IT Procurement: Was steckt dahinter?

Wo technologische Weiterentwicklungen und sich ständig wandelnde Kundenanforderungen die Spielregeln bestimmen, ist das IT Procurement ein wahres Ass im Ärmel.

Das IT Procurement – zu Deutsch: IT-Beschaffung – übernimmt eine Schlüsselrolle für Unternehmer:innen, wenn es darum geht, sich an schnelllebige Innovationen anzupassen. Denn die Unternehmenswelt baut zunehmend auf Technologien auf – und der informationstechnische Beschaffungsprozess Ihres Unternehmens kann über Ihre Wettbewerbsfähigkeit entscheiden. Dazu gehören alle Prozesse, die mit dem Einkauf von IT-Ressourcen – also Hardware, Software sowie Support und Wartung von informationstechnischen Geräten und Systemen – zu tun haben.

Wie IT-Beschaffung funktioniert und wie Sie mit ihrer Hilfe mehr Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen etablieren können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist IT Procurement?

IT Procurement umfasst alle Einkäufe rund um Produkte und Dienstleistungen zur Implementierung von Informationstechnologie in Unternehmen.

Zu den Aufgaben im IT Procurement gehören unter anderem die Auswahl der richtigen Hardware und Software sowie die Rekrutierung qualifizierter IT-Fachkräfte. Daher sind auch zahlreiche Parteien in den Beschaffungsprozess involviert, wie Lieferant:innen, Mitarbeiter:innen und Führungskräfte.

In den letzten Jahren ist der Bedarf an professioneller IT-Beschaffung stark gestiegen. Technologische Fortschritte und die Digitalisierung zwingen Unternehmer:innen geradezu, einen Fokus auf die IT-Beschaffung zu legen – zum Glück! Denn diese Entwicklung birgt für Unternehmen zahlreiche Vorteile:

• effiziente Ausgabenkontrolle 
• vereinfachte Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen und Branchenstandards sowie Verträgen
• gesteigerte Effizienz
• Minimierung von Risiken 
• Optimierung der Ressourcennutzung und Förderung der Zukunftsfähigkeit

Welche Aufgaben umfasst das IT Procurement?

IT Procurement umfasst sowohl administrative als auch strategische Aufgaben. Grundsätzlich folgen diese dem gleichen Grundprinzip, unterscheiden sich aber teilweise in bestimmten Bereichen. 

Ein Bereich ist das IT Hardware Procurement, in dem sich die Mitarbeiter:innen speziell mit dem Einkauf von Hardware befassen. Andere Bereiche befassen sich mit der Beschaffung von Sicherheitstechnologien oder Lösungen zum Datenmanagement.

Administrative Aufgaben im IT Procurement

Administrative Aufgaben fokussieren sich auf die tägliche Verwaltung und Ausführung von Beschaffungsprozessen. Sie sind entscheidend für die Aufrechterhaltung der Effizienz und Ordnung im Tagesgeschäft.

Zu den administrativen Aufgaben des IT Procurements gehören:

• Bearbeitung von Angebotsanfragen, Ausschreibungsanfragen und Informationsanfragen
• effiziente Auftragsabwicklung
• Budgetverwaltung
• Vendor Management
• Lizenzmanagement
• Management von Verträgen

Strategische Aufgaben im IT Procurement

Strategische Aufgaben zielen darauf ab, das Unternehmen langfristig auszurichten und Wettbewerbsvorteile zu schaffen.

Die strategischen Aufgaben des IT Procurements umfassen:

• Implementierung von Automatisierungsprozessen
• detaillierte Bedarfsanalysen
• Compliance-Management
• umfangreiches Risikomanagement
• Entwicklung und Umsetzung von IT-Strategien (besonders Kosten-, Lieferanten- und Nachhaltigkeitsstrategien)
• Optimierung von Strukturen und Prozessen

IT Hardware Procurement: So bringen Sie mehr Nachhaltigkeit in Ihren Einkauf

Eine nachhaltige Beschaffung schafft zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen – ganz zu Schweigen von der Stärkung Ihres Unternehmensimages.

Mit der umweltfreundlichen Beschaffung von Hardwareprodukten – wie Computer, Drucker, Monitore, Netzwerkgeräte und Scanner – heben Sie Ihr IT Hardware Procurement auf das nächste Level. Denn mit energieeffizienter und ressourcenschonender Hardware profitieren Sie langfristig. Dabei sollten Sie folgende Aspekte im Blick behalten:

• niedrige Emissionswerte
• geringer Energieverbrauch
• gute Recyclingfähigkeit
• klimafreundlicher Transport
• umweltfreundliche Produktion

Mühelose Rechnungsverwaltung für Procurement-Teams? Pleo macht’s möglich 

Für eine effektive Nutzung und Integration der Produkte und Dienstleistungen ist die Rechnungsverwaltung ein zentraler Aspekt beim IT Procurement. Denn sie ist entscheidend für die Budgetkontrolle, Nachverfolgbarkeit und Vertragskonformität innerhalb des Beschaffungsprozesses.

Eine ideale Lösung zur mühelosen Rechnungsverwaltung bietet Pleo. Mit seinen zahlreichen Funktionen und Tools unterstützt diese Ihre Mitarbeiter:innen im Procurement unter anderem bei folgenden Schritten:

• Mit Pleos automatisierter Rechnungsverarbeitung verwalten Sie Ihre Rechnungen im Schlaf.
• Verwalten Sie projektspezifische und wiederkehrende Zahlungen professionell und einfach mit Pleos neuen zweckgebundenen Karten.
• Dank individueller Budgets können Sie Ihre Ausgaben leichter planen und behalten dabei alles im Blick.
• Mit Pleo-Dispo bleiben Sie liquide und sichern so Ihre IT-Beschaffung.

IT Procurement ist schon kompliziert genug, da ist es schön, wenn einem wenigstens jemand bei der Rechnungsverwaltung unter die Arme greift.