Eingangsrechnungen verwalten: Funktioniert das digital besser?

Sie haben sich von einem anderen Unternehmen Waren liefern lassen oder eine Dienstleistung, wie beispielsweise einen Yogakurs für Ihre Mitarbeitenden, in Anspruch genommen? 🧘🏼 Dann flattert schon bald eine Eingangsrechnung ins Haus. Und diese verursacht – niemand weiß das besser als Ihre Buchhaltung – ganz schön viel Arbeit. 💁🏽‍♀️ Alle Angaben müssen genau geprüft und die Zahlungen einzeln freigegeben werden. 

Dass Sie mit den Eingangsrechnungen nicht zu locker umgehen, ist angebracht: Das Finanzamt kann noch viele Jahre nach dem Begleichen der Rechnung einen Beleg von Ihnen als Rechnungsempfänger:in fordern. Daher sind verlässliche und fehlerfreie Prozesse entscheidend. Bei uns erfahren Sie, wie Sie nach Erhalt der Eingangsrechnung mit dieser umgehen, welche Pflichtangaben nicht fehlen dürfen und warum der Einsatz der digitalen Rechnungsverarbeitung Ihnen Ihre Arbeit künftig um einiges erleichtern kann. 🤝

Was sind Eingangsrechnungen?

Gehen Rechnungen von Ihren Lieferant:innen oder von Dienstleister:innen ein, haben Sie die Leistungen eines bzw. einer Dritten in Anspruch genommen, der oder die jetzt eine Forderung an Sie stellt. Damit Sie dieser Forderung nachkommen, bekommen Sie eine Rechnung von den Gläubigern zugeschickt – die sogenannte Eingangsrechnung.
Diese Eingangsrechnung sollten Sie schnellstmöglich bezahlen, damit keine Mahngebühren auf Sie zukommen. 📅

Eingangsrechnungsverarbeitung: So gehen Sie mit Eingangsrechnungen um

Welche Prüfungsschritte für die Verarbeitung der Eingangsrechnung erforderlich sind und wie Sie eine korrekte Buchung des Belegs vornehmen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Eingangsrechnung prüfen

Eine Eingangsrechnung ohne Prüfung zu begleichen, ist nie eine gute Idee. Sehen Sie sich alle Angaben auf der Rechnung genau an 👀. Denn davon hängt auch ab, in welcher Höhe Sie einen Vorsteuerabzug vornehmen dürfen. Bei fehlerhaften Rechnungen kann es hingegen schnell zu Problemen mit dem Finanzamt kommen. Das sollten Sie vermeiden, indem Sie die Eingangsrechnungen immer auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüfen. 

Zu unterscheiden sind dabei die sachliche und die rechnerische Prüfung. Zur sachlichen Prüfung gehört, dass Sie sich die gelieferte Ware genau ansehen. Stimmt diese mit der bestellten überein? Bei Dienstleistungen prüfen Sie, ob das Unternehmen alles ordnungsgemäß ausgeführt hat – also z. B. ob der von Ihnen für Ihre Mitarbeiter:innen gebuchte Yogalehrer auch tatsächlich aufgetaucht ist und die Stunde wie vereinbart abgehalten hat. 

In einem zweiten Schritt erfolgt dann zusätzlich eine rechnerische Prüfung. 🧮 Dabei sehen Sie sich die angegebenen Preise an. Hat das Unternehmen die richtigen Rabatte gewährt und sind die angewendeten Umsatzsteuersätze korrekt? Ergibt sich daraus der richtige Umsatzsteuerbetrag? Auch der Gesamtbetrag muss passen.

Auch die Pflichtangaben auf der Rechnung müssen korrekt sein! Dazu gehören zum Beispiel die Adresse des Absenders und des Rechnungsempfängers oder das Rechnungsdatum. Auch diese Angaben müssen stimmen und sind daher routinemäßig zu überprüfen. Aber – und das Problem kennen wir alle nur zu gut – gerade bei Routinetätigkeiten können sich in einem unachtsamen Moment schnell Fehler einschleichen. 🐁

Welche Pflichtangaben muss eine Eingangsrechnung enthalten?

Zu jeder Eingangsrechnung gehören eine Reihe von Pflichtangaben. Die Aufgabe der Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung besteht darin, die Einhaltung dieser Pflichtangaben zu überprüfen. Denn die Rechnungsprüfung spielt eine entscheidende Rolle für die zeitnahe und korrekte Buchung. Folgende Angaben dürfen auf keiner Eingangsrechnung fehlen:

• Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
• Bankverbindung des Rechnungsstellers bzw. der Rechnungsstellerin
• Bruttobetrag bzw. Gesamtbetrag
• Mehrwertsteuer (Steuersatz und -betrag)
• Name und Anschrift des Ausstellers bzw. der Ausstellerin
• Name und Anschrift des Empfängers bzw. der Empfängerin
• Netto-Rechnungsbetrag
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung

Eingangsrechnung buchen

Wie immer in der Buchhaltung gilt der folgende Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! ☝️ Bei der Eingangsrechnung selbst handelt es sich um einen gesetzlichen Buchhaltungsbeleg, der zeigt, dass eine Verbindlichkeit gegenüber Ihren Lieferant:innen entstanden ist. 🚚 Die noch nicht beglichene Rechnung in Papierform oder elektronischer Form belegt die offene Rechnung. Eine Eingangsrechnung erhöht Ihre Verbindlichkeiten, während Sie bei Ihren Lieferant:innen als Ausgangsrechnung die Forderungen erhöht.

Der Buchungssatz lautet: Eingangsrechnung an Verbindlichkeit. 💡 Betroffen sind daher entsprechend die beiden dazugehörigen Konten. Die Buchung erfolgt, sobald Sie die Ware samt Rechnung erhalten haben. In den meisten Fällen ist allerdings auch das Vorsteuerkonto betroffen. Beim Soll taucht dann im Buchungssatz neben den Aufwendungen für die Waren auch die zu bezahlende Vorsteuer auf.

Zu den Sonderfällen gehört die Buchung mit Skonto. Üblich ist etwa ein Skonto in Höhe von drei Prozent für die schnelle Begleichung des Rechnungsbetrags. 🚤 Bei der Bezahlung stehen die Verbindlichkeiten in ihrer vollen Höhe im Soll. Im Haben buchen Sie das Skonto auf ein eigenes Skonto-Konto. 

Eingangsrechnung verwalten: Aufbewahrungsfrist für Eingangsrechnungen

Egal, ob Eingangs- oder Ausgangsrechnung: Für alle Rechnungen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Diese betragen zehn Jahre. Haben Sie eine Eingangsrechnung erhalten, müssen Sie diese also ein Jahrzehnt lang archivieren. 🗄️ Also bitte das Dokument nicht direkt nach der Bezahlung einfach wegwerfen 🚯! Denken Sie daran, dass es sich bei der Eingangsrechnung auch immer um einen Beleg für das Finanzamt handelt.

In der Vergangenheit erfolgte die Archivierung der Eingangsrechnungen in Papierform. Es versteht sich von selbst, dass bei der Vielzahl von abgerechneten Leistungen und Warenlieferungen das Archiv irgendwann viel Platz einnimmt und der Aktenkeller schnell auf eine beängstigende Größe anwachsen kann. 🎡 Daher sind viele Unternehmen längst dazu übergegangen, ihre Rechnungen in elektronischer Form und damit platzsparend zu speichern. 🤏 Das gelingt heute mit den passenden Tools auch in GoBD-konformer Form.

Schwierigkeiten bei der Eingangsrechnungsverarbeitung

Mit der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist Ihre Buchhaltung laufend beschäftigt. Leider nimmt diese viel Zeit in Anspruch und ist anfällig für Fehler. Denn nicht nur bei der Erstellung der Rechnungen können sich falsche Angaben einschleichen. 👣 Es ist nur menschlich, dass Mitarbeiter:innen bei der Überprüfung fehlerhafte Angaben übersehen oder bei der wichtigen Buchung selbst einen Fehler machen. Im Worst Case führt das dazu, dass Sie Rechnungen in der falschen Höhe begleichen – und davon ist oft auch die Umsatzsteuer betroffen. Und bei dieser verstehen die Finanzämter keinen Spaß. 🤡 

Oft ist die Zuständigkeit innerhalb des Unternehmens auch nicht vollständig geklärt, was ebenfalls zu Fehlern und Missverständnissen führen kann. Doppelte Buchungen und vergessene Rechnungen sind da keine Seltenheit 👯 … wie gut, dass es digitale Lösungen gibt, die Ihrem Team einen verlässlichen Überblick über noch ausstehende Arbeitsschritte geben!

Digitale Rechnungsverarbeitung als Lösung

Mit der Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung lassen sich viele Vorgänge rund um die Eingangsrechnungen vereinfachen und beschleunigen. Durch automatisierte und vereinfachte Prozesse können Sie so die Fehleranfälligkeit bei der Verwaltung von Rechnungen reduzieren. Flüchtigkeitsfehler gehören schon bald der Vergangenheit an – und egal, wie viele Rechnungen auf einmal bei Ihrer Buchhaltungsabteilung ankommen – die Software lässt Sie garantiert nie im Stich. 🦸 

Auf dem Markt existieren derzeit viele verschiedene Lösungen zur digitalen Rechnungsverarbeitung, wie zum Beispiel praktische Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Diese helfen Ihnen bei der Erfassung und Archivierung von Rechnungen. Liegen Ihnen Ihre Eingangsrechnungen noch in Papierform vor, erfolgt in einem ersten Schritt das Scannen und Digitalisieren der Eingangsrechnung. 📸 Im Idealfall wird dies über den OCR-Scan erledigt. OCR – Optical Character Recognition – ermöglicht Ihnen das Umwandeln der Eingangsrechnung in ein bearbeitbares und durchsuchbares Format. 

Die auf der Papierrechnung angegebenen Daten lassen sich mit den meisten Systemen einfach automatisch extrahieren und in das System übertragen. Das erleichtert viele Verwaltungsvorgänge und ermöglicht Ihnen nach der Bearbeitung und Bezahlung der Rechnung die einfache digitale Archivierung. 📂 

Sie können aber nicht nur Ihre Papierrechnungen in ein digitales Format verwandeln: Die Einspeisung in das System ist zum Beispiel auch direkt aus dem E-Mail-Postfach möglich. 📧 Prüfungen und Freigaben lassen sich automatisieren, ebenso wie die Verbuchung im ERP-System. Damit ergeben sich fünf Kernfunktionen einer digitalen Rechnungsverarbeitung:

• Eingangsrechnungen scannen/weiterleiten
• Daten extrahieren
• Prüfung und Freigabe
• Automatische Verbuchung im ERP
• Rechtssichere Archivierung

Mit Pleo Eingangsrechnungen im Nullkommanix bezahlen

Eine Sache haben wir auf jeden Fall gelernt: Eingangsrechnungen sind ein wichtiger Bestandteil der Ausgaben eines jeden Unternehmens. Das Verfolgen und Bezahlen von Rechnungen kann jedoch zeitaufwendig sein und zu manuellen Dateneingabefehlern und ineffizienten Prozessen führen.

Deswegen haben wir Pleo Invoices erfunden. Dabei handelt es sich um ein zentrales Rechnungsverwaltungs- und Zahlungssystem, mit dem Sie Eingangsrechnungen ganz einfach einrichten, genehmigen und direkt in der Anwendung bezahlen können. 

Und so funktioniert’s: 

• 🧕🏻📩 Mitarbeiter:innen erhalten eine Rechnung. Diese laden sie direkt hoch oder leiten diese per Mail an das Rechnungs-Dashboard weiter. 
• 💻👨🏼✔️ Auf dem Rechnungs-Dashboard kann das Finanzteam alle offenen Rechnungen prüfen und bearbeiten.
• 📆💸 Planen Sie die Zahlung und bestimmen Sie selbst, wann das Geld direkt in Pleo überwiesen wird! 

Sie sind immer noch unsicher, ob Pleo Invoices das Richtige für Sie ist? Hier haben wir 5 unschlagbare Vorteile für Sie zusammengefasst, die Sie garantiert überzeugen: 

1. Effizienter Prozess zur Erfassung der Eingangsrechnungen, der digitalisiert und automatisiert stattfindet und Ihnen und so Zeit und Geld spart 
2. Intuitive und reibungslose Einrichtung innerhalb von 15 Minuten
3. Doppelte Rechnungen und keine Fehler adé: dank OCR werden relevante Zahlungsdaten automatisch extrahiert 
4. Optimierung des Cashflow-Managements: Terminüberweisungen möglich
5. Einfaches Exportieren: zu DATEV über DUO oder DATEV CSV – und anderen Buchhaltungssystemen