Pleos Buchhaltungsservice: In 6 Schritten loslegen

Mit der Anmeldung bei Pleo verändert sich die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Geld ausgibt. Stichwort: Empowerment! Denn mit Pleo erhalten Mitarbeiter/-innen Ihre eigene Firmenkarte und kaufen einfach das, was sie für ihren Job brauchen – während sich die Buchhaltung über ein ganz neues Maß an kontrolliertem Kostenmanagement freuen.

Konnten Sie in einer Demoversion bereits einen Blick auf Pleos Buchhaltungsservice erhaschen? Dann wissen Sie ja, wovon wir sprechen.

Falls nicht, buchen Sie Ihre Demo noch heute.

So hilft Ihnen die Demo

Die Vorstellung, Unternehmensausgaben neu zu denken, fühlt sich ziemlich überwältigend an? Das verstehen wir!

Wir sprechen Frustrationen rund um Unternehmensausgaben an. Führt das gemeinsame Nutzen von Firmenkreditkarten in Ihrem Unternehmen zu Stress? Ober brauchen Sie einen besseren Schutz vor Ausgabenbetrug?

Gemeinsam finden wir den besten Weg zu einem einfachen und smarten Umgang mit Unternehmensausgaben. Für das gesamte Team!

Wir finden übrigens, eine eigene Pleo-Karte hat jeder verdient, der Ausgaben für das Unternehmen tätigt. Aber es geht ja hier nicht um uns, sondern um Sie! Lassen Sie uns also herausfinden, was für Sie funktioniert. Vielleicht wollen Sie Firmenkreditkarten zunächst einmal nur an Führungskräfte aushändigen, um unsere Echtzeit-Ausgabenübersicht zu testen. Oder Sie sind vom Konzept Pleo für alle sofort überzeugt und starten kurzerhand mit Ihrer kompletten Belegschaft durch.

Wie auch immer Sie sich entscheiden – wir sind für Sie da, Schritt für Schritt.

Startklar für die Pleo-Testversion? Dann lassen Sie uns loslegen.

Erster Schritt: Verifizieren Sie Ihr Konto

Was jetzt passiert: Wir fragen Sie nach einigen wichtigen Dokumenten, die von unserem Compliance-Team überprüft werden.

Pleo ist ein Finanzdienstleistungsunternehmen und wir nehmen unsere Verantwortung in dieser Hinsicht sehr ernst. Wir sind uns sicher, dass Sie nichts anderes von uns erwarten.

Für uns gelten also Compliance-Regeln, an die wir uns halten müssen.

Eine dieser Regeln besagt, dass wir die Identitäten und Wohnsitze aller Geschäftsführer/-innen und jeder Person, die mehr als 25% Ihres Unternehmens besitzt, verifizieren müssen.

Zweiter Schritt: Laden Sie Ihr Pleo-Wallet auf

Was jetzt passiert: Sie überweisen Geld von Ihrem Geschäftsbankkonto zu Ihrem neuen Pleo-Wallet. An Ihrem Wallet-Guthaben bedienen sich später alle Ihre aktivierten Pleo-Karten.

Sind alle Dokumente sortiert und Ihr Konto verifiziert, ist der nächste Schritt, Geld auf Ihr Pleo-Konto zu überweisen.

Die Überweisung muss von Ihrem Geschäftsbankkonto vorgenommen werden.

Jetzt folgen noch ein paar weitere Formalitäten, über die wir Sie auf dem Laufenden halten werden.

Vergessen Sie nicht: Sie können sich auch jederzeit an unser engagiertes Support-Team wenden.

Dritter Schritt: Bestellen Sie Ihre Firmenkarten

Was jetzt passiert: Laden Sie Ihr Team zu Pleo ein und bestellen Sie Ihre Pleo-Firmenkarten.

Die nächsten Tage sind wichtig im Pleo-Onboardingprozess: Gemeinsam richten wir Ihr Pleo-Konto vollständig ein. Wir haben uns Mühe gegeben, den Prozess so unkompliziert wie möglich zu gestalten.

Ganz oben auf der To-do-Liste steht das Einladen Ihrer Mitarberiter/-innen zu Pleo.

Als nächstes bestellen Sie gemeinsam mit unserem Customer Success-Team so viele Pleo-Karten, wie Sie für Ihr Team benötigen und legen Ausgabenlimits fest.

Virtuelle Firmenkarten werden sofort und automatisch für alle neuen Pleo-Nutzer/-innen eingerichtet. Bis die Pleo-Plastikkarten bei Ihnen eintreffen, kann es allerdings ein paar Tage dauern. Aber das Warten lohnt sich! Und das nicht nur dank unserer raffinierten Verpackung ;)

Neben dem Einladen Ihres Teams und dem Bestellen Ihrer Firmenkarten legen Sie jetzt auch die anfänglichen Ausgabenlimits pro Nutzer/-in fest. Diese Limits können später jederzeit erneut flexibel angepasst werden.

Vierter Schritt: Erarbeiten Sie Ihre Ausgabenrichtlinien

Was jetzt passiert: Machen Sie sich Gedanken darüber, für was Ihr Team Unternehmensgelder ausgeben darf.

Wahrscheinlich ist Ihnen zu diesem Zeitpunkt bereits klar, dass Pleo Ihnen mit seinem Buchhaltungsservice die Chance bietet, Unternehmensausgaben besser in den Griff zu bekommen. Und wir sprechen hier nicht nur von den Ausgaben an sich, sondern auch von allem, was mit ihnen zusammenhängt – also der Ausgabenkultur allgemein im Unternehmen!

Mitarbeiter/-innen haben für gewöhnlich viele Frage rund um Unternehmensgelder und Kostenübernahme.

Etablieren Sie also eine Ausgabenpolitik, die zu Ihrem Unternehmen passt und erstellen Sie Ausgabenrichtlininen noch bevor Sie Pleo-Karten aushändigen.

Brauchen Sie Hilfe dabei? Konsultieren Sie unseren ausführlichen Beitrag dazu – oder sprechen Sie uns einfach direkt an.

Fünfter Schritt: Bereiten Sie Ihr Team auf Pleo vor

Was jetzt passiert: Bestimmen Sie Pleo-Admins und machen Sie Ihr Team mit allen Pleo-Features vertraut.

Ein Teil unseres Onboardingprozesses richtet sich speziell an die Pleo-Admins.

Ein Admin ist jeder in Ihrem Unternehmen, der mit der Verwaltung von Pleo-Nutzerrechten und dem Export von Ausgaben befasst ist.

Admins erhalten von uns vorab die Möglichkeit, mit Pleo herumzuspielen und sich mit allen Funktionen und Arbeitsabläufen vertraut zu machen, noch bevor die ersten Ausgaben im System eintrudeln. Dazu gehört übrigens auch, Pleo in Ihre Buchhaltungssoftware zu integrieren. Unsere Kundenbetreuung sowie eine ganze Reihe von Tutorials und FAQ-Beiträgen helfen Ihnen dabei.

Und der Rest Ihres Teams?  



Für den Rest des Teams ist das der perfekte Zeitpunkt, um Fetch, unseren automatischen Belegfinder für E-Mail-Postfächer zu aktivieren. Ist Fetch erst einmal aktiviert, werden alle Belege, die in den Posteingängen Ihres Teams landen, automatisch den entsprechenden Pleo-Ausgaben zugeordnet und buchhalterisch verarbeitet.

Sie können es kaum noch abwarten, Pleo endlich in freier Wildbahn zu testen? Apple-Fans können Ihre virtuelle Pleo-Firmenkarte einfach vorab mit Apple Pay verknüpfen und kontaktlos in Geschäften zahlen.

Sechster Schritt: Pleo-Firmenkarten verteilen

Was jetzt passiert: Ihr Team startet durch mit Pleo. Vollgas voraus!

Während Sie noch auf die Ankunft Ihrer Pleo-Plastikkarten warten, übertragen Sie doch schon mal alle Online-Abonnements auf die virtuellen Pleo-Karten. Das ist auch eine gute Gelegenheit, alle im Unternehmen vorhandenen Abos zu sichten und deren Status gegebenenfalls zu überarbeiten (speziell in größeren Unternehmen laufen Abonnements gerne mal so nebenbei weiter, ohne dass sie tatsächlich genutzt werden).

Und dann ist es endlich soweit: Die physischen Pleo-Karten liegen in Ihrem Briefkasten. Verteilen Sie die Karten an Ihr Team und ermutigen Sie alle dazu, die Karten mit Hilfe der mobilen Pleo-App zu paaren. Das macht jeder für sich selbst.

Ist das geschafft, können Sie munter ins nächstgelegene Geschäft oder Café spazieren und stolz Ihre erste physische Pleo-Ausgabe tätigen. Was für ein Fest!

Oder Sie testen Pleo auf Herz und Nieren und bezahlen mit Ihrer neu erworbenen Karte einfach alles, was Ihnen auf Ihrer nächsten Geschäftsreise in die Hände gerät.

Keine Sorge: In dieser frühen Phase sind wir stets an Ihrer Seite.

Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung, wenn uns unser System meldet, dass Sie bei der Einrichtung Ihres Kontos möglicherweise auf ein Hindernis gestoßen sind. Und wir bleiben jederzeit für Sie zu erreichen – ganz gleich für was Sie unsere Hilfe benötigen.

Genießen Sie Ihre neuen Freiheiten

Das war's. Na ja, nicht ganz. 

Wir melden uns etwa vierteljährlich bei Ihnen, um Sie über neue Funktionen auf dem Laufenden zu halten. Glauben Sie’s uns: Wir sind wirklich rastlos auf der Suche nach immer neuen Möglichkeiten Ihre Ausgabenverwaltung noch reibungsloser zu gestalten.

Oh, und hatten wir schon erwähnt, dass unser ausgezeichnetes Support-Team Ihnen immer zur Verfügung steht?

Ja, doch ... das hatten wir.