- und Rechnungswesen für fortschrittlich halten.

Was also tun?

Suchen Sie nach einer Möglichkeit, Prozesse der vorbereitenden Buchhaltung, wie das Scannen und Kontieren von Belegen oder das Verwalten von Reisekosten- und Spesenabrechnungen zu digitalisieren und somit gleichzeitig zu automatisieren.

Pleo macht übrigens genau das :)

5. Machen Sie nahtlos funktionierende Schnittstellen zu einem Kriterium bei der Toolauswahl

Die Fintechbranche wächst und wächst. Dementsprechend gibt es mittlerweile unzählige Lösungen, die verschiedene Arbeitsschritte innerhalb der Buchhaltung digitalisieren und damit schließlich automatisieren. Das macht Schnittstellen unverzichtbar – denn natürlich wollen Sie, dass ein Arbeitsbereich wie ein gut geöltes Zahnrad ins nächste Zahnrad übergreift und der Gesamtbetrieb geschmeidig am Rollen bleibt.

Es kommt also auch auf die Qualität der Schnittstelle an: Funktioniert der Datenfluss von einem zum nächsten Tool quasi von alleine? Oder müssen Daten manuell runter und wieder hochgeladen werden? Einer der vielen Vorteile der Digitalisierung soll ja immerhin sein, weniger Arbeitszeit für Routineaufgaben aufwenden zu müssen. Überprüfen Sie also vorab unbedingt, wie effizient verschiedene Systeme tatsächlich miteinander kommunizieren.

Hier erfahren Sie übrigens mehr über Pleos Schnittstellen.

6. Entscheiden Sie sich für Tools mit Bankintegration

Eine Buchhaltungssoftware mit Bankintegration ermöglicht es Ihnen, das Bezahlen von Rechnungen direkt in der Software selbst zu veranlassen und einen Echtzeitüberblick über Kontobewegungen zu erhalten. Damit sparen Sie sich das Wechseln zwischen verschiedenen Konten – was sich zunächst vielleicht nur nach einem kleinen Vorteil anhört, Ihnen das Leben langfristig aber sehr viel leichter macht.

Glauben Sie uns: Sie werden eine solche Funktion nicht mehr missen wollen.

Übrigens: Bei Pleo basteln wir derzeit auch unter Hochdruck an einer Funktion, die es Ihnen erlaubt Rechnungen direkt in der Pleo-App zu begleichen. Für weitere Produktneuheiten behalten Sie ein Auge auf unsere Pleo-Updates.

7. Machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie Ihre E-Bilanz übermitteln wollen

Was für die vorbereitende Buchhaltung gilt, gilt auch für die letztendliche Bilanzübermittlung ans Finanzamt: Automatismen sparen Zeit, Geld und machen Teams produktiver.

Die E-Bilanz ist dabei ganz einfach eine elektronische Bilanz Ihres Jahresabschlusses, die Sie als bilanzierendes Unternehmen (also ein Unternehmen mit Gewinnen und Verlusten) ohnehin über das Elster-Verfahren abzugeben haben.

Es ist ziemlich praktisch, wenn Sie dies direkt aus Ihrer Buchhaltungssoftware heraus tun können.

Andernfalls müssten Sie die E-Bilanz erneut manuell ausfüllen und abschicken oder einen weiteren Dienstleister mit der Erstellung dieser beauftragen.

8. Vergleichen Sie Preise & nutzen Sie Pleos ROI-Rechner

Wir sind uns ziemlich sicher, dass wir Ihnen das eigentlich nicht sagen müssen.

Und so wollen wir auch gar nicht zu viele Worte über diesen Punkt verlieren und lediglich darauf hinweisen, dass wir aus unzähligen Kundengesprächen wissen, dass es oftmals schwer ist, Preis gegen Leistung aufzuwiegen und darüber hinaus den tatsächlichen monetären Wert einer digitalisierten Buchhaltung zu beziffern.

Auch aus diesem Grund stellen wir Ihnen unseren interaktiven ROI-Rechner zur Verfügung. Aber Stopp! Bevor Sie den ROI-Rechner ausprobieren, lassen Sie uns im nächsten Punkt doch nochmal einen Blick auf die tatsächlichen Vorteile der digitalen Buchhaltung werfen

9. Kennen Sie die Vorteile der digitalen Buchhaltung für einen starken Business Case

Bevor Sie den Sprung in die Digitalisierung wagen, wird es Ihnen und Ihrem Team ungemein helfen, wirklich sicher mit den vielen Vorteilen der digitalen Buchhaltung argumentieren zu können.

Und hierfür lohnt es sich auch, erneut einen Schritt zurückzutreten und sich zu fragen:

1. Was ist die Hauptaufgabe meiner Buchführung?

Abgesehen davon, dass Sie gemacht werden muss, soll Sie vor allem die Finanz- und Vermögenslage Ihres Unternehmens transparent darstellen.

Und praktischerweise verhilft Ihnen dieses vom Finanzamt vorgeschriebene Muss auch dabei, die Zukunft Ihres Unternehmens besser zu planen.

2. Wie effizient erfüllt meine Buchführung Ihre Aufgabe?

Gehen wir vom Best-Case-Szenario aus, dann hat Ihre Buchführung Ihnen bislang verlässlich dabei geholfen, sinnvolle unternehmerische Entscheidungen zu treffen.

Aber: Wie viel Zeit hat Sie das gekostet? Wie viele Mitarbeiter:innen und externe Dienstleister:innen waren an diesem Prozess beteiligt? Wie schnell konnten Übersichten gewonnen und Entscheidungen getroffen werden?

Vergessen Sie niemals Folgendes:

Eine digitale Buchführung …

• spart Platz und schont Ressourcen (= funktioniert papierlos),
• kann von überall auf der Welt verwaltet werden,
• ist weniger fehleranfällig,
• vermindert das Risiko von Betrugsfällen,
• liefert Ihnen einen Echtzeitüberblick über alle Einnahmen und Ausgaben,
• vereinfacht die Kommunikation mit Mitarbeiter:innen und Dienstleistern dank transparenter Analysen und Daten,
• schafft Ressourcen für Finanzcontrolling,
• kann grundlegend zu einer motivierten Belegschaft beitragen dank des Wegfalls unbeliebter Routineaufgaben und neuer Autonomie und Verantwortungsbereichen, 
• und spart dementsprechend eine Menge Zeit und Geld (siehe ROI-Rechner).

Sie brauchen weitere Belege? Unser komplettes Wissen zum Thema „smarte Ausgabenverwaltung“ haben wir ausführlich in einem E-Book für Sie zusammengefasst.

10. Behalten Sie die Bedürfnisse Ihres Teams im Blick

Wie eingangs bereits besprochen, bietet es sich an, alle Mitarbeiter:innen, die letztendlich mit buchhalterischen Prozessen in Kontakt kommen, mit in den Digitalisierungsprozess einzubeziehen. Entscheiden Sie sich im Laufe Ihrer Recherche etwa für den Einsatz von Firmenkreditkarten, der Ihre vorbereitende Buchhaltung ungemein vereinfachen kann, kann das auch schon mal die gesamte Belegschaft betreffen.

Testen Sie Prozesse, schulen Sie, wo nötig Ihr Personal, beziehen Sie Meinungen und Wünsche Ihrer Mitarbeiter:innen mit ein. So wird das Projekt der „digitalisierten Buchhaltung” zum Gemeinschaftsprojekt und trägt garantiert schnell Früchte.

Und apropos „Bedürfnisse des Teams” … verfügt Ihr Unternehmen bereits über eine Ausgabenrichtlinie? Hier erfahren Sie, warum das Etablieren einer soliden Ausgabenpolitik, speziell in Bezug auf eine digitale Buchhaltung, von großer Bedeutung ist.