5 (+ 1) Tipps wie Sie die Beziehungen zu Ihrem Finanzteam stärken

Die Finanzen betreffen alle Bereiche eines Unternehmens. Sei es das Marketing, das ein höheres Budget für die neueste Werbekampagne benötigt, oder der Vertrieb, der wissen möchte, welche Rabattaktionen rentabel sind – die Finanzen sind das Herzstück eines jeden Unternehmens.

Die Beziehung des Finanzteams zu anderen Abteilungen ist jedoch nicht immer so, wie sie sein sollte. Häufig bilden Finanzabteilungen ein Silo und werden von anderen Abteilungen als zu engstirnig wahrgenommen, obwohl sie oft zu den größten Wachstumstreibern gehören.

Dabei profitieren alle Unternehmensbereiche von einer Stärkung dieser Beziehungen. Je besser die Beziehungen, desto offener kommunizieren die Teams ihre Budgetbedürfnisse. Und desto besser kann das Finanzteam die zukünftigen Finanzen des Unternehmens einschätzen und smartere Cashflow-Entscheidungen treffen. Ineffizienzen und Möglichkeiten zur Kostensenkung lassen sich schneller erkennen.

Alle gewinnen.

 Denn auch auf der anderen Seite erhalten Teams wie die IT-Abteilung, Marketing und der Kundenservice jetzt vorab Einblicke, in die Budget-Ermittlung für einzelne Abteilungen. Alle wissen rechtzeitig, wie viel Geld ihnen für das kommende Jahr zur Verfügung steht. Alle können Verbesserungen bezüglich der Arbeitsabläufe vorschlagen und gewinnen ein besseres Verständnis dafür, welche wichtige Rolle das Finanzteam für den Betrieb des Unternehmens spielt.

Sie benötigen konkrete Tipps, wie Sie die Beziehung zwischen Ihrer Finanzabteilung und allen anderen Teams stärken können? Dann lesen Sie weiter …

1. Geben Sie bewusst Informationen weiter

Die Buchhaltung wird oft als zurückgezogen und als ein Ort, an dem archaisch auf Tabellenkalkulationen herumgetippt wird, empfunden. Das macht es für viele schwer zu verstehen, womit sie sich eigentlich den ganzen Tag beschäftigt.

 Finanzabteilungen könnten also damit beginnen, wichtige Finanz-Updates in internen Besprechungen des Unternehmens zu teilen. Möglicherweise gibt es in Ihrem Unternehmen ein wöchentliches oder monatliches Meeting, in dem alle zusammen kommen, um den Stand der Dinge im Unternehmen zu erfahren.

 Hier könnte das Finanzteam einen 10-minütigen Beitrag einbringen. Achten Sie darauf, dass die Präsentationen aufgezeichnet werden und online verfügbar sind, falls jemand im Urlaub ist oder nicht teilnehmen kann. Dann gibt es keine Ausreden mehr, nicht auf dem neuesten Stand der Dinge – bzw. der Zahlen – zu sein.

 Es ist wichtig, dass alle Informationen, die Sie weitergeben, leicht zu verstehen sind, und zwar nicht nur aus Sicht des Finanzteams. Versuchen Sie, komplizierte Ausdrücke und Akronyme zu vermeiden – nicht alle kennen den Unterschied zwischen ARR und EBITDA. Wenn Sie Akronyme verwenden, achten Sie darauf, dass Sie ein Glossar mit allen Definitionen und Erklärungen hinzufügen.

2. Üben Sie sich im aktiven Zuhören

Diesen Punkt sollten sich alle, die regelmäßig ins Büro gehen, hinter die Ohren schreiben.

 Wenn Sie sich in der Küche einen Kaffee holen oder im Pausenraum Mittag essen, hören Sie zu, was andere Abteilungsmitglieder über die Unternehmensfinanzen zu sagen haben. Worüber beschweren sie sich? Welcher Finanzprozess verursacht aktuell Stress? Je mehr Sie aufschnappen, desto besser werden Sie in der Lage sein, selbst Anpassungen vorzunehmen, bevor Sie dazu aufgefordert werden. Eine solche proaktive Verhaltensweise ermutigt andere, sich direkt an Sie zu wenden, wenn sie mit der Art und Weise, wie etwas gemacht wird, nicht einverstanden sind oder wenn sie Ideen für Verbesserungen haben.

 Wenn Sie eher im Homeoffice arbeiten, könnten Sie online eine Frage- und Antwortrunde organisieren, damit alle aus dem Unternehmen die Möglichkeit haben, Dinge loszuwerden. Organisieren Sie ein monatliches Zoom-Meeting mit einem oder zwei Mitgliedern des Finanzteams und ermutigen Sie alle, daran teilzunehmen. Je mehr Klarheit über interne Finanzprozesse herrscht, desto weniger müssen Sie generell erklären. Wenn Sie möchten, könnten Sie auch einen entsprechenden Slack- oder Teams-Channel für Fragen und Vorschläge einrichten.

3. Achten Sie auf eindeutige Ausgabenrichtlinien 

Um Fragen, Verwirrung und überhöhten Ausgaben möglichst wenig Raum zu lassen, sollten Sie mit den entsprechenden Richtlinien so viele Szenarien wie möglich abdecken.

Womöglich ist Ihr Team beruflich viel auf Reisen. In diesem Fall sollte in Ihrer Richtlinie klar festgelegt sein, wie viel die Mitarbeiter:innen pro Tag für Essen, Getränke, Fahrten und Unterkunft ausgeben dürfen. Wenn Sie nicht möchten, dass zu viel Geld für Taxis ausgegeben wird, beschränken Sie die Reisekosten auf öffentliche Verkehrsmittel. Denn eines ist klar: Wenn Sie nicht festlegen, welche Ausgaben innerhalb der Unternehmensrichtlinien liegen, kann dies dazu führen, dass mehr ausgegeben wird, als Ihnen lieb ist. Denken Sie daran, dass das, was einer Person als „vernünftig“ erscheint, für eine andere ganz anders aussehen kann.

 Unser Tipp: Probieren Sie doch Pleos Online-Baukasten zum Erstellen von Ausgabenrichtlinien aus. Und sorgen Sie dafür, dass vor allem neue Teammitglieder, aber auch bestehende, über aktuelle Richtlinien und alle Änderungen informiert werden, um übermäßige Ausgaben zu vermeiden.

4. Kommunizieren Sie zukünftige Pläne rechtzeitig

Die meisten Menschen wissen gerne, was auf sie zukommt. Wenn Sie also planen, das Budget des Marketingteams zu kürzen, sollten Sie es diesem rechtzeitig mitteilen – so können sich alle auf die anstehenden Veränderungen einstellen. Für solche Vorwarnungen werden Ihnen Ihre Kollegen und Kolleginnen dankbar sein: Niemand wird gerne mit schlechten Nachrichten überrumpelt. Im schlimmsten Fall machen die Kürzungen ein Projekt oder eine Kampagne, in die schon Geld gesteckt wurde, zunichte.

Indes können auch Sie die gleiche Art der Kommunikation einfordern. Plant das IT-Team beispielsweise im nächsten Quartal einen teuren Softwarevertrag abzuschließen, sollten Sie davon im Voraus wissen, damit Sie die Auswirkungen auf den Cashflow abschätzen können. Wie so oft im Leben handelt es sich also auch hier um ein Nehmen und Geben.

5. Gehen Sie strategisch vor

Es ist bereits viel darüber gesprochen worden, dass CFOs immer mehr die Rolle von Strategieberater:innen einnehmen.

Statt sich nur auf die Ausgaben des Unternehmens zu konzentrieren, automatisieren Führungskräfte die Verwaltung der Finanzen, um mehr Zeit für die Zusammenarbeit mit CEOs hinsichtlich strategischer Fragen zu gewinnen. Die Grundlage dafür bilden Tools, die buchhalterische Vorgänge automatisieren und gleichzeitig wichtige Daten transparent machen.

6. Vereinfachen Sie das Thema Geld für alle

Mit dem Finanzteam kommen viele nur dann in Berührung, wenn sie nach Quittungen gefragt oder daran erinnert werden, ihre Ausgaben vor dem Monatsende zu erfassen. Allerdings gibt es inzwischen Tools, die Geschäftsausgaben automatisieren, was das Ganze sowohl für die Finanzabteilung als auch für alle anderen besonders einfach macht.

Mit Pleo als Ausgabenlösung können Belege nach jedem Einkauf fotografiert und in der App hochgeladen werden. Ganz unkompliziert. Sie können Kategorien, Tags und Notizen hinzufügen, um jedem Kauf den nötigen Kontext zu geben. Die Finanzabteilung muss nicht mehr nach verlorenen Quittungen oder Speseninformationen fahnden. Keine ärgerlichen Erinnerungs-E-Mails und keine verspätet eingereichten Belege mehr.

Das Finanzteam profitiert davon, weniger Zeit für repetitive Prozesse aufwenden zu müssen. Unsere Customer Cases sprechen für sich selbst. 

 Ein gutes Verhältnis zwischen Finanzteam und dem Rest des Unternehmens ist entscheidend. Am Ende wollen schließlich alle Ihre Mitarbeiter:innen Prozesse eher unterstützen, statt diese zu behindern. Geben Sie Ihnen die Möglichkeit dazu.