Pleo Hero: Jirka Wentorp von CarlNann
CarlNann bevorzugt es mitarbeiterorientiert. Bestes Beispiel: Bei unserem Gespräch treffen wir Finance Director, Jirka Wentorp, in Barcelona an, wo er gerade einen Monat lang Workation macht. Von hier verrät er uns, dass der Agentur viel daran gelegen ist, die beste Lösung für jede:n Mitarbeiter:in zu finden. Da passt Pleo doch perfekt ins Bild, oder?
Was macht CarlNann?
Wir sind eine Werbeagentur aus Hamburg. Um genauer zu sein, sind wir aus der ältesten und ersten Werbeagentur Deutschlands entsprungen. 1876 gründete William Alexander Wilkens das Central-Annoncen-Bureau William Wilkens. Bis in die 1990er-Jahre wurde das Unternehmen von Familienangehörigen weitergeführt. Als die Werbeverpflichtungen zunehmend internationaler wurden, stieg das amerikanische Werbe-Network IPG ein. Im Jahr 2018 kauften Michael Carl und Christoph Nann die Agentur per Management-Buy-out aus dem internationalen Netzwerk heraus. Seitdem ist die Agentur inhabergeführt und firmiert mittlerweile seit drei Jahren unter dem Namen CarlNann.
Heute haben wir einen sehr diversifizierten Kundenstamm, sind präsent im Bereich Food, Mobility, Regionalmarketing, Beauty und betreuen Unternehmen auch im internationalen Kontext. Unser Hauptaugenmerk liegt auf der strategischen Markenberatung: Wie positioniere ich ein neues Produkt am Markt? Wie erreiche ich am besten die Zielgruppe? Darauf liefern wir Antworten, denn wir sind die Agentur für Marken und Unternehmen. Schaut gerne mal auf unserer Website vorbei.
Außer eurer Geschichte, was unterscheidet CarlNann von anderen Werbeagenturen?
Unser Office in der Hamburger Hafencity.😉
Spaß beiseite, wir leben eine sehr bodenständige und menschliche Kultur. Der individuelle Mensch steht bei uns im Mittelpunkt und an oberster Stelle – und nicht immer nur die Profitabilität.
Wie bist du zu CarlNann gekommen?
Ich komme ursprünglich aus Kiel und habe dort meinen Bachelor in VWL gemacht. Vor CarlNann war ich drei Jahre in einer anderen Werbeagentur und habe dort parallel meinen Master in Finance und Accounting absolviert. Jetzt bin ich seit über zwei Jahren bei CarlNann und seit etwas über einem Jahr der Teamleiter der Finanzabteilung. Aber wie bin ich zu CarlNann gekommen? Am Ende waren es spannende Vorstellungsgespräche mit tollen Menschen und der Reiz nach einer neuen Herausforderung mit einer packenden Entwicklungsperspektive.
Was begeistert dich an der Finanzarbeit in Werbeagenturen?
Nach meinem Studium war ich Praktikant im Konzern-Controlling bei der HSH Nordbank, mittlerweile Hamburg Commercial Bank. In den sechs Monaten dort habe ich festgestellt, dass Controlling wirklich das ist, worauf ich Lust habe. Allerdings war mir auch klar, dass es nicht unbedingt Controlling in einer Bank sein muss, weil Banken dann doch in einigen Segmenten sehr steif und starr agieren. Im Controlling-Team gab es 45 Leute, von denen jeder den ganzen Tag nur an einem Thema gearbeitet hat. Mir war es aber wichtig, das große, ganze Controlling zu sehen.
In der ersten Werbeagentur in Hamburg wurde mir dann das Gefühl gegeben, dass ich auch als Berufseinsteiger viel Verantwortung bekomme, mich ausprobieren, was bewirken und in alle Controlling Bereiche mal reinschnuppern kann.
Außerdem fühle ich mich im Werbekontext tatsächlich sehr wohl: Ich bin umgeben von vielen kreativen und dynamischen Menschen, die etwas bewegen wollen.
Wie verteilt ihr buchhalterische Aufgaben im Team?
Unsere Finanzabteilung besteht aus zwei Vollzeit- und zwei Teilzeitkräften. Ich bin für alle übergeordneten Themen wie Strategie, finanzielle Ausrichtung des Unternehmens, Personalführung, aber auch Budgetplanung, Forecasts, Monatsabschlüsse, Liquiditätsplanung und mehr verantwortlich. Unsere Vollzeitkollegin kümmert sich um die finanzielle Steuerung der Projekte, Kostenstellen, Freigaben, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, unser Mahnwesen … ihre To-do-Liste ist lang und die arbeitet sie intensiv mit Pleo und easyJob ab.
Dementsprechend haben wir für Pleo zwei Admin-Zugänge. Ich habe eigentlich nur einen Zugang, falls meine Kollegin mal ausfällt oder falls ich dann doch mal selbst etwas nachschauen möchte.
Unsere Teilzeitstellen helfen bei ad hoc Projekten oder im Controlling, erstellen Auswertungen, Ist-Soll-Analysen und pflegen die Pensionskasse.
Was war für euch Auslöser, nach einer automatisierten Ausgabenlösung zu suchen?
Vor Pleo rief mich meine Kollegin, die die vorbereitende Buchhaltung macht, an jedem Monatsende an: „Jirka, ich habe keine Lust mehr. Ich will das alles nicht mehr. Diese Kreditkartenabrechnungen sind so umständlich. Ich laufe immer noch Belegen von vor zwei Monaten hinterher.“
Nachdem ich zwei, drei dieser Anrufe erhalten hatte, wusste ich, dass wir etwas ändern müssen.
Für die Größe unserer Agentur steht es in keinem Verhältnis, wenn es drei Kollegen:innen braucht, um den Monatsabschluss aufzubereiten. Und es steht auch in keinem Verhältnis, wenn sich unsere Mitarbeiter:innen stundenlang mit ihren eigenen Spesen beschäftigen müssen.
Warum Pleo und keine andere Lösung?
Bevor wir uns auf die Suche nach einer Lösung begeben haben, haben wir zunächst Anforderungen definiert: Was müsste das neue Tool mitbringen, um uns die Arbeit zu erleichtern und unsere Prozesse digitaler zu gestalten?
Wir wollten eine sehr anwenderfreundliche Nutzeroberfläche haben, weil uns klar war, dass am Ende nicht wir, sondern hauptsächlich unsere Kreativen und Berater:innen mit dem Tool arbeiten würden. Das war ein ganz wesentlicher Punkt für uns. Außerdem sollte das neue Tool von den Kosten her zu unserer Unternehmensgröße passen und keine weitere Insellösung sein. Das Tool sollte unbedingt mit unseren bereits vorhandenen Systemen (easyJob und DATEV) kommunizieren können.
Dass wir auf Pleo gestoßen sind, war Zufall. Wir hatten uns parallel auch andere Lösungen angesehen, wurden dann aber von Pleo angeschrieben. Das offerierte Angebot sowie der Vibe in der Zusammenarbeit stimmte von Anfang an.
Am Ende hat uns der Probemonat, das Handling und das transparente Kostenmodell von Pleo überzeugt. Der Probemonat war hilfreich, da wir so die Benutzerfreundlichkeit von Pleo am eigenen Leib testen konnten. Ebenso hatten wir auch wenig Interesse daran, eine Lösung zu nutzen, in der etwa nur 10 Transaktionen inklusive sind. Andere Anbieter mögen vom Grundpreis günstiger sein, holen es dann aber über versteckte Kosten wieder rein.
Wer nutzt bei euch Pleo?
Führungskräfte und/oder Personen, die häufig reisen.
Wie frei nutzt euer Team Pleo? Gibt es bei euch eine Ausgabenrichtlinie?
Wir haben keine als Dokument vorliegende Ausgabenrichtlinie. Natürlich sprechen wir vor Reisen über Budgets und legen entsprechende Limits fest. Aber mit Pleo wollten wir auch mehr Verantwortung an die Teams weitergeben.
Wir vertrauen darauf, dass unsere Teams verantwortungsbewusst mit ihren Budgets umgehen und smarte Entscheidungen im Sinne des Unternehmens treffen. Wenn ein:e Kundenberater:in einen Mehrwert für die Agentur in einem weiteren Kundenessen sieht, dann hinterfragen wir das nicht. Obgleich wir natürlich sämtliche Ausgaben tracken und im Blick behalten.
Vielleicht auch aufgrund unserer Größe haben wir damit bislang keine negativen Erfahrungen gemacht.
Ausgaben- und Spesenrichtlinien halte ich erst ab einer gewissen Unternehmensgröße für notwendig.
Vielleicht führen wir in Zukunft mal eine ein – schließlich verfolgen wir ambitionierte Wachstumsziele.
Also nutzt ihr auch Pleos Ausgabenlimits intensiv zum Budgetieren?
Wir nutzen Pleos Funktionen rund um Ausgabenlimits intensiv. Wir passen Budgets an und steuern sie.
Der größte Mehrwert von den Budget-Funktionen in Pleo besteht für uns auf Dienstreisen, da wir das Reisekostenbudget vollständig über Pleo steuern. Konkret bedeutet das, wenn wir sagen, wir haben nächsten Monat 15.000,00 EUR Budget für Reisekosten, dann stellen wir die Budgets dementsprechend in Pleo ein und dann können alle ihre Reisekosten tätigen. Wir sehen Ausgaben in Echtzeit und können in Echtzeit gegensteuern, wo es notwendig ist. Und wenn dann Richtung Ende des Monats das Budget ausgereizt ist, dann bleibt es entweder dabei oder wir erhöhen es für notwendige Reiseausgaben. Vor ein paar Monaten hatten wir eine etwas größere Reise in die USA, wo wir die Limits dann einfach und unkompliziert kurzfristig hoch gesetzt haben.
Die gesamte Abrechnung der Reisen läuft nahezu 100 Prozent über Pleo. Und tatsächlich haben wir dadurch deutlich mehr Transparenz über unsere Ausgaben.
Wie sahen Reisekostenabrechnungen vor Pleo bei euch aus?
Für Spesen- und Reisekostenabrechnungen hatten wir eine Excel-Tabelle, die außer dem Finance Team keiner bedienen konnte. Die habe ich von meinem Vorgänger übernommen. Jeder, der nicht täglich mit Excel zu tun hat, hatte in der Nutzung Probleme, weil diese Tabelle schlicht zu technisch und kompliziert war.
Mit Pleo haben wir einen großen Schritt nach vorn gemacht. Kurzum waren Reisekostenabrechnungen vor Pleo ineffizient und frustrierend.
Wir brauchten eine Oberfläche, auf der sich jeder weitestgehend alleine zurechtfindet. Und das bietet Pleo. Zum Beispiel wissen Mitarbeiter:innen in der Regel nicht, dass sich Verpflegungssätze je nach Reiseland unterscheiden. Mit Pleo müssen sie das aber auch nicht. Hier sind alle Tagessätze integriert und werden automatisiert berechnet. Mitarbeiter:innen müssen nur antippen, ob sie verpflegt wurden oder nicht und den Rest übernimmt die App. Ganz ohne Einscannen von Belegen, Unterschriften sammeln und diverse andere redundante Prozesse. Das schafft einen riesigen Mehrwert, weil es viel Last von der Finanzabteilung nimmt. Wir müssen jetzt nicht mehr jede Abrechnung bis ins kleinste Detail durchleuchten und den Belegen hinterherlaufen.
Für welche Art von Kosten nutzt ihr Pleo neben Reisekosten noch?
Die größten Positionen sind Reisekosten und Lizenzen für Tools oder auch Zeitschriften. Danach kommen Spesen wie Kundenessen oder Bürobedarf. Oder auch unser wöchentliches Frühstück im Büro.
Pleos Cashback-Funktion hält uns weiterhin dazu an, laufend zu hinterfragen, welche Ausgaben wir noch über Pleo laufen lassen können. Das ist schon ein attraktives Goodie, dass sich dadurch die Kosten für Pleo selbst reduzieren.
Empfinden eure Mitarbeiter:innen Pleo ähnlich positiv wie du?
Als allgemeines Feedback zu Pleo höre ich immer wieder, dass es so simpel sei. Ich kann die Mitarbeiter:innen einfach schnell dazu auffordern, ihre Spesen einzureichen und die Antwort ist jetzt immer: Gerne, kein Problem.
Pleo wird vom gesamten Team als super anwenderfreundlich empfunden. Jetzt macht es fast schon Spaß, Spesen einzureichen und Geld zurückzubekommen.
Wie viel Zeit spart ihr dank Pleo?
Ich persönlich spare vielleicht zwei bis drei Stunden in der Woche. Meine Kollegin, die sich unter anderem mit der vorbereitenden Buchhaltung beschäftigt, aber sicherlich sechs bis acht Stunden pro Woche.
Hast du dank Pleo eine verbesserte Ausgabenübersicht und mehr Kontrolle?
Dank Pleo haben wir eine deutlich bessere Ausgabenhandhabung.
Wir haben mehr Transparenz über die einzelnen Ausgaben in verschiedenen Teams. Ich kann sehen, wie viele Ausgaben es etwa im Rahmen von Beratungen gab. Das schauen wir uns jetzt sehr regelmäßig an und gewinnen dadurch definitiv mehr Ausgabenkontrolle. Gerade auch, weil der Einblick in Echtzeit passiert. Das hatten wir vorher nicht – da kam die Kreditkartenabrechnung am Ende des Monats und wenn jemand am Anfang des Monats etwas gekauft hat, haben wir das erst 30 Tage später gesehen.
Als Finanzleitung behalte ich immer gerne den Überblick über alle Kosten. Speziell bei großen Kostenpositionen ist hier auch die Freigabematrix, wie Pleo sie anbietet, sehr hilfreich.
Was sind aktuell alltägliche Herausforderungen im Controlling?
Controlling wird zunehmend komplexer. Wir nutzen immer mehr Systeme und merken, dass die Daten aus dem einen System mit dem anderen System zu vergleichen sehr mühselig ist. Auch deswegen ist das Thema Automatisierung und Schnittstellen so unabdingbar. Ich habe früher selbst diverse Excel-Dateien gepflegt, Reports erstellt und stundenlang alles händisch eingepflegt, dann ans Headquarter geschickt. Am Ende hat sich das nie jemand wirklich angeschaut.
Heute ist es mir wichtig, dass wir uns kaum noch mit Datenaufbereitung beschäftigen, sondern mehr mit der Interpretation von Daten, Handlungsempfehlungen ableiten, das Unternehmen solide steuern können und die richtigen Entscheidungsgrundlagen an die richtigen Adressaten senden. Wir sind dementsprechend permanent auf der Suche nach Tools, die uns Arbeit abnehmen und uns digitaler und effizienter machen.
Welche Herausforderungen gibt es für dich dieses Jahr noch zu bewältigen?
Grundsätzlich denke ich, dass alles, was wir automatisieren können, auch automatisiert werden sollte.
Ein Thema, das ich für dieses Jahr also noch auf der Agenda habe, ist das Automatisieren von Eingangsrechnungen. Ich weiß, dass sich dafür auch Pleo Invoices anbieten würde. In wenigen Tagen wird die Schnittstelle zwischen Pleo und unserem Kernsystem easyJob freigegeben. Dann gehen wir das Thema endlich an. 💪
Content Producer & Linguist, Germany
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