Kreditorenbuchhaltung: Kurz und knapp erklärt

Kreditorenbuchhaltung – alleine das Wort wirkt erschlagend 🤯. Dabei ist es ganz einfach: Mit der Kreditorenbuchhaltung verschaffen sich Unternehmen einen Überblick darüber, wem sie was schulden. 💡

Unternehmen stellen schließlich nicht nur Waren und Dienstleistungen für andere bereit, sondern nutzen diese auch selbst. Dadurch entstehen Verbindlichkeiten, die irgendwann beglichen werden müssen. Die Kreditorenbuchhaltung ist dafür zuständig, die entstehenden Eingangsrechnungen zu bearbeiten, zu verwalten und diese auch zu bezahlen. Sie ist besonders wichtig, weil sie Einfluss auf Ihre Liquiditätsplanung hat ✅. In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie rund um die Kreditorenbuchhaltung wissen müssen – und als Sahnehäubchen obendrauf gibts sogar noch spannende Infos zu digitalen Lösungen rund um die schnelle Bezahlung Ihrer Rechnungen. 🍰

Begriffsdefinition: Was ist eine Kreditorin oder ein Kreditor?

Der Begriff Kreditor stammt aus dem Finanzwesen bzw. dem Kreditwesen 🏢. Im Grunde ist es einfach eine andere Bezeichnung für Gläubiger:in. Das Gegenstück dazu ist die Debitorin bzw. der Debitor, bei der oder dem es sich entsprechend um Schuldner:innen handelt. Debitor:in und Kreditor:in gehören immer 🖇 zusammen! Denn die Kreditorin bzw. der Kreditor erbringt eine Leistung und die Debitorin bzw. der Debitor nimmt diese in Anspruch.

Klingt zu kompliziert? Es lohnt sich aber, das Verhältnis von Kreditor:in und Debitor:in genauer zu beleuchten 😏. Aus der Perspektive der Debitorin oder des Debitors ist der Kreditor ein externes Unternehmen, das eine Rechnung für eine Dienstleistung oder ein Produkt ausstellt. Auch wenn es oft genau so ist – es muss nicht zwingend ein Unternehmen sein. Es kann auch eine natürliche oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts sein 🙋.

Hier einmal ganz einfach heruntergebrochen: Ein naheliegendes Beispiel für einen Kreditor ist eine kreditgebende Bank 🏦. Allgemein gesagt: Liefern Ihnen Zulieferer oder Zulieferinnen Materialien, die Sie für die Herstellung Ihrer Produkte benötigen, treten diese ebenfalls als Kreditor:innen auf.

✅ Kreditor:in = Gläubiger:in von Forderungen von Lieferungen und/oder Leistungen

Was genau ist die Kreditorenbuchhaltung?

Sie sind sich noch nicht so ganz sicher, was genau hinter der Kreditorenbuchhaltung steckt? 😖  Kein Problem – wir erklären im Folgenden nochmals alles von Grund auf. 

Zurück zu den Wurzeln: Was ist eigentlich die Buchhaltung?

Fangen wir ganz einfach an: mit der Buchhaltung! Die Buchhaltung ist in den Unternehmen für die Erfassung und Analyse aller Zahlungsvorgänge zuständig 📈. Sie gibt Überblick über Einnahmen und Ausgaben sowie über Lohn- und Gehaltszahlungen und ist wichtig für die Bilanzierung. Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler:innen sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine solche Buchführung vorzunehmen. Das kann bei Kleinunternehmer:innen eine einfache Buchführung sein; aber bei den meisten Unternehmen ist eine doppelte Buchführung notwendig. 👯

Kreditorenbuchhaltung einfach erklärt

Die Kreditorenbuchhaltung ist ein Teil der übergeordneten Buchführung. 🧩 Sie stammt aus der Finanzbuchhaltung und befasst sich mit der Verrechnung von Leistungen, die Kreditor:innen für das Unternehmen erbringen. Grundsätzlich beschäftigt sich die Finanzbuchhaltung mit allen Zahlungsvorgängen im Unternehmen und spielt eine wichtige Rolle für die Kosten- und Leistungsrechnungen sowie für die finanzielle Planung. 🤑

Kreditorenbuchhaltung und Einkauf – Teamwork ist gefragt

Natürlich kommt so eine enge Verbindung zum Einkauf zustande: Denn es ist ja die Kreditorenbuchhaltung, die einen umfassenden Überblick über die externen Lieferant:innen und Dienstleister:innen hat. 🧐 Die Kreditorenbuchhaltung ist Ihr:e Ansprechpartner:in, wenn Sie für Ihren Einkauf Informationen zum Beispiel bezüglich der verfügbaren Leistungen benötigen. 💬

Ein wichtiger Faktor beim Umgang mit Eingangsrechnungen ist deren fristgerechte Bezahlung 💰. Genau darum kümmert sich die Kreditorenbuchhaltung. Sie übernimmt die Kontierung und erstellt den Buchungssatz. Das alles ist wichtig, um eine aussagekräftige Kosten-Leistungs-Rechnung zu ermöglichen und das Controlling zu unterstützen.

Welche Aufgaben gibt es in der Kreditorenbuchhaltung?

Die Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung sind besonders vielfältig und gehen weit über die reine Buchhaltung hinaus. Was gehört also alles dazu? 🤔 

• Bearbeitung von Eingangsrechnungen
• Verwaltung von Kreditorinnen und Kreditoren
• Kreditorenstammsatzpflege
• Abgleich von Angeboten
• Bearbeitung der Eingangspost
• WE/RE-Verrechnungskontos führen
• Mahnwesen
• Verwaltung offener Posten
• Zahlungsveranlassung
• Reisekostenabrechnungen erfassen
• Archivierung der Eingangsrechnungen

Einige dieser Punkte wollen wir im Folgenden etwas genauer betrachten. 👓

Bearbeitung der kreditorischen Rechnungen und der Eingangsrechnungen 

Die Bearbeitung der kreditorischen Rechnung oder Eingangsrechnungen ist die Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung. Die Buchhaltung bearbeitet alle Rechnungen, die von den Kreditor:innen eingehen. Eines ist sonnenklar: ☀️ Unternehmen müssen eingehende Rechnungen bezahlen können. Dabei geht es nicht nur um Geld. Die Rechnungen müssen eine Reihe von Anforderungen erfüllen und bestimmte Mindestangaben enthalten. Genau das überprüft die Kreditorenbuchhaltung. Zudem ist sie dafür verantwortlich, den Zahlungsausgang korrekt zu buchen.

Die Kreditorenbuchhaltung übernimmt also die Rechnungsprüfung mit allen darin enthaltenen Angaben. Sie gleicht diese mit den Daten der Bestellung ab und gibt die Zahlung frei, wenn alles passt. 💸

Damit setzt sich die Kreditorenbuchhaltung Tag für Tag auseinander

Und was machen Mitarbeiter:innen der Kreditorenbuchhaltung den ganzen Tag? 🏋️ Sie beschäftigen sich unter anderem wiederholt mit den folgenden Fragen:

• Entspricht die Lieferung qualitativ und quantitativ der Bestellung? 🧐
• Sind alle Arbeitsstunden korrekt abgerechnet? ⏰
• Ist die erhaltene Ware unbeschädigt? 💎
• Ist eine korrekte Quittierung der Wareneingangsbuchung erfolgt? 🧾

Stammsatzpflege für mehr Ordnung im System

Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Stammsatzpflege. Der Namen lässt es schon vermuten: Die Mitarbeiter:innen erfassen und pflegen alle Daten im Zusammenhang mit den Kreditor:innen, mit denen sie regelmäßig zu tun haben. Diese Daten liegen in der Regel in einem ERP vor und umfassen neben dem Namen und der Adresse der Kreditor:innen auch die Kontaktdaten. 🏠 Das Tätigkeitsfeld des Unternehmens und dessen Gesellschaftsform sind weitere Daten, die hier hinterlegt sind. Zudem erhalten alle Kreditor:innen eine eigene Identifikationsnummer, die sogenannte Kreditorennummer. Letztere ist wichtig für die Erfassung der Eingangsrechnungen und die Zuordnung zu den richtigen Kreditor:innen sowie zu den Geschäftsvorgängen. 

Sortieren und priorisieren

Zur Verwaltung offener Posten gehört die Sortierung der Rechnungen nach Fälligkeit und eine Rechnungsprüfung der bestehenden Zahlungsverpflichtungen. 🧾 Das hat gerade in Hinblick auf die Liquiditätsplanung seine Bedeutung, damit das Unternehmen nicht in Liquiditätsprobleme gerät. 📉

Zahlungen tätigen

Geschafft: Sobald alle Zahlungsvoraussetzungen durch die Prüfung sind, ist die Kreditorenbuchhaltung berechtigt, die entsprechenden Zahlungen freizugeben. Dann gehen die Mitarbeiter:innen mit vielen Zetteln zur Bank, stellen sich in die Schlange 🤪 … Nein, Stopp 🛑: Das geschieht heute ganz automatisch mit einer Buchungssoftware. 

Archivieren der Eingangsrechnungen 

In einem letzten Schritt werden die Rechnungen archiviert, um den gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung zu entsprechen. Die Frist beträgt zehn Jahre und beginnt am Ende des Jahres der Rechnungsausstellung.

Kleiner Exkurs: Kreditorenbuchhaltung in kleineren Unternehmen 

Kleinere Unternehmen nutzen häufig die Offene-Posten-Buchhaltung. Dabei handelt es sich um eine vereinfachte Form der hier beschriebenen Buchführung. Sie funktioniert wie folgt:

• Schnappen Sie sich einen Ordner und legen Sie alle Belege dort in zeitlicher Reihenfolge ab. 📂 
• Pro Geschäftsvorfall wird nur eine Buchung durchgeführt, und zwar sobald die Buchung abgeschlossen ist. 🔐 
• Die Debitoren- und Kreditorenkonten werden unterjährig nicht belastet. ❌ 
• Belastung erfolgt erst im Zuge des Jahresabschlusses, insofern nicht bezahlte Rechnungen dann noch ausstehen. 🎆 
• Rechnen Sie in diesem Falle alle offenen Posten zusammen und verbuchen Sie diese in den ruhenden Konten. 🧘 

Was ist der Unterschied zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung?

Wenn Ihr Unternehmen für andere Firmen Leistungen erbringt und zum Beispiel als Lieferant:in für Material auftritt, muss Ihre Buchhaltung alle Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung spiegelbildlich für Debitor:innen erfüllen. Denn jetzt sind Sie Kreditor:in und Debitoren die Unternehmen, für die Sie arbeiten. Daher benötigen Sie in diesem Fall eine entsprechende Debitorenbuchhaltung.

Aufgaben in der Debitorenbuchhaltung

Na, erschließt sich der Rest von selbst? 🤓 In der Debitorenbuchhaltung nehmen Sie eine Verwaltung der Debitorenstammdaten vor. Statt um Eingangsrechnungen kümmern Sie sich nun um Ihre Forderungen. Auch das ist zum Beispiel für die Liquiditätsrechnung wichtig, weil Sie auf die rechtzeitigen Zahlungseingänge angewiesen sind. Ihre Forderungen sind dadurch entstanden, dass Ihre Kund:innen bei Ihnen auf Rechnung eingekauft haben.

Da Sie diese noch offenen Rechnungen natürlich eintreiben möchten, spielt das Mahnwesen für die Debitorenbuchhaltung eine wichtige Rolle. 🙋 Denn es stellt eine Gefahr dar, wenn hohe Zahlungseingänge ausbleiben, mit denen Ihr Unternehmen fest gerechnet hat. Dadurch können die Kreditor:innen selbst in Zahlungsschwierigkeiten geraten. ❌ Sollte es zu Zahlungsverzögerungen kommen, versendet die Debitorenbuchhaltung daher entsprechende Mahnungen.

Zudem nehmen die Mitarbeiter:innen in der Debitorenbuchhaltung eine Beurteilung der Kreditwürdigkeit der verschiedenen Debitor:innen vor. Das ist eine Einschätzung, mit welcher Wahrscheinlichkeit mit einem Zahlungsverzug oder gar Ausfall zu rechnen ist. Eine gute Buchhaltung hat immer im Blick, wer seine Rechnungen zuverlässig bezahlt und welche Kund:innen Probleme bereiten. 🔍

Fazit: Kreditorenbuchhaltung effizienter gestalten mit Pleo 🦾📱

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