So funktioniert digitale Transformation (ohne Kopfzerbrechen)

Technologie verändert unser Leben. Sie beeinflusst tagtäglich die Art und Weise, wie wir Dinge tun. Am Arbeitsplatz hilft sie uns, unsere Zeit effizienter und wertschöpfender zu nutzen – etwa indem sie Routineaufgaben für uns übernimmt. Zu Hause auf dem Sofa erleichtert sie uns das Recherchieren unserer nächsten Urlaubslektüre oder hilft uns beim Planen der wöchentlichen Shoppingliste. Kein Wunder also, dass 68 Prozent der Entscheidungsträger:innen in Unternehmen derzeit mindestens ein digitales Transformationsprojekt begleiten. Das zeigen die Umfragen, die wir für unser CFO-Playbook 2024 durchgeführt haben.

Tatsache ist, dass umständliche Excel-Tabellen zukunftsweisenden Algorithmen weichen und 9-to-5-Jobs Platz machen für hybride Arbeitsformen. Unternehmen spart das viel Zeit, Geld und Arbeit. Gleichzeitig zwingt es sie dazu, mehr denn je auf Software zu setzen, um Teams weiterhin miteinander verbinden zu können und zu koordinieren. 

Sich an technologische Veränderungen anzupassen, benötigt dabei mehr als eine gute Mütze Schlaf. Die Einführung von neuen Prozessen, Software und Tools kann langwierig – manchmal sogar entmutigend – sein. Digitale Transformation bedeutet Arbeit: Geschäftsprozesse digital zu transformieren erfordert eine passende Strategie, angemessene Budgets und kontinuierliche Weiterentwicklung.

Doch machen wir die Sache nicht komplizierter, als sie eigentlich ist. Krempeln wir lieber die Ärmel hoch und sprechen wir darüber, wie Sie neue digitale Prozesse tatsächlich erfolgreich einführen können – etwa am Beispiel von Vistair.

Ein Schritt nach dem anderen

Ist die Tür zur digitalen Transformation erst einmal geöffnet, werden Sie schnell feststellen, dass sich hinter der ersten Tür weitere Türen verbergen. Plötzlich fallen Ihnen an jeder Ecke Abläufe auf, die auch noch transformiert werden könnten. In dieser Situation ist es hilfreich, die Dinge langsam anzugehen und die Bereiche, die den größten ROI versprechen, zu priorisieren.

Jamie Sargent, Manager of Presales Solution Consulting bei Oracle NetSuite, sagte dazu bei Beyond in London: 

„Wer digitale Transformation anstößt, stellt sich zunächst einmal die Frage, welche Systeme geändert werden sollten. Sie beginnen mit einem Prozess, und ehe Sie sich versehen, sind Sie bei drei, vier oder fünf Prozessen angelangt. Versuchen Sie nicht, das Meer zum Kochen zu bringen. Wählen Sie ein oder zwei [zu automatisierende Prozesse] aus – eben die niedrig hängenden Früchte.“

Strategie an erster Stelle 

Für eine erfolgreiche Prozesstransformation benötigen Sie einen Plan. Neues einzuführen kann eine heikle Angelegenheit sein – insbesondere wenn Sie einen seit Langem bestehenden Prozess wie das Ausgabenmanagement ändern. Nehmen Sie sich die Zeit, an einem klar definierten Fahrplan zu arbeiten, in dem Sie Ihre Hauptziele und Erfolgskriterien festlegen. 

Stellen Sie sich folgende Fragen: Passt Ihr Vorhaben zu Wachstumsplänen und zum Unternehmensbudget? Ist Ihre Strategie rentabel? Ihre Strategie sollte sicherstellen, dass die Umsetzung der digitalen Transformation mit der Ausrichtung, der Mission und den Zielen des Unternehmens übereinstimmt. 

Alle an Bord holen

Neues erfordert eine Veränderung von Routinen, die vielleicht schon seit Jahren bestehen. Um den Übergang für Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen so reibungslos wie möglich zu gestalten, ist eine klare Kommunikation, bei Bedarf Schulungen und weitere Unterstützung entscheidend. Denken Sie daran, dass Kommunikation keine Einbahnstraße ist.  

„Es gibt eine lange Liste von Gründen, warum Leute auf Veränderung verhalten reagieren. Mit Sicherheit gibt es eine emotionale Bindung an die Systeme, die seit Langem genutzt werden. Es kann eine unbequeme Sache sein, bestehende Prozesse zu hinterfragen“, meint Jamie. „Ich denke behaupten zu können, dass die Menschen speziell in der Finanzbranche im Allgemeinen eher risikoscheu sind. Die Vorstellung von Veränderungen und die Angst vor dem Unbekannten, ist etwas, mit dem man umgehen können muss.“

Fazit: Es lohnt sich, über die Auswirkungen neuer Prozesse vorab nachzudenken. Wie könnten sie die Unternehmenskultur und die allgemeine Stimmung im Team beeinflussen? Bei der Entwicklung einer Transformationsstrategie müssen die Risiken an allen Ecken und Enden berücksichtigt werden. 

Den Finger am Puls der digitalen Transformation behalten

Auch mit einer klaren Strategie, einem engagierten Team und einer Prioritätenliste kann digitale Transformation ohne nachhaltiges Engagement scheitern. Stets am Puls der Zeit zu bleiben, ist entscheidend.

Bitten Sie Ihr Team daher regelmäßig um Feedback zu neu eingeführten Tools und Prozessen und halten Sie sich über neue Technologien auf dem Laufenden. Hinterfragen Sie, was unter den aktuellen Marktbedingungen funktioniert und was nicht.

Denn es bleibt dabei: Prozessdigitalisierung ist ein Schlüssel zum Erfolg und kann Ihrem Unternehmen langfristig Zeit und Geld sparen. Nicht umsonst ist die Anpassungsfähigkeit an eine zunehmend digitale Arbeitswelt bereits seit Jahrzehnten ein zentrales Thema unter Führungskräften. Bilden Sie nicht das Schlusslicht dieser Entwicklung. Machen Sie sich mit Ihrem Team selbstbewusst auf in die digitale Revolution.