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Eingangsrechnungen verwalten mit Pleo

Sie haben sich von einem anderen Unternehmen Waren liefern lassen oder eine Dienstleistung, wie beispielsweise einen Yogakurs fĂŒr Ihre Mitarbeitenden, in Anspruch genommen? đŸ§˜đŸŒ Dann flattert schon bald eine Eingangsrechnung ins Haus. Und diese verursacht – niemand weiß das besser als Ihre Buchhaltung – ganz schön viel Arbeit. đŸ’đŸœâ€â™€ïž Alle Angaben mĂŒssen genau geprĂŒft und die Zahlungen einzeln freigegeben werden. 

Dass Sie mit den Eingangsrechnungen nicht zu locker umgehen, ist angebracht: Das Finanzamt kann noch viele Jahre nach dem Begleichen der Rechnung einen Beleg von Ihnen als RechnungsempfĂ€nger:in fordern. Daher sind verlĂ€ssliche und fehlerfreie Prozesse entscheidend. Bei uns erfahren Sie, wie Sie nach Erhalt der Eingangsrechnung mit dieser umgehen, welche Pflichtangaben nicht fehlen dĂŒrfen und warum der Einsatz der digitalen Rechnungsverarbeitung Ihnen Ihre Arbeit kĂŒnftig um einiges erleichtern kann. đŸ€

Was sind Eingangsrechnungen?

Gehen Rechnungen von Ihren Lieferant:innen oder von Dienstleister:innen ein, haben Sie die Leistungen eines bzw. einer Dritten in Anspruch genommen, der oder die jetzt eine Forderung an Sie stellt. Damit Sie dieser Forderung nachkommen, bekommen Sie eine Rechnung von den GlĂ€ubigern zugeschickt – die sogenannte Eingangsrechnung.
Diese Eingangsrechnung sollten Sie schnellstmöglich bezahlen, damit keine MahngebĂŒhren auf Sie zukommen. 📅

Eingangsrechnungsverarbeitung: So gehen Sie mit Eingangsrechnungen um

Welche PrĂŒfungsschritte fĂŒr die Verarbeitung der Eingangsrechnung erforderlich sind und wie Sie eine korrekte Buchung des Belegs vornehmen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Eingangsrechnung prĂŒfen

Eine Eingangsrechnung ohne PrĂŒfung zu begleichen, ist nie eine gute Idee. Sehen Sie sich alle Angaben auf der Rechnung genau an 👀. Denn davon hĂ€ngt auch ab, in welcher Höhe Sie einen Vorsteuerabzug vornehmen dĂŒrfen. Bei fehlerhaften Rechnungen kann es hingegen schnell zu Problemen mit dem Finanzamt kommen. Das sollten Sie vermeiden, indem Sie die Eingangsrechnungen immer auf VollstĂ€ndigkeit und Korrektheit ĂŒberprĂŒfen. 

Zu unterscheiden sind dabei die sachliche und die rechnerische PrĂŒfung. Zur sachlichen PrĂŒfung gehört, dass Sie sich die gelieferte Ware genau ansehen. Stimmt diese mit der bestellten ĂŒberein? Bei Dienstleistungen prĂŒfen Sie, ob das Unternehmen alles ordnungsgemĂ€ĂŸ ausgefĂŒhrt hat – also z. B. ob der von Ihnen fĂŒr Ihre Mitarbeiter:innen gebuchte Yogalehrer auch tatsĂ€chlich aufgetaucht ist und die Stunde wie vereinbart abgehalten hat. 

In einem zweiten Schritt erfolgt dann zusĂ€tzlich eine rechnerische PrĂŒfung. 🧼 Dabei sehen Sie sich die angegebenen Preise an. Hat das Unternehmen die richtigen Rabatte gewĂ€hrt und sind die angewendeten UmsatzsteuersĂ€tze korrekt? Ergibt sich daraus der richtige Umsatzsteuerbetrag? Auch der Gesamtbetrag muss passen.

Auch die Pflichtangaben auf der Rechnung mĂŒssen korrekt sein! Dazu gehören zum Beispiel die Adresse des Absenders und des RechnungsempfĂ€ngers oder das Rechnungsdatum. Auch diese Angaben mĂŒssen stimmen und sind daher routinemĂ€ĂŸig zu ĂŒberprĂŒfen. Aber – und das Problem kennen wir alle nur zu gut – gerade bei RoutinetĂ€tigkeiten können sich in einem unachtsamen Moment schnell Fehler einschleichen. 🐁

Welche Pflichtangaben muss eine Eingangsrechnung enthalten?

Zu jeder Eingangsrechnung gehören eine Reihe von Pflichtangaben. Die Aufgabe der Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung besteht darin, die Einhaltung dieser Pflichtangaben zu ĂŒberprĂŒfen. Denn die RechnungsprĂŒfung spielt eine entscheidende Rolle fĂŒr die zeitnahe und korrekte Buchung. Folgende Angaben dĂŒrfen auf keiner Eingangsrechnung fehlen:

  • Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung
  • Bankverbindung des Rechnungsstellers bzw. der Rechnungsstellerin
  • Bruttobetrag bzw. Gesamtbetrag
  • Mehrwertsteuer (Steuersatz und -betrag)
  • Name und Anschrift des Ausstellers bzw. der Ausstellerin
  • Name und Anschrift des EmpfĂ€ngers bzw. der EmpfĂ€ngerin
  • Netto-Rechnungsbetrag
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung

Eingangsrechnung buchen

Wie immer in der Buchhaltung gilt der folgende Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! ☝ Bei der Eingangsrechnung selbst handelt es sich um einen gesetzlichen Buchhaltungsbeleg, der zeigt, dass eine Verbindlichkeit gegenĂŒber Ihren Lieferant:innen entstanden ist. 🚚 Die noch nicht beglichene Rechnung in Papierform oder elektronischer Form belegt die offene Rechnung. Eine Eingangsrechnung erhöht Ihre Verbindlichkeiten, wĂ€hrend Sie bei Ihren Lieferant:innen als Ausgangsrechnung die Forderungen erhöht.

Der Buchungssatz lautet: Eingangsrechnung an Verbindlichkeit. 💡 Betroffen sind daher entsprechend die beiden dazugehörigen Konten. Die Buchung erfolgt, sobald Sie die Ware samt Rechnung erhalten haben. In den meisten FĂ€llen ist allerdings auch das Vorsteuerkonto betroffen. Beim Soll taucht dann im Buchungssatz neben den Aufwendungen fĂŒr die Waren auch die zu bezahlende Vorsteuer auf.

Zu den SonderfĂ€llen gehört die Buchung mit Skonto. Üblich ist etwa ein Skonto in Höhe von drei Prozent fĂŒr die schnelle Begleichung des Rechnungsbetrags. đŸš€ Bei der Bezahlung stehen die Verbindlichkeiten in ihrer vollen Höhe im Soll. Im Haben buchen Sie das Skonto auf ein eigenes Skonto-Konto. 

Zur Verdeutlichung dient ein kleines Buchungsbeispiel fĂŒr den Fall mit Skonto:

Zur Verdeutlichung dient ein kleines Buchungsbeispiel fĂŒr den Fall mit Skonto:

Soll

Haben

Aufwendungen fĂŒr Waren 2.500 EUR

Vorsteuer 475 EUR (19 Prozent)

Verbindlichkeiten 2.975 EUR

Buchung bei der Bezahlung:

Buchung bei der Bezahlung:

Soll

Haben

Verbindlichkeiten 2.975 EUR

Skonto 75 EUR (3 Prozent)

Vorsteuer 14,25 EUR

Bank 2.885,75 EUR

Eingangsrechnung verwalten: Aufbewahrungsfrist fĂŒr Eingangsrechnungen

Egal, ob Eingangs- oder Ausgangsrechnung: FĂŒr alle Rechnungen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Diese betragen zehn Jahre. Haben Sie eine Eingangsrechnung erhalten, mĂŒssen Sie diese also ein Jahrzehnt lang archivieren. đŸ—„ïž Also bitte das Dokument nicht direkt nach der Bezahlung einfach wegwerfen 🚯! Denken Sie daran, dass es sich bei der Eingangsrechnung auch immer um einen Beleg fĂŒr das Finanzamt handelt.

In der Vergangenheit erfolgte die Archivierung der Eingangsrechnungen in Papierform. Es versteht sich von selbst, dass bei der Vielzahl von abgerechneten Leistungen und Warenlieferungen das Archiv irgendwann viel Platz einnimmt und der Aktenkeller schnell auf eine beĂ€ngstigende GrĂ¶ĂŸe anwachsen kann. 🎡 Daher sind viele Unternehmen lĂ€ngst dazu ĂŒbergegangen, ihre Rechnungen in elektronischer Form und damit platzsparend zu speichern. đŸ€ Das gelingt heute mit den passenden Tools auch in GoBD-konformer Form.

Schwierigkeiten bei der Eingangsrechnungsverarbeitung

Mit der Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist Ihre Buchhaltung laufend beschĂ€ftigt. Leider nimmt diese viel Zeit in Anspruch und ist anfĂ€llig fĂŒr Fehler. Denn nicht nur bei der Erstellung der Rechnungen können sich falsche Angaben einschleichen. 👣 Es ist nur menschlich, dass Mitarbeiter:innen bei der ÜberprĂŒfung fehlerhafte Angaben ĂŒbersehen oder bei der wichtigen Buchung selbst einen Fehler machen. Im Worst Case fĂŒhrt das dazu, dass Sie Rechnungen in der falschen Höhe begleichen – und davon ist oft auch die Umsatzsteuer betroffen. Und bei dieser verstehen die FinanzĂ€mter keinen Spaß. đŸ€ĄÂ 

Oft ist die ZustĂ€ndigkeit innerhalb des Unternehmens auch nicht vollstĂ€ndig geklĂ€rt, was ebenfalls zu Fehlern und MissverstĂ€ndnissen fĂŒhren kann. Doppelte Buchungen und vergessene Rechnungen sind da keine Seltenheit 👯 
 wie gut, dass es digitale Lösungen gibt, die Ihrem Team einen verlĂ€sslichen Überblick ĂŒber noch ausstehende Arbeitsschritte geben!

Digitale Rechnungsverarbeitung als Lösung

Mit der EinfĂŒhrung einer digitalen Rechnungsverarbeitung lassen sich viele VorgĂ€nge rund um die Eingangsrechnungen vereinfachen und beschleunigen. Durch automatisierte und vereinfachte Prozesse können Sie so die FehleranfĂ€lligkeit bei der Verwaltung von Rechnungen reduzieren. FlĂŒchtigkeitsfehler gehören schon bald der Vergangenheit an – und egal, wie viele Rechnungen auf einmal bei Ihrer Buchhaltungsabteilung ankommen – die Software lĂ€sst Sie garantiert nie im Stich. 🩾 

Auf dem Markt existieren derzeit viele verschiedene Lösungen zur digitalen Rechnungsverarbeitung, wie zum Beispiel praktische Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Diese helfen Ihnen bei der Erfassung und Archivierung von Rechnungen. Liegen Ihnen Ihre Eingangsrechnungen noch in Papierform vor, erfolgt in einem ersten Schritt das Scannen und Digitalisieren der Eingangsrechnung. 📾 Im Idealfall wird dies ĂŒber den OCR-Scan erledigt. OCR – Optical Character Recognition – ermöglicht Ihnen das Umwandeln der Eingangsrechnung in ein bearbeitbares und durchsuchbares Format. 

Die auf der Papierrechnung angegebenen Daten lassen sich mit den meisten Systemen einfach automatisch extrahieren und in das System ĂŒbertragen. Das erleichtert viele VerwaltungsvorgĂ€nge und ermöglicht Ihnen nach der Bearbeitung und Bezahlung der Rechnung die einfache digitale Archivierung. 📂 

Sie können aber nicht nur Ihre Papierrechnungen in ein digitales Format verwandeln: Die Einspeisung in das System ist zum Beispiel auch direkt aus dem E-Mail-Postfach möglich. 📧 PrĂŒfungen und Freigaben lassen sich automatisieren, ebenso wie die Verbuchung im ERP-System. Damit ergeben sich fĂŒnf Kernfunktionen einer digitalen Rechnungsverarbeitung:

  • Eingangsrechnungen scannen/weiterleiten
  • Daten extrahieren
  • PrĂŒfung und Freigabe
  • Automatische Verbuchung im ERP
  • Rechtssichere Archivierung

Mit Pleo Eingangsrechnungen im Nullkommanix bezahlen

Eine Sache haben wir auf jeden Fall gelernt: Eingangsrechnungen sind ein wichtiger Bestandteil der Ausgaben eines jeden Unternehmens. Das Verfolgen und Bezahlen von Rechnungen kann jedoch zeitaufwendig sein und zu manuellen Dateneingabefehlern und ineffizienten Prozessen fĂŒhren.

Deswegen haben wir Pleo Invoices erfunden. Dabei handelt es sich um ein zentrales Rechnungsverwaltungs- und Zahlungssystem, mit dem Sie Eingangsrechnungen ganz einfach einrichten, genehmigen und direkt in der Anwendung bezahlen können. 

Und so funktioniert’s: 

  • đŸ§•đŸ»đŸ“© Mitarbeiter:innen erhalten eine Rechnung. Diese laden sie direkt hoch oder leiten diese per Mail an das Rechnungs-Dashboard weiter. 
  • đŸ’»đŸ‘šđŸŒâœ”ïž Auf dem Rechnungs-Dashboard kann das Finanzteam alle offenen Rechnungen prĂŒfen und bearbeiten.
  • 📆💾 Planen Sie die Zahlung und bestimmen Sie selbst, wann das Geld direkt in Pleo ĂŒberwiesen wird! 

Sie sind immer noch unsicher, ob Pleo Invoices das Richtige fĂŒr Sie ist? Hier haben wir 5 unschlagbare Vorteile fĂŒr Sie zusammengefasst, die Sie garantiert ĂŒberzeugen: 

  1. Effizienter Prozess zur Erfassung der Eingangsrechnungen, der digitalisiert und automatisiert stattfindet und Ihnen und so Zeit und Geld spart 
  2. Intuitive und reibungslose Einrichtung innerhalb von 15 Minuten
  3. Doppelte Rechnungen und keine Fehler adé: dank OCR werden relevante Zahlungsdaten automatisch extrahiert 
  4. Optimierung des Cashflow-Managements: TerminĂŒberweisungen möglich
  5. Einfaches Exportieren: zu DATEV ĂŒber DUO oder DATEV CSV – und anderen Buchhaltungssystemen

Eingangsrechnungen mĂŒhelos verwalten und bezahlen

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