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Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten gerne bei Ihnen und nehmen darum auch lange Fahrten zur Arbeit in Kauf? Dann belohnen Sie Ihre Belegschaft doch mit einem Fahrtkostenzuschuss! 🚗 Der Zuschuss bietet Ihrem Unternehmen Steuervorteile und sorgt für zufriedene Mitarbeiter:innen. Hört sich einfach an? Ist es auch! Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr dazu. 

Was ist der Fahrtkostenzuschuss?

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwillige Leistung der Arbeitgeber:innen an die Arbeitnehmer:innen. Der Zuschuss wird zusätzlich zum Gehalt gezahlt. Mit dem Betrag werden die Mitarbeitenden für die Kosten entschädigt, die täglich für die Fahrten zur Tätigkeitsstätte anfallen. Die Unternehmen können die pauschale Versteuerung des Zuschusses übernehmen. Dadurch zahlen die Arbeitnehmer:innen keine Steuern und freuen sich über ein höheres Nettogehalt. 🤑

  1. Zuschuss zum monatlichen Gehalt 💰
  2. Tankgutscheine 💳
  3. Jobticket 🎫

Die Versteuerung läuft bei jedem Zuschuss gleich ab. Mehr zur Steuerpflicht lesen Sie weiter unten in diesem Artikel.

Fahrtkostenzuschuss auch im Minijob möglich

Auch Minijobber:innen dürfen sich freuen: Jedes Mitglied der Belegschaft kann den Zuschuss erhalten. Das gilt auch für geringfügig Beschäftigte. Für die sogenannten Minijobs zahlen die Firmen maximal 450,00 EUR Lohn im Monat. Ab dem 1. Oktober 2022 steigt die Minijob-Grenze auf maximal 520,00 EUR monatlich. Die Auszahlung des Fahrtkostenzuschusses wird nicht auf den Minijob angerechnet und kann darum zusätzlich geleistet werden. 

Achtung, Verwechslungsgefahr: Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale 

Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale, die im Steuerrecht Entfernungspauschale heißt, sind zwei völlig unterschiedliche Hilfen für Berufstätige. Die eine wird über das Gehalt ausgezahlt, die andere können Arbeitnehmer:innen als Werbungskosten von der Steuer absetzen. In beiden Fällen sollen also die Kosten der Arbeitnehmer:innen für den Weg zur Arbeitsstätte teilweise abgefangen werden.  

Hier die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden Hilfen in der Übersicht:

Fahrtkostenzuschuss

Pendlerpauschale/Entfernungspauschale

Unterstützung durch Arbeitgeber:in

Hilfe des Staates

Höhe ist von der Länge der einfachen Fahrtstrecke abhängig

Entlastet gut Verdienende mehr als Geringverdiener:innen

Wird mit dem Lohn ausgezahlt

Arbeitnehmer:innen müssen eine Steuererklärung abgeben, um die Pendlerpauschale geltend zu machen.

Erhöht jeden Monat das Nettogehalt. Die Versteuerung erfolgt durch den/die Arbeitgeber:in.

Über die Pendlerpauschale abgerechnete Fahrtkosten sind Werbungskosten, die nicht ausgezahlt werden. Stattdessen verringern sie das zu versteuernde Einkommen und sorgen für weniger Lohnsteuer.

Monatliche Auszahlung mit der Lohnabrechnung

Auszahlung erst nach Abgabe und Bearbeitung der Steuererklärung

Vorteile für Arbeitgeber:innen

Unternehmen können den Fahrtkostenzuschuss zum Zwecke der Mitarbeiterbindung und für eine zufriedene Belegschaft nutzen. Vor allem im ländlichen Raum kennen viele Betriebe das Problem, dass sie kein geeignetes Personal finden. Wenn die Arbeitgeber:innen schon in der ersten Gehaltsverhandlung einen Fahrtkostenzuschuss anbieten, kann das den Ausschlag für die Zusage der Bewerber:innen geben. Mit dem Zuschuss werden weite Anfahrtswege zur Arbeitsstätte zumindest teilweise wieder ausgeglichen. 🙋‍♀️

Doch auch für langjährige und verdiente Mitarbeiter:innen stellt der Fahrtkostenzuschuss eine Art Gehaltserhöhung dar. Das Nettogehalt steigt durch den Zuschuss. In den meisten Fällen können Arbeitgeber:innen den Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuern und die Steuerzahlung freiwillig übernehmen. Dadurch fallen für Arbeitnehmer:innen keine Steuern an. Doch auch wenn der Zuschuss der Steuer unterliegt, muss nur ein verhältnismäßig geringer Steuersatz gezahlt werden. Wie ist das denn aber eigentlich mit den Steuern? Diesem Thema widmen wir uns im nächsten Abschnitt. 🤓

Arbeitgeber:in ist (meistens) steuerpflichtig

Sowohl ein Zuschuss zum Gehalt als auch das Jobticket für den öffentlichen Nahverkehr oder Tankgutscheine müssen versteuert werden. Dabei kann die Versteuerung auf zwei Arten erfolgen:

1. Pauschale Versteuerung durch die Arbeitgeber:innen mit 15 % Lohnsteuer zuzüglich Kirchensteuer und gegebenenfalls Solidaritätszuschlag bei Besserverdienenden. Es fallen keine Beiträge zur Sozialversicherung an. Die Arbeitnehmer:innen zahlen keine Steuern. 🔢
Eine pauschale Versteuerung ist unter folgenden Bedingungen möglich:

  • Der Fahrtkostenzuschuss muss innerhalb des jährlichen Werbungskostenabzugs liegen.  Wird der Werbungskostenabzug überschritten, ist eine pauschale Versteuerung nicht möglich.📅
  • Der Fahrtkostenzuschuss muss eine zusätzliche Leistung der Arbeitgeber:innen sein. ➕
  • Es ist nicht erlaubt, dass ein Teil des bestehenden Einkommens in den Zuschuss umgewandelt wird. 🙅‍♀️

2. Gemäß der individuellen Lohnsteuerklasse und dem Einkommen der Begünstigten, mit Berechnung von Lohnsteuer, Kirchensteuer, Sozialversicherungsbeiträgen und gegebenenfalls Solidaritätszuschlag. Diese Abgaben müssen die Arbeitnehmer:innen selbst zahlen. 👤👛

Die Art der Versteuerung hängt von der Höhe des Zuschusses ab. Bis zu 4.500,00 EUR im Jahr werden pauschal durch das Unternehmen versteuert. Der Fahrtkostenzuschuss darf aber auch höher ausfallen. Dann müssen die Angestellten jedoch den Betrag, der über 4.500,00 EUR liegt, voll versteuern, wie oben angeführt.

Bevor die Pauschalversteuerung startet, muss die Personalabteilung die Sachbezugsfreigrenze berücksichtigen, die bei einem Jobticket oder Tankgutscheinen anfällt. Die Sachbezugsfreigrenze lag bis zum 31.12.2021 bei 44,00 EUR im Monat. Seit dem 1. Januar 2022 ist die Grenze auf 50,00 EUR monatlich angestiegen.

Doch was bedeutet das für Arbeitnehmer:innen, die einen Fahrtkostenzuschuss von ihrem Betrieb erhalten? Hier die Auflösung:

  • Arbeitgeber:in zahlt einen Zuschuss zum Gehalt: Die Sachbezugsfreigrenze spielt keine Rolle. Das Unternehmen versteuert den Fahrtkostenzuschuss pauschal und die Angestellten zahlen erst ab einem Betrag von 4.500,00 EUR im Jahr Steuern und Abgaben. ✔
  • Arbeitnehmer:innen erhalten ein kostenloses oder vergünstigtes Jobticket oder die Firma gibt Tankgutscheine aus: Bis zu einem Betrag von 50,00 EUR monatlich sind das Ticket oder die Gutscheine steuerfrei. Der darüber hinausgehende Betrag wird bis zu 4.500,00 EUR jährlich pauschal durch das Unternehmen versteuert. Darüber liegende Beträge müssen die Angestellten selbst versteuern. 🚐

Wann ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?

Neben der Pauschalversteuerung gibt es auch einige Fälle, in denen der Fahrtkostenzuschuss komplett steuerfrei ausgezahlt werden kann. Weder Arbeitgeber:innen noch Arbeinehmer:innen müssen in diesen Fällen Lohnsteuer oder andere Abgaben zahlen 🤯:

  • Der/die Mitarbeitende ist beruflich im Ausland unterwegs 🗺
  • Wegen des Jobs kommt es zu einer doppelten Haushaltsführung 🏘
  • Fahrten von Auszubildenden für den Weg zur Berufsschule 🎒
  • Sammelbeförderung durch die Arbeitgeber:innen mit Fahrten zu einem von dem Unternehmen dauerhaft festgelegten Sammeltreffpunkt wie ein bestimmter Parkplatz, eine Bushaltestelle, ein Bahnhof, ein Fährhafen oder jeder andere gleichbleibende Treffpunkt 🚌
  • Fahrten innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebietes wie ein Hafengelände oder ein Forstgebiet. Dabei darf es sich aber nicht um das Werksgelände handeln. 🚧

Benötigte Angaben zur Berechnung des Fahrtkostenzuschusses

Für die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses braucht es nicht viel. Sie benötigen lediglich zwei Angaben von Ihren Mitarbeitenden:

  • Die kürzeste Verbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Es muss sich um die kürzeste Straßenverbindung handeln, auch wenn die Arbeitnehmer:innen die Straße wegen einer Dauerbaustelle das ganze Jahr über nicht benutzen können. Die Angabe erfolgt in Kilometer für die einfache Strecke. Es zählen also nicht Hinweg und Rückweg, sondern nur einer der beiden Wege. ☝
  • An wie vielen Tagen im Monat fahren die Angestellten in den Betrieb? Tage im Homeoffice oder Remote-Tätigkeiten zählen bei der Berechnung nicht mit.

Ein Rechenbeispiel zum Fahrtkostenzuschuss

Zugegeben, bis jetzt war es ziemlich theoretisch. Wie der Fahrtkostenzuschuss in der Praxis aussehen kann, soll Ihnen Lina zeigen 🙋‍♀️: 

Social Media Managerin Lina aus Wiesbaden ist eine Top-Mitarbeiterin, die das Unternehmen gerne lange behalten möchte. Als Belohnung für ihre gute Arbeit möchte ihr Unternehmen Lina deshalb einen Fahrtkostenzuschuss zahlen. Wegen der steigenden Benzinpreise freut sich Lina sehr über die Erleichterung. Vor allem ist sie begeistert davon, dass sie den Zuschuss netto, also ohne Abzug von Steuern und Sozialabgaben erhält. Das liegt daran, dass sich die Firma bereit erklärt hat, die pauschale Versteuerung mit 15 % Lohnsteuer zu übernehmen.

Lina möchte von der Personalabteilung wissen, wie hoch der monatliche Fahrtkostenzuschuss in ihrem Fall ausfällt. Sie erhält diese Berechnung von der Abrechnungsstelle ihres Betriebes:

  • Einfache Entfernung Wohnung und Arbeitsstätte: 33 Kilometer
  • Arbeitstage im Betrieb pro Monat: 20
  • 20 (Kilometer) x 20 (Tage) x 0,30 EUR = 120,00 EUR plus 13 (Kilometer) x 20 (Tage) x 0,38 EUR = 98,80 EUR. Insgesamt erhält Lina also 218,80 EUR netto im Monat oder 2.625,60 EUR pro Jahr als Fahrtkostenzuschuss.

Toll, oder Lina? 😊

Wie sieht die Pauschalversteuerung durch das Unternehmen aus?

Für Lina als Arbeitnehmerin ist erstmal alles geklärt, ihre Firma als Arbeitgeber muss sich aber noch um weitere Angelegenheiten kümmern: die Steuern.

Da sich das Unternehmen für eine pauschale Versteuerung von 15 % entschieden hat, sieht das Ganze wie folgt aus: 

  • Zuschuss 218,80 EUR x 15 % Lohnsteuer = 32,82 EUR
  • Kirchensteuer in Hessen 9 % von der Lohnsteuer = 2,95 EUR
  • Insgesamt muss der Betrieb 35,77 EUR an Steuern für Linas Fahrtkostenzuschuss an das Finanzamt zahlen.

Gar nicht so kompliziert, oder? ✔

Fahrtkosten einfach mobil erstatten – mit Pleo

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine tolle Möglichkeit, um Ihren Mitarbeitenden entgegenzukommen. Sie können den Zuschuss wie eine Gehaltserhöhung sehen, die Ihren Angestellten einen Teil der Fahrtkosten kompensiert. 

Zum Schluss haben wir noch einen extra Tipp für Sie: Nutzen Ihre Mitarbeiter:innen mitunter private Fahrzeuge auf Dienstreise? Die hier entstehenden Kosten kann sich Ihre Belegschaft mobil und unkompliziert mit Pleo zurückerstatten lassen. Werfen Sie doch einfach mal einen Blick auf Pleo-Pocket.

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