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Verfahrensdokumentation –  es gibt zugegebenermaßen Wörter, die mehr Spannung versprechen. Aber wie heißt es so schön? Stille (oder langweilig wirkende) Gewässer sind tief 🤿. Deswegen geben wir in diesem Artikel der Verfahrensdokumentation eine Chance und erklären Ihnen, warum sie nicht nur wichtig, sondern auch gar nicht mal so kompliziert ist, wie man meinen könnte! 💡

Die Verfahrensdokumentation ist Teil der unternehmerischen Buchführung und beschäftigt sich mit der richtigen Belegablage und der Aufbewahrung von Belegen. Und die ist in der heutigen Zeit tatsächlich ein Muss! Warum das so ist und wie die Verfahrensdokumentation genau funktioniert – das erfahren Sie in diesem Beitrag.

Verfahrensdokumentation als wichtiger Bestandteil der Buchführung

Die Buchführung ist eine zentrale Aufgabe, die alle Unternehmen – egal, ob sie wollen oder nicht – bewältigen müssen. Sie befasst sich mit der Analyse und Dokumentation von Geschäftsprozessen. Dazu gehören beispielsweise Abschreibungen, Einnahmen, Kredite, Materialaufwendungen und Umsatzerlöse. Da sie einen essenziellen Überblick über die Vorgänge im Unternehmen verschafft, sagt sie viel über den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens aus 💰. Und: bei einer Betriebsprüfung MUSS eine Verfahrensdokumentation vorliegen –  sonst gibt es Ärger! Die Verfahrensdokumentation ist ein wichtiger Teil der Buchführung. Daher lohnt es sich, alle wichtigen Aufgaben innerhalb der Verfahrensdokumentation zu kennen.

Was ist die Verfahrensdokumentation?

Praktisch alle Unternehmer:innen haben schon mal von der Verfahrensdokumentation gehört, aber nur wenige wissen, was es damit im Spezifischen auf sich hat. Grundsätzlich beschreibt die Verfahrensdokumentation nichts anderes als den Prozess des eingesetzten Datenverarbeitungsverfahrens. Sie ist also eine Art Handbuch, welches alle wichtigen Informationen zum betrieblichen Rechnungswesen beziehungsweise der elektronischen Aufbewahrung und Vernichtung von Belegen umfasst 📕. Dazu gehören auch Kontrollmechanismen, welche die Qualität der Prozesse sicherstellen. 

Die wesentlichen Bestandteile der Verfahrensdokumentation nach den GoBD sind laut § 153 Abgabenordnung (AO):

  • Allgemeine Beschreibung
  • Anwenderdokumentation
  • Betriebsdokumentation
  • Internes Kontrollsystem (IKS)
  • Technische Systemdokumentation

Im Folgenden nehmen wir die einzelnen Bestandteile der Verfahrensdokumentation aber nochmals genauer unter die Lupe 🔎.

Allgemeine Beschreibung

Hier geht es um allgemeine Informationen zum Unternehmen 🏭. Dazu gehören zum Beispiel: 

  • Organisationsform 
  • Verantwortlichkeiten der Angestellten
  • Tätigkeiten der Angestellten
  • Bereiche, in denen die Mitarbeitenden eingesetzt werden

Anwenderdokumentation

Bei der Anwenderdokumentation geht es neben der Datenerfassung auch um die Regeln für die Aufbewahrung 📁. Wichtig sind: 

  • Benutzerhandbücher
  • Schnittstellenbeschreibungen
  • Skripte von Anwenderschulungen

Im Grunde also alle Dokumente, die bei der Prozessdokumentation hilfreich sind.

Betriebsdokumentation

Hier stehen der IT-Betrieb und die IT-Sicherheit im Vordergrund. Sie sollten unter anderem auf Notfallpläne eingehen 🆘. Es muss zum Beispiel geklärt werden, wie die Buchführung bei einem Ausfall des IT-Systems gehandhabt wird.

Außerdem wichtig sind bei diesem Punkt: 

  • Organisation der Belege
  • Einhaltung von Vorgaben in Software gewährleisten

Internes Kontrollsystem (IKS)

Das interne Kontrollsystem (IKS) soll die Qualität der Prozesse sicherstellen. 💎 Unternehmer:innen sollten hier zeigen, auf welchem Wege, sie dokumentierte Kontrollen gewährleisten. Dabei geht es insbesondere um die zuständigen Mitarbeiter:innen sowie deren Kompetenzen und Verantwortungsbereiche. Von Bedeutung ist zudem die Einhaltung von organisatorischen Regelungen.

Folgende Punkte spielen bei einem vollständigen IKS unter anderem eine Rolle: 

  • Konzepte, welche Zugangsberechtigungen regeln
  • Maßnahmen zum Schutz vor Verfälschung der Unterlagen
  • Prüfung der Datenerfassung sowie der Dateneingabe
  • Kontrolle der Übertragung und Verarbeitung von Daten

Technische Systemdokumentation

Die technische Systemdokumentation bezieht sich auf die im Unternehmen eingesetzte Hard- und Software 💻. Hier sind vor allem dann nähere Angaben erforderlich, wenn Cloudlösungen genutzt werden. 

Unternehmer:innen sollten zeigen, wie sie Daten vor …

  • Diebstahl, 
  • Unauffindbarkeit, 
  • oder Vernichtung 

… schützen. Außerdem ist auch der Schutz vor unberechtigtem Zugriff wichtig, da dieser etwa die Veränderung von Daten auslösen könnte. 

Ist die Verfahrensdokumentation Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2015 ist die Verfahrensdokumentation in Unternehmen Pflicht. Sollte sie nicht berücksichtigt werden, kann es zu Problemen mit der Finanzverwaltung kommen. Es gibt allerdings auch noch andere Gründe, die dafür sprechen, dass Sie sich um die korrekte Aufbewahrung Ihrer Belege kümmern sollten. Die Umsetzung der Verfahrensdokumentation geht schließlich auch mit Vorteilen für das Unternehmen einher 🤩. Sie ermöglicht es, interne Prozesse zu vertiefen und gegebenenfalls Optimierungen vorzunehmen.

Wie Sie sehen können, müssen Sie (oder Ihre Buchhaltung) bei der Verfahrensdokumentation einige Schritte berücksichtigen. Da sie nun mal ein notwendiges Übel ist, lohnt es sich aber, sich genauer damit zu beschäftigen. Andernfalls verstoßen Sie gegen die GoBD-Regelungen und das kann im Rahmen einer Betriebsprüfung schnell zu Strafen führen. 👮🏽‍♂️

Verfahrensdokumentation und GoBD

Wenn von der Verfahrensdokumentation die Rede ist, spricht man häufig von der Verfahrensdokumentation nach den GoBD. Die beiden Begriffe sind also untrennbar miteinander verbunden ♾️ – und das hat einen triftigen Grund: 

Erst seit dem Aufkommen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) am 1. Januar 2015 ist die Verfahrensdokumentation in Deutschland verpflichtend. Daher ist es auch wichtig, die Dokumentation an diese Regelungen anzulehnen. Nur mit der Einhaltung der GoBD können sie 100-prozentig sicher sein, dass die Anforderungen nach Handelsgesetzbuch und AO für Aufbewahrung, Erfassung, Entsorgung, Verarbeitung sowie Verbuchung von Belegung und Daten auch wirklich erfüllen. 💯

Verfahrensdokumentation erstellen: So funktioniert’s!

Auch wenn es sich nach viel anfühlt: An und für sich können alle Unternehmer:innen die Verfahrensdokumentation eigenständig bewältigen 🦸🏼. Sollten Sie dennoch an Ihre persönlichen Grenzen stoßen, lohnt es sich, wenn Sie professionelle Hilfe in Anspruch nehmen ⛑️. Steuerberater:innen sind mit dem Thema vertraut und wissen selbst in schwierigen Situationen, was zu tun ist. Und oft braucht es auch Hilfe von außen, um die Prozessoptimierung weiter voranzutreiben. 

Trotz der großen Relevanz der Verfahrensdokumentation müssen Sie keine Doktorarbeit aus den Inhalten machen 🎓. Solange das Wesentliche verständlich formuliert wurde, können Sie sich ruhig kurz halten 🤏. Informationen, die aber definitiv nicht fehlen dürfen, sind:

  • Buchhaltungsbelege
  • Inventur
  • Rechnungsausgänge
  • Rechnungseingänge
  • Verträge
  • Zahlungsverkehr

Im Idealfall werden zur Erstellung bereits vorhandene Unterlagen wie Arbeitsanweisungen und Handbücher genutzt. So können Sie Ihre Prozesse nachhaltig gestalten ♻️. Zudem bietet sich auch der Einsatz von Grafiken wie Ablaufdiagrammen an, die lange Prozessbeschreibungen ersetzen –  und alles zudem etwas verständlicher darstellen 💡. Außerdem sollten Sie Ihre Prozesse im Nachgang regelmäßig kontrollieren – und diese Kontrollen auch dokumentieren 📝. 

Damit garantiert nichts schiefgeht: Verfahrensdokumentation-Checklisten nutzen

Sie vergessen immer wieder, was alles zur Verfahrensdokumentation gehört oder haben Sorge, gegen die GoBD zu verstoßen? Verstehen wir – schließlich muss man sich als Unternehmer:in ganz schön viel merken 🧠. Daher lohnt es sich, bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation praktische Checklisten heranzuziehen, die alle relevanten Punkte für Sie festhalten. So vergessen Sie garantiert keinen Schritt 🙌! 

Eine solche Checkliste können Sie entweder in Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitenden selbst erstellen, oder online auf bereits vorhandene Verfahrensdokumentation-Muster zurückgreifen 🌶️. 

Praktische Muster und Checklisten helfen Ihnen weiter, wenn Sie mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation loslegen wollen. Wichtig bei der Nutzung solcher Checklisten: Achten Sie immer auf eine GoBD-konforme Erstellung der Verfahrensdokumentation!

Software für Verfahrensdokumentation: So machen Sie sich das Leben einfacher

Eine manuelle Erstellung der Verfahrensdokumentation geht mit einem großen Aufwand einher. Zwar verschaffen Ihnen PDF-Muster hier etwas Abhilfe – doch selbst mit den besten Checklisten kann noch viel schiefgehen. Aber keine Sorge – wir kennen noch eine Lösung, mit der das garantiert nicht passiert 😏. 

Wie wärs mit einer digitalen Software, die Ihnen die lästige Papierarbeit abnimmt 🐳? Der Einsatz digitaler Systeme führt nicht nur zu mehr Effizienz und weniger Belastung Ihrer Angestellten, sondern hilft Ihnen auch noch bei der Einhaltung der GoBD-Richtlinien! Vor allem das Dokumentenmanagementsystem (DMS) lässt sich auf diese Weise smart managen 🧑‍💻! 

Schon bald sind solche Softwares aus der Buchhaltung kaum mehr wegzudenken. Sind Sie bereit, mit uns in die digitale Zukunft des Dokumentenmanagements zu starten? 🚀

Mit der digitalen Verfahrensdokumentation entspannt ins neue Geschäftsjahr 

Sie suchen eine Lösung, um die Verfahrensdokumentation zu digitalisieren? Dann sollten Sie einen Blick auf die ganzheitliche Ausgabenlösung von Pleo werfen. Die App hilft bei einer GoBD-konformen Belegerfassung und sorgt für Übersichtlichkeit im Unternehmen. Dabei ist es egal, ob es sich um Spesen oder Reisekostenabrechnungen handelt. Eine mühsame Erfassung bleibt Ihrer Buchhaltung so erspart. Und lästiger Papierkram gehört endlich der Vergangenheit an. 👋

Das Beste: Pleo lässt sich ganz einfach in Buchhaltungsprogramme wie DATEV, lexoffice und Microsoft Dynamics integrieren. Klingt verlockend? Werden Sie Pleo-Kund:in und starten Sie mit der digitalen Verfahrensdokumentation entspannt ins neue Geschäftsjahr! 

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