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Kostenmanagement mit Pleo

Der Weg zum Erfolg eines Unternehmens wird durch klar gesteckte Ziele bestimmt. Diese sorgen für finanzielle Stabilität und eine dauerhafte Rentabilität. Dabei spielt das Controlling eine zentrale Rolle, insbesondere das Kostenmanagement. Dieses dient der gezielten Steuerung, sorgfältigen Kontrolle und kontinuierlichen Optimierung aller betrieblichen Kosten.

In unserem Ratgeber bieten wir Ihnen einen praxisnahen Einblick in das Thema Kostenmanagement. Erfahren Sie, wie Sie durch effektives Kostenmanagement Ihre finanziellen Ziele erreichen und Ihr Unternehmen voranbringen.

Kostenmanagement Definition: Harmonische Kontrolle Ihrer Unternehmensausgaben

Kostenmanagement umfasst die Gesamtheit aller Maßnahmen zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Kosten, um die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens zu verbessern.

Dabei ist das Kostenmanagement vergleichbar so wichtig wie Dirigent:innen für ein Orchester: Es sorgt dafür, dass jede Ausgabe im perfekten Moment ihre Verwendung findet, kein Euro aus der Reihe tanzt und die finanziellen Ressourcen so effizient wie möglich zum Einsatz kommen. Dabei wird stets darauf geachtet, dass die finanzielle Symphonie im Einklang mit den Unternehmenszielen spielt. Bei Bedarf wird auch mal das Tempo angepasst, um auf Erfolgskurs zu bleiben – ganz ohne falsche Töne.

Um es zusammenzufassen: Mit Kostenmanagement überwachen Sie die Ausgaben Ihres Unternehmens, identifizieren Einsparmöglichkeiten und passen sich immer wieder von Neuem auf die aktuelle Marktlage an.

Verschiedene Ansätze des Kostenmanagements

In der Praxis nutzen Unternehmen verschiedene Ansätze des Kostenmanagements:

  • strategisches Kostenmanagement für mittelfristige und langfristige Planung
  • operatives Kostenmanagement als schnelle Reaktion auf Krisensituationen
  • reaktives Kostenmanagement zur Abwehr von existenzbedrohenden Entwicklungen
  • proaktives Kostenmanagement zur ganzheitlichen marktorientierten Planung

Vorteile des Kostenmanagements

Firmen, die ihre Ausgaben im Zaum halten und Budgets respektieren, haben die Nase vorn im Wettbewerb. Durch finanzielle Disziplin können Sie Ihre Produkte zu wettbewerbsfähigen Preisen anbieten, den Umsatz steigern und ihre Stellung am Markt festigen.

Noch nicht überzeugt? Andere Vorteile sind:

  • Einhaltung des Budgets
  • verlässlicher Überblick über die finanzielle Situation
  • Identifizierung von Einsparpotenzialen
  • Erstellung einer optimalen Kostenstruktur

Obwohl ein effektives Kostenmanagement zahlreiche Vorteile bietet, kann die Umsetzung ganz schön herausfordernd sein! Vor allem die genaue Erfassung der benötigten Daten sowie die anschließende Auswertung erfordern viel Zeit und Kapazitäten. Außerdem dürfen die aus den Kostenanalysen abgeleiteten Kostensenkungen nicht dazu führen, dass die Qualität der Produkte sinkt.

Strategisches Kostenmanagement: Vier Ansätze zum Erfolg

In der modernen Unternehmensführung ist strategisches Kostenmanagement unverzichtbar. Und das aus gutem Grund: CFOs können mit einer effektiven Planung sicherstellen, dass für die jeweils definierten Unternehmensziele ausreichend Geld zur Verfügung steht.

Dazu müssen Sie die Kosten für die benötigten Ressourcen, Prozesse und Produkte erfassen und analysieren. Außerdem sollten Sie Kostentreiber identifizieren. Das hilft Ihnen dabei, Kosten gezielt zu senken. 

Vergessen Sie zudem nicht, die Ausgaben regelmäßig zu kontrollieren! So erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens. Im strategischen Kostenmanagement empfiehlt es sich, die folgenden vier Ansätze zu verfolgen:

  1. Management des Kostenniveaus zur Reduzierung der Kosten: Dieser Ansatz zielt darauf ab, das Kostenniveau systematisch zu senken. Durch gezielte Maßnahmen identifizieren und eliminieren Sie unnötige Ausgaben. So steigern Sie Ihre Effizienz und Profitabilität.
  2. Analyse des Kostenverlaufs zur Optimierung der Ausgaben: Hierbei geht es darum, die Entwicklung der Kosten über die Zeit zu verstehen und zu analysieren. Diese Einsichten helfen Ihnen beim Erkennen von momentanen Trends. Zudem können Sie so vorausschauend planen und Ausgaben strategisch steuern.
  3. Ermittlung der Kostenstruktur für mehr Flexibilität des Unternehmens: Durch die Analyse der Kostenstruktur können Sie die Zusammensetzung der Kosten detailliert verstehen. Dieses Wissen unterstützt Ihr Unternehmen dabei, flexibler auf Veränderungen zu reagieren und Ihre Ressourcen effektiver einzusetzen.
  4. Kostenbeeinflussung zur aktiven Gestaltung der Kosten: Die Kostenbeeinflussung umfasst Strategien und Maßnahmen, um Kostenniveau und -strukturen zu optimieren. So können Sie z. B. Kosten vor Ihrer Entstehung steuern und die Wirtschaftlichkeit und Effizienz Ihres Unternehmens verbessern.

Strategisches Kostenmanagement umsetzen

Mithilfe des strategischen Kostenmanagements können Sie Ressourcen effizient nutzen und unnötige Ausgaben minimieren. Dazu beginnen Sie zunächst mit der Analyse des Kostenniveaus, des Kostenverlaufs und der Ermittlung der Kostenstruktur: Betrachten Sie alle bekannten und versteckten Kosten und bewerten Sie diese anschließend. Zugleich sollten Sie möglichst genaue, messbare und realistische Ziele festlegen. Bestimmen Sie zusätzlich ein Zeitfenster, in dem Sie die Ziele umsetzen wollen.

Wettbewerbsfähigkeit durch schnelle Anpassungen

Vor allem in einem dynamischen Geschäftsumfeld müssen Anbieter:innen schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren, um sich gegenüber der Konkurrenz durchzusetzen. Da sich das strategische Kostenmanagement auf die langfristige Unternehmensplanung bezieht, sorgen die klaren Kostenvorgaben und die regelmäßige Kontrolle der Ausgaben für eine schnelle Anpassung an veränderte Marktbedingungen und nachhaltige Entwicklung.

Entscheidungen künftig gezielt treffen

Eine effiziente Kostenmanagement-Strategie hilft Ihnen, Entscheidungen in allen Unternehmensbereichen besser treffen zu können. Durch die detaillierten Einblicke in die relevanten Daten, Zahlen und Fakten stehen Sie weniger Risiken gegenüber – und Sie können Chancen zum Unternehmenswachstum optimal nutzen.

Kostenrechnung und Kostenmanagement: Die zwei Seiten einer Medaille

Kostenrechnung und Kostenmanagement sind zwei wichtige Bereiche der Unternehmensfinanzierung. Und obwohl es sich um verschiedene Finanzaspekte im Geschäftsleben handelt, gibt es auch einige Verbindungen.

Kostenrechnung

Die Kostenrechnung ist ein Bestandteil der Betriebswirtschaft. Trotzdem müssen Anwender:innen – anders als bei der Buchführung oder der Bilanz – keine gesetzlichen Vorgaben beachten. 

Die Kostenrechnung ist eine freiwillige Maßnahme, die ohne feste Buchungssätze und Gesetze auskommt. Dennoch gilt: Die verwendeten Daten müssen aktuell und korrekt sein! Doch in der Umsetzung der Berechnung sind Sie als Unternehmer:in frei wie ein Vogel.

Wozu das Ganze letztlich gut ist? Mithilfe der Kostenrechnung erfasst ein Betrieb sämtliche Ausgaben, die bei der Herstellung seiner Produkte oder Dienstleistungen in den einzelnen Unternehmensbereichen entstehen. Folgende Methoden werden hierzu angewandt::

  • Kostenartenrechnung: erfasst und kategorisiert die fixen und variablen Kosten
  • Kostenstellenrechnung: weist die Kosten bestimmten Kostenstellen und Abteilungen zu
  • Kostenträgerrechnung: ermittelt die Kosten bis zum verkaufsfertigen Endprodukt entweder als Stückkosten oder in einer bestimmten Abrechnungsperiode

Die Kostenrechnung als Grundlage für das Kostenmanagement

So weit, so gut. Doch was ist jetzt der Unterschied zwischen Kostenrechnung und Kostenmanagement? Beziehungsweise: Wie hängt beides zusammen? Für das Kostenmanagement ziehen Sie viele Informationen aus der Kostenrechnung. Mit ihrer Hilfe können Sie Ausgaben im gesamten Produktionsprozess offenlegen!

Auch beim Prozess der Preisfindung ist die Kostenrechnung als Maßnahme wichtig. Denn durch sie wird auch der wettbewerbsfähige Verkaufspreis ermittelt. Diese Daten können Sie dann wiederum gezielt im Kostenmanagement einsetzen und mit ihnen Ziele und Budgets festlegen und Prozesse optimieren. Und als Sahnehäubchen obendrauf können Sie die Daten aus der Kostenrechnung auch noch zur Ressourcenplanung und zur Kostenkontrolle nutzen.

Wenn Sie Berichte veröffentlichen wollen, dann ist ein gutes Kostenmanagement essenziell. Die hier gewonnenen Daten bilden eine Grundlage für wichtige Entscheidungsträger:innen sowie die Geschäftsleitung.

Controlling, Kostenrechnung und Kostenmanagement: Eine unschlagbare Kombination 

Genau wie die Kostenrechnung ist auch das Controlling ein wichtiger Bestandteil des Kostenmanagements. Mit Kostencontrolling sorgen Sie dafür, dass Sie bei der Entwicklung und Vermarktung eines neuen Produktes im geplanten Kostenrahmen bleiben. Die folgenden Controlling-Methoden sind dafür wichtig:

  • Erstellung und Überwachung des Budgets
  • Kostenanalyse und Entwicklung von Strategien zur Kostensenkung
  • Soll-Ist-Vergleich zum Entdecken von Kostenabweichungen
  • Bewertung der langfristigen Auswirkungen von Investitionen
  • Analyse der relevanten Kennzahlen
  • Identifikation von finanziellen Risiken und Beratung bei der Risikominimierung
  • Berichterstattung an die Geschäftsleitung

Der Zusammenhang zwischen Controlling und Kostenrechnung im Kostenmanagement

Der Zusammenhang zwischen Controlling, Kostenrechnung und Kostenmanagement zeigt sich in dem folgenden Fallbeispiel:

Die CleanWave GmbH plant die Einführung einer innovativen, umweltfreundlichen Trinkflasche, die das Wasser mit einem Hauch von Bio-Zitronengeschmack anreichert. Dafür stellen sie spezielle Tabs her. Nach einer gründlichen Analyse und Kostenschätzung wird ein Budget für die Produktion freigegeben. Doch wie kann die CleanWave GmbH sicherstellen, dass alle Kosten im Rahmen bleiben? Hierfür findet die Firma eine ganz einfache Lösung:

Controlling und Kostenrechnung nutzen eine gemeinsame Software, in der sämtliche Daten bei jedem Produktionsschritt laufend aktualisiert werden. Dabei achten die Verantwortlichen darauf, dass die einzelnen Kostenarten den jeweiligen Kostenstellen zugeordnet werden. Anhand der Kennzahlen aus der Kostenrechnung und dem Controlling erkennt das Kostenmanagement Budgetabweichungen zeitnah und kann umgehend geeignete Maßnahmen zur Kostensenkung einleiten.

Und tatsächlich: Bald stellt das Controlling-Team fest, dass die Kosten für das biologische Zitronenaroma wesentlich höher als erwartet sind. Eine eingehende Untersuchung identifiziert das Bio-Zitronenaroma als Hauptkostenfaktor. Daraufhin wird der Einkauf beauftragt, nach kostengünstigeren Quellen für das Aroma zu suchen, um die Produktionskosten zu reduzieren und den Verkaufspreis attraktiv zu gestalten.

6 Schritte des Kostenmanagements

Das Fallbeispiel zeigt, wie wichtig die Kostensicherung und -steuerung bei Projekten ist. Sie fragen sich, wie Sie Kostenmanagement erfolgreich in Ihr Unternehmen integrieren? Für ein effizientes Kostenmanagement braucht es folgende sechs Schritte:

  1. Ressourcenplanung: ⁣ Im ersten Schritt identifiziert der/die verantwortliche Manager:in die benötigten Ressourcen für ein Projekt. Mit Ressourcen ist übrigens nicht nur Geld gemeint. Es kann sich auch um Kosten für Material, Personal, Marketing und Vertrieb handeln.
  2. Kostenschätzung: Dann geht’s ans Schätzen der Kosten. Die geschätzten Kosten basieren entweder auf historischen Datengrundlagen oder auf den tatsächlichen Kosten eines ähnlichen Projekts. Auch branchenübliche Aufwendungen können Sie für Schätzungen verwenden.
  3. Budgetierung: Nach Abschluss der Kostenschätzung legen Sie ein Budget für das Projekt fest. Wichtig: Die Zahlen müssen an alle Verantwortlichen weitergegeben werden! Denn sie dienen als Richtlinie für die spätere Kostenkontrolle.
  4. Projektstart: In einem Kick-off-Meeting informiert der/die Projektleiter:in alle beteiligten Mitarbeitenden, Abteilungen, Lieferant:innen oder Kund:innen.
  5. Kostenkontrolle: Die Kostenkontrolle ist einer der wichtigsten Schritte im Kostenmanagement. Warum das so ist? Nur durch eine fortlaufende Kontrolle können die zuständigen Verantwortlichen Abweichungen vom Budget schnell erkennen und geeignete Maßnahmen zur Kostensenkung ergreifen.
  6. Identifizierung von Kostenabweichungen: In diesem Schritt kontrollieren Sie, inwieweit die Kosten von Ihrer Kostenschätzung abweichen. Notieren Sie die Gründe für die Abweichungen und sprechen Sie diese mit den verantwortlichen Personen ab. Nur so können Sie auch geeignete Korrekturmaßnahmen ergreifen.

Kostenmanagement-Software: Digitale Lösungen bieten Unternehmen Support

Die Zeit veralteter Datenbanken und Excel-Sheets ist  – zum Glück – lange vorbei: Im modernen Zeitalter gibt es smarte Software, die jedes Unternehmen direkt ins digitale Zeitalter katapultiert und dafür sorgt, dass Sie mit der Konkurrenz Schritt halten können. Egal, ob Start-up oder Global Player, es gibt inzwischen für jedes Business und jede Unternehmensgröße passende Tools!

Aus unserer Sicht spricht auch einiges dafür, im Kostenmanagement auf Softwares zu setzen: Mit automatisierter Datenerfassung und -analyse können Sie Fehler minimieren, Zeit sparen und präzise Kostenkontrollen durchführen. Dank Echtzeitdaten haben Unternehmen außerdem immer den Finger am finanziellen Puls, können Prozesse schlanker gestalten und sich so einen entscheidenden Vorsprung im Markt sichern – ein echtes Plus für den Umsatz.

Es gibt einige Skills, die Kostenmanagement-Software mit sich bringt, z. B.: 

  • Budgetplanung
  • Kostenverfolgung in Echtzeit
  • Kostenanalyse und -zuordnung zu verschiedenen Kostenstellen
  • Erstellung von Berichten
  • Integration mit vorhandener Buchhaltungssoftware
  • Prognosen über zukünftige Ausgaben
  • Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben
  • Compliance-Management zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
  • Anpassung an verschiedene Währungen und Sprachen für international tätige Unternehmen
  • Zugriffskontrollen und Sicherheit durch kontrollierte Benutzerzugriffe

Bekannte Kostenmanagement-Software

Es gibt zahlreiche Hersteller, die Softwarelösungen für das Kostenmanagement anbieten. Zu den bekanntesten Namen gehören:

  • SAP Concur als Cloud-Software für das Reisekostenmanagement
  • Oracle NetSuite als Cloud-Business-Software für die geschäftliche Buchhaltung einschließlich ERP, CRM und E-Commerce
  • QuickBooks als Buchhaltungssoftware für kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU)
  • Xero als cloudbasierte Softwarelösung für die Buchhaltung von Kleinbetrieben
  • Microsoft Dynamics 365 Finance als Cloud-Buchhaltungssoftware für lokale und internationale Unternehmen

Die Auflistung zeigt, dass viele Anbieter:innen auf ein Kostenmanagement mit Cloud setzen. Die Arbeit und das Speichern der Daten in der Cloud sorgen dafür, dass Anwender:innen jederzeit und von überall aus Zugriff haben – Hauptsache, sie haben Internetzugang. Falls Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat oder Mitarbeitende auch mal Remote arbeiten, dann bleibt in den Abteilungen und Teams trotzdem keine Arbeit liegen!

10 bewährte Software-Technologien

Hier finden Sie eine Aufzählung der Funktionen, Anwendungsgebiete sowie Vor- und Nachteile von zehn beliebten Softwarelösungen für ein effektives Kostenmanagement. Außerdem erfahren Sie, wie diese Lösungen mit Pleo zusammenarbeiten:

1. BMD

  • Funktionen: Umfassendes Rechnungswesen und Controlling
  • Zielgruppe: Mittlere bis große Unternehmen
  • Vorteile: Starke Anpassungsfähigkeit an unternehmensspezifische Anforderungen
  • Nachteile: Möglicherweise komplex in der Implementierung und Schulung
  • Pleo-Integration: Wenn Sie mit Kostenstellen und/oder Abteilungscodes arbeiten, können Sie diese in Pleo einrichten und Ihren Ausgaben vor dem Export zuordnen.

2. COMMITLY

  • Funktionen: Cloud-basierte Liquiditätsplanung und Überwachung des Cashflows
  • Zielgruppe: Sowohl kleine als auch große Unternehmen
  • Vorteile: Präzise Liquiditätsplanung und -überwachung 
  • Nachteile: Im Vergleich zu Konkurrenz teilweise weniger ausführliche Analysemöglichkeiten
  • Pleo-Integration: Nahtlose Integration mit Pleo für die Planung der Cash-Position Ihres Unternehmens.

3. DATEV Unternehmen Online

  • Funktionen: Umfassende Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Dokumentenmanagement
  • Zielgruppe: Steuerberater:innen und mittelgroße bis große Unternehmen.
  • Vorteile: Tiefe Integration mit deutschen Steuer- und Rechnungswesen-Standards
  • Nachteile: Kann für kleinere Unternehmen überdimensioniert und kostspielig sein
  • Pleo-Integration: Direkte Übergabe von Belegen aus Pleo an DATEV, um Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen

4. easyJOB

  • Funktionen: All-in-one-Lösung für Agenturen, welche von Kundenanfrage bis Einkauf gesamten Projektprozess abdeckt
  • Zielgruppe: Unternehmen mit Projektgeschäften und Agenturen
  • Vorteile: Speziell für die Bedürfnisse von Kreativagenturen entwickelt, mit umfassenden Projektmanagement-Tools.
  • Nachteile: Möglicherweise weniger geeignet für Nicht-Agentur-Branchen.
  • Pleo-Integration: Ermöglicht die Verknüpfung von Ausgaben direkt mit Kundenprojekten in easyJOB, was die Nachverfolgung und Abrechnung vereinfacht

5. Gmail

  • Funktionen: E-Mail-System für privaten und geschäftlichen Austausch
  • Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe, die Gmail für geschäftliche Kommunikation nutzen
  • Vorteile: Vereinfacht die Belegverwaltung durch Automatisierung der Übertragung von E-Mail-Anhängen in Pleo
  • Nachteile: Abhängig von der Zuverlässigkeit des E-Mail-Dienstes für die Belegverarbeitung
  • Pleo-Integration: Belege können direkt aus E-Mails in Pleo importiert werden, was den Buchhaltungsprozess erleichtert

6. Microsoft Outlook 

  • Funktionen: E-Mail-System und System zum Verwalten von Kontakten, Aufgaben und Notizen
  • Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe, die Microsoft Outlook für die geschäftliche Kommunikation verwenden
  • Vorteile: Automatisiert den Prozess der Belegsammlung durch das Versenden von Belegen direkt aus E-Mails
  • Nachteile: Abhängigkeit von der Internetverbindung für den E-Mail-Zugang und die Belegübertragung
  • Pleo-Integration: Belege können automatisch aus E-Mails heraus gefiltert und in Pleo importiert werden, um die Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen

7. lexoffice

  • Funktionen: Online-Buchhaltungssoftware und Business-Software 
  • Zielgruppe: Kleinunternehmen, Freelancer:innen und Gründer:innen
  • Vorteile: Einfache und schnelle Buchhaltung fast ohne manuellen Aufwand, stets aktueller Überblick über Finanzen
  • Nachteile: Begrenzte Anpassbarkeit für sehr spezifische oder ungewöhnliche Buchhaltungsanforderungen
  • Pleo-Integration: Synchronisation von Pleo-Ausgaben in Echtzeit mit lexoffice, automatische Kategorisierung und Steuercode-Zuweisung

8. NetSuite

  • Funktionen: Cloudbasierte Finanz- und Buchhaltungssoftware
  • Zielgruppe: Kleine bis mittelständische Unternehmen
  • Vorteile: Bietet eine integrierte Plattform für verschiedene Geschäftsfunktionen, hohe Anpassbarkeit
  • Nachteile: Zeitintensive Tests bei Upgrade notwendig, um Kompatibilität sicherzustellen
  • Pleo-Integration: Pleo ist SuiteCloud Developer Network Partner und bietet Kundschaft eine für NetSuite verifizierte SuiteApp-Integration

9. TravelPerk

  • Funktionen: Umfassende Plattform zur Verwaltung und Buchung von Geschäftsreisen
  • Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe, die regelmäßig Geschäftsreisen organisieren und verwalten
  • Vorteile: Einfache Buchung und Verwaltung von Reisen, transparente Kostenübersicht und -kontrolle
  • Nachteile: Bei Änderungen in der Reiseroute muss die Buchung vollständig neu aufgesetzt werden
  • Pleo-Integration: Automatisierte Erfassung und Zuordnung von Reiseausgaben in Pleo, was die Reisekostenabrechnung vereinfacht

10. Zapier

  • Funktionen: Cloudbasierte Software und Automatisierungsplattform, die Arbeitsanwendungen verknüpft
  • Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe, die Prozessautomatisierung zur Effizienzsteigerung nutzen wollen
  • Vorteile: Ermöglicht die Integration und Automatisierung einer Vielzahl von Apps, einfache Erstellung von Workflows
  • Nachteile: Um von allen Möglichkeiten zu profitieren, brauchen User:innen eine lange Einarbeitungszeit
  • Pleo-Integration: Verbindet Pleo mit anderen Geschäftsanwendungen, um Ausgaben automatisch zu erfassen und zu kategorisieren

Mit der richtigen Kostenmanagement-Software an die Spitze

Ein effektives Kostenmanagement sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen bei geplanten Projekten und der Entwicklung von neuen Produkten Kostenabweichungen schnell erkennt – und Sie so Ihr Budget einhalten. Das sorgt für niedrige Herstellungskosten, eine günstige Preisgestaltung, höheren Umsatz und Wettbewerbsvorteile am Markt.

Kostenmanagement wird gleich noch viel effektiver, wenn Sie auf passende Softwarelösungen setzen. Wie Sie gerade in unserer Auflistung gesehen haben: Einige Angebote sind individuell auf die Bedürfnisse von Start-ups, KMUs oder Großunternehmen zugeschnitten.

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