Kostensenkung beginnt im Dialog

Im Geschäftsalltag gibt es einige Themen, die Teams schnell in Panik versetzen. Besonders gefürchtet: Kostensenkungen. Angesichts der derzeit herrschenden Unsicherheit an den Weltmärkten, ist es nicht verwunderlich, dass Budgets immer wieder kritisch beleuchtet werden. Doch das macht die Situation nicht gerade leichter …

 Sobald das Gefühl aufkommt, dass ein Unternehmen seine Ausgaben drosselt, neigen die Mitarbeiter:innen dazu, in eine Art Schockstarre zu verfallen, und das kann sich nachteilig auf das Unternehmen auswirken. Diese Meinung vertritt jedenfalls Caroline Matthews, COO bei Koto, einer der weltweit führenden Branding- und Digital-Agenturen. „Vielmehr sollte es darum gehen, das erwartete Verhalten selbst vorzuleben, anstatt Mitarbeiter:innen Ausgaben schlichtweg zu untersagen.“

Kostensenkungen, ja. Aber wo anfangen? 

Das ist eine schwierige Entscheidung. Es ist schwer, genau zu wissen, wo man anfangen soll und welche Budgets zuerst gekürzt werden können, ohne dass gleich Panik ausbricht oder die Einsparungen unerwünschte Folgen nach sich ziehen. „Doch ein ganzheitlicher Ansatz kann sich bei der Kostensenkung als nützlich erweisen.“

Caroline Matthews, COO bei Koto, erklärt: „‘Unnötige Kosten‘ ist ein komischer Begriff. Ich denke, dass alle Kosten genau betrachtet werden sollten, um zu sehen, wie wichtig sie sind, welchen Einfluss sie für das Unternehmen haben, und welche Rolle sie im Unternehmen spielen.“

„Man kann sich die Ausgaben ansehen, die eine bestimmte Person hat oder ein bestimmtes Ereignis verursacht und dann kann man anfangen zu hinterfragen, wie sinnvoll diese Ausgaben sind. Ich denke, unnötige Kosten zu vermeiden, ist ein Teil der Unternehmenskommunikation. Wofür ist diese Ausgabe? Welche Rolle spielt sie im Unternehmen und welche wirkliche Auswirkung hat sie? Wenn alle Fragen positiv beantwortet werden, dann sind es notwendige Kosten. Es geht einfach darum, achtsam zu sein.“

In der Regel sind es Ausgaben, bei denen der Mensch im Vordergrund steht, die zuerst gestrichen werden. „Wenn Sie Kosten einsparen, müssen Sie sich über die Auswirkungen dieser Maßnahmen im Klaren sein. Es liegt auf der Hand, dass die meisten Unternehmen zunächst die Kosten für etwaige Mitarbeiterbenefits kürzen. Doch das ist schade, denn die Mitarbeiter:innen sind das Herzstück eines jeden Unternehmens, und es ist von entscheidender Bedeutung, dass sie für ihre Arbeit belohnt werden.“

Erfolgsdevise: Gemeinsam an einem Strang ziehen

Da Budgets immer wieder neu angepasst werden müssen, kann es zu Schwankungen kommen, wenn es darum geht, was Teams ausgeben dürfen und was nicht – seien es Hotelkosten, Flüge oder Abonnements. Bei der Festlegung von Budgetrahmen gibt es viel zu bedenken. Alle, die innerhalb von Budgets Geld ausgeben, sollten über die aktuellen Ausgabenlimits und deren Gründe stets im Bilde sein.

„Um im Unternehmen Kosteneinsparungen durchzusetzen, muss man zunächst das große Ganze betrachten und sich dann im Detail mit der Umsetzung befassen“, sagt Caroline. „Sie sollten sich genau überlegen, wo Kosten gespart werden können, und die Gründe für die Realisierung dieser Kosteneinsparungen erläutern, damit sie nachvollziehbar sind. Dann sollten Sie mit den Abteilungsleiter:innen sprechen und Richtlinien erarbeiten, die den Mitarbeiter:innen eine Anleitung und gewisse Vorgaben zum besseren Verständnis geben.“

Mit einer individuellen Ausgabenrichtlinie können Unternehmen dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter:innen auf dem gleichen Stand sind und das kaufen können, was sie für ihre Arbeit benötigen, ohne zuerst eine Genehmigung einholen zu müssen. Bei einer effizienten Ausgabenrichtlinie wird das meiste bereits im Vorfeld geregelt, indem eine Reihe von Regeln und Hinweise zur Verwendung der finanziellen Mittel festgelegt werden. Dies trägt nicht nur dazu bei, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen, sondern auch dazu, dass keine unangemessenen Kosten anfallen. 

Ausgabensteuerung ist das A und O, um unnötige Ausgaben einzudämmen 

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