Arbeitszeiten auf Dienstreise: Das gibt’s zu beachten

Nicht alle Menschen erledigen ihre Arbeit heutzutage ausschließlich im Büro. Viele Arbeitnehmer:innen treten regelmäßig Dienstreisen an. Zählt die Reisezeit dabei eigentlich zur Arbeitszeit? 🤔 Und wie sieht es mit der Fahrzeit vom eigenen Wohnort zum Arbeitsplatz aus? Das Thema wirft einige Fragen auf… Glücklicherweise hält der folgende Blogbeitrag einige Antworten für Sie parat. Seien Sie gespannt! 🤓

Basics: Was ist eine Dienstreise?

Bevor wir die Begriffe Arbeitszeit und Dienstreise zusammen betrachten, lohnt es sich, das Wort Dienstreise und seine Bedeutung noch mal genauer unter die Lupe zunehmen. 🔍

Als Dienstreise werden alle Reisen bezeichnet, die aus dienstlichen bzw. beruflichen Gründen außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte stattfinden. Arbeitnehmer:innen erledigen ihre Aufgaben also nicht am ständigen Arbeitsort, sondern verlassen diesen aus unterschiedlichen Gründen. 🏃‍♀️

Anlässe für eine Dienstreise können unter anderem sein:

• Meetings 💬
• Besuche anderer Firmenstandorte 🏴
• Messen 🏙
• Verkaufsgespräche 📈
• Besichtigungen von anderen Arbeitsstätten 🔍

Von einer Dienstreise sind der Dienstgang und der Arbeitsweg (Wegezeiten) abzugrenzen. ☝ Bei den Wegezeiten handelt es sich um die Strecke, die Arbeitnehmer:innen von ihrem Wohnort zum Arbeitsort zurücklegen. Unter einem Dienstgang wiederum werden kurze Strecken innerhalb einer Stadt aus beruflichen Gründen verstanden. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn Sie als Arbeitgeber:in eine:n Ihrer Mitarbeitenden zur Post schicken, um einen wichtigen Brief abzugeben. 📫

Was genau wird als Arbeitszeit definiert?

Bezüglich der Arbeitszeit kommen immer wieder einige grundlegende Fragen auf. Was wird eigentlich genau unter der Arbeitszeit verstanden? Ist Reisezeit auch Arbeitszeit und zählen Ruhepausen zur Arbeitszeit dazu? 🤯

Eine klare Antwort auf diese vielen Fragen gibt glücklicherweise das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Keine Sorge, Sie müssen sich nicht mühevoll durch alle Paragrafen quälen. Das haben wir schon für Sie übernommen. ⚖️

Laut §2 Abs. 1 des Arbeitszeitgesetzes zählt die Zeit vom Beginn der täglichen Tätigkeit bis zum Ende der Tätigkeit als Arbeitszeit. Arbeitnehmer:innen können bis zu maximal zehn Stunden täglich arbeiten. Im ArbZG ist jedoch eine tägliche Arbeitszeit von acht Stunden aufgeführt. Diese soll nur in Ausnahmefällen überschritten werden. Ruhepausen zählen jedoch ausdrücklich nicht zur täglichen Arbeitszeit. 💤

Nun können wir endlich die wichtigste Frage klären: Kann die Dienstreise zur Arbeitszeit gezählt werden? Hier kommt es im Detail auf verschiedene Aspekte an. 👀

Ab ans Eingemachte: Kann die Reisezeit als Arbeitszeit verrechnet werden?

Das Bundesarbeitsgericht hat zu dieser Fragestellung ein aktuelles Urteil gesprochen. Aus diesem Urteil geht hervor, dass die Reisezeit als Arbeitszeit verrechnet werden kann. 😎 Konkret ging es in diesem Fall um einen Arbeitgeber, der einen Mitarbeitenden auf eine Dienstreise nach China geschickt hat. Das Urteil kann allerdings nicht einfach auf jeden Fall bzw. jede Situation übertragen werden. 😔 Wichtig ist daher, dass Sie als Arbeitgeber:in die bisherigen Bestimmungen bzw. Regelungen zur Arbeitszeit bei Dienstreisen kennen. Die Arbeitszeit ist bei Dienstreisen grundsätzlich ein komplexes Thema. Aber keine Sorge, wir bringen nachfolgend Licht ins Dunkel. ☀️

Anreise zur Dienstreise: Liegt diese schon in der Dienstreise-Arbeitszeit?

Komplex wird es schon allein aus dem Grund, weil sich bereits zum Thema Anreise einige Fragen aufdrängen; zum Beispiel, ob die Anreise zur Geschäftsreise bereits zur Arbeitszeit zählt. 🤔
Glücklicherweise haben wir dafür direkt die Antwort: Sie gehört zur Arbeitszeit, wenn Arbeitnehmer:innen mit dem Zug oder Taxi anreisen. Das gilt auch, wenn der oder die Mitarbeitende im Zug oder Taxi nicht arbeitet. ✔️🚈🚕

Der Sonderfall der Außendienstmitarbeiter:innen

Das ArbZG regelt ganz klar, welche Zeit als Arbeitszeit zählt. Sie denken sich jetzt vielleicht zurecht: Es gibt doch auch Mitarbeitende, die im Außendienst arbeiten! Diese müssen reisen, um zu arbeiten. Wo fängt denn dann für Außendienstmitarbeiter:innen die Arbeitszeit an und wann hört sie auf? 🧐
Auch hier haben wir wieder eine Antwort parat: Während bei normalen Mitarbeitenden die Wegezeit nicht zur Arbeitszeit zählt, besteht bei Außendienstmitarbeiter:innen ein Teil der Arbeit aus Reisen. Aus diesem Grund wird die Zeit auch entsprechend vergütet. Konkret bedeutet das: Steigt eine:r Ihrer Außendienstmitarbeiter:innen morgens ins Auto, beginnt die Arbeitszeit. ⏰

Konkret: Wann ist Reisezeit gleich Arbeitszeit?

Jetzt machen wir endlich Nägel mit Köpfen 🔨: Egal, ob die Anreise mit dem Zug, mit dem Auto, der Fähre oder einem Taxi stattfindet – die Dienstreise-Fahrzeit gilt als Arbeitszeit, sofern sie innerhalb der regulären Arbeitszeit durchgeführt wird. Findet die Anreise außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit statt, zählt sie nur dann als Arbeitszeit, wenn Mitarbeitende in dieser Zeit auf Ihre Anweisung als Arbeitgeber:in arbeiten.

Falls Sie bis jetzt dachten, dass das Thema ja doch gar nicht so komplex ist, haben wir hier noch eine kleine Feinheit für Sie, die es zu beachten gilt. Denn pauschal zu sagen, dass die Fahrzeit auch Arbeitszeit ist, wäre eine Lüge! 🤥

Inwiefern spielt das Fortbewegungsmittel bei einer Geschäftsreise eine Rolle?

Für Personen, die einen Pkw fahren, gilt, dass die Fahrzeit Arbeitszeit ist, weil sie sich konzentrieren müssen. Mitfahrende können die Zeit jedoch nicht als Arbeitszeit aufschreiben. Wenn Ihre Mitarbeitenden öffentliche Verkehrsmittel nutzen und Sie als Arbeitgeber:in ihnen keine arbeitsbezogenen Anweisungen geben, gilt diese Zeit als Ruhezeit. Wird dennoch gearbeitet, so erfolgt das auf Eigeninitiative der oder des Arbeitnehmer:in und zählt nicht zur Arbeitszeit.

Überlassen Sie als Arbeitgeber:in Ihren Mitarbeitenden die Wahl des Fortbewegungsmittels zur Anreise und wählt der oder die Angestellte den Pkw, so gilt das nicht als Arbeitszeit. Das kommt daher, dass die Möglichkeit zur Nutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels bestanden hätte. Somit wäre die Inanspruchnahme einer Ruhezeit möglich gewesen. 🛌
Sie sehen also: Das Thema ist komplex und bedarf viel Liebe zum Detail. 👀

Dienstreise und Arbeitszeit im öffentlichen Dienst: Das gibt es zu beachten

§ 6 Abs. 9.1 Satz 1 TVöD-V hält hier eine klare Regelung bereit: Bei eintägigen und mehrtägigen Dienstreisen gilt als Arbeitszeit im öffentlichen Dienst grundsätzlich nur die Zeit der dienstlichen Inanspruchnahme am auswärtigen Geschäftsort. Das heißt übersetzt, dass nur die Zeit, die am auswärtigen Geschäftsort mit tatsächlicher Arbeit verbracht wird, zur Arbeitszeit zählt. 💪 Die Reisezeit und die sonstigen Aufenthaltszeiten am Geschäftsort zählen nicht zur Arbeitszeit.

Zählen Überstunden auf der Geschäftsreise zur Arbeitszeit?

Wenn Ihre Mitarbeitenden auf Dienstreise sind und dabei länger arbeiten, als es an ihrer Heimatdienststelle festgelegt ist, ist diese längere Arbeitszeit zu berücksichtigen und kann zu Überstunden führen. Auch für die Geschäftsreisen gilt eine Arbeitszeitgrenze. Die Höchstarbeitszeit, die im Arbeitszeitgesetz aufgeführt ist, beträgt bei einer Dienstreise zehn Stunden und ist entsprechend zu berücksichtigen. ⏱

Zählen Übernachtungen und Abendessen auf Dienstreisen zur Arbeitszeit?

Kurz und schmerzlos: Nein. Weder Übernachtung noch das Abendessen mit den Geschäftspartner:innen nach der wichtigen Besprechung zählen zur Arbeitszeit. 😞

Arbeiten auf Reisen: Bleibt da auch Zeit für Entspannung?

Grundsätzlich gilt, dass auch auf Reisen die Arbeitszeit von acht Stunden täglich nicht überschritten werden sollte. 🕔 In Ausnahmefällen kann sie auf zehn Stunden täglich erhöht werden. Dennoch sind Pausen wichtig und gesetzlich vorgeschrieben.😴

Darf auf Reisen am Wochenende gearbeitet werden?

Falls Ihre Mitarbeitenden auf Reisen ein Rausch von Produktivität ereilt oder sie das schöne Hotelzimmer nicht verlassen möchten, sind diese vielleicht auch am Wochenende fleißig. Hier müssen Sie aber aufpassen: Arbeit an den Wochenenden ist laut §11 des Arbeitszeitgesetzes möglich, allerdings muss innerhalb von zwei Wochen ein Ersatzruhetag genommen werden. Pro Jahr müssen mindestens 15 Sonntage beschäftigungsfrei bleiben. 🌴
Ausnahmen gelten in Krankenhäusern 🏥, Gastronomiebetrieben 🍖 und im Bereich der Personenbeförderung. 🚌

Wie lange dürfen Dienstreisen dauern?

Die maximale Dauer von Geschäftsreisen liegt bei drei Monaten. Wird diese Dauer überschritten, so wird oft von Entsendungen gesprochen. Dienstreisen unter drei Monaten gelten aber allgemein hin als steuerrechtlich unproblematisch. Bei längeren Aufenthalten Ihrer Mitarbeitenden im Ausland sollten Sie sich nochmal ganz genau einlesen – denn hier kommen gegebenenfalls andere Sozialversicherungsbeiträge zum Zuge. Verstöße können teuer werden 💸 und eine genaue Recherche zahlt sich aus! 

Wann gibt es eine Vergütung für Reisezeiten?

Hier wird es abermals kurz kompliziert: Ob und wann es eine Vergütung für Reisezeiten gibt, hängt immer vom Einzelfall, dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung und der Tarifregelung ab – also von unzähligen Faktoren. Zum Glück hält die Gesetzsprechung dazu einige Paragrafen bereit👨‍⚖️: 

• …im Rahmen ihrer Hauptleistungspflicht fahren, z.B. Kraftfahrer:innen. 🚚 
• …fahren, um ihre Hauptleistungspflicht zu erfüllen, z.B. Monteur:innen. 👩‍🔧
• …während der Fahrt ihre Hauptleistungspflicht erfüllen, also z.B. während einer Fahrt Mails auf Ihre Anweisung hin beantworten. 💻

Ist das nicht der Fall, so gilt §612 Abs. 1 BGB. Die Vergütung ist demnach stillschweigend vereinbart, falls die Dienstleistung nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist. Hier ist es aber wichtig, jeden Einzelfall zu unterscheiden. Bei Führungskräften oder einem betrieblich überdurchschnittlichen Gehalt kann eine Vergütung wegfallen, weil wegen der Position bzw. dem hohen Gehalt die Vergütungserwartung ausfällt. 

Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2018 ist es für Arbeitgeber:innen nur noch verpflichtend, die erforderlichen Reisezeiten zu bezahlen. Diese sind erforderlich, wenn Sie als Arbeitgeber:in die Reisemittel und den Reiseverlauf vorgeben. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden die Wahl über diese Faktoren lassen, haben jene dabei aufgrund ihrer Rücksichtspflicht die kostengünstigste Option zu wählen. Andernfalls ist die Zahlung der Reisezeit nicht erforderlich. Allerdings kann auch hier ein Anspruch aufgrund der Vergütungserwartung geltend gemacht werden, weswegen Sie Verträge bezüglich der Vergütung der Reisezeit immer genaustens formulieren und prüfen müssen. 🔍

Grundsätzlich kann die Erstattung der Kosten für eine Dienstreise immer kompliziert und bürokratisch werden und ist für viele Unternehmen eine Herausforderung. 🤯

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Die Arbeitszeit ist zwar im Arbeitszeitgesetz klar geregelt, dennoch ergeben sich vor allem im Bereich der Dienstreisen zahlreiche Fragen und Besonderheiten. Unternehmen stehen aus diesem Grund, insbesondere bei der Erstattung von Reisekosten und der Vergütung von Reisezeiten, vor einer ständigen Herausforderung. Sie als Arbeitgeber:in sind in der Pflicht, alle vertraglichen Vereinbarungen genau zu prüfen und zu überwachen. Nur so können Sie Ihren Mitarbeitenden die richtigen Kosten erstatten. 

Auch auf Dienstreisen fallen Ausgaben für die verschiedensten Dinge an: Fahrten, Übernachtung, Verpflegung und, und, und … Mit Pleo können Sie an alle Punkte schnell ein Häkchen setzen ✅ – egal, wie lang die Liste ist. Mit uns können Sie smart alle Rückerstattungen verwalten – schnell und unkompliziert. So verlieren Sie garantiert nie den Überblick über ausstehende Erstattungen!