Alles zur Auslagenerstattung: Geld ist eben nicht nur Papier

Dass Mitarbeiter:innen Kosten – zum Beispiel für Dienstreisen und Verpflegung – vorstrecken müssen, ist gar nicht mal so selten. Selbst, wenn Ihr Unternehmen schon Routine in der Belegsammlung und der Erstattung der Zahlungen hat, ist der Vorgang immer mit Aufwand verbunden. Schnell kommt es zu Missverständnissen und langen Wartezeiten bis zur Erstattung. Unnötig, finden wir! 

Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, bei der Auslagenerstattung den Durchblick zu bewahren.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Unter Auslagen versteht man Geld, das Mitarbeiter:innen für geschäftliche Zwecke ausgeben und später vom Unternehmen erstattet bekommen. 
• Damit sich die Mitarbeiter:innen ihre Auslagen reibungslos erstatten lassen können, ist eine lückenlose Belegsammlung Pflicht. 
• Mittlerweile ist das mobile Scannen über das Smartphone erlaubt und erleichtert viele Vorgänge.
• Mobile Lösungen bieten mehr Möglichkeiten für die Erfassung von Auslagen und sind vorteilhaft für Sie als Arbeitergeber:innen – und natürlich auch Ihre Mitarbeiter:innen!

Theorie to go: Was sind Auslagen? 

Wenn man von Auslagen spricht, dann geht es um Geld, das Ihre Mitarbeiter:innen für betriebliche Zwecke ausgeben – und danach von Ihrem Unternehmen wieder erstattet bekommen. Dahinter versteckt sich aber noch etwas mehr Theorie. Lassen Sie uns dafür kurz in die Perspektive der Buchhaltung eintauchen … 

Für die Buchhaltung sind Auslagen Aufwände, die durchgereicht werden – anders als z. B. bei einer Vergütung wie dem monatlichen Lohn Ihrer Mitarbeiter:innen. 

1. Mitarbeiter:innen geben Geld aus.
2. Das Unternehmen erstattet diese Zahlung an die Mitarbeiter:innen.

→ Es handelt sich also um einen Aufwand, der von der einen zur anderen Stelle durchgereicht wird. 

Dadurch, dass ein Anspruch auf Erstattung besteht, liegt keine wirtschaftliche Vermögensminderung für Mitarbeitende vor. Daher sind es eben nur „Auslagen” und keine „Ausgaben”. 

Der Anspruch auf Erstattung fällt nur aus besonderen Gründen aus; zum Beispiel, wenn eine Insolvenz vorliegt. Erst dann handelt es sich für Ihre Mitarbeiter:innen um eine Vermögensminderung. 

Auslagenerstattung auf den Punkt gebracht: Die Definition 

Die Auslagenerstattung bezieht sich auf Geldbeträge, die Mitarbeiter:innen aufwenden müssen und erst später von der arbeitgebenden Instanz zurückerhalten.

Unterschied zwischen Auslagenersatz und durchlaufenden Geldern 

Ein kleiner, aber feiner Unterschied: Sie müssen zwischen dem Auslagenersatz und durchlaufenden Geldern unterscheiden. Die Erstattung findet hier zu unterschiedlichen Zeitpunkten statt. Bei den Auslagen müssen Ihre Mitarbeiter:innen, wie oben bereits erklärt, den Betrag vorstrecken. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine Ihrer Mitarbeiterinnen bei einer Geschäftsreise Übernachtungskosten für das Hotelzimmer auslegt – oder Sie den Office-Manager bitten, auf dem Weg in die Stadt ein Kabel für Ihren PC im Elektronikfachhandel zu besorgen. Das Geld erhalten Ihre Mitarbeitenden erst hinterher von Ihnen zurück. 

Bei den durchlaufenden Geldern ist es umgekehrt: Die Mitarbeiter:innen erhalten den Betrag bereits vorher – manchmal auch in Form einer Firmenkarte – und können das Geld für ihre Zahlungen verwenden. Sinnvoll ist der Rückgriff auf durchlaufende Gelder für alle Aufwendungen, die regelmäßig anfallen und daher besser planbar sind. Dazu gehören die Anschaffung von Büromaterial oder die Kosten für Bahnkarten.

Wichtig zu wissen: Fakten rund um die Auslagenerstattung

Einige Fragen zur Auslagenerstattung tauchen immer wieder auf. Wir haben die wichtigsten hier kurz für Sie beantwortet. 

1. Wo sind die Regelungen zur Auslagenerstattung festgehalten?

Die Regelungen zur Auslagenerstattung finden Sie im § 3 Nr. 50 EStG. Demnach handelt es sich bei Auslagen um alle Beträge, die Arbeitnehmer:innen von Arbeitgeber:innen erhalten, um sie für diese auszugeben – und dann erstattet werden. Im EStG liegt also die Unterscheidung in durchlaufende Gelder und in Auslagenersatz vergraben. 

2. Sind Auslagen für Arbeitnehmer:innen steuerlich absetzbar?

Eine häufige Frage betrifft die steuerliche Absetzbarkeit der Auslagen. Diese ist möglich, wenn die folgenden beiden Voraussetzungen erfüllt werden:

Entscheidend ist, dass die Auslagen betrieblich veranlasst sein müssen. Die Arbeitnehmer:innen müssen das Geld also ausgeben, um ihre Aufgabe für den Betrieb erfüllen zu können. Veranlassung für die Ausgabe ist daher immer die berufliche Tätigkeit. Ein privates Interesse an dem erworbenen Gegenstand darf nicht bestehen.

Wichtig ist auch die Eigentumsfrage. Das Eigentum an den Produkten geht immer an das Unternehmen über. Ist das nicht der Fall, handelt es sich stattdessen um einen Sachbezug. Dieser ist zwar auch steuerfrei, ist aber anders geregelt. Bei Sachbezügen sind nur bis zu 44 EUR absetzbar.

Typische betriebliche Aufwendungen sind: 

• Smartphone
• Tablets und Laptops
• Zugehörige Ladegeräte
• Kosten für Dienstreisen

Sie wollen mehr zur Abrechnung von Reisekosten lesen? In unserem Blogbeitrag über Reisekosten erfahren Sie alles, was für Unternehmen bei der Erstattung von Dienstreisen relevant ist.

3. In welchem Fall können Unternehmen die Ausgaben nach Steuerrecht verbuchen?

Die Verbuchung nach Steuerrecht ist möglich, wenn eine entsprechende Rechnung vorliegt und in dieser die Anschrift der Firma vermerkt ist. Die Rechnung ist erforderlich, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können. Aber Entwarnung: Ein einfacher Beleg reicht ebenfalls aus, wenn die Beträge unterhalb der Grenze von 250 EUR liegen.

4. Gibt es auch steuerfreie Auslagenerstattungen für die Arbeitnehmer:innen?

Eine steuerfreie Auslagenerstattung ist für die Arbeitnehmer:innen möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Auch hier gilt, dass für Mitarbeitende kein Eigeninteresse an der Anschaffung bestehen darf. Außerdem muss es sich um eine Aufwendung handeln, die die Mitarbeiter:innen für Ihr Unternehmen tätigen. Das bedeutet, dass der Kauf auf Namen und Rechnung des Unternehmens zu erfolgen hat. Auf der Rechnung, dem Beleg oder der Kaufquittung muss jedes angeschaffte Produkt einzeln aufgeführt sein. Ist der Vorsteuerabzug gewünscht, muss die Mehrwertsteuer ebenfalls auf der Rechnung ausgewiesen sein.

5. Pauschale Auslagenerstattungen: Was gibt es zu beachten?

Bei der pauschalen Auslagenerstattung müssen Sie prüfen, ob diese eventuell steuerfrei ist. Folgende Voraussetzungen sollten Sie bei der pauschalen Erstattung im Blick behalten: Für Spesen und Übernachtungen gelten bestimmte Höchstwerte. Bei Spesen liegt der jährliche Freibetrag bei 1.000 EUR. Bei Übernachtungen gilt der gleiche Freibetrag. Vorausgesetzt ist auch, dass die Mitarbeiter:innen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nachweisen können, dass es sich um regelmäßig wiederkehrende Aufwendungen handelt. 

Digitale Revolution der Erstattungen: Mobil geht alles einfacher

In der Vergangenheit war die Auslagenerstattung mit viel Aufwand verbunden. Wer sich Rechnungen erstatten lassen wollte, musste diese in Papierform aufheben und abheften. Dabei sind Formulare notwendig, Mitarbeitende müssen Rechnungen umständlich scannen – und überhaupt gibt es viele kleinteilige Schritte, die ziemlich nerven. Vor allem, wenn Ihre Beschäftigten auf Dienstreise sind und überall Belege rumflattern. Das kann schnell in einen Kampf mit den Papieren ausarten und relativiert den finanziellen Vorteil für viele Betroffene. Dank der Digitalisierung geht Auslagenerstattung heute aber viel einfacher. 

Smarte Apps ersetzen nervige Papierberge

Motivierte Entwickler:innen haben sich in den letzten Jahren das Ziel gesetzt, Erstattungen von Reisekosten & Co für Unternehmen zu revolutionieren: Herausgekommen sind dabei smarte Apps, die Papierbelege hinfällig machen. Da freut sich nicht nur die Umwelt, sondern auch Ihre Mitarbeitenden – und natürlich Ihre Buchhaltung.

Viva la Digitalisierung

In einer Neufassung der GoBD aus dem Jahr 2019 ist nun die mobile Belegerfassung ausdrücklich erlaubt. Diese Änderung bezieht sich auch auf das Scannen bei Dienstreisen im Ausland. Schnell zum Smartphone greifen und die Belege einscannen – klingt das nicht auch für Sie ziemlich verlockend? Wir sagen: Viva la Digitalisierung! 

Vorlage zur Auslagenerstattung 

Ist Ihnen die digitale Erstattung von Belegen noch etwas suspekt? Oder müssen Sie die digitale Revolution in Ihrem Unternehmen Schritt für Schritt angehen und können nicht sofort alle Mauern einreißen? Dann hilft Ihnen unsere einfache Vorlage zur Auslagenerstattung. Dort können Ihre Mitarbeiter:innen einfach alle Auslagen eintragen, Ihnen das Dokument mitsamt der Belege zusenden und so sicherstellen, dass keine Ausgaben in Vergessenheit geraten.

Downloaden Sie hier die kostenfreie PDF-Vorlage zur Auslagenerstattung von Pleo!

Tipp: Für die Umwelt lohnt es sich auch, wenn Sie sich die Auslagen Ihrer Mitarbeitenden ganz einfach per Mail zuschicken lassen. Dafür können Ihre Mitarbeitenden die Auslagen direkt am Computer oder Tablet in unsere PDF-Datei eintragen, die Belege mit einer Scan-App abfotografieren, alles in eine Mail packen und Ihnen auf diesem Weg zukommen lassen.

Aber hey: Langfristig lohnt sich ein Umstieg auf eine praktische App, die das alles für Sie regelt. Noch unsicher? Wir haben hier 10 Schritte zur digitalen Buchhaltung für Sie zusammengefasst. So schwer ist das nämlich gar nicht, versprochen! 

Vorteile der mobilen Auslagenerstattung

Hier finden Sie die wichtigsten Vorteile der Auslagenerstattung per App kompakt zusammengefasst:

• Belegerfassung per Kamera: Der platzraubende Flachbettscanner ist nicht mehr notwendig. Ihre Mitarbeiter:innen fotografieren die Rechnung per Kamera mit dem Smartphone, laden die Belege hoch und können diese direkt erstatten lassen.
• Keine Papierflut mehr: Die Nutzer:innen geben alle Daten bequem in die App ein, statt sie in Papierformulare einzutragen. Das reduziert den Aufwand.
• Bessere Datenverfügbarkeit und Einheitlichkeit: Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen profitieren gleichermaßen von einer höheren Übersichtlichkeit. Alle Daten sind an einem zentralen Ort in einheitlicher Form für einen einfachen Zugriff erfasst.
• Schnelle Erfassung: Die App erleichtert es, Belege mit unterschiedlichen Währungen zu berücksichtigen. Davon profitieren alle Mitarbeiter:innen im Ausland. Zudem spielt die Anzahl der zu erfassenden Belege keine Rolle.
• Aussagekräftige Auswertungen: Aus den eingegebenen Daten lassen sich Analysen ableiten. Berichte erstellt die Software automatisch und stellt diese dem Unternehmen und den Mitarbeiter:innen zur Verfügung.
• Erleichterte Weiterverarbeitung: Ist die Weiterverarbeitung der Daten erforderlich, erweisen sich die entsprechenden Export-Funktionen für verschiedene Formate als Vorteil.

Entspannt zurücklehnen mit der Auslagenerstattungen von Pleo

Mit Pleo haben wir eine App entwickelt, die Ihren Mitarbeiter:innen viele Aufgaben rund um die Auslagenerstattung erleichtert. Die Pleo-App vereinfacht die Eintragung der Auslagen und bietet eine zentralisierte Rückerstattung aller Ausgaben. Möglich ist das dank des Pocket-Features. Auslagen, Bargeldausgaben sowie Verpflegungs- und Kilometerpauschalen bündelt die App und verringert damit den Verwaltungsaufwand.

Die Rückerstattung können die Nutzer:innen der App selbst veranlassen. Oder die Admins überprüfen ihrerseits die ausstehenden Beträge. Dank der Datenerfassung in digitalisierter Form ist der Zugriff auf diese Informationen einfach möglich. Die Pleo-App ist damit eine Alternative für alle, die lästigen Papierkram endlich loswerden wollen.

Zu den Vorteilen von Pleo gehört außerdem die enge Integration mit Ihrer gängigen Buchhaltungssoftware. Ausgaben und Belege lassen sich daher mit Pleo einfach synchronisieren.

Das sind einige der Tools, die Sie mit Pleo verknüpfen können, um Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen:

• Datev
• Xero
• Lexoffice
• Sage
• Quickbooks
• Business Central

Entscheidend ist, dass Pleo für beide Seiten bei der Auslagenerstattung nützlich ist: das Unternehmen und die Mitarbeiter:innen. Die Nutzer:innen der Pleo-App haben weniger Arbeit mit der Belegerfassung und erhalten eine bessere Übersicht über die Erstattung der Aufwendungen. 

Starten Sie mit Pleo in die digitale Revolution der Rückerstattungen.