Die Lösung für Notfälle: Der Eigenbeleg

Sicherlich hat Ihre Buchhaltung Ihnen oder Ihren Mitarbeitenden schon die ein oder andere Standpauke gehalten, weil ihnen zu verschiedenen Geschäftsvorfällen die entsprechenden Belege fehlten. Glücklicherweise gibt es ja noch den Eigenbeleg – der Retter in der Not! 🥳 Dieser darf nämlich ausgestellt werden, wenn der Originalbeleg flöten gegangen ist. 🕊 Damit es danach aber nicht zu Komplikationen kommt, gilt es einige Dinge zu beachten. Welche das im Detail sind, erfahren Sie hier. 🤓

Belege verbuchen: Diese Grundsätze gelten 

Die ordnungsgemäße Buchhaltung eines Unternehmens steht und fällt mit der korrekten Handhabung von Belegen. Vielen Betrieben fehlt die richtige Struktur, die richtigen Ablage und Verbuchung von Quittungen und anderen Rechnungen. Dabei sind diese viel mehr als lästige Zettel, die durch die Gegend flattern! 📝Fehlt nämlich ein Beleg oder gibt es andere Unstimmigkeiten bei der Buchung, stellt das Finanzamt Rückfragen. Das heißt, Ihr Unternehmen riskiert bei mangelnder Aufmerksamkeit steuerrechtliche Probleme. 😱

Davor wollen wir Sie bewahren und erklären Ihnen deshalb alles, was Sie dazu wissen sollten. Beginnen wir mit den Basics …

Diese Mindestangaben gehören auf jeden Beleg 

Um Streitereien mit dem Finanzamt zu entgehen, müssen all Ihre Notbelege einige Angaben enthalten, die Sie nie vergessen dürfen:

• Ort und Datum der Leistung bzw. Zahlung 📅
• Angaben zum Zahlungsempfänger:in 👨
• der Name der oder des Zahlungspflichtigen 👩
• die Höhe des Betrages in Zahlen und Worten 💲
• der Zweck der Zahlung ❓
• der Nettobetrag und die Höhe der zu zahlenden Steuer in Euro sowie Prozent 📠
• Unterschrift ✍

Es gibt keine Formvorlagen für Eigenbelege. Sie können also sogar handschriftlich ausgestellt werden. ✍ Wichtig ist in jedem Fall, dass alle wichtigen Angaben enthalten sind. Außerdem dürfen Sie keine Sammelbelege aufsetzen. Jede Buchung braucht einen eigenen Beleg. 

Arten von Belegen: Zwischen internen und externen Belegen unterscheiden

In einem Unternehmen werden verschiedene Belegarten unterschieden. Dazu zählen unter anderem die internen und die externen Belege.

Die Erstellung externer Buchungsbelege erfolgt außerhalb des Betriebes. Zu den externen Belegen, die auch als Fremdbelege bezeichnet werden, zählen zum Beispiel Quittungen oder Rechnungen. 🤓

Interne Belege nennt man auch Eigenbelege – sie entstehen im Unternehmen. Dazu zählen unter anderem verschiedene Rechnungen, ausgestellte Quittungen und Lohn- bzw. Gehaltslisten. 💸

Weiterhin gibt es noch die sogenannten Notbelege, die häufig ebenfalls als Eigenbeleg bezeichnet werden. Notbelege sind – wie der Name fast vermuten lässt – Belege, die im Notfall ausgestellt werden. Sie dienen als Ersatz für externe Belege, um einer teuren Schätzung durch das Finanzamt zu entkommen. 🏃‍♀️
Fehlt Ihnen also ein externer Beleg, können Sie einen Notbeleg als Ersatzbeleg erstellen. Notbelege sind also Ihre Retter in der Not und machen damit ihrem Namen alle Ehre. 

Die Erstellung des Eigenbelegs sollte immer nur eine Notlösung sein

Manchmal ist es erforderlich, einen Eigenbeleg als Ersatzbeleg auszustellen. Zum Beispiel, wenn: 

• … der Originalbeleg entwendet worden ist. 🐱‍👤
• … der Originalbeleg verloren gegangen ist. ✈
• … keine Quittung ausgestellt wurde. 🙅‍♀️
• … der Originalbeleg vernichtet wurde. 🗑

Glücklicherweise wird das Finanzamt nicht bei allen Summen hellhörig. Bei kleineren Ausgaben, die zum Beispiel bei Parktickets oder für Garderobenkosten entstehen, sind Eigenbelege in der Regel unproblematisch. Wenn Sie allerdings für Geschäftsvorfälle über 150,00 Euro einen Eigenbeleg ausstellen, wird das Finanzamt schnell misstrauisch. 🕵️‍♀️ Außerdem sollten die Ausgaben realistisch sein – ein Parkticket für 100,00 Euro gehört da logischerweise nicht dazu. Achten Sie also stets darauf, keine utopischen Summen für eigentlich kleine Kosten aufzulisten. 👓

Eigenbelege unterliegen den gesetzlichen Archivierungspflichten

Die Belege aller Geschäftsvorfälle müssen archiviert werden. Dazu gehören auch Eigenbelege. Gemäß GoBD-Anforderungen sind sie 10 Jahre aufzubewahren. Zu beachten ist außerdem, dass bei Eigenbelegen der Vorsteuerabzug entfällt. Für den Abzug der Vorsteuer ist nämlich immer die Originalrechnung mit der ausgewiesenen Umsatzsteuer verpflichtend. Der Abzug als Betriebsausgabe bleibt aber erhalten. 

Mit den richtigen Vorkehrungen bleibt der Eigenbeleg nur eine Notlösung

Im unternehmerischen Alltag fallen viele Ausgaben an. Da ist das Verzetteln von Belegen ein Leichtes. Es kann hier schon helfen, einige Tipps im Hinterkopf zu behalten, um der zu häufigen Erstellung von Eigenbelegen zu entgehen:

• In Restaurants etc. immer nach einem Beleg fragen 🍴
• Mitarbeitende explizit auf Belegausstellungen hinweisen 🧐
• Belege zeitnahe abheften, vorsichtshalber Kopien erstellen 🖇
• Belege unterwegs sicher aufbewahren 💼
• Belege aller Geschäftsvorfälle digitalisieren 💻

Eigenbelege leicht gemacht mit unserer Vorlage

Bei der Erstellung von Eigenbelegen müssen Sie einige Dinge beachten, um auf der sicheren Seite zu sein. Dies fängt schon bei der Einhaltung aller Mindestangaben an, denn mit Datum und Unterschrift ist es noch lange nicht getan. Wir haben gute Nachrichten: Mit unserer kostenlosen Vorlage für Ihre Eigenbelege geht bei der Erstellung garantiert nichts mehr schief!

Pleo hilft Ihnen jedoch nicht nur bei der Erstellung von Eigenbelegen, sondern auch bei der Belegverwaltung. Mit Pleo ist es möglich, all Ihre Belege einfach zu digitalisieren und zu archivieren – egal, ob es sich um interne oder externe Belege handelt. Der automatisierte Belegfinder Fetch durchsucht zusätzlich Ihr Mailpostfach nach verloren geglaubten Buchungen – natürlich nur auf Ihr Kommando. 🐶

Finanzverwaltung wird damit leichter denn je. 😎