Zum Inhalt springen

Nur bis zum 31.1.: Entscheiden Sie sich fĂŒr einen Jahresplan und erhalten Sie 2023 monatlich Cashback. Erfahren Sie mehr.

Eine Demo buchen
women in a car

Nicht alle Menschen erledigen ihre Arbeit heutzutage ausschließlich im BĂŒro. Viele Arbeitnehmer:innen treten regelmĂ€ĂŸig Dienstreisen an. ZĂ€hlt die Reisezeit dabei eigentlich zur Arbeitszeit? đŸ€” Und wie sieht es mit der Fahrzeit vom eigenen Wohnort zum Arbeitsplatz aus? Das Thema wirft einige Fragen auf
 GlĂŒcklicherweise hĂ€lt der folgende Blogbeitrag einige Antworten fĂŒr Sie parat. Seien Sie gespannt! đŸ€“

Basics: Was ist eine Dienstreise?

Bevor wir die Begriffe Arbeitszeit und Dienstreise zusammen betrachten, lohnt es sich, das Wort Dienstreise und seine Bedeutung noch mal genauer unter die Lupe zunehmen. 🔍

Als Dienstreise werden alle Reisen bezeichnet, die aus dienstlichen bzw. beruflichen GrĂŒnden außerhalb der eigentlichen ArbeitsstĂ€tte stattfinden. Arbeitnehmer:innen erledigen ihre Aufgaben also nicht am stĂ€ndigen Arbeitsort, sondern verlassen diesen aus unterschiedlichen GrĂŒnden. đŸƒâ€â™€ïž

AnlĂ€sse fĂŒr eine Dienstreise können unter anderem sein:

  • Meetings 💬
  • Besuche anderer Firmenstandorte 🏮
  • Messen 🏙
  • VerkaufsgesprĂ€che 📈
  • Besichtigungen von anderen ArbeitsstĂ€tten 🔍

Von einer Dienstreise sind der Dienstgang und der Arbeitsweg (Wegezeiten) abzugrenzen. ☝ Bei den Wegezeiten handelt es sich um die Strecke, die Arbeitnehmer:innen von ihrem Wohnort zum Arbeitsort zurĂŒcklegen. Unter einem Dienstgang wiederum werden kurze Strecken innerhalb einer Stadt aus beruflichen GrĂŒnden verstanden. Das wĂ€re beispielsweise der Fall, wenn Sie als Arbeitgeber:in eine:n Ihrer Mitarbeitenden zur Post schicken, um einen wichtigen Brief abzugeben. đŸ“«

Was genau wird als Arbeitszeit definiert?

BezĂŒglich der Arbeitszeit kommen immer wieder einige grundlegende Fragen auf. Was wird eigentlich genau unter der Arbeitszeit verstanden? Ist Reisezeit auch Arbeitszeit und zĂ€hlen Ruhepausen zur Arbeitszeit dazu? đŸ€Ż

Eine klare Antwort auf diese vielen Fragen gibt glĂŒcklicherweise das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Keine Sorge, Sie mĂŒssen sich nicht mĂŒhevoll durch alle Paragrafen quĂ€len. Das haben wir schon fĂŒr Sie ĂŒbernommen. ⚖

Laut §2 Abs. 1 des Arbeitszeitgesetzes zĂ€hlt die Zeit vom Beginn der tĂ€glichen TĂ€tigkeit bis zum Ende der TĂ€tigkeit als Arbeitszeit. Arbeitnehmer:innen können bis zu maximal zehn Stunden tĂ€glich arbeiten. Im ArbZG ist jedoch eine tĂ€gliche Arbeitszeit von acht Stunden aufgefĂŒhrt. Diese soll nur in AusnahmefĂ€llen ĂŒberschritten werden. Ruhepausen zĂ€hlen jedoch ausdrĂŒcklich nicht zur tĂ€glichen Arbeitszeit. đŸ’€

Nun können wir endlich die wichtigste Frage klĂ€ren: Kann die Dienstreise zur Arbeitszeit gezĂ€hlt werden? Hier kommt es im Detail auf verschiedene Aspekte an. 👀

Ab ans Eingemachte: Kann die Reisezeit als Arbeitszeit verrechnet werden?

Das Bundesarbeitsgericht hat zu dieser Fragestellung ein aktuelles Urteil gesprochen. Aus diesem Urteil geht hervor, dass die Reisezeit als Arbeitszeit verrechnet werden kann. 😎 Konkret ging es in diesem Fall um einen Arbeitgeber, der einen Mitarbeitenden auf eine Dienstreise nach China geschickt hat. Das Urteil kann allerdings nicht einfach auf jeden Fall bzw. jede Situation ĂŒbertragen werden. 😔 Wichtig ist daher, dass Sie als Arbeitgeber:in die bisherigen Bestimmungen bzw. Regelungen zur Arbeitszeit bei Dienstreisen kennen. Die Arbeitszeit ist bei Dienstreisen grundsĂ€tzlich ein komplexes Thema. Aber keine Sorge, wir bringen nachfolgend Licht ins Dunkel. ☀

Anreise zur Dienstreise: Liegt diese schon in der Dienstreise-Arbeitszeit?

Komplex wird es schon allein aus dem Grund, weil sich bereits zum Thema Anreise einige Fragen aufdrĂ€ngen; zum Beispiel, ob die Anreise zur GeschĂ€ftsreise bereits zur Arbeitszeit zĂ€hlt. đŸ€”
GlĂŒcklicherweise haben wir dafĂŒr direkt die Antwort: Sie gehört zur Arbeitszeit, wenn Arbeitnehmer:innen mit dem Zug oder Taxi anreisen. Das gilt auch, wenn der oder die Mitarbeitende im Zug oder Taxi nicht arbeitet. âœ”ïžđŸšˆđŸš•

Der Sonderfall der Außendienstmitarbeiter:innen

Das ArbZG regelt ganz klar, welche Zeit als Arbeitszeit zĂ€hlt. Sie denken sich jetzt vielleicht zurecht: Es gibt doch auch Mitarbeitende, die im Außendienst arbeiten! Diese mĂŒssen reisen, um zu arbeiten. Wo fĂ€ngt denn dann fĂŒr Außendienstmitarbeiter:innen die Arbeitszeit an und wann hört sie auf? 🧐
Auch hier haben wir wieder eine Antwort parat: WĂ€hrend bei normalen Mitarbeitenden die Wegezeit nicht zur Arbeitszeit zĂ€hlt, besteht bei Außendienstmitarbeiter:innen ein Teil der Arbeit aus Reisen. Aus diesem Grund wird die Zeit auch entsprechend vergĂŒtet. Konkret bedeutet das: Steigt eine:r Ihrer Außendienstmitarbeiter:innen morgens ins Auto, beginnt die Arbeitszeit. ⏰

Konkret: Wann ist Reisezeit gleich Arbeitszeit?

Jetzt machen wir endlich NĂ€gel mit Köpfen 🔹: Egal, ob die Anreise mit dem Zug, mit dem Auto, der FĂ€hre oder einem Taxi stattfindet – die Dienstreise-Fahrzeit gilt als Arbeitszeit, sofern sie innerhalb der regulĂ€ren Arbeitszeit durchgefĂŒhrt wird. Findet die Anreise außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit statt, zĂ€hlt sie nur dann als Arbeitszeit, wenn Mitarbeitende in dieser Zeit auf Ihre Anweisung als Arbeitgeber:in arbeiten.

Falls Sie bis jetzt dachten, dass das Thema ja doch gar nicht so komplex ist, haben wir hier noch eine kleine Feinheit fĂŒr Sie, die es zu beachten gilt. Denn pauschal zu sagen, dass die Fahrzeit auch Arbeitszeit ist, wĂ€re eine LĂŒge! đŸ€„

Inwiefern spielt das Fortbewegungsmittel bei einer GeschÀftsreise eine Rolle?

FĂŒr Personen, die einen Pkw fahren, gilt, dass die Fahrzeit Arbeitszeit ist, weil sie sich konzentrieren mĂŒssen. Mitfahrende können die Zeit jedoch nicht als Arbeitszeit aufschreiben. Wenn Ihre Mitarbeitenden öffentliche Verkehrsmittel nutzen und Sie als Arbeitgeber:in ihnen keine arbeitsbezogenen Anweisungen geben, gilt diese Zeit als Ruhezeit. Wird dennoch gearbeitet, so erfolgt das auf Eigeninitiative der oder des Arbeitnehmer:in und zĂ€hlt nicht zur Arbeitszeit.

Überlassen Sie als Arbeitgeber:in Ihren Mitarbeitenden die Wahl des Fortbewegungsmittels zur Anreise und wĂ€hlt der oder die Angestellte den Pkw, so gilt das nicht als Arbeitszeit. Das kommt daher, dass die Möglichkeit zur Nutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels bestanden hĂ€tte. Somit wĂ€re die Inanspruchnahme einer Ruhezeit möglich gewesen. 🛌
Sie sehen also: Das Thema ist komplex und bedarf viel Liebe zum Detail. 👀

Dienstreise und Arbeitszeit im öffentlichen Dienst: Das gibt es zu beachten

§ 6 Abs. 9.1 Satz 1 TVöD-V hĂ€lt hier eine klare Regelung bereit: Bei eintĂ€gigen und mehrtĂ€gigen Dienstreisen gilt als Arbeitszeit im öffentlichen Dienst grundsĂ€tzlich nur die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am auswĂ€rtigen GeschĂ€ftsort. Das heißt ĂŒbersetzt, dass nur die Zeit, die am auswĂ€rtigen GeschĂ€ftsort mit tatsĂ€chlicher Arbeit verbracht wird, zur Arbeitszeit zĂ€hlt. đŸ’Ș Die Reisezeit und die sonstigen Aufenthaltszeiten am GeschĂ€ftsort zĂ€hlen nicht zur Arbeitszeit.

ZĂ€hlen Überstunden auf der GeschĂ€ftsreise zur Arbeitszeit?

Wenn Ihre Mitarbeitenden auf Dienstreise sind und dabei lĂ€nger arbeiten, als es an ihrer Heimatdienststelle festgelegt ist, ist diese lĂ€ngere Arbeitszeit zu berĂŒcksichtigen und kann zu Überstunden fĂŒhren. Auch fĂŒr die GeschĂ€ftsreisen gilt eine Arbeitszeitgrenze. Die Höchstarbeitszeit, die im Arbeitszeitgesetz aufgefĂŒhrt ist, betrĂ€gt bei einer Dienstreise zehn Stunden und ist entsprechend zu berĂŒcksichtigen. ⏱

ZĂ€hlen Übernachtungen und Abendessen auf Dienstreisen zur Arbeitszeit?

Kurz und schmerzlos: Nein. Weder Übernachtung noch das Abendessen mit den GeschĂ€ftspartner:innen nach der wichtigen Besprechung zĂ€hlen zur Arbeitszeit. 😞

Arbeiten auf Reisen: Bleibt da auch Zeit fĂŒr Entspannung?

GrundsĂ€tzlich gilt, dass auch auf Reisen die Arbeitszeit von acht Stunden tĂ€glich nicht ĂŒberschritten werden sollte. 🕔 In AusnahmefĂ€llen kann sie auf zehn Stunden tĂ€glich erhöht werden. Dennoch sind Pausen wichtig und gesetzlich vorgeschrieben.😮

Darf auf Reisen am Wochenende gearbeitet werden?

Falls Ihre Mitarbeitenden auf Reisen ein Rausch von ProduktivitĂ€t ereilt oder sie das schöne Hotelzimmer nicht verlassen möchten, sind diese vielleicht auch am Wochenende fleißig. Hier mĂŒssen Sie aber aufpassen: Arbeit an den Wochenenden ist laut §11 des Arbeitszeitgesetzes möglich, allerdings muss innerhalb von zwei Wochen ein Ersatzruhetag genommen werden. Pro Jahr mĂŒssen mindestens 15 Sonntage beschĂ€ftigungsfrei bleiben. 🌮
Ausnahmen gelten in KrankenhĂ€usern đŸ„, Gastronomiebetrieben 🍖 und im Bereich der Personenbeförderung. 🚌

Wie lange dĂŒrfen Dienstreisen dauern?

Die maximale Dauer von GeschĂ€ftsreisen liegt bei drei Monaten. Wird diese Dauer ĂŒberschritten, so wird oft von Entsendungen gesprochen. Dienstreisen unter drei Monaten gelten aber allgemein hin als steuerrechtlich unproblematisch. Bei lĂ€ngeren Aufenthalten Ihrer Mitarbeitenden im Ausland sollten Sie sich nochmal ganz genau einlesen – denn hier kommen gegebenenfalls andere SozialversicherungsbeitrĂ€ge zum Zuge. VerstĂ¶ĂŸe können teuer werden 💾 und eine genaue Recherche zahlt sich aus! 

Wann gibt es eine VergĂŒtung fĂŒr Reisezeiten?

Hier wird es abermals kurz kompliziert: Ob und wann es eine VergĂŒtung fĂŒr Reisezeiten gibt, hĂ€ngt immer vom Einzelfall, dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung und der Tarifregelung ab – also von unzĂ€hligen Faktoren. Zum GlĂŒck hĂ€lt die Gesetzsprechung dazu einige Paragrafen bereitđŸ‘šâ€âš–ïž: 

  • 
im Rahmen ihrer Hauptleistungspflicht fahren, z.B. Kraftfahrer:innen. 🚚 
  • 
fahren, um ihre Hauptleistungspflicht zu erfĂŒllen, z.B. Monteur:innen. đŸ‘©â€đŸ”§
  • 
wĂ€hrend der Fahrt ihre Hauptleistungspflicht erfĂŒllen, also z.B. wĂ€hrend einer Fahrt Mails auf Ihre Anweisung hin beantworten. đŸ’»

Ist das nicht der Fall, so gilt §612 Abs. 1 BGB. Die VergĂŒtung ist demnach stillschweigend vereinbart, falls die Dienstleistung nur gegen eine VergĂŒtung zu erwarten ist. Hier ist es aber wichtig, jeden Einzelfall zu unterscheiden. Bei FĂŒhrungskrĂ€ften oder einem betrieblich ĂŒberdurchschnittlichen Gehalt kann eine VergĂŒtung wegfallen, weil wegen der Position bzw. dem hohen Gehalt die VergĂŒtungserwartung ausfĂ€llt. 

Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2018 ist es fĂŒr Arbeitgeber:innen nur noch verpflichtend, die erforderlichen Reisezeiten zu bezahlen. Diese sind erforderlich, wenn Sie als Arbeitgeber:in die Reisemittel und den Reiseverlauf vorgeben. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden die Wahl ĂŒber diese Faktoren lassen, haben jene dabei aufgrund ihrer RĂŒcksichtspflicht die kostengĂŒnstigste Option zu wĂ€hlen. Andernfalls ist die Zahlung der Reisezeit nicht erforderlich. Allerdings kann auch hier ein Anspruch aufgrund der VergĂŒtungserwartung geltend gemacht werden, weswegen Sie VertrĂ€ge bezĂŒglich der VergĂŒtung der Reisezeit immer genaustens formulieren und prĂŒfen mĂŒssen. 🔍

GrundsĂ€tzlich kann die Erstattung der Kosten fĂŒr eine Dienstreise immer kompliziert und bĂŒrokratisch werden und ist fĂŒr viele Unternehmen eine Herausforderung. đŸ€Ż

Smarte RĂŒckerstattung per Klick mit Pleo-Pocket 

Die Arbeitszeit ist zwar im Arbeitszeitgesetz klar geregelt, dennoch ergeben sich vor allem im Bereich der Dienstreisen zahlreiche Fragen und Besonderheiten. Unternehmen stehen aus diesem Grund, insbesondere bei der Erstattung von Reisekosten und der VergĂŒtung von Reisezeiten, vor einer stĂ€ndigen Herausforderung. Sie als Arbeitgeber:in sind in der Pflicht, alle vertraglichen Vereinbarungen genau zu prĂŒfen und zu ĂŒberwachen. Nur so können Sie Ihren Mitarbeitenden die richtigen Kosten erstatten. 

Auch auf Dienstreisen fallen Ausgaben fĂŒr die verschiedensten Dinge an: Fahrten, Übernachtung, Verpflegung und, und, und
 Mit Pleo-Pocket können Sie an alle Punkte schnell ein HĂ€kchen setzen ✅ – egal, wie lang die Liste ist. Dank Pleo-Pocket können Sie smart alle RĂŒckerstattungen verwalten – schnell und unkompliziert. So verlieren Sie garantiert nie den Überblick ĂŒber ausstehende Erstattungen! 

Nie wieder manuelle Prozesse dank dieser 9 Digitaltools

Ähnliche BeitrĂ€ge