Alles, was Sie schon immer über Buchungsbelege wissen wollten

„Keine Buchung ohne Beleg“ – diesen Spruch zitiert die Buchhaltung bestimmt auch in Ihrem Unternehmen gerne und oft. Auch wenn der Spruch Ihre Mitarbeitenden die Augen verdrehen lässt 🙄; das Zitat muss für eine ordentliche Buchhaltung befolgt werden.

Doch was ist ein Buchungsbeleg, welche Informationen muss er enthalten und muss sich Ihr Unternehmen auch in Zukunft noch mit Papierbergen abquälen 📋? In diesem Artikel erfahren Sie alles rund ums Thema Buchungsbeleg – und auch darüber, wie Sie sich die Ablage der Eigen- und Fremdbelege in Zukunft etwas einfacher machen können.

Was ist ein Beleg? 

Kommen wir zunächst zur Definition: Ein Buchungsbeleg ist ein Dokument, das alle wichtigen und vorgeschriebenen Daten über einen Geschäftsvorfall enthält. Belege können also Quittungen oder Rechnungen sein. Die gesetzlichen Vorschriften über den Inhalt und die Aufbewahrungsfristen der Belege finden sich in mehreren Paragrafen im HGB und in der Abgabenordnung (AO). Der einzelne Beleg kann als eine Art Beweisurkunde angesehen werden und zeigt an, dass eine Buchung stattgefunden hat und die Transaktion in korrekter Summe vorgenommen wurde. 

Ihr Unternehmen erhält entweder externe Belege von Lieferant:innen und Geschäftspartner:innen (Fremdbelege) oder es stellt interne Belege (Eigenbelege) für Kund:innen und die Mitarbeitenden aus. Bis jetzt hat sich der Gesetzgeber noch keine Formvorschriften für Eigenbelege ausgedacht. Als ausstellendes Unternehmen müssen Sie nur die allgemeinen Mindestangaben für Belege beachten. Der richtige Umgang mit Buchungsbelegen ist wichtig, damit Ihre Monatsabschlüsse stimmen. 

Wenn Sie schnell und einfach Belege ausstellen möchten, können Sie unser PDF mit einer Buchungsbeleg-Vorlage zum kostenlosen Download nutzen und am PC ausfüllen.

Lückenlose Nachverfolgung der Buchungsbelege sicherstellen

Um dem Sprichwort „Keine Buchung ohne Beleg“ gerecht zu werden, müssen alle Geschäftsvorfälle innerhalb Ihres Unternehmens lückenlos geordnet sein. Die Aufbewahrung der Belege in der richtigen Reihenfolge ist dafür leider unabkömmlich!

Daher müssen Sie die Prüfspur Ihrer Buchungsbelege von Ihrer Buchhaltung bis hin zur Abrechnung der Mehrwertsteuer sicherstellen. Das spart Ihnen bei der Kontrolle durch das Finanzamt einiges an Stress.🧘

Externe Buchungsbelege: Belege, die ins Haus flattern 🦅

Jeden Tag landen unzählige externe Belege auf den Schreibtischen der Buchhaltungsabteilungen in den Unternehmen. Diese Belege werden auch Fremdbelege genannt. Es handelt sich um Dokumente, die nicht von dem Unternehmen selbst ausgestellt werden. Darum sehen die Unterlagen unterschiedlich aus und können verschiedene Formate, Schrifttypen, Logos und Farben haben.

Hier einige Beispiele für Fremdbelege: 

• Rechnungen von Lieferant:innen, auch als Eingangsrechnungen bezeichnet
• erhaltene Gutschriften
• Frachtbriefe
• Lieferscheine
• Quittungen bei Barzahlung
• Kontoauszüge und andere Bankbelege
• Postbelege
• Kassenbons und andere Kassenbelege
• Auftragszettel
• Schecks und Wechsel
• Kreditkartenabrechnungen
• Steuerbelege und Steuerbescheide
• Schreiben und Verträge, die eine Zahlung oder Anzahlung auslösen

Fremdbelege gehen als Originalbelege per Post oder per E-Mail ein. Damit ein Versand per E-Mail möglich ist, muss der oder die Empfänger:in dieser Versandart zustimmen. Die Mitarbeitenden müssen die Belege sichten, prüfen, sortieren und den entsprechenden Kostenstellen zuordnen. Anschließend wird die Zahlung veranlasst oder zum Zahlungstermin vorgemerkt. Die kompletten Unterlagen müssen von Ihrer Buchhaltung gesammelt und mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Die jeweiligen Fristen zur Aufbewahrung finden Sie in der AO in § 147.

Außerdem nutzt das Finanzamt 🏢 die Belege bei einer Prüfung der Betriebsausgaben. Die Prüfung findet im Rahmen des Vorsteuerabzugs oder als eine der gefürchteten Betriebsprüfungen statt. Die Angestellten des Finanzamts erkennen in der Regel sämtliche Fremdbelege an, außer es handelt sich um offensichtliche Scheinrechnungen. 

Scheinrechnungen sind Rechnungen, die Geschäftspartner:innen aus Gefälligkeit ausstellen, ohne die aufgeführte Ware oder Dienstleistung erbracht zu haben.

GoBD-konforme Ablage der Buchungsbelege

Legen Sie Ihre Buchungsbelege in elektronischer Form ab, gilt es einige Richtlinien zu beachten. 

Laut GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) muss Ihre Buchhaltung Buchungsbelege direkt nach dem Eingang und in chronologischer Reihenfolge erfassen. Eingangsrechnungen muss Ihre Buchhaltung innerhalb von 8 Tagen nach Eingang des Beleges im Buchhaltungssystem erfassen.

Was ist ein Eigenbeleg? 

Interne Belege sind Dokumente, die im eigenen Unternehmen ausgestellt werden. Darum werden die Belege auch Eigenbelege genannt. Die Unterlagen sind sowohl für die Kund:innen als auch für die Belegschaft gedacht.

Beispiele für interne Belege sind unter anderem: 

• Rechnungen an Kund:innen, auch Ausgangsrechnungen genannt
• Gehaltslisten und Lohnabrechnungen
• Kassenjournale
• ausgestellte Quittungen
• ausgehende Gutschriften
• Entnahmebelege für Kasse, Inventar oder Material
• Spesenquittungen
• Reiseabrechnungen
• Stornoanweisungen
• Fahrtenbücher
• Belege über Umbuchungen und Ausbuchungen
• Nachweise über Privateinlagen und Privatentnahmen
• Notbelege

So einfach können Sie einen Eigenbeleg erstellen

Sie lieben Rechnungsformulare in Regenbogenfarben 🌈? Sie möchten Papier sparen und Lieferscheine im Format DIN A5 ausstellen? Alles kein Problem, denn in Deutschland müssen Sie keine Formvorschriften bei der Gestaltung Ihrer Belege beachten. Ein formloses Schreiben mit allen notwendigen Informationen zu dem Geschäftsvorfall reicht aus. Eine Sache jedoch ist grundlegend ☝️: Die Eigenbelege müssen alle Mindestangaben für Belege enthalten, damit das Finanzamt die Unterlagen auch anerkennt. 

Falls Sie sich jetzt fragen, was zu den Mindestangaben gehört, haben wir hier direkt die Antwort für Sie. 

Was muss ein Beleg enthalten?

Einige Inhalte auf Buchungsbelegen wie Rechnungen und Quittungen sind notwendig, damit diese gültig sind. Dazu gehören: 

1. Eindeutige Belegnummer
2. Belegdatum
3. Angaben zu Aussteller:in und Empfänger:in
4. Rechnungsbetrag
5. Währung/ Fremdwährung
6. Menge
7. Beschreibung des Geschäftsvorfalls

Was sind Notbelege? 🆘

Im Geschäftsleben gibt es immer wieder Ausgaben, für die kein Beleg erstellt wird. Sie geben dem Kellner bei einem Geschäftsessen ein üppiges Trinkgeld? Die Parkuhr will bei einem beruflichen Termin gefüttert werden? Sie müssen abends noch einen eiligen Brief verschicken und kaufen die Briefmarke am Automaten? Für all diese Ausgaben bekommen Sie häufig keinen Beleg. Um die Kosten trotzdem als Betriebsausgaben geltend zu machen, können Sie Eigenbelege als Notbelege ausstellen. Damit das Finanzamt diese Belege akzeptiert, müssen Sie nachweisen, dass Sie für die Ausgaben keinen Fremdbeleg beschaffen konnten.

Gut zu wissen 💡: Damit Sie keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt bekommen, haben wir Ihnen die wichtigsten Tipps zum Thema Notbeleg zusammengestellt:

1. Versuchen Sie, wann immer es möglich ist, einen Fremdbeleg zu bekommen.
2. Ein Ersatzbeleg sollte immer die Ausnahme sein.
3. Wenn nur ein Notbeleg die einzige Lösung ist, muss er unbedingt diese Angaben enthalten:

• Welcher Betrag wurde bezahlt?
• An wen wurde das Geld gezahlt? Am besten geben Sie den oder die Empfänger:in mit Namen und Adresse an.
• Wann erfolgte die Zahlung?
• Was wurde bezahlt? Hier führen Sie die Art der Ware oder Dienstleistung an, die Sie erhalten haben.
• Gibt es Zeug:innen, die die Bezahlung bestätigen können?
• Warum hat der oder die Zahlungsempfänger:in keinen Beleg ausgestellt?
• Wer hat den Notbeleg ausgefüllt? Hier sollten Name, Datum und Unterschrift der Personen stehen, welche den Beleg ausstellen.

Belege sind verloren gegangen: was nun?

Wir alle kennen es: Man bewahrt jeden einzelnen Zettel auf, aber der richtige Beleg ist im entscheidenden Moment doch nicht auffindbar. Wenn Belege verloren gehen oder aus Versehen vernichtet werden, sollten Unternehmen versuchen, eine Kopie von dem Ausstellenden zu erhalten. Falls das nicht möglich ist, kann eine nachlässige Buchhaltung teuer werden 🤑. Im absoluten Ausnahmefall kann auch hier ein Notbeleg ausgestellt werden, wenn der Beleg nicht mehr auffindbar ist. Solche sieht sich das Finanzamt jedoch besonders genau an und sie sollten darauf achten, dass alle oben stehenden Informationen enthalten sind. Wenn Unternehmen die Rechnungen nicht vorlegen können und kein Notbeleg ausgestellt wurde, kann das Finanzamt die Betriebsausgaben schätzen. Das geht in den meisten Fällen nicht gut für die Firma aus und der Betrieb muss hohe Steuern zahlen. Darum sollten Papierbelege direkt nach Eingang abgeheftet 🗂️ und sicher vor Wasser, Feuer und Diebstahl aufbewahrt werden. Da ist es mit digitalen Belegen schon einfacher: Immerhin gehen diese Belege nicht ganz so einfach verloren und können auch sonst schwer zerstört werden. 

Doch auch digitale Belege sind vor Verlust nicht komplett geschützt. Die Dokumente und Dateien können gelöscht oder die Datenträger vernichtet werden. Darum sollten Sie auch elektronische Unterlagen gut gegen Verlust sichern, zum Beispiel durch Speichern in einer Cloud ☁️. Außerdem muss ein Unternehmen durch eine rechtssichere Verfahrensdokumentation nachweisen, dass sämtliche Belege erfasst, verarbeitet, verbucht und mindestens 10 Jahre lang gespeichert werden.

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Kontierung nicht vergessen

Bei der Bearbeitung von internen und externen Belegen müssen die Mitarbeitenden in der Buchhaltung die Buchungsinformationen auf dem Beleg notieren. Das geschieht bei Papierbelegen manuell. Die Sachbearbeiter:innen tragen die Kontonummern, die von dem Buchungsvorgang betroffen sind, von Hand auf dem Beleg ein. Bei digitalen Buchhaltungssystemen kann der Eintrag direkt am PC oder Laptop vorgenommen werden. Dabei handeln sie nach dem Grundsatz „buche immer Soll an Haben“. Wenn die Buchung bestimmte Kostenstellen oder Kostenträger betrifft, werden auch diese auf den Unterlagen vermerkt. Bei der Buchung muss der vorgeschriebene Buchungssatz beachtet werden. Durch die Kontierung erhalten Prüfer:innen sofort einen Überblick über die entsprechende Zuordnung der Belege in der Buchhaltung.

Vom Papierstapel zu elektronischen Lösungen

Sie sind die Papierstapel leid und haben keinen Platz mehr für immer mehr Aktenordner und Schnellhefter? Dann gehen Sie mit der Zeit und führen Sie elektronische Belege in Ihrem Unternehmen ein. Während früher Buchungsbelege in Papierform üblich waren, geht der Trend heute klar zur digitalen Belegerfassung. Wir bei Pleo haben uns Gedanken zu digitalen Lösungen gemacht, die auch wirklich zu Ihrem Unternehmen passen … 

Digitale Belegerfassung mit Pleo: Kompatibel mit Ihrer Buchhaltungssoftware

Wollen Sie Ihre Buchhaltung glücklich machen? Wir wissen, wie! Vereinfachen Sie die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung und sparen Sie so Ihren Mitarbeiter:innen wertvolle Zeit, indem Sie Pleo mit Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpfen.

Ausgaben und Belege können Sie ganz einfach mit der Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl synchronisieren. Denn egal ob Datev, Xero, Lexoffice, Sage und viele mehr … Pleo versteht sich mit (beinahe) allen Buchhaltungssoftwares! Sie sind neugierig? Dann schauen Sie doch gern auf unserer Produktseite zur Buchhaltungsintegration vorbei und starten Sie eine kostenfreie Testversion.