Was Sie 2024 über E-Rechnungen wissen müssen

Haben Sie sich schon eine Kopie unseres aktuellen CFO-Playbooks für 2024 gesichert? Falls ja, dann wissen Sie ja bereits, welche gewichtige Rolle E-Rechnungen zeitnah spielen werden. Falls nein, worauf warten Sie noch? Es ist wirklich lesenswert.

In jedem Fall werden die neuen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung für viele Unternehmen europaweit ein Weckruf sein, allerspätestens jetzt auf den Digitalisierungszug mit aufzuspringen.

Es bleibt nicht mehr viel Zeit …

In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen, was Sie schon heute über E-Rechnungen wissen sollten und wie Sie Ihr Unternehmen optimal auf die bevorstehenden, verpflichtenden Umstellungen vorbereiten können.

Wir sind uns bewusst, dass die Vorschriften für die einzelnen europäischen Märkte noch diskutiert werden. Dieser Blogbeitrag wird aktualisiert, wenn sich der aktuelle Stand ändert.

Warum werden E-Rechnungen für Unternehmen verpflichtend?

E-Rechnungen, auch E-Invoices genannt, bezeichnen eine Form elektronischer Rechnungen, die es ermöglicht, Rechnungsinformationen nicht nur elektronisch zu übermitteln, sondern auch automatisiert weiterzuverarbeiten. Die Art der E-Rechnungen, die demnächst für alle Unternehmen in Europa verpflichtend wird, geht damit weit über die bloße Digitalisierung üblicher Rechnungen – etwa als PDF – hinaus.

Der Vorschlag, E-Rechnungen verpflichtend zu machen, zielt darauf ab, durch die Abschaffung von Papierunterlagen und die Förderung digitaler Signaturen jährlich mehr als 11 Milliarden Euro an Mehrwertsteuer einzutreiben und so Steuerhinterziehung und -betrug zu verhindern. 

Gleichzeitig sind die neuen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung ein Versuch, die Effizienz der Unternehmen und die Genauigkeit ihrer Daten zu erhöhen. 

Wir glauben mit Sicherheit sagen zu können, dass die meisten Unternehmen die aktuelle Welle der digitalen Transformation begrüßt. Dennoch treffen wir immer noch auf Finanzteams, die Rechnungen ausdrucken und in Papierform bearbeiten. Ein Umstand, den wir mehr als erstaunlich finden, angesichts des damit einhergehenden Risikos von Datenlecks, doppelter Arbeit und einem potenziellen schwarzen Informationslöchern. 

Solche Risikos werden bald europaweit der Vergangenheit angehören. Die neuesten Vorschriften für E-Rechnungen sind bereits in weiten Teilen des europäischen Festlands in Kraft. Die genauen Einzelheiten unterscheiden sich dabei von Land zu Land. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, worauf sich Ihr Unternehmen je nach Standort zukünftig einstellen muss.

Andere Länder, andere Regeln

Großbritannien

Die Regulierungen zur elektronischen Rechnungsstellung sind im Vereinigten Königreich bisher nicht verbindlich. Doch es kann nie schaden, sich einen Vorsprung zu verschaffen – vor allem, wenn es um zukunftssichere Technologie geht.

Frankreich

Frankreich hat erst in jüngster Vergangenheit die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich und zur elektronischen Berichterstattung im B2C-Bereich um weitere Jahre verschoben. Aber das bedeutet keinesfalls ein Aus für E-Rechnungen bei unserem Nachbar. Vielmehr wird es 2025 eine freiwillige Pilotphase geben, an der sich Unternehmen beteiligen können. Große und mittlere Unternehmen müssen bis September 2026 elektronische Rechnungen und Berichte verwenden, kleinere Unternehmen haben noch bis 2027.

Außerdem wissenswert: Aktuell gibt es einen Gegenentwurf vom Senat, um einige der Verpflichtungen des neuen Rechnungsstellungsgesetzes von September 2026 auf Juli 2025 vorzuverschieben. Da dieser neue Vorschlag erst zur Abstimmung an die Versammlung zurückgehen muss, ist das finale Ergebnis noch unklar ist. Wenn der Vorschlag des Senats angenommen wird, müssen alle Unternehmen bis zum 1. Juli 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Große Unternehmen müssen bis zu diesem Datum in der Lage sein, elektronische Rechnungen auszustellen.

Spanien

Am 15. September 2022 wurde das Crea y Crece-Gesetz genehmigt. Nach diesem müssen Unternehmen und selbstständige Arbeitnehmer:innen in Spanien ihre Geschäftstransaktionen über E-Rechnungen abwickeln.

Allerdings hat die Verordnung noch nicht die endgültige Genehmigung des Ministerrats erhalten. Sobald dies geschieht (wir können nicht sagen, wann dies der Fall sein wird) müssen sich betroffene Unternehmen an die Änderungen anpassen.

Die erste Phase betrifft alle Unternehmen und Selbstständigen mit einem Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro. Die Umstellungsphase beträgt 1 Jahr.

In der zweiten Phase sind alle übrigen Unternehmen und Selbstständigen betroffen, d.h. diejenigen mit einem jährlichen Umsatz von weniger als 8 Millionen Euro. Für sie beträgt die Umstellungsphase 2 Jahre.

Deutschland

In Deutschland ist man sich noch uneinig, wie schnell E-Rechnungen offiziell verpflichtend werden sollen. Aktuell steht ein Startdatum im Jahr 2027 oder sogar erst im Jahr 2028 zur Diskussion. Die Verpflichtung für alle Unternehmen, bereits ab 2025 elektronische Rechnungen zu erhalten, wird mit ziemlicher Sicherheit auf 2026 verschoben.

Dänemark

Dänemark ist den anderen Ländern um einige Längen voraus. Im Jahr 2022 führte das Land ein neues Buchführungsgesetz ein, das die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht machte. Darin wurden strengere Anforderungen an Anbieter von Buchhaltungssoftware festgelegt, darunter die Fähigkeit, elektronische Rechnungen auszustellen, zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Alle Unternehmen sind seitdem verpflichtet, digitale Buchführungssysteme (DBS) zu verwenden, die den staatlichen Standards entsprechen.

Schweden

Zwar gibt es keinen klaren Zeitplan für die schrittweise Abschaffung nicht konformer Rechnungen, doch hat Schweden die Vorteile der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung deutlich herausgestellt. Das Land hat auch formelle Anträge an die Regierung gestellt, um die Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung im B2B- und G2B-Sektor zu erwägen – man darf also gespannt sein.

Niederlande

In den Niederlanden gibt es zwar noch keine verbindlichen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung, aber das Land hat bereits erste Schritte mit der Einführung von elektronischen Bestellungen über das Pan European Public Procurement Online (PEPPOL) unternommen. 

Fazit: Es ist durchaus eine Herausforderung, über E-Rechnungsvorschriften auf dem neuesten Stand zu bleiben. Aktuell ist nur Weniges in Stein gemeißelt. Rufen Sie regelmäßig den vorliegenden Blogbeitrag erneut auf, um keine Änderung zu verpassen.