Pleo Hero: David Duness von LEAP

Kein Tag wie der andere … das Tagesgeschäft in Agenturen ist und bleibt abwechslungsreich. Für die Online-Marketing-Agentur LEAP lautet die Devise daher: Flexibel bleiben. Im Gespräch verrät uns David Duness, Head of Finance, wie genau diese Einstellung auch buchhalterische Prozesse beeinflusst. 

David, was zeichnet LEAPs Unternehmenskultur aus?

Wir setzen auf Team-Co-Management und auf ein vertrauensvolles und aufrichtiges Miteinander. Wir helfen einander gerne in jeder Situation und bleiben stets kollegial. Gleichzeitig arbeiten alle eigenverantwortlich an ihren Aufgaben. Der Weg zum Ziel bleibt allen eigenverantwortlich überlassen, solange am Ende das Ergebnis stimmt. Die Mitarbeiter:innen genießen also viel Freiheit und totale Flexibilität. Das gilt auch für den Arbeitsplatz: Wir haben zwar ein Berliner Büro, aber es ist allen freigestellt, von wo sie arbeiten – ob von zu Hause oder aus dem Ausland. Deswegen passt auch Pleo gut zu uns. 

Dass es bei uns keine Zwänge gibt, unterscheidet uns definitiv von vielen anderen Firmen, die etwa lediglich Hybridlösung mit zwei, drei Tagen Office-Anwesenheit anbieten.

Volle Flexibilität … auch was Ausgaben angeht?

Was unsere Ausgabenflexibilität angeht, ist unser Lösungsansatz der folgende:

Wie bist du auf Pleo aufmerksam geworden?

Ich war letztes Jahr im Herbst bei der Accounting Summit. Dort bin ich auf die Idee gekommen, dass ein Tool zur Automatisierung unserer Reisekosten und Ausgabenverwaltung auch für uns gut wäre. Ich habe mich also auf die Suche nach verschiedenen Anbietern gemacht und mir meine Top-3-Favoriten zusammengestellt.

Warum hast du dich für Pleo entschieden?

Und dann war Pleos Customer-Success-Team auch wirklich super und hat sich viel Zeit genommen, auf unsere spezifischen Bedürfnisse einzugehen.

Wie schnell konntet ihr Pleo implementieren?

Wir hatten uns erst für eine Testphase mit ein paar wenigen Nutzer:innen entschieden. Alle waren komplett begeistert. Im April haben wir Pleo dann agenturweit ausgerollt.

Welchen Sofort-Effekt hatte Pleo?

Pleo ist ein super Tool, das sehr vieles vereinfacht. Ob es die Kreditkartenabwicklung ist oder die Schnittstelle zu DATEV. Und das gefällt uns allen – vor allem unserem CEO, der im Zuge von Meetings oder Geschäftsreisen alle Belege direkt abfotografieren und hochladen kann.

Früher mussten wir den Rechnungen hinterherrennen. Einige wurden uns dann auf Nachfrage per Mail zur Verfügung gestellt und andere wurden dann am Ende des Monats per Briefumschlag an Finance geschickt und wir mussten alle einscannen und buchen. Mit Pleo können unsere Mitarbeiter:innen direkt die Belege per Drag-and-drop oder als Foto hochladen, sodass wir alle Belege sofort haben

Für welche Ausgabenarten nutzt ihr Pleo am meisten?

Wir nutzen Pleo für allerlei Abos: Marketingtools, Automatisierungstools, Newsletter-Tools etc. Das HR-Team nutzt Pleo-Karten für LinkedIn Ads oder andere Anzeigen, aber auch für Mitarbeiterbenefits wie Geburtstags- oder Jubiläumsgeschenke.

Wir erledigen mit Pleo Edeka-Teameinkäufe oder kaufen Bürobedarf.

Und dann sind da natürlich noch die Reisekosten wie Bahntickets oder Hotelübernachtungen.

Gibt es einen Buchhaltungshorror, den Pleo für euch in Luft aufgelöst hat?

Dank Pleo suchen wir keine Belege mehr. Und müssen die Leute nicht mehr drei-, vier-, fünfmal anschreiben, um ihre Belege zu erhalten. In der Vergangenheit blieben wir manchmal mit leeren Händen zurück und mussten Dinge erst mal ohne Belege buchen.

Wie viel Zeit spart ihr mit Pleo?

Mit Pleo sparen wir pro Monat auf jeden Fall drei bis vier Tage.

Warum würdest du Pleo weiterempfehlen?

Ich würde Pleo weiterempfehlen, weil es uns definitiv unheimlich viel Arbeit abgenommen hat. Wir haben eine enorme Zeitersparnis. Für Nutzer:innen ist Pleo super intuitiv zu bedienen. Niemand hat Probleme dabei, Belege hochzuladen oder sich Auslagen erstatten zu lassen. Alle sind absolut zufrieden. 

Die Schnittstelle zu DATEV vereinfacht vieles.

Und zudem genießen wir mit Pleo größtmögliche Flexibilität. Ich kann Budgets einfach erhöhen oder reduzieren. Das finde ich echt gut.

Was habt ihr 2023 noch vor?

Wir wollen weiter unsere Prozesse optimieren, damit diese für all unsere Teams die bestmögliche Unterstützung darstellen. Es finden sich immer Dinge, die sich verbessern lassen. Unser Controlling kann etwa noch besser dafür sorgen, dass alle Abteilungen genauestens über wichtige, sie betreffende Zahlen Bescheid wissen und sich Budgets nachhaltiger & genauer planen lassen.

Wird euch Pleo auch bei der nächsten Budgetplanung helfen können?

Ja, auf jeden Fall.

Anhand der Tags und Kategorien in Pleo kann ich im Dashboard einfach nachvollziehen, wie hoch unter anderem unsere Reisekosten für das Sommerfest oder die Weihnachtsfeier waren. Natürlich sehe ich auch, wie hoch die Reisekosten insgesamt waren. Ich sehe, welche Kosten sich auf welche Kunden oder Projekte zurückführen lassen. Ich erhalte super schnell ein erstes Bauchgefühl bzw. einen groben Überblick über den Stand der Dinge. Danach kann ich mir die einzelnen Buchungen, die einzelnen Belege oder die einzelnen Ausgaben ansehen und diese noch weiter analysieren.