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Falls Sie sich mit dem Thema Umsatzsteuervoranmeldung, dem Voranmeldezeitraum, Dauerfristverlängerung & Co. schon mal genauer auseinandergesetzt haben, dann sind Sie wahrscheinlich auch selbst davon betroffen. Und zugegeben … Die Umsatzsteuervoranmeldung verursacht ganz schön viel Arbeit. 🤯

In diesem Artikel wollen wir Ihnen zeigen, warum sich der Aufwand dennoch definitiv lohnen kann! Und wir haben eine weitere gute Nachricht: Wenn Sie die wichtigen Fristen im Blick behalten und Ihre Formulare auf dem elektronischen Weg abgeben, kann die Voranmeldung sogar recht einfach sein. 🍀 Wir verraten Ihnen in diesem Beitrag alles Wichtige zur Vorsteueranmeldung 2023 und vermitteln Ihnen das notwendige Hintergrundwissen.

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Zunächst ran ans Eingemachte: Was genau steckt eigentlich hinter der Umsatzsteuervoranmeldung? 🤔 Eigentlich ist die Theorie gar nicht so schwer zu verstehen … 

Wenn Ihr Unternehmen Leistungen erbringt und dafür eine Bezahlung erhält, überweist Ihnen Ihre Kundschaft zusammen mit dem Nettobetrag auch die Umsatzsteuer. Diese dürfen Sie leider nicht behalten. 💸 Diese Vorauszahlung geht an das Finanzamt, an das Sie später eine Überweisung vornehmen müssen. Genau dafür ist die Umsatzsteuervoranmeldung vorgesehen, die auch im Jahr 2023 für alle Gewerbetreibenden und Selbstständigen wieder ein wichtiges Thema ist.

Mit der Umsatzsteuervoranmeldung teilen Sie dem zuständigen Finanzamt mit, wie viel Umsatzsteuer Sie abführen möchten. 🗨️ Denn aus Ihrer Sicht handelt es sich bei der vereinnahmten Umsatzsteuer nur um einen durchlaufenden Posten. 💨 Die Voranmeldung ist für die meisten Betriebe monatlich erforderlich. Denn der Staat benötigt unterjährige Einnahmen und die Umsatzsteuer stellt mit etwa 190 Milliarden EUR im Jahr eine der wichtigsten Einkommensquellen für ihn dar. 🏦

Einige kleinere Betriebe erhalten allerdings die Möglichkeit, ihren Antrag zur Umsatzsteuervoranmeldung vierteljährlich abzugeben. 📅 Außerdem ist eine Jahreserklärung erforderlich, die Ihnen die Gelegenheit bietet, noch einmal Korrekturen für das abgelaufene Jahr vorzunehmen. 🖊️

Die Theorie ist damit soweit klar … Aber zugegeben: Insgesamt fällt der Aufwand für die Umsatzsteuererklärungen recht hoch aus. Umso besser, wenn Sie sich die Vorteile vor Augen halten! 

Welche Vorteile gehen mit der Umsatzsteuervorauszahlung einher?

Die Vorauszahlung der Umsatzsteuer erfüllt verschiedene Funktionen und ist gleichermaßen für das Finanzamt und auch für Sie als Unternehmer:in vorteilhaft.

Vorteile für Finanzamt

Der Staat hat natürlich ein Interesse daran, die gezahlte Umsatzsteuer so schnell wie möglich zu vereinnahmen. Haben Ihre Kund:innen die Umsatzsteuer überwiesen, landet sie aber zuerst auf Ihrem Konto. 💵 Daher lohnt es sich aus Sicht des Staates, eine Umsatzsteuervorauszahlung zu veranlassen. Alle bei Ihnen eingegangenen Umsatzsteuerzahlungen im Monat Januar zum Beispiel müssen Sie bei der monatlichen Voranmeldung bereits Anfang Februar an das Finanzamt abführen. Auf diese Weise hat der Staat das Geld schneller zur Verfügung, um seine Ausgaben damit zu finanzieren. Er kann die Summen auch früher investieren und erhält dadurch einen Zinsvorteil. Daher wäre es wenig sinnvoll, die Abrechnung erst im folgenden Jahr etwa gemeinsam mit der Einkommensteuererklärung vorzunehmen. 🤓

Vorteile für Unternehmen

Auf den ersten Blick erscheint die Umsatzsteuervorauszahlung nur für den Staat vorteilhaft zu sein. Kommt diesem durch die frühen Zahlungen ein Zinsvorteil zugute, muss es aus Sicht des Unternehmens umgekehrt sein. Doch auch Sie profitieren von dieser Vorgehensweise. 🌞 Deswegen wollen wir auch Ihre Vorteile in diesem Beitrag nicht außen vor lassen! 

Zu nennen ist hier an erster Stelle die finanzielle Planbarkeit. Sie müssen am Anfang eines jeden Monats die Voranmeldung vornehmen und die gemeldete Summe an das Finanzamt überweisen. Daher fällt es leicht, entsprechende Prozesse im Betrieb dafür einzurichten. 

Außerdem wäre es problematisch, wenn sich die von Ihren Kundinnen oder Kunden gezahlten Umsatzsteuerbeträge ein Jahr lang ansammeln würden. Dadurch würde sich Ihre tatsächliche Liquiditätssituation auf dem Konto falsch darstellen, was eventuell zu Zahlungsschwierigkeiten führen könnte. 😱

Sie sehen also … auch für Sie kann die Umsatzsteuervoranmeldung sehr nützlich sein! 

Voranmeldungszeitraum: Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung 2023

Wann Sie Ihre vereinnahmte Sondervorauszahlung an das Finanzamt abführen müssen, hängt von der Höhe Ihrer Umsätze ab. Der Regelfall sieht vor, dass Sie monatlich und damit insgesamt zwölfmal im Kalenderjahr eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen. 📅 Dafür haben Sie bis zum 10. des jeweiligen Monats Zeit. Hinzu kommt die Jahresumsatzsteuererklärung, die alle Meldungen an das Finanzamt noch einmal zusammenfasst und Ihnen die Möglichkeit für Korrekturen eröffnet. ✒️

Der Voranmeldungszeitraum für die Sondervorauszahlung kann aber auch ein Vierteljahr betragen. Das ist gerade für Gründer:innen relevant, deren Betriebe erst wenige Jahre Umsatz erwirtschaften und bei denen die Beträge noch etwas kleiner sind. In diesem Fall geben Sie zum Beispiel die Anmeldung für das erste Kalendervierteljahr bis zum 10. April ab. Von der vierteljährlichen Anmeldung können Sie Gebrauch machen, wenn Ihre Zahllast insgesamt maximal 7.500,00 EUR beträgt. 💡

In welchen Fällen besteht keine Umsatzsteuerpflicht?

Von der Umsatzsteuerpflicht ist nicht jede:r betroffen. Da der damit zusammenhängende Verwaltungsaufwand hoch ausfällt, entlastet der Steuerstaat kleine Unternehmen. Wenn Sie mit Ihren Umsätzen unterhalb einer bestimmten Grenze bleiben, müssen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Das nennt sich Kleinunternehmerregelung.

Angaben, die in der Umsatzsteuervoranmeldung nicht fehlen dürfen

Einige Angaben gehören in jede Umsatzsteuervoranmeldung. Wir haben diese mit kurzen Erläuterungen für Sie zusammengefasst:

  • Voranmeldungszeitraum: Für welchen Zeitraum möchten Sie die Erklärung abgeben? Sie können einen Monat angeben oder ein Kalendervierteljahr bei der vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldung (Achtung: Sie können eine Erklärung nur für Zeiträume abgeben, die bereits abgelaufen sind. Daher ist keine Abgabe am 31. Januar für den Monat Januar möglich). ⏰
  • Steuernummer: Tragen Sie für die Zuordnung der Sondervorauszahlung Ihre Steuernummer ein, die Ihnen das Finanzamt zugeteilt hat. 🔢
  • Umsätze: Geben Sie an, welche Umsätze Sie zu 19 % und zum ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % erzielt haben. Hierbei handelt es sich um Ihre Nettoumsätze. 💰
  • Vorsteuer: Hierbei handelt es sich um den Betrag, der sich aus der Anwendung des Umsatzsteuersatzes auf den Umsatz ergibt. Die Vorsteuer ist der Betrag, den Sie dem Finanzamt schulden. 🤑
  • Mitwirkung durch Steuerberater:in: Geben Sie an, ob eventuell eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater an der Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung mitgewirkt hat. 🧑🏻‍💼

Umsatzsteuervoranmeldung abgeben: So funktioniert’s

Die früher verwendeten Formulare für die Umsatzsteuervoranmeldung haben 2023 keine Bedeutung mehr. Ähnlich wie bei der Lohnsteueranmeldung ist mittlerweile die elektronische Übermittlung des Antrags über ELSTER Pflicht. Das ist für Sie von Vorteil, weil die Eingabe online deutlich leichter fällt. 😉

Und so gehts: In ELSTER rufen Sie unter „Formulare & Leistungen" das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung auf und geben im ersten Schritt das betreffende Kalenderjahr im Antrag an. Damit Sie die Übermittlung authentifiziert vornehmen können, benötigen Sie ein Zertifikat, das Sie beim Finanzamt anfordern können. 📃

Nach Angabe Ihrer Steuernummer beginnen Sie mit der Eintragung Ihrer Umsätze. Die Angaben erfolgen getrennt für Umsätze zu 19 und zu 7 % Umsatzsteuer. Der Vorteil der Verwendung von ELSTER besteht darin, dass die Kalkulation der Vorsteuer automatisch erfolgt. Sie tragen auch in den Antrag ein, welche Vorsteuer Sie selbst zahlen mussten, damit das Finanzamt die Beträge miteinander verrechnen kann. Achten Sie darauf, dass Sie alle Beträge ohne Nachkommastellen angeben. Diese entfallen und Sie müssen auch nicht aufrunden. 🖊️

Haben Sie alle Angaben geprüft, rechnet ELSTER für Sie aus, wie viel Vorsteuer Sie insgesamt abführen müssen. Sie können das Dokument übermitteln und danach die Banküberweisung vornehmen. Bei dieser Überweisung geben Sie wiederum Ihre Steuernummer als Verwendungszweck an, ebenso wie den Zeitraum, für den Sie die Umsatzsteuervoranmeldung vorgenommen haben. 💵

Umsatzsteuervoranmeldung verschieben – geht das?

Sie schaffen es nicht, den Antrag für die Voranmeldung der Steuer rechtzeitig bis zum 10. abzugeben? Tatsächlich haben Sie die Möglichkeit, eine sogenannte Dauerfristverlängerung beim Finanzamt zu beantragen. ⏳ 

Mit der Dauerfristverlängerung verschiebt sich der Abgabetermin für die Umsatzsteuervoranmeldung um genau einen Monat nach hinten. Das gilt unabhängig davon, ob Sie die Anmeldung der Steuer für einen Monat oder für ein Quartal vornehmen.

Finanzen außer Rand und Band? Nicht mit Pleo! 

Welcher Teil Ihrer Einnahmen stammt in Wahrheit aus der Umsatzsteuer? Und wie viel Vorsteuer müssen Sie genau an das Finanzamt abführen? Die Finanzen immer im Blick zu haben, ist für Sie und Ihre Buchhaltung gar nicht so einfach. 😿 Darum freuen wir uns, wenn wir Ihnen etwas unter die Arme greifen können! 🙋🏾‍♀️

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